祕書時間管理論文

　　祕書時間管理的好壞,直接影響其工作效率的高低。祕書時間管理中通常存在著目標不明確、計劃性不強、任務延期等問題,因此祕書要做好自身的時間管理,掌握有效的時間管理方法。下面是小編為大家整理的，供大家參考。

　　範文一：淺談祕書的時間管理藝術

　　[摘要]祕書能不能科學地管理利用時間和工作績效的優劣直接相關。只有善於管理時間，才能提高工作效率。反之，如果讓時間放任自流勢必會“時倍功半”。因此，祕書必須努力掌握時間管理的藝術，切實提高工作效率和工作質量。

　　[關鍵詞]祕書!時間管理!藝術!!祕書對時間管理的好壞，直接影響著工作效率的高低。因此，祕書應該努力掌握時間管理的藝術，懂得時間管理的原則和方法及一些小竅門，切實提高工作效率和工作質量。

　　三、祕書時間管理的方法"#目標———計劃管理法

　　目標是祕書時間運用的基礎，工作目標不明確就會迷失方一、祕書時間管理中存在的問題"#工作目標不明確

　　如果不清楚自己的行為目標，那麼，要想有效地管理時間是十分困難的。除了一些日常工作，祕書還有很多臨時性的事務要處理，如果沒有明確的工作目標，就好比無頭蒼蠅，整天忙得團團轉，還不知道自己在幹些什麼，到頭來一些重要的工作或是應該在某個時段完成的工作沒有完成，影響了下一步工作的開展。

　　工作計劃性不強

　　有些祕書的工作計劃性不強，或者說沒有計劃，整天忙於應付，工作起來手忙腳亂，經常被日常工作搞得暈頭轉向，工作效率大打折扣，自己覺得很忙很累，其實不然。

　　工作任務的延期

　　現代社會是一個高速發展的社會，辦公室祕書工作不再是以前人們說的那樣：一杯茶，一張報紙打發時間，而應該高速有效地運轉，注重效能。由於祕書工作任務繁重，有些祕書做事總是拖拖拉拉，把應該馬上做的事情一貫地往後拖，而每天又會有新的工作任務，新舊任務交織在一起，就可能導致工作雜亂無章，丟三落四。

　　二、祕書時間管理的原則

　　管理時間就是管理你的生命人生最寶貴的資源就是時間，管理時間，就是管理你的生命。時間管理要區分戰略和戰術兩個層次。首先做好戰略管理，包括時間要實現的整體目標與價值，經常做方向性的調整，用戰略來指導戰術管理。要涉及長遠和近期兩個尺度，近期時間安排要服務於長遠規劃。時間的利用要使工作價值最大化，要通過管理使時間富裕化。要敢於打破常規，以創新方式利用時間。比如，利用走路時思考，帶問題入睡，啟動潛意識創新，讓空閒時間成為寧靜的享受。

　　減少不必要的時間浪費首先，要改變無意義的思考及行動的習慣。曾經引起“水平思考”風潮的思考心理學者狄伯諾，最近提出了“五分鐘思考法”：最初一分鐘———決定目標及課題，次兩分鐘———思考的擴張及探求，最後兩分鐘———應整理思緒，定出結論。如此嚴格地限制時間，反而能使精神集中，更有助於解決問題。另外，祕書還應消除工作中浪費時間的因素，如做事方法千篇一律、限制自己一次只做一件事、不利用黃金時間等等。

　　掌握時間的有序性

　　所謂有序性就是先做什麼後做什麼，要有條理，不能窮於應付。這種有序性要體現在時間的計劃安排之中。工作時間的順序確定一般說來要注重將來而不是注重過去，要著重於機會而非著重於困難，要選擇認定的方向而不輕易地受環境影響，要以創造性為先，而不僅僅追求穩當和易辦。

　　注意事情的輕重緩急

　　祕書在擬定時間計劃表的時候，必須區分重要事情和一般事情。首先應把要做的事依據重要程度加以排列，先安排重要的事情，要注意抓住關鍵性的工作，同時還要注意用最佳的時間安排最重要的工作。根據自己的“生物鐘”，用精力最旺盛的時間處理最重要的工作。

　　祕書要有較強的把握工作目標的能力，並能事先作好周密的工作計劃，事先作好周密的計劃是節省時間最好的辦法。如果在工作開始前多花"’分鐘思考，

　　可能會為下一步工作的開展節省幾個小時的時間。如每年年末制定下一年度工作計劃，每季季末制定下季度工作計劃，每月月末制定下月工作計劃，每週週末制定下週工作計劃。同時要養成記錄自己實際耗用時間的習慣，一般是當時作出記錄，不得已的情況下可事後回憶補記，儘量做到事前控制;或準備一個待辦事項清單、時間記錄本或效率手冊，以備分析檢查或查閱待辦事項，在記事本上標註當天或預定工作計劃，以備遺忘;也可在電腦系統或電子記事本設定發聲裝置以便及時提醒。

　　工作分類法

　　將工作按輕重緩急分為：******緊急、重要***、******次要***、****一般***三類，以便於安排各項工作的優先順序，粗略估計各項工作時間和佔用百分比。在工作中記載實際耗用時間，對比每日計劃時間與實際耗用時間，分析時間運用效率;重新調整自己的時間安排，更有效地工作。

　　將日常工作與非日常工作區分開來，先將日常工作的時間大體固定下來，然後再合理地安排其他事務，以避免不必要的混亂和相互干擾。如果發現有一些事情反覆或有規律地出現，就採用“批處理”的方式進行操作，將大大提高工作安排上的科學性。

　　將工作內容交錯安排為了高效地利用時間，切實提高工作效率，祕書人員應把一天的工作內容交錯安排，以提高效率。這是因為長時間持續同一個活動內容，大腦細胞長時間授受一種資訊刺激，會導致工作效率降低。如果穿插進行其他內容的活動，人體原有的興奮區產生抑制點，在其他部位出現新的興奮區，就會提高工作效率。

　　四、祕書時間管理的竅門

　　提高說話效率。言簡意賅的表達不但節約自己的時間，更能夠節約他人的時間。任何場合的羅嗦、離題和無休止的爭執都是大忌。

　　下班前+分鐘，整理好你的辦公桌，清清爽爽地回家。辦公桌、電腦都很容易成為堆積過量資料的地方，每天只要用下班前+分鐘時間進行簡單整理，往往能取得事半功倍的效果，至少能為第二天工作的開展做好準備，便於在第一時間裡，搜尋到自己隨時所需的物品，省卻在關鍵時刻帶來的麻煩，提高工作效率和工作質量。

　　為處理突發事務預留時間。如果將所有的時間都排得滿滿的，那麼一旦出現意外或臨時性的工作，整個原定計劃就會被打亂，從而使整個工作都不能順利進行。所以，在時間管理的過程中，還需為處理意外的不確定性事件預留時間。

　　參考文獻

　　1.趙映誠論祕書的時間管理 2000***05***

　　2.申宇傑.潘小平祕書要有管理時間的能力[期刊論文]-祕書之友 2006***05***

　　範文二：淺談祕書時間管理與高效工作的關係

　　摘要

　　祕書的工作是繁雜和瑣碎的。從接待到文書起草和檔案整理，每一件事的疏忽都會在會造成工作失誤，更會影響效率。因此，對於祕書來說，能不能科學地管理利用時間和工作績效的優劣直接相關。因此，一個好的祕書，在時間管理上只有做到精細，才能提高工作效率; 如果讓時間放任自流勢必會出現拖沓，影響工作效率。因此，祕書必須努力掌握時間管理的藝術，切實提高工作效率和工作質量。

　　關鍵詞：祕書時間管理效率

　　祕書對時間管理的好壞，對於工作效率有著直接的影響。而且，考核一個祕書是否稱職，不在於這個祕書的容貌和是否專業，而是在於對工作時間的安排是否有利於提高效率。所以，一個有經驗的祕書，總是會努力提高掌握時間管理的方法，這樣就可以切實提高工作效率和質量。

　　一、祕書時間管理中存在的問題

　　1.1 時間管理的重要性

　　在現代社會，速度成了決定事情成敗的關鍵。而速度的快慢取決於對時間的把握。研究表明，在時間管理上，效率的高低相差可以達到十倍。由此可見，時間管理的重要性。

　　時間的客觀性決定了任何人都不可能左右時間，只能合理地利用時間來安排自己的工作。時間管理絕不是去管理時間，而是在有限的時間內，緊密圍繞工作目標，高效、有序地執行計劃，圓滿地完成任務，要在有限的精力與時間下，達

　　到最大的收穫和最滿意的效果。時間管理就是計劃好工作時間，合理安排工作流程，做好每天的工作安排和自我管理，力爭減少時間的浪費。對於一個祕書來說，好的時間管理，可以有效地發揮個人優勢，節省人力成本，還能減輕工作壓力，達到事倍功半的效果。

　　1.2祕書時間管理中存在的問題

　　祕書是從事辦公室程式性工作，協助領導處理政務以及日常事物，併為決策以及實施提高服務的人員。對於祕書工作來說，一個詞最能形象地描述，那就是“安排”。而安排就離不開時間管理。對於一個不成功的祕書來說，在時間管理上很容易出現問題，影響工作。[1]

　　1.2.1工作目標不明確會影響效率

　　對於一個祕書來說，每天都要明確自己一天的工作目標。如果不清楚自己一天要做哪些工作，那麼，就無從談起對時間的管理。對於祕書來會所，每天日常性的工作是必不可少的，而臨時的工作變化也是不可避免的。因此，對於祕書來說，工作目標不明確，必然沒有效率。工作的高效率在於目的明確，知道自己要幹什麼和如何幹才能順利完成任務。

　　1.2.2工作計劃性不強，導致工作效率不高

　　計劃是對一天工作的安排，有了計劃，可以使整個工作有條不紊地展開。但有的祕書對於工作幾乎不重視，或者根本就沒有計劃，事到臨頭才想起工作的重要，整天忙於應付突發事件，連一些日常工作都能弄得手忙腳亂，即使勞累過度也依然沒有辦成一件事，更別提辦好了。

　　對於祕書來說，工作沒有計劃，就談不上高效率，沒有計劃的祕書，會讓工作陷入忙亂和無從插手的地步，到頭來，時間流逝了，卻什麼工作也沒有做，更不要提保質保量地完成了。

　　對於祕書來說，工作量是隨時可能變化的，尤其在現代社會，祕書工作更應該高效率地運轉。這就要求祕書對工作保持高度關注和時時處於緊張狀態，不可有絲毫地拖延。而有的祕書卻沒有時間觀念，做起事情來拖拉，能夠普今天完成的工作也要拖延到明天，到了明天，新的工作又會被後延。這樣一來，就是的工作陷入雜亂無章的狀態裡，整天忙碌卻找不到頭緒。

　　二、祕書時間管理的原則和管理方法

　　對於祕書工作來說，似乎按部就班的工作比較多，但即使是千篇一律的工作，如果不進行時間管理，合理安排，重複、簡單的工作也會造成拖沓。

　　祕書時間管理必須抓住重點。抓住重點在於合理地分配時間。對於祕書來說，每件事都需要花費時間去做，但不可能做好每一件事，只能做好最重要的事情。

　　2.1管理時間就是管理你的生命

　　時間對於任何人來說都是寶貴的，在工作中尤其如此。以及管理時間，就是讓工作有序地進行。時間管理要區分戰略和戰術兩個層次。戰略管理要放在首位，即要區分好時間內要實現的整體目標和價值，同時要隨時做好方向性的調整，隨時處理因戰略變化而來帶的人事變動的計劃安排;在時間戰術安排上，要確定好長期目標和短期目標，在做好短期目標的同時，在時間的安排上還要顧及到長期目標的運作。【2]在利用時間上，要盡力做到工作價值的最大化，要通過管理讓時間顯得充裕，這樣才不會顯得緊張和忙亂。在時間管理上好藥敢於解放思想，打破常規，發明更多的創新方式，讓時間利用顯得更加有效率。