企業資訊化論文電子版

　　隨著資訊科技的不斷髮展，企業資訊化已經成為企業發展不可阻擋的必然趨勢。下文是小編為大家蒐集整理的關於的內容，歡迎大家閱讀參考!

　　篇1

　　論企業檔案管理的資訊化發展

　　1、檔案概述

　　檔案是載體與文字、圖表、資訊、聲像等內容的結合物，是人類活動中形成的儲存備查的歷史記錄，是人類知識和智慧的結晶，是人們通過長期的實踐活動不斷積累完善的產物,其對後來的各種實踐活動有著積極的借鑑和指導作用。檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有儲存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。傳統檔案工作在企業只是記載歷史，無法促進企業工作更有效益，但過去的檔案受傳統技術的束縛，致使檔案的本意無法實現。在企業檔案管理活動中,全面應用現代資訊科技,對企業檔案資訊資源進行有效採集、管理和提供利用服務，這才符合資訊時代的檔案工作。

　　在企業實現計算機全程管理後，在數字化的衝擊下其形式由原先可視記錄識別型轉變依賴機器識別的程式碼型***電子檔案***，適時實現了資訊資料的遠近傳遞交換和處理。由於電子化、資訊化手段的應用，檔案資料收集管理模式也從傳統手工模式不斷髮展，歷經單機資料管理模式、網路資訊管理模式到知識管理模式，並且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發生了相應的變化。以前基於手工的檔案管理流程需要針對電子檔案管理特點相應調整。現檔案資料大都可以進行數字化處理，以磁碟、光碟、磁帶存貯，經檔案人員鑑定歸檔的企業檔案資訊將存入“虛擬庫房”，這樣能有效地解決傳統檔案管理中存在的安全性及儲存空間效大的問題。

　　2、檔案管理特點

　　企業檔案資料的來源分很多類:技術、人事、財務、管理等，需要大量人力物力去收集、整理分類。這既耗費大量的時間也需要大量的專業人才。隨著資訊時代的網路發展，檔案工作者要以網站為基礎，進一步加快檔案資訊資源資料庫建設，尤其是電子檔案全文資料庫建設，在網站上實現電子檔案的實時管理與利用，實現檔案資訊資源數字化。企業檔案材料可以由擬稿者直接分好類後寫在磁碟上，並在磁碟上進行修改,形成後存貯到辦公資訊中，由檔案人員、技術人員所共享,使企業員工可以快速掌握知識，具備更強的工作能力。企業檔案資訊化建設的目標，應建設一個檔案資訊資源豐富，現代化水平較高的檔案管理體系，形成包括企業生產、研發和市場等領域的資訊應用系統，促使企業工作質量和效率水平得到提高,進而取得利潤。在資訊時代計算機管理過程中企業的檔案分類應更能貼近企業的生產、經營、管理等各方面的狀況，不同的使用者可以根據不同的需要，運用辦公自動化系統對電子檔案進行自由組合分類，這使分類將更詳細、更科學、更規範。

　　傳統的企業檔案一般在重要裝置開箱及重要建設專案、技術改造竣工驗收時對其檔案進行監督、指導和接收，這使得檔案得不到及時地、實時地應用，等整理完畢後，檔案已成為歷史，這樣就顯得有些滯後了。在資訊時代的電子環境中，檔案就是知識資源，應與裝置開箱及重要建設專案、技術改造竣工驗收等各個環節的工作相聯絡，同步進行，規範化處理知識資源，並且創新，而企業內外的知識與資訊、決策方法大都是在企業檔案知識與資訊中，必須提高資訊密度和傳遞速度，將檔案資料庫化，檔案資訊服務利用網路化，檔案管理工作自動化，讓決策者們及時地得到它們，為企業經濟技術決策提供可靠的依據，那麼決策的質量就可以保障，效率也有了提高。

　　3、檔案管理“雙軌制”

　　檔案的原始記錄一方面表現在檔案的內容上，另一面表現在檔案的形式上，如當事人的親筆簽名等，才使得檔案區別於圖書、情報、資料等其它資訊，而具有法律憑證的作用。但在資訊時代，由於電子檔案的使用，企業檔案很難做到絕對保密，使得一些別有用心的人對電子檔案進行篡改。在現在技術條件下，電子檔案、紙質檔案轉化為檔案一般採取“雙軌制”，歸檔內容形成“兩套制”，即紙介質與磁、光介質兩種檔案一起歸檔，形成內容相同的兩套檔案。其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應在每一卷紙質檔案的備考表或卷內目錄“備註”項中註明相應的電子檔案的編碼及存址，同時，在電子檔案

　　歸檔目錄“備註”項中註明相應的紙質檔案的檔號及存址，以便利用時參照。企業檔案部門所 管理的電子檔案還可採用以下方法來保證檔案的真實性、原始性：***1***應當是電子檔案的原件與複製件，歸檔的電子檔案還應當區別出原件與影印件，檔 案部門就當將電子檔案的隱形條碼與該檔案一同歸檔，以維持電子檔案的權威性，並作為電子檔案原始性、憑證性和依據性的基礎。***2***通過採取技術處理，將已歸檔的電子檔案改為“只讀性”檔案，即只能讀不能寫的不可更改的檔案，從而識別和保護電子檔案的原始結構，保證電子檔案的可靠性，使之與紙質檔案一樣發揮 社會效益。

　　因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現代化的檔案服務方式所代替。資訊化時代的檔案 工作，應以快速方便查閱滿足利用者對檔案資訊的使用，企業的檔案部門可在企業內部設區域網，以數字化的形式通過區域網為企業各業務部門和科技人員提供必要、及時、可靠的檔案資訊，滿足企業內部各部門和人員工作自動化過程對資訊的需求，最大限度實現檔案資訊共享，經過系統內部對檔案資訊的準確處理和加工，檔案人員根據企業員工許可權在網上提供實時供閱服務，工作效率得到很大的提高，做到了準確快捷，使檔案資訊充分發揮了其在企業 經濟建設中的作用，促進了企業的生產經營活動及科研活動。而且通過使用者與檔案資訊的頻繁使用，其檔案意識會不斷增強，會充分認可檔案人員的勞動，檔案的資訊化 發展會得到企業的不斷支援。

　　4、檔案管理的“反饋”

　　在檔案管理中，要積極注重“反饋”，反饋方法在檔案資訊資源開發利用中起著重要的作用。為了更深深層次開發檔案資訊。通過反饋資訊資源開發利用所產生的結果，進行分析研究，可以提高資訊資源開發利用的科學性、合理性、系統性。例如，企業產品經過使用者使用之後，能否適應需要、哪些需要改進等，這是檢驗企業為適應市場需求而採取的改革措施是否成功的關鍵，也是對產品質量作出的評價。通過對產品質量的反饋材料進行分析研究，在此基礎上，企業進行自我調節，評判產品，檢查企業產品改進的目標是否已達到、已經做了些什麼、還應做些什麼等，這對企業的發展起著至關重要的作用。

　　檔案工作是涉及到社會各個領域的基礎性工作,也是提供知識服務、滿足現實工作中資訊資源的保障。飛速發展的科學技術越來越多地 應用於檔案管理之中，採用資訊科技不僅是提高檔案管理工作現代化水平的手段,更是社會發展的必然趨勢。自動化、數字化、 網路化是現代企業檔案工作的發展方向，其檔案資訊量也日益劇增,面對浩如煙海的企業資訊資源,必須通過現代化手段快速獲得所需企業檔案資料，以應付複雜多變的局面。檔案部門不能只按照自身的理解、思維和認識去收集、整理、保管檔案和提供利用，必須以利用者滿意為目標、以利用者的需要為原則來審視檔案管理的全過程，轉變服務意識，改變服務方式，以利用者為中心，藉助現代資訊化技術，為利用者提供智慧化服務，滿足利用者的個性化需求。因而企業檔案工作就必須向資訊化、電子化、數字化、網路化的方向發展,以跟上時代和技術進步的步伐，以提高檔案管理工作效率。

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