金正昆的商務接待禮儀

　　企業在對外交往的過程中，接待人員的舉止儀表對創造良好的企業形象至關重要，講的是什麼?下面是小編蒐集整理的一些內容，希望對你有幫助。

　　

　　1、立刻招待來訪的客人

　　文祕都知道大部分來訪的客人對公司來說都很重要，要表示友好熱情和願意提供服務的態度。如果你正在打字應立即停止，即使是在打電話也要對來客點頭示意，但不需要馬上起來迎接，也不必與來客握手。

　　2、熱情主動問候客人

　　打招呼時，應輕輕地點頭並面帶笑容。如果是老客戶，稱呼要顯得比較親切。

　　3、陌生的客人光臨時，務必問清其姓名及公司或單位名稱。通常可問：請問貴姓?請問您是哪家公司?

　　4、鄭重接過對方的名片。

　　接名片時必須用雙手以示尊重，接過來後不可不屑一顧，隨手亂放，也不可拿在手中摺疊玩弄。接名片時要確認一下名片上所列對方姓名、公司名稱等。如見到不易拼讀的姓，不要隨便亂念，必須詢問對方。

　　5、有客人未預約來訪時，不要直接回答上司在或不在。而要告訴對方：“我去看看他是否在。” 同時婉轉地詢問對方來意：“請問您找他有什麼事?”如果對方沒有通報姓名則必須問明，儘量從客人的回答中，充分判斷能否讓他與上司見面。

　　6、判斷來客的身份與種類，以便決定是否引見，何者優先等等。

　　要事先了解上司是願意隨時接待任何來客，還是喜歡視情況而定，一般可以將來客分為幾個種類：***1***客戶;***2***工作上的夥伴，搭檔;***3***家屬，親戚;***4***私人朋友;***5***其他。在沒有預約的情況下，通常可按照以上順序來決定何者為先。如果來客非常重要，就不要私自擋駕。

　　7、謝絕會晤時要說明理由，並表示歉意。但不要在沒取得上司的同意以前就確認你另定的約會時間，最好告訴來客：“我能否給您回電話再確認約會時間?”但如果是前來無理取鬧，脅迫上司的來客，則應斷然擋駕。

　　8、未經上司同意，不要輕易引見來客。

　　即使是事先有預約的來客光臨，也要先通報上司***用電話聯絡或親自前去報告***，等候指示。倘若沒有預約，即使是你認為上司肯定會接見的客人，也不可擅自引見。

　　9、如上司不在或一時聯絡不上， 應該向重要來客說明原因，表示將主動聯絡或協助安排另一約會時間。如果對方表示同意，應向對方探詢其通訊地址以及聯絡時間。

　　10、讓來客等候時要注意照料並表示歉意。如果你手頭一時放不下，或上司一時無法接待來客，你必須主動招呼客人，以免使其感覺受到冷落。如果客人要提前來訪，請其等候為合情合理。請對方再適當的位置坐下，接待室平常要準備些報刊雜誌，最好備有介紹本公司的機構、歷史、宗旨和服務範圍等資料的宣傳品，供來訪客人閱讀。客人就坐的位置應與你的座位保持一段距離，這樣，在你離座時，使對方不會看到你辦公桌上的檔案。

　　11、帶路時走在客人前方2-3步遠的位置，靠邊引導。帶路時要邊留意客人的步伐，邊引導。可說：“請往這邊走。”走到拐彎處時要暫停，以手指示方向，並向客人說：“請這邊走。”在乘坐電梯時要讓客人先上先下。按下電鈕後示意客人先進先出：“請上電梯。”“請下電梯。”開門關門時留意手不要交叉或揹著手開門。手把在右側的們用左手開，在左側的用右手開，這樣姿勢會更優美。若是向內開的門，則應你先進，用手按住門，等客人進來後再鬆開門。鬆開門之前應說：“請進。”

　　12、初次與上司見面的來客，你要代為介紹。一般應該先把來客介紹給上司，但有時如果來客的身份較高，則最好先向來客介紹上司。引見後除非上司要你留下，否則做介紹之後即要退出上司的辦公室。

　　13、招待飲料

　　招待外國客人時，最好主隨客便。因為許多西方人不愛喝某種飲料，或對飲料的配兌有某種習慣愛好，所以準備飲料時，要禮貌地先問客人要喝什麼。諸如：“您喝咖啡還是喝茶?”“您喜歡咖啡如何泡法?”

　　14、上司正在會客時，若有事聯絡或請示，須用遞紙條的方式。可將事項寫在便條上，進入辦公室後，先向客人道歉：“對不起，打擾了。”

　　15、客人離去時，別忘了鄭重道別。

　　即使你再忙，也別忘了最後的道別，稱呼對方的名字將造成好的印象，所以記住來訪者的臉型與姓名是很重要的。

　　16、製作來訪登記卡。

　　在每天上班時要檢視當天約見的來訪者名單。必要時應事先將約見的有關資料準備好，製成寫有姓名、職位、公司、訪問日期、求見人等等的卡片。

　　金正昆商務禮儀中的接待細節

　　接待前的準備：

　　瞭解情況

　　接待的準備工作是為接待好客人而做的。要想使我們的接待工作做好，就必須事先詳細瞭解客人的情況。這主要是要弄清客人來訪的目的、性別比例、職務級別、人數、是否有夫婦同行等。客人來訪都是有目的而來、有備而來的，我們要事先了解客人來訪的目的是什麼，以便於做好充分的準備工作。弄清客人的人數和性別比例，是否有夫婦同行，可以為我們安排交通工具和食宿作好準備;瞭解客人的職務級別，也便於我們安排接待規格。

　　掌握時間

　　作為接待者，無論是因公接待，還是接待自己的朋友，事先一定要弄清、記住客人來訪的具體日期和時間。然後在客人來訪前做好各方面的準備工作。如果客人事先沒有通知而“不期而至” ，作為主人，無論工作多麼繁忙也要停止手中的工作，熱情接待客人。如果室內衛生需要整理，可以請客人在門外稍候，陪對方說幾句話，並道歉，不要冷冷地下逐客令。

　　佈置場所

　　接待場所就是通常所說的會客室。在客人到達前，要根據不同情況，把會客室精心佈置一番。一般情況下，應先打掃衛生，整理擺放桌椅，適當準備一些水果、飲料、茶具、香菸等。如果是商業或其他公務會談，還要準備一些文具用品和可能用得上的相關資料，以及電話、傳真等，還要檢查衛生設施是否能正常使用，同時，還可以在會客室裡擺上一些鮮花。主人的精心、周到，能給客人以賓至如歸的感覺。如果會客室物品亂放亂堆，不講衛生，給人的第一印象就是心不誠、辦事不認真。

　　交通、食宿

　　在客人到來之前，要事先了解客人是乘什麼交通工具來的，如果是帶車來訪，只要在門口作好準備即可;如果是乘火車、輪船、飛機、汽車而來，要作好接站的準備。另外，還要安排好客人的吃住。其原則是：一方面要儘可能招待得好一些;另一方面也不可脫離實際一味追求高檔豪華，切忌給人以華而不實的感覺

　　金正昆的商務接待電話禮儀

　　***時須注意的問題

　　>>>>擇時通話。通話時機的選擇看似平常，實際上很重要。有的人只以自己的情況為判斷標準，選擇自己方便的時候***，這實際上是對通話物件不夠重視、尊重的表現。設身處地地考慮對方的情況，是選擇通話時機的基本原則。

　　***要選擇通話效率高的時間，換句話來講，就是人家不會厭煩的時間。比如休息時間儘量不要給他人打電話，除非萬不得已。嚴格地講，晚上10點之後，早上7點之前，沒有什麼特別的急事不要打電話。萬一有急事打電話，要先說一句“抱歉，事關緊急，打攪你了!”否則的話對方很可能會厭煩。再者，就餐時別打電話。現代人工作繁忙，通常中午只有一個小時的吃飯時間，如遇電話，豈不影響食慾?另外，倘若不是重大事情，節假日不要打電話。在現代社會裡，儘量不打擾他人的節假日休息應該成為常識。如果是撥打國際長途電話，尤其是像美國等距離較遠的國家，還要考慮到時差的問題。當然，祕書在工作中遇到緊急情況，可隨時與有關部門和人員電話聯絡，雖然也要注意把握分寸。

　　***除了要注意時間的選擇，還要注意空間的選擇。一般來講，私人電話是在家裡打的，公務電話是在辦公室打的。在工作場合，撥打私人電話應該儘量用自己的手機。此外，除非工作之需，一般是不應在公眾場所***的，祕書人員更應注意這一問題，切不可不管有無必要，總是旁若無人地大聲吆喝，令他人厭煩。

　　>>>>簡短通話。電話打多長好呢?在日常生活中***，有多少事就說多長時間，說清楚為止。但是，在祕書工作中，通話時間是宜短不宜長，要遵守電話禮儀中的“3分鐘原則”，即每次通話的時間應該有效地控制在3分鐘之內。當然，這裡的“3分鐘”並非是絕對的只能通話3分鐘，而是指要長話短說，廢話少說，沒話不說。***不是為了排遣寂寞，不可拿著話筒捉迷藏，一定要有時間觀念。

　　>>>>通話內容精練有序。祕書人員正確把握通話內容的一個有效方法就是要養成重要電話列提綱的習慣。首先，要知道通話對方有幾個電話號碼，第一個打不通就撥第二個。接通後要先做自我介紹。其次，要列出通話的事項，先講重要的事情，後講次要的事情。

　　>>>>禮貌掛機。結束通話後要禮貌地掛機。首先，要了解怎樣暗示對方終止通話。其標準化的做法就是重複要點，比如：“陳部長，那我們這次就說好了，請您下個星期一參加我們單位的專家論證會。如果沒有記錯的話，我應該讓司機於下週一早晨8點到您家樓下，接您過來。”這就是重複要點的方法，以免對方記錯了，或者忘記了，同時也說明祕書人員訓練有素，不說廢話。

　　其次，要熟知掛機的順序。不少祕書人員以為通話完畢應該由對方先結束通話電話，這雖然是出於禮貌，但實際上卻行不通。從禮儀角度來說，通話完畢應該由地位高者先結束通話電話。對祕書人員來說，應該由上級先掛，客人先掛。如遇特殊情況，即通話雙方地位一樣，都是祕書，性別相同，年齡相仿，此時一般就是誰先撥打誰先結束通話。

　　接聽電話時須注意的問題

　　>>>>鈴響不過3聲。***要注意“通話3分鐘”原則，而接聽電話則要遵循“鈴響不過3聲”原則，及時接聽電話，尤其是有約在先的電話。約好通話而不接是嚴重的失禮行為。當然，訓練有素的祕書人員應該在電話鈴聲響兩三聲後再接，如果鈴聲剛一響就接，很可能電話會掉線。倘若電話鈴聲響到6聲以上才接，接電話的人應該首先向對方致歉：“抱歉!讓您久等了。”

　　>>>>要安排合理而有序的表達。作為祕書人員，要儘量親自接聽電話，尤其是有約在先的電話，不要隨便讓別人代接電話。而且，對於祕書人員，更多的是要代領導接聽電話。如果領導不在的話，祕書人員應該首先告訴對方領導不在，然後才能問對方的身份，來電為何事，是否需要轉達等。千萬不可先盤問對方，再說領導不在，以免對方誤以為領導有意迴避。接聽電話也要首先“自報家門”，自我介紹身份，其好處就是萬一對方撥錯了，不至於一錯再錯。

　　>>>>正確處理打錯的電話。當我們接聽到對方撥錯的電話，首先仍然要向對方問好，說明電話撥錯了。然後要將本單位的電話號碼重複一下，讓對方驗證。

　　在日常工作中，電話中斷是經常遇到的情況，尤其是手機，說著說著就斷了，可能是沒電了，也可能是掉線了。遇到這種情況，祕書人員有責任告訴對方，自己所在的位置可能網路沒有覆蓋，並請對方指定一個時間，我們撥打過去。萬一沒有一點先兆，電話“啪”地就斷了，要馬上把電話打回去，打回去的時候第一句話就要道歉，並告知對方電話掉線了，或者說電池用完了。把電話首先打回去，這是對他人的尊重。如欲同對方另約其他時間通話，應該說好自己將按時主動撥打對方的電話。