淺析資訊化檔案管理方法的變化和發展

　　隨著資訊時代的到來，資訊科技已經逐漸滲透到人類社會生產和生活的方方面面。新的檔案載體呈現出的特點要求檔案管理者在傳統的實體檔案管理方法的基礎上加以創新。筆者將從檔案管理的主要環節入手，分別闡述新的背景下檔案管理各環節中管理方法發生的新變化。

　　一、檔案收集

　　從檔案收集內容來講，傳統的實體檔案管理中，檔案管理部門的收集的檔案型別僅限於國家、社會團體和個人生成的紙質檔案。而資訊科技的發展使得檔案載體呈現多元化，收集內容不僅包含傳統的紙質檔案，還包含以數碼形式或依託計算機系統存在的電子檔案。從檔案收集方式來講，文件一體化的發展加快了檔案生成及辦理的流程，縮短了電子檔案的歸檔週期。檔案收集方式從傳統的集中定期收集變為資訊時代的實時收集，收集效率大大提高。此外，由於電子檔案的特殊性，在收集的過程中不僅要保證電子檔案的元資料齊全完整，還要保證電子檔案收集環境的安全。

　　二、檔案鑑定

　　對於傳統的紙質檔案而言，檔案的內容和載體不可分離，所以對檔案的鑑定主要採用直接鑑定法，即直接根據檔案內容判斷檔案的價值。對於電子檔案而言不僅要鑑定其內容，還要鑑定其技術狀況。對檔案內容的鑑定採用的是職能鑑定法。因為這種方法能克服鑑定中的主觀隨意性，增加客觀性。檔案技術狀況鑑定是比檔案內容鑑定更為重要。“技術鑑定所承擔的責任是對電子檔案的各方面技術狀況進行全面的檢查，包括對資訊真實、可靠、完整、可讀性的認定和對檔案載體效能的檢測。”此外，電子檔案的技術狀況鑑定還包括對電子檔案所儲存軟硬體裝置的病毒檢測。

　　三、檔案整理

　　傳統的檔案整理工作主要是對檔案實體進行整理，即對檔案進行分類、編號、編制卷內檔案目錄和案卷目錄、裝訂及裝盒等等。而在資訊化背景下，電子檔案以及數字化檔案不斷增加，僅僅對檔案實體的整理已經無法滿足檔案管理的要求。檔案的整理包括對通過傳統收集方式歸檔的檔案實體的整理，還包括對各種各樣的電子檔案的整理。電子檔案的整理包括對儲存檔案資訊的不同載體的整理，也包括對電子檔案資訊的整理。電子檔案的載體整理主要是對載體的分類、編號、排列及著錄的過程。電子檔案資訊的整理就是“在收集、積累、登記具有儲存價值的電子檔案的同時，按照一定的律或內容上的密切聯絡進行分類、編號、組盤、排列、著錄的過程。”

　　四、檔案保管

　　與紙質檔案相比，電子檔案的保管具有難度較大、範圍廣泛、要求嚴格以及成本高昂等特點，所以電子檔案的保管需要在一定的原則指導下采用多種方法來展開。首先，要確保電子檔案安全：“安全是電子檔案保管的首要任務”。其次，做好全程控制：電子檔案的保管是全面的保管、系統的保管、是一種對過程的管理。它貫穿於整個檔案生命週期。再次，做好前端控制：在檔案生產之前就採取控制措施，能有效的預防影響電子檔案安全的因素，確保其真實、完整、可讀。目前電子檔案要通過電子方式、列印成紙質檔案、計算機物理隔離的方式、雙套制以及雙軌制等方式保管。

　　五、檔案編研

　　傳統的檔案編研是將紙質載體的檔案資訊通過人工方式進行編研，週期長，工作量大;傳播方式僅限於紙質出版物或書籍。

　　資訊化背景下的編研則是利用計算機對分散在各處的檔案資訊資源進行收集分析整合。它採用的是一種開放集約的編研方式，檔案資訊編研人員可以通過網路方式收集編研資訊，開展跨區域的合作編研。它還是一種高效便捷的方式，它綜合利用OCR、數字影音、資料庫、網路等方式進行編研，這樣不僅可以縮短週期，還可以提高編研效率。此外，它以使用者需求為導向，傳播形式多樣，編研人員可以通過網路瞭解利用者需求，編研成果不僅可以通過紙質載體的形式出版發行，還可以通過電子出版物、磁碟、光碟、多媒體、網路進行傳播。

　　六、檔案開放利用

　　傳統上，使用者若想查閱某份檔案，必須親自去檔案館閱覽、諮詢、向檔案館寫信或打電話進行諮詢，或者參加檔案館開展的各種各樣的展覽活動來利用檔案。而進入資訊時代，檔案的開放利用方式逐漸多元化，除了通過傳統的方式進行利用外，還可以通過許多新型的方式利用檔案。網際網路技術的發展和優化使得檔案網站如雨後春筍般出現，檔案資訊需求者足不出戶便可以獲得部分檔案館公開的檔案。隨著移動網際網路的發展，許多檔案館建立了移動裝置服務平臺，通過開通官方微博和微信服務平臺等，提供各種利用服務。比如通過紹興城建檔案館官方微信平臺，使用者不僅可以瞭解該檔案館的實施工作動態，還可以享受查檔、業務指導、拍照等方面的預約服務。檔案館智慧服務系統是新時期檔案館提供檔案資訊利用服務的又一種方式，使用者可以通過電子閱覽室或自助檔案資訊服務平臺來查詢自己所需的檔案資訊。

　　另外，檔案利用者還可以通過定製個性化服務來實現檔案資訊資源的利用。通過合理的個人定製，如“頁面定製、電子郵件定製、通過客戶終端軟體的定製服務、網站功能定製等”。

　　結語

　　資訊化背景下檔案管理中出現的這些新變化一方面提高了檔案的管理效率和檔案開放利用的水平，另一方面也對檔案工作人員提出了挑戰。新時期的檔案人員不僅要熟練掌握傳統載體檔案管理的方法，還必須不斷強化資訊科技水平，不斷適應資訊時代新型載體檔案的管理對自己提出的要求，這樣才能不斷推進檔案事業的向前發展，才能保證自己不會被淹沒在資訊社會發展的洪流中。