公文格式標準化的特點

  （一）公文格式的規範化　

　　　公文既然是人類處理生產勞動和社會活動的工具，人們周圍所發生的一切事情都要通過公文這個工具來進行管理和處理。由於公文工作是一項普遍性和基礎性的工作，因此不能削弱，只能改革和加強。這樣公文的規範化和處理工作的制度化就提到議事日程上來了。　　　　所謂公文規範化，指的是根據公文的約定俗成或是明文規定的規格標準。規範化就是制定公文的全面系統的規格標準，使人們的工作行動合乎這些規格標準。　　　　所謂制度，就是要求大家共同遵守的辦事規程和行動準則。公文處理的制度化，對公文處理的全部活動都定出具體的處理規範，並且保證這些規範的正確順利的實施。使公文處理依法進行。　　　　《辦法》就屬於國家行政機關公文處理的法規性檔案，也就是國家行政機關公文處理中需要共同遵守的制度。　　經國務院辦公廳提出的1999年由國家技術監督局批准釋出的《國家行政機關公文格式》國家標準（GB/T9704—1999），把我國的國家行政公文格式納人了國家標準體系，使我國國家行政機關公文規範化、標準化。　

　　　（二）公文格式的法定性　

　　　公文寫作，在不同的歷史時期、不同的社會，它的寫作要求是不一樣的。回顧幾千年來中國歷史，我國的公文一直是為少數封建統治階級和官僚資產階級服務，一直是他們剝削和壓迫廣大人民群眾，維護其統治地位的工具。歷史無論朝代怎麼變更，公文的這種性質始終沒有變動。解放以後，我們黨和國家領導的幾十年公文改革，徹底地改變了公文的這個性質，把公文變成了無產階級和人民大眾同帝國主義封建主義、官僚資本主義進行鬥爭的武器，變成了管理自己國家，為廣大人民群眾服務，推動社會主義發展、推動經濟發展和社會進步的工具。　　　　正因如此，我國新型公文表現出三大特點：　　　　1．堅持無產階級公文的原則性和嚴肅性，使我們的公文 在廣大人民群眾中享有崇高的威望和法定效果。　　　　2．運轉訊速、工作效率高。由於公文有了黨和國家的正 確指導，有了嚴格的健全的紀律和制度，因此上情下達，下情 上傳，橫向溝通上體現出迅速、準確、無誤。　　　　3．廉潔奉公、全心全意為人民服務　　　　這三大特點就體現出我國公文格式所具有的階級性和法定性。

　　　　（三）公文格式的層次性

　　　　在現代社會中每一個國家都使用公文這種工具來實施管理。但每個國家的內部又分有好多政府部門來進行管理。這樣就形成一個國家的全部公文構成國家公文體系，它反映著國家機關的體系即國家機構的狀況；每個國家的內部機關的公文成為國家公文的一個子系統，所有國家機關內部的公文子系統綜合彙總構成國家行政機關公文體系。這一構成情況就反映出公文的層次性。

　　　　我國現階段國家公文體系就包括：中國共產黨機關檔案、政府機關檔案（即國家行政機關公文）、司法機關檔案、外交部門檔案、軍事機關檔案和行政法規等公文子系統。這種公文系統，它反映了我國政治體制（制度）的本質特性，也反映出具有中國特色的社會主義國家公文的層次性。

　　  （四）公文的美觀和莊重性

　　　　公文格式的美觀和莊重性，是公文格式的又一特性。它是反映不同層級，不同用途的公文經約定俗成後製成不同表述形式。　　　　公文格式的美觀和莊重包括三方面內容，一方面是公文要素的設定和在公文中的排列位置要體現美觀和莊重；另一方面是公文傳遞所採用的介質紙的質量和印刷質量、裝訂質量的好壞也影響到公文的美觀與莊重；第三方面是辦文人員在辦公過程中認真負責的態度．也影響到公文的美觀與莊重。　　　　《國家行政機關公文格式》國家標準（GB／TP704—1999）中規定的公文用紙技術要求、用紙的大小，印刷排版和裝訂要求直到公文中各要素排列位置。這一切就是體現出國家行政機關公文的美觀和莊嚴性。