處理公文標準化的方法

　　國家行政機關的公文，是行政機關在行政管理過程中所形成的具有法定約束力和規範體式的公務文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。公文辦理是辦公室的重要工作內容，必須堅持實事求是、精簡高效的原則，及時、準確、安全地做好辦理、管理、整理、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。

　　一、發文辦理的程式和要求發文辦理指以本機關名義制發公文的過程。

　　***1***草擬由文祕人員負責。草擬公文應遵循六條基本原則：

　　一是符合國家的法律、法規及其它有關規定，如提出新的政策、規定等，要切實可行並加以說明;

　　二是情況確實，觀點明確，表達準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規範，標點正確，篇幅力求簡短;

　　三是公文的文種應當根據行文目的、發文機關的職權與主送機關的行文關係確定;

　　四是擬製緊急公文，應當體現緊急的原因，並根據實際需要確定緊急程度;

　　五是人名、地名、數字、引文準確;六是應當使用國家法定計量單位。

　　***2***簽發上行文，由主要負責人或者主持工作的負責人簽發;下行文或平行文，由主要負責人或者由主要負責人授權的其他負責人簽發。涉及需兩位以上領導簽發的，需要在會籤欄簽署意見。

　　***3***行文關係確定行文關係：各級各類行政機關應根據各自的隸屬關係和職權範圍確定行文關係，除重大緊急情況外，一般不得越級請示和報告。

　　聯合行文：

　　一是同級政府、同級政府各部門可以聯合行文;

　　二是上級政府部門與下一級政府可以聯合行文;

　　三是政府與同級黨委和軍隊機關可以聯合行文;

　　四是政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯合行文;

　　五是政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業單位也可以聯合行文。

　　二、公文寫作要求。

　　國家行政機關公文的各要素分為眉首、主體、版記三個部分。置於公文首頁紅色反線以上的各要素統稱眉首;置於紅色反線***不含***以下至主題詞***不含***之間的各要素統稱主體;置於主題詞以下的各要素統稱版記。現在我們按照順序從公文第一部分開始學習。

　　***1***眉首1.按照《國家行政機關公文處理辦法》規定，帶有密級的公文要編制份數序號。如考慮有的公文的特殊情況，不帶密級的公文也可編份數序號，以使準確掌握公文的印製份數和分發範圍和物件。公文份數序號是將同一文稿印製若干份時每份公文的順序編號。如需標識公文份數序號，用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第一行。序號編幾位，由發文機關根據公文的份數來決定，但至少不能少於兩位，即“1”編為“01”，不能只編1位。

　　2.祕級分為“絕密”、“機密”、“祕密”三種。需標識祕密等級的公文，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字，如需同時標識保密期限的，祕密等級和保密期限之間用“★”隔開，祕密等級的兩字間則不空1字距離，以使該欄位不致過長。具體標識方法是：“絕密★三個月”、“機密★一年”等。除特殊情況外，絕密級事項不超過30年，機密級事項不超過20年，祕密級事項不超過10年，保密期限在一年以上的以年計，在一年以內的以月計，只有祕級而不標期限的按保密30年看待。

　　3.緊急程度是對公文送達時限的要求，分為“特急”、“急件”兩種。需標識緊急程度的公文，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字;如需同時標識祕密等級與緊急程度，祕密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度標識在版心右上角第2行。也就是說，按照祕密等級在上、緊急程度在下的次序分兩行頂格標註在版心右上角。凡電報都應按規定在指定的位置，分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”四種緊急程度。各種緊急程度的時間按以下原則把握：“特提”是要求一天之內辦完的電報，“特急”是要求三天之內辦完的電報，“加急”是要求五天之內辦完的電報，“平急”是要求十天之內辦完的電報;

　　4.檔案標識都應加“檔案”二字，用紅色標識。平行文或下行文，發文機關標識上邊緣至上頁邊為62mm;凡上報的公文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80 mm，實際上就是發文機關標識距上頁邊為天頭37 mm 80mm=117 mm;由於發文機關的標識是有執法職能的國家行政機關的公文，為體現莊重，《國家行政機關公文格式》國家標準推薦使用小標宋體字;按照《國家行政機關公文格式》國家標準的規定，發文機關標識的字號以22 mm?5 mm為字限，現行“國務院檔案”的字號即是22 mm?5 mm.以此為高限，就是要求除“國務院檔案”以外，其他各級行政機關的字號要小於“國務院檔案”，以顯示國務院作為最高國家行政機關的地位，具體用多大字號，由行政機關根據機關名稱的字數多少來定，一般要小於22 mm?5 mm以醒目美觀為原則;聯合行文時應使主辦機關名稱排在前，其他機關自上至下排列，“檔案”二字置於發文機關名稱右側，上下居中排布，如聯合行文機關過多，可能出現把正文擠出首頁的情況，如果首頁沒有正文，是極不嚴肅的。發文機關過多，只能擠發文機關，不能擠正文，擠的辦法是，可將發文機關標識字號縮小，行距縮小，保證公文首頁留出發文字號、標題、主送機關以及最少一行正文的位置。

　　5.各級行政機關的公文都要編髮文字號。發文字號由發文機關代字、年份和發文序號組成。發文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布;年份、序號用阿拉伯數碼標識，年份應標全稱，如“2000”，六角括號“〔〕”括入;序號不編虛位，即“1”不編為“001”，不加“第”字，如“金政發〔2006〕1號”。有的單位在發文機關代字後邊加“字”，如“請字〔鬃鬃〕號”“報字〔鬃鬃〕號”等虛字，從實用出發，也不加“字”字，儘量減少發文字號的字數;發文字號之下1—4 mm處印一條與版心等寬的紅色反線;