怎樣做好企業行政管理

　　行政管理工作可以說是千頭萬緒、紛繁複雜。企業行政人員每天都面臨著大量的、瑣碎的、不起眼的事務。一起來看看下面小編為你帶來的“”，這其中也許就有你需要的。

　　怎樣做好行政管理工作

　　企業要發展，要做大，必須有一個英明的決策層，制定高遠的企業發展方向和計劃;必須有一個堅實能幹的團隊，堅決貫徹執行決策層領導制定的各項企業發展計劃。企業在運作過程中如同一個轉動的車輪，所有零部件必須嚴密結合，充分發揮本身的作用，才能跑的快，跑的穩;才不會在跑動的過程中散架。而行政管理工作就好比潤滑油，適量的潤滑可以使車輪跑的更輕、更穩、更快。

　　一、企業行政管理的概念和意義

　　企業行政管理廣義上包括行政事務管理、辦公事務管理、人力資源管理、財產會計管理四個方面;狹義上指以行政部為主，負責行政事務和辦公事務。具體包括相關制度的制定和執行推動、日常辦公事務管理、辦公物品管理、文書資料管理、會議管理、涉外事務管理，還涉及到出差、財產裝置、生活福利、車輛、安全衛生等。所有工作的最終目標是通過各種規章制度和人為努力使部門之間或者關係企業之間形成密切配合的關係，使整個公司在運作過程中成為一個高速並且穩定運轉的整體;用合理的成本換來員工最高的工作積極性，以提高工作效率完成公司目標發展任務。

　　二、對做好企業行政管理的幾點認識

　　1、明確崗位職責。日常辦公事務管理包括日常事務的計劃安排、組織實施、資訊溝通、協調控制、檢查總結以及獎勵懲罰等方面的管理工作;辦公物品管理包括辦公物品的發放、使用、保管及採購以及相應制度的制定;文書資料管理包括印信管理、公文管理、檔案管理、書刊管理;會議管理包括會前準備、會中服務、會後工作;其他事務視各公司具體情況而定。

　　2、加強溝通。溝通包括縱向溝通和橫向溝通。縱向溝通分為與上級溝通和與下級部門溝通。與上級溝通主要是要充分領悟上級領導的意思，把握住方向，同時將自己和下級部門的觀點很好的傳達給上級，這需要行政人員有觀察分析能力和表達能力。與下級溝通主要是執行上級的決定以及收集整理下級部門各項資訊，這就需要較強的應變能力和組織能力。橫向溝通包括公司內部相關職能部，與關係企業視窗部門和外界媒體政府機關等等。在傳達精神及佈置工作任務及協調各部門工作時，務必真誠、謙虛。與外界溝通需要強的適應能力和自我控制能力。

　　3、注重資訊的收集和整理，並即時提供給管理者。資訊包括企業外部資訊和內部資訊。外部資訊具體包括：國家政治、法律、經濟、政策規定;社會習慣、風俗、時尚變化;市場需求、消費結構、消費層次的變化;競爭企業資訊;科學技術發展資訊;突發事件等。內部資訊具體包括財務狀況;生產狀況;產銷狀況;採購、庫存資訊;裝置的使用和管理;人才資源等。作為一名行政管理人員最重要的是要及時瞭解企業內部情況發展變化和國家政府機關相關政策和法律規定的變化。

　　4、培育傳播企業文化。在企業中，僅僅用薪金留人是不夠的，還要用企業文化去吸引、感化人。也就是我們通常所說的人文管理。企業文化的建設包括四個方面，需要全體員工的參與。***1***組織結構清晰，戰略導向明確。分工明確，這是企業發展的基礎。企業不僅應該有近期目標，更要有遠期規劃。行政管理人員應該協助企業管理者制定一個好的組織結構，並制定近、遠期戰略目標。從而形成一個完善的團結的團隊。***2***建立完善的績效評價標準，形成公平、競爭的平臺。這個平臺上充滿競爭、激勵、開放、交流的特徵，管理者不完全控制員工做事情的方式，而去衡量做事情的結果。任何人員能上能下。***3***注重企業形象建設。包括物質形象和精神形象。物質形象包括司容、司貌、技術裝備、產品、服務設施等。精神形象包括員工精神面貌、企業風格、人文環境等。讓工作“生活化”。***4***重視人才，用企業的發展凝聚人，用榜樣激勵人，用員工成才教育人。企業在給員工發展空間的同時，注重提供給員工在再學習機會。可以開展相應的活動讓員工進行職業生涯設計，讓每個員工都能對未來都充滿信心，對公司有認同感和歸屬感。

　　5、踏踏實實地去執行。完善成熟的制度有了，即定目標有了，關鍵就是要做好。要做好執行需要注意：***1***什麼事情該做，該怎麼做。***2***如何更好更快完成該做的事情。***3***清除所有障礙。***4***形成企業執行的制度和文化,讓執行影響到每個員工。

　　行政管理怎樣做更好

　　行政管理工作可以說是千頭萬緒、紛繁複雜。

　　企業行政人員每天都面臨著大量的、瑣碎的、不起眼的事務。但是，這些事務只不過是行政管理這棵大樹上的枝枝葉葉而已。概括起來說，行政管理在企業中主要有管理、協調、服務三大功能;其中管理是主幹，協調是核心，服務是根本。究而言之，行政管理的實質就是服務。行政部門還必須在“管理“、“協調“和“服務“三方面再上一個檔次，才算是一個合格的現代企業的行政管理者。

　　從“管理“方面來說，行政部門不能滿足於在日常事務的層次上做好領導的“參謀和助手“，還必須在公司的經營理念、管理策略、企業精神、企業文化、用人政策等重大問題上有自己的思考，並且高屋建瓴地在實際工作中加以貫徹落實，成為領導不可缺少的“高參和臂膀“。這就要求行政部門的領導者不能滿足於做一個事務主義者，而是要做一個有思想、敢創新、有衝力的領導者;換句話說，他不能僅僅滿足於做好一個戰術家，還要努力做好一個戰略家。很顯然，也只有一個有思想、懂戰略、敢創新、有衝力的人，才能把行政工作做得更好、再上一個檔次。 從“協調“方面來說，行政管理者不能簡單地以傳達領導的命令、完成領導交辦的任務為滿足;也不能憑藉自己在企業的獨特地位對各個部門頤指氣使，以權壓人。行政部門應主動做好上與下、左與右、裡與外的溝通，在充分溝通的基礎上做好協調。沒有充分溝通的協調不成為真正的協調。

　　從“服務“上說，行政部門要甘當幕後英雄的角色。因為行政服務幹得再出色，畢竟是服務於企業的最終目的的。行政部門的工作，特別是後勤服務工作，永遠不要奢望成為企業關注的“中心“。不但不可能，而且不應該。因為如果一個企業的關注點不幸竟在於行政部門，那隻能說明一點，即行政工作做得實在太糟糕，影響了企業各方面的工作，影響了企業最終目的的實現，以致於引起大家的關注。

　　行政管理的理想境界應該是“潤物細無聲“。行政部門最忌諱處處顯示自己的存在，與其它部門搶鏡頭，爭榮譽。行政部門應該象一部自動化程度很高的機器，這頭原料***任務***進去，那頭成品***結果***出來;其中的許許多多曲曲折折，都消化在行政體系之內，切忌為自己評功擺好，四處張揚，浪費別人的時間、精力和感情。要反對利用自己對公司資源的支配權只顧為自己謀取私利或便利的行為，特別要反對把行政部門變成“門難進，臉難看，事難辦“的官府衙門。管理是要執行制度的;但執行制度也是一門藝術，並不一定要搞得劍拔弩張，刀光劍影。特別是在高素質人才集中的地方，更要注意對人的尊重。行政工作要做得有人情味。

　　各企業行政部定位不同，工作內容也不相同

　　例如：一家外企集團中國區行政部，下屬有二十多家子公司，工作內容主要包括以下：

　　1.中國區總部辦公室管理

　　2.中國區總部與集團總部資訊溝通

　　3.辦公文具\裝置的採購和管理

　　4.車輛的管理

　　5.電話的管理

　　6.指導和督促子公司安全生產管理

　　7.對子公司行政部門進行考核

　　8.企業文化管理***公司月刊***

　　9.各子公司行政費用監控***宿舍\食堂\文具\水電費等行政報表***

　　10.統籌各子公司財產保險和意外傷害保險等商業保險辦理

　　11.固定資產的管理

　　12.公文管理***公司及行政發文的擬稿和發行工作***

　　13.各子公司印章及證照使用的監督***每季度報表***

　　14.預訂機票\酒店的管理

　　15.新成立註冊公司***登出***的辦理

　　16.名片的管理

　　17.保安的管理

　　18.公司大型會議及活動的籌劃

　　19.到各子公司進行督導和檢查工作

　　20.負責對子公司行政經理***主管***進行培訓及工作指導

　　21.及時解決各職能部門或子公司的行政問題

　　22.各子公司工作彙報的收集和整理

　　23.對外相關單位的公關和關係維護

　　24.寫字樓租金\水電費\管理費\宿舍的管理

　　再來談行政助理又是做些什麼呢

　　行政助理主要是協助行政經理開展工作。行政助理的工作內容以公司運營保障為主，工作內容較多元化，但較基礎。

　　1、協助行政部經理完成公司行政事務工作及部門內部日常事務工作

　　2、協助稽核、修訂公司各項管理規章制度，進行日常行政工作的組織與管理

　　3、各項規章制度監督與執行

　　4、參與公司績效管理、考勤等工作

　　5、獎懲辦法的執行

　　6、協助行政部經理進行內務、安全管理，為其他部門提供及時有效的行政服務

　　7、會務安排：做好會前準備、會議記錄和會後內容整理工作

　　8、負責公司快件及傳真的收發及傳遞

　　9、參與公司行政、採購事務管理

　　10、負責公司各部門辦公用品的領用和分發工作

　　11、做好材料收集、檔案管理、文書起草、公文制定、檔案收發等工作

　　12、 對外相關部門聯絡接待，對內接待來訪、接聽來電、解答諮詢及傳遞資訊工作

　　13、 協助辦理面試接待、會議、培訓、公司集體活動組織與安排，節假日慰問等

　　14、 協助行政部經理做好公司各部門之間的協調工作

　　公司行政部工作流程

　　具體流程:1.各部門根據各自工作的實際情況和預算計劃，提出切實可行的申請要求***內容具體翔實、理由充分***，經部門經理和分管副總簽字同意後，抄送給行政部。2.行政部根據各部門現有的裝置資產情況對申請進行核實，並對各部門要求從真正的客觀需求出發，遵循裝置申請原則，提出解決建議和意見***調撥或購買***。3.如果採取“調撥”程式，行政部將調撥計劃上報行政部主管副總簽字確認後實施;4.如果採取“購買”程式，行政部將參照“江蘇×大×××軟體股份有限公司財務審批流程暫行規定”***蘇股財字〖02〗第003號***有關規定具體執行。5.採購由行政部統一申請費用、組織購買、費用攤銷，過程遵循“價廉物美”的原則，在滿足各部門需求的基礎上，注意裝置的效能價格比，多壓價比價、厲行節約。裝置採購結束後統一由行政部和市場部組織驗收核查;固定資產登記後，由各部門登記領用，責任到人。6.所有資產在使用者離開公司或調離本部門時應收歸行政部倉庫，並在部門裝置管理員處登記。

　　八、午餐飯票1.員工到職，由本部門內勤根據其到職日期向行政部領取飯票。2.每月30-31日，各部門內勤根據本部門正式員工實際人數領取下月飯票。3.每月1-2日，由各部門內勤統計本部門上月飯票退票情況並向行政部提供詳細名單。如遇週末，順延兩天。行政部不接受個人零星領取及退票。4.如出現帳款不齊或錯漏，由各部門內勤負責。客飯餐券的領用需填寫客飯領用申請單，並由部門經理簽字確認。5.非正式員工***實習生等***領用飯票由本人全額付款，研究生按正式員工標準領用飯票。

　　九、訂餐、訂票、訂房申請流程為方便公司全體員工，體現行政部的服務性。現將有關訂餐、訂票、訂房的申請流程彙總如下：1、各部門根據各部門的實際需要，提出訂餐、訂票、訂房申請，並填寫相應的申請表***內容具體詳實***，部門經理簽字確認。2、各部門在訂餐、訂票、訂房之前，先行申請好費用，交予行政部代辦，在行政部辦好後立即將現金或支票交與行政部結款。3、各部門承擔在訂餐、訂票、訂房時過程中由於自身失誤帶來的風險，例如承擔退票費、退房費等。4、費用超過500元以上，申請需要其部門主管副總簽字確認。5、訂餐、訂票、訂房工作需一定的提前量***訂票一般提前2～3天知會行政部，訂餐、訂房一般提前1～2天***。6、各部門申請不得提高出實際需要的要求。

　　十、禮品1、禮品由行政部負責根據不同檔次選擇訂購，選擇原則為高雅、大方、實用,能體現公司形象。2、各部門根據禮品清單***見附表2***領用公司禮品，需向本部門經理提出申請，填寫禮品領用單，簽字確認費用來源。3、各級部門經理***必要時由總裁或分管行政副總***簽字後到行政部領取禮品。4、禮品費用每季度攤銷一次，如費用超出預算，由財務部通知行政部暫停向該部門發放禮品，並在下一期預算中扣除超出部分。

　　十一、宣傳品1、公司宣傳品包括手提袋***長、短***、宣傳彩頁、公司簡介和產品說明書等。2、領用宣傳品在5份以下的，由領用人在行政部宣傳用品領用臺帳上登記。3、領用宣傳品在5份以上的，需填寫宣傳用品領用申請單，由部門經理簽字確認後，在宣傳用品領用臺帳上登記後領用。4、宣傳品費用初步擬訂每季度攤銷一次，如費用超出預算，由財務部通知行政部暫停向該部門發放宣傳品，並在下一期預算中扣除超出部分。5、如行政部發現其未填寫或領用數目超過填寫數目，行政部除責成其重新填寫外，並向其部門經理投訴及進行相關處罰。

　　十二、會議管理1.公司行政部統一管理會議制度，所有會議均須及時通知行政部,便於安排和登記備案。如有必要由行政部發出會議通知確認。2.會議承辦人需提交會議時間、會議地點、所需準備等***見附表3***，便於行政部配合工作。會前由行政部派人做好會場佈置及裝置除錯。3.除其他部門主辦的會議資料各自存檔外，會議資料由行政部整理、立卷、存檔。4.會議結束後由行政部派人清理會場，查收裝置。5.會議室使用費用按部門使用比例每季度攤銷一次。 十三、車輛管理1、公司現有車輛主要供公司重要活動及主要業務活動使用，公司人員如要用車，請遵循以下管理條例：2、公司車輛由行政部門負責管理，分別按車號設冊登記管理。3、公司車輛的使用實行“派車單”制度。員工應認真填寫“派車單”，交由所在部門一級部門經理簽字。若有預計用車需要，應提前2—3天向行政部門提交“派車單”申請。4、“派車單”經行政部彙總後，由行政部經理負責車輛統一排程。5、車輛使用完畢，使用人員、駕駛人員須填寫“車輛使用實際情況記錄單”，交行政部備案。6、行政部門每月將耗油量及行駛旅程記錄簽報分管副總查核一次，以防浪費，如超過耗油標準時***指不正常***應送請調整修理。7、公司車輛內部使用費用如下:①市內用車：普通轎車裡程費1.5元/公里;麵包車里程費2元/公里。等候計費：等候時間在半小時內，免計費用，超過半小時部分，按0.5元/分鐘計費。②長途用車：普通轎車裡程費1.0元/公里;麵包車里程費2元/公里。直接費用***如汽油費、過橋過路費、停車費等***，由各用車部門自理。③各部門車輛使用費每季度結算，並由部門經理簽字確認後交財務部。

　　十四、裝置維修流程1.報修人員先將報修資訊反饋給各部門的裝置管理員;2.部門裝置管理員初步檢查後，填寫《裝置報修單》***提供裝置編號和故障現象***，部門經理批准後送交行政部;3.行政部裝置管理員根據編號，聯絡廠商，組織及時維修;4.通過暫借、調撥等方式，將暫時不用的裝置給報修者使用;5.機器裝置維修完畢，行政部登記備案，發還給報修者使用;6.涉及到的維修費用，由各部門承擔。

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