出口跟單流程

　　跟單工作比較繁瑣，小事，雜事，難事不少，如果藉助於一些跟單方面的工具，會解決不少日常重複處理的工作，從而提高跟單效率，減少出錯的可能性。以下是小編為大家整理的關於，給大家作為參考，歡迎閱讀!

　　外貿跟單員詳細工作流程

　　跟單員對出口貨物的跟單工作主要有：接單，跟進生產，出貨跟蹤，制單結匯等。

　　一.接單：接單也即合同的簽定，訂單的取得。合同的書面形式並不限於某種特定的格式。任何載明雙方當事人名稱，標的物的質量，數量，價格，交貨和支付等交易條件的書面檔案，包括買賣雙方為達成交易而交換的信件，電報或電傳，都足以構成書面合同。

　　1.下單方式：客戶下單的方式有：通過電話，Fax, Email或書面合同等方式。

　　2.接單的途徑：交易會，出訪，出國參展，邀請客戶來訪，利用我們的網站，等等。

　　3.接單的形式：在出口貿易中，跟單員接的單沒有特定的限制，最常見的是：

　　1 合同：CONTRACT合同有銷貨合同SALES CONTRACT和購貨合同PURCHASE CONTRACT。前者由賣方草擬，後者由買方草擬。

　　2 確認書;CONFIRMATION它比合同要簡化些。對異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入。它也有銷貨確認書SALES CONFIRMATION和購貨確認書PURCHASE CONFIRMATION。這種格式的合同一般適用於成交金額不大，批次較多的輕工商品，日用品，土特產等。而合同用的比較正規。機器裝置，大棕貿易的進出口。

　　還有協議書，意向書，訂單和委託訂單等。要提的是，客戶從國外直接發來的訂單或委託訂單，我們收到後要回復，不能置之不理，否則算預設。

　　4.接單的程式： 接單的程式可分為詢盤，發盤，還盤和接受四個環節。

　　1 詢盤：INQUIRY又叫詢價。

　　2發盤：OFFER又叫發價。是買方或賣方向對方提出各項交易條件，並願意按照這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。在實際業務中，發盤通常是一方在收到對方的詢盤後作出的。

　　3 還盤：COUNTER-OFFER又叫還價。

　　4接受ACCEPTANCE買方或賣方同意對方在發盤中提出的各項交易條件，並願意按這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。

　　二.審單：即稽核合同

　　1.審單內容： 確認產品名稱，規格，質量，數量，單價，價格條款，總額，付款方式，包裝要求，交貨期，交貨方式。

　　2.審單方法：

　　1產品名稱，規格： 審查時產品程式碼是不是自身的產品?與我們的產品資料能否對上號?有很多公司和企業產品名稱的程式碼同時也代表了規格。

　　2質量：也稱品質。是貨物的外觀形態和內在質量的綜合。在國際貨物買賣中，貨物的品質不僅是主要交易條件，也是我們跟單員進行審單的首要條件。

　　3 數量： 應審查貨物的數量是否可以及時備妥，其計量單位，重量以及約數有何規定。約數：如合同數量前加“約”，可使交貨數量有適當的機動。國際上對約字的含義解釋不一。有的認為是2。5%，有的認為是5%。按《跟單信用證統一慣例》，信用證上如規定約字，應允許有不超過10%的增減幅度。

　　4單價，總額的審查：

　　1、客戶下單有的會將單價標出，我們要對照我們的報價表審查是否對?總額有沒有加錯? 新客戶下單，要檢視我們給他的報價。

　　2、通常我們以美元為結算貨幣，但也有以其它幣種的。要注意的是要用在國際上流通的硬貨幣。英鎊，港幣，歐元

　　5價格條款的審查： 出口貨物的單價條款，也稱價格術語，常用的有：

　　FOB 船上交貨價指裝運港的價格條件， C&F Freight or Carriage Paid to…..運費付至指定目地的交貨， CIF 成本+保險費+運費指目的港價格。常用的FOB CFR CIF幾種價格的換算及公式介紹如下：

　　1 FOB價格換算為其它價：

　　CFR價 = FOB價 + 運費

　　FOB價 +運費

　　CIF價 = --------------------------------

　　1 - 保險費率 X 投保加成

　　2 CFR價格換算為其它價：

　　FOB價 = CFR價 – 運費

　　CFR價

　　CIF價 = ---------------------------------

　　1 – 保險費率 X 投保加成

　　3 CIF價格換算為其它價：

　　FOB價 = CIF價 X 1 – 投保加成 X 保險費率 - 運費

　　CFR價 = CIF價 X 1 – 投保加成 X 保險費率

　　6付款方式審查：

　　1. 付款方式是否能接受?LC ，付定金，等等。

　　2. 支付的貨幣能否接受?

　　7包裝要求的審查：

　　1. 工廠的產品本身有自已的包裝，展示給客戶能否接受?

　　2. 客戶提供的包裝彩印，尺寸我們能否做?

　　3. 客戶提供的包裝資料是否齊全?內包裝，外包裝，標籤，說明書

　　內包裝：普合，白合，彩合，吸塑

　　外包裝：紙箱，木箱，桶裝，編織袋。最主要是嘜頭印刷。

　　8交貨期的審查：跟單員應審查交貨期是否合理，公司是否能及時籌備到貨物，並裝船送達。交貨期一般應規定一個期限，而不是某個具體日期。期限有長有短。可以是2周，3周，或一個月，二個月，一個季度或更長。

　　9交貨方式的審查： 運輸主要有海運，陸運，空運，郵寄等等。

　　注：如運費由客戶支付，客戶決定交貨方式。如我們付費，儘量用海運。如報的價是連同海運價，而客戶要求空運趕銷售，我們可要求客戶承擔多出部分的費用。

　　關於樣品： 要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步。

　　1. 寄目錄，樣本：

　　2. 準備樣品。

　　1 工廠現有的款式

　　2 新款

　　3 客戶來樣。

　　要領：無論老品，新品，還是客戶來樣，樣品都要寄給客人進行確認。特別是新品可能要反覆修改幾次。跟單員一定要儲存好最終的確認樣品，以免客人在下單時找不到確認樣。在國際貿易中，憑樣品成交的比重很大。作為

　　跟單員，我們要做到：

　　A： 有完整的產品資料，主動進行宣傳。

　　B： 新品的成本，價格要進行核算。

　　C： 新品的製作要留有實樣。

　　D： 客戶的來樣要儲存好原樣。

　　三.形式發票：PROFORMA INVOICE

　　買方為了向其本國當局申請進口許可證或核批外匯，在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱，規格，價格等條件開立的一份參考性發票。這種發票在成交後不能代替正式發票使用，對雙方都無最終約束力。為了區別於正式發票，它必須明顯表明“形式發票”字樣。形式發票上一般要顯示訂單的相關資訊。收貨人，合同號，形式發票號，開出日期。 產品資訊 品名，數量，價格，交貨期。合同條款價格條款，付款方法。此外，提供我們的銀行資料以便客戶開證或匯款。

　　注意幾點：

　　1 .單價條款要明確 FOB, CFR, CIF

　　2 .交期要明確

　　3 .付款條件要明確 LC, TT

　　四.出口貨物跟單的基本程式：出口貨物跟單是跟單員對履行合同的跟進。它以貨，證，船，款為中心，包括備貨，催證，改證，租船訂倉，報關，報驗，裝船，制單，結匯等環節。我們將這些程式概括為：

　　1.籌備貨物：按訂單及信用證的要求，按時，按質，按量地備好貨物。

　　2.催審單證：大多數的支付方式是L/C。對安全收匯有保障，因它是銀行信用。只要所裝運貨物與信用證條款一致，銀行保證付款。跟單員應對以L/C為支付方式的合同進行催證，稽核和修改的跟蹤工作。

　　催證：貨物快完成時，要催證。

　　審證：審證是銀行和公司的共同職責，但在範圍和內容上有所不同。銀行從政策面上審，如開證的國家有無貿易往來，開證行的資信等等。公司則審開證人和受益人是否正確，L/C的貨物和金額與合同是否相同，裝期，特別條款等。

　　改證：審證後發現問題是常事。包裝上，總金額，效期，包括拼寫錯誤。要求對方修改，一份L/C，可能有幾處問題，我們要一一指出，一次性修改。

　　3.訂倉裝船：貨物備妥，L/C沒問題後，我們就要進入到出貨裝櫃，租船訂倉和裝船的階段。按CFR 和CIF成交的，我們負責租船訂倉和裝船的手續。

　　首先： 出貨裝櫃：P。28跟單員在出貨前三四天就要聯絡出貨裝櫃事。這當中要做的工作有貨櫃選擇，製作裝箱單，跟蹤裝櫃等。

　　A. 貨櫃選擇：P。29根據貨物的不同而選擇不同的貨櫃。常用的有：20’ 29 – 30立方/17.5噸 40’ 58 – 61 立方/22.5噸 40’H 68 –71立方/27.5噸

　　B.製作裝箱單：P。30裝箱單著重表現貨物的包裝情況。應包括出貨的品名規格，數量，箱數，毛淨重，包裝尺碼，總體積，箱號，嘜頭等。

　　C.跟蹤裝櫃：P。31出貨前一天通知有關人員並確定出貨數量的準確性。協助生產部門安排好人員裝櫃。貨櫃到廠後，跟單員要監裝，指導貨物的擺放。如一個櫃內有幾種貨，每一規格的產品要留一二箱放於貨櫃尾部用於海關查貨用。

　　4.制單結匯：是出口貨物跟單的最後一個環節。

　　A.制單：貨物裝船後，跟單員要及時按L/C，合同或其它單據的內容製作各種單據。要在L/C的有效期內將單據送交銀行。出口單據主要有：匯票，發票，海關發票，提單，裝箱單，產地證，商檢證，保險單等。

　　B.結匯:如按L/C的規定製作了單據，並及時送交了銀行，我們就可及時收到貨款了。單據要求：正確，完整，及時，簡明，整潔。

　　五.進口貨物跟單的基本程式：

　　1 就是跟進進口合同的履行。其程式為：租船訂倉，申請開證，催交裝運，辦理保險，商檢報關及接貨驗收等。

　　一.採購跟單的基本要求：適當的交貨時間，適當的交貨質量，適當的交貨地點，適當的交貨數量及適當的交貨價格。適時，適質，適地，適量，適價

　　二.物料採購跟單的原因： 以下原因造成我們要對物料進行跟催：

　　1、供應商方面的原因：由於供應商方面的原因造成交貨不及時，而使我們必須跟單的原因有：超過產能的接單和超過技術水準的接單。製程管理不良，質量管理不充分而造成不良品的增多。來自低工資的員工工作效率低，完不成等原因。

　　2、企業方面的原因：供應商的選定有誤，對他的產能和技術調查不足。所要求的品質沒說清楚。價格的決定很勉強。進度的掌握和督促不力。下訂單到過遠的地方。

　　3、 溝通方面的原因：資訊交換不及時。

　　三.物料採購跟單流程：

　　1、 製作訂購單: 跟單員接到所需部門的請購單，要製成訂購單傳給供應商。制訂購單時注意：審查請購單。熟悉訂購的物料，價格確認，確認質量標準。確認物料需求量，制定訂單說明書，發出訂購單。製作採購單P。26，將要採購的物料名稱，規格型號，數量，價格。交期等要求表達清楚。採購單經稽核無誤後發給供應商，並要求供應商簽字回傳。

　　2、訂單跟蹤：對長期合作的，信譽好的供應商可以不進行跟蹤。跟蹤加工工藝，跟蹤原材料，跟蹤加工過程，跟蹤組裝總測，跟蹤包裝入庫。

　　3、物料檢驗：確定檢驗日期，通知檢驗人員，進行物料檢驗，處理檢驗問題。

　　4、物料進倉：協調送貨，協調接受，通知送貨，物料入庫，處理接受問題。

　　四.物料採購跟單的方法策略：催單的目的是使供應商在必要的時候送達所採購的物料，使企業的經營成本降低。

　　1. 催單的方法：

　　1按訂單跟催。按訂單預定的進料日期提前一定時間進行跟催。

　　2定期跟催。於每週固定時間，將要跟催的訂單整理好，列印成報表定期統一跟催。

　　生產過程跟單主要是瞭解企業的生產進度能否滿足定單的交貨期，產品是否按訂單生產，因此跟單員要深入企業的生產車間查驗產品的質量與生產進度，發現問題要及時處理。因為生產過程跟單的基本要求是使企業能按訂單即時交貨及按訂單約定的質量交貨。所以我們要深入到生產線，檢視進度，檢視質量。

　　一.生產過程跟單的基本要求：

　　1、按時交貨：要使生產進度與訂單交貨期相吻合，做到不提前也不推遲。

　　2、按質交貨：生產出來的產品符合訂單的質量要求。

　　二.生產過程跟單的流程：

　　1、下達生產通知書。跟單員接到客戶訂單後，應將其轉化為生產通知單。通知單要明確客戶所訂產品的名稱，規格型號，數量，包裝要求，交貨期等。

　　2、分析生產能力。 生產通知單下達後，要分析企業的生產能力。能否按期，按質地交貨。如不能應採取什麼措施?要不要外包?

　　3、制定生產計劃： 生產計劃的制定及實施關係著生產管理及交貨的成敗。跟單員要協助生管人員將訂單及時轉化為生產通知單。

　　4、跟蹤生產進度

　　1 生產進度控制流程：

　　2 生產進度控制作業程式

　　3 生產進度控制重點： 實際進度與計劃進度發生差異，要找原因。

　　4 跟蹤生產進度的表單：生產日報表，生產進度差異分析表，生產進度控制表，生產異常處理表，生產線進度跟蹤表。

　　5.交期延誤：如是工廠原因，要通知客戶，取得同意後方可出貨。如不同意，一是協商，我們可承擔部分費用將貨出去。二就只好取消訂單了。

　　6.我們再提一下有關訂單的更改問題：客戶對已下的訂單因市場變化會有更改，有數量上的，或增加，或減少。有包裝上的。彩印，或白合。有交期的變更。或提前，或推遲。接到客戶要求變更，首先要看改什麼?能否接收?如我們的貨已生產的差不多了，已收尾，就不可能再更改了。如還沒按排，問題不大。如已按排了部份，要進行協商。比如數量要減，我們已按原數量採購了材料，通用的問題不大。但如是專用的，客戶要承擔部份費用。對交期：如要提前，我們要根據實際情況說。如要推遲，時間短，問題不大，但如要延遲很長，那倉儲費，損耗費要承擔。

　　跟單介紹

　　具體步驟

　　第1步：當業務員和客戶在網上進行溝通，確定初步意向後。客戶通過快遞把樣品和加工的細節資料傳過來。此時，將樣品和相關的加工製作的要求通過打樣申請單反映出來。之後，經過業務部經理簽字，將樣品和打樣單打樣單要影印一份，正本留自己儲存。給打樣室進行打樣。

　　第2步：樣品出來後通過快遞寄給客戶，注意及時向快遞詢問UPS號。

　　第3步：客戶確認樣品並將樣品寄回，同時下單。

　　第4步：根據回傳樣品，製做簡單的定貨單給技術部。定貨單要業務員和部門經理簽字。將單和樣品留技術部。要求其製作工藝流程。

　　第5步：之後將合同傳給財務部簽字和老總簽字。並連同工藝流程樣品3樣物品，下正式的訂貨單。訂貨單要根據合同來做，把品質要求，包裝要求，和備註事項，交貨日期。寫清楚。之後把訂貨單影印5份，分別傳生產-品管-財務-物控-出貨。並在正本上簽字。正本訂貨單留給自己。把工藝流程書影印5份，傳財務-技術部-物控-生產-品管。正本留技術部，副本自己留著。

　　第6步：將合同影印2份，正本自己歸檔。副本分別傳老總辦公室和財務負責人。

　　第7步：及時反映工廠在生產過程中的問題，並和業務員溝通。在業務員和客戶溝通達成協議後，將結果通過工作聯絡單將變更要求傳達到生產車間。工作聯絡單正本留己，副本傳達。

　　第8步：快出貨時，聯絡貨代。做報關單據。並提前寄交貨代。若生產有問題，導致不能及時出貨要提前通知貨代，以便其另做船期安排。

　　第9步：若即使完貨。則提前兩天將貨代傳來的進倉單或相關單據交給出貨部門。並將出貨通知單影印3份，傳生產-品管-出貨部。正本留己。

　　第10步：即使做好議付單據連同貨代送來的提單進行議付。如前T/T下，則先傳副本給對方，要其付款。L/C項下，則交由財務部到銀行進行相關事項。

　　第11步：到核銷單等相關單據回來後，將單據交由財務部進行結匯，辦理核銷退稅手續。

　　以上所有自己儲存的單據按合同和客戶編號先後順序進行分檔管理。

　　舉例

　　以服裝跟單為例，跟單過程如下：

　　一般程式如下：接受客戶指示單，分析產品材料，採購材料，製作樣品主要下工廠瞭解樣品的落實情況，生產工藝適合客戶的產品要求，緊抓生產進度滿足交貨日期，發樣品給客戶認可，大貨投產。製作過程煩瑣易出錯，加工工廠會給你麻煩的，客戶也會的，要做好心理準備。

　　一、 工藝單

　　⒈先對工藝單進行文書處理，翻譯成中文。

　　⒉參照和對照往年的工藝單進行核對主要指老客戶，研究是否有新的變化或者是有不對的地方，著重看一下有無特殊要求，工藝單指示不明的地方要及時和客戶溝通，如客戶有不明白的地方可按照訂單常規操作要求處理。

　　⒊對著工藝單進行逐項檢查：⑴首先是主料，如面料的品種、紗支、結構、克重、顏色特別注意特殊色，如麻灰;⑵輔料，包括拉鍊是否特指，如YKK、繩、扣、風眼、花邊、鬆緊帶、梭織布應注意是否需要染色、橫機羅紋、主標、水洗標、吊牌、裝飾牌等。

　　⒋對照工藝單認真研究印、繡花及其它處理方式，如面料絲光、水洗、扎染等有關HTP訂單中對印、繡花方面沒有詳細的資料，甚至在最初打樣時連印花顏色、印花尺寸也沒有明確指示，客戶只有一個要求：效果好就行。雖然客戶把這個權利給了工廠，但也給工廠帶來一定難度，要揣測客戶的心態，自己要主動去創新設計一些東西。在這點上，應儘快適應客戶的這種要求。

　　二、 核價

　　認真研究完工藝單後，安排進行核價，即填寫核價單，在填寫核價單時一定要清晰、認真，經過誰手該把關的沒把好關的要負首要責任;建議跟單員最好整理一份工廠面料、紗支、克重、幅寬一覽表，以便以後核價遇到相同的面料時，可按固定的工藝去填制核價單，印、繡花價格最好也有價格一覽表。

　　⒈核實工藝單上客戶要求的紗支、克重、幅寬或有關面料生產的生產難易度，主要是與染整廠溝通，落實確定後，明確面料有關資料，以便工藝人員核算用料時與染整廠核對面料幅寬、克重資料，注意面料的紗支與克重的對比，方便用料的核算。

　　⒉工藝室人員進行有關工藝用量的計算，此時要對輔料情況特別是百家好事客戶對輔料一般都是指定廠家，要對輔料的價格進一步落實好，以免大貨投產後出現價格上的差異進行詳細解說，問明客戶哪些輔料屬於客供及印花的種類及繡花線的種類，避免遺漏，客戶有特殊要求的，更是需要特別說明。

　　⒊生產車間對照工藝單，進行生產量及加工費的計算，由於車間是參照工藝單進行計算，好多內容僅是“紙上談兵”，因此有條件的儘可能提供樣衣，對於工藝單上或是客戶特別指示的，要一併詳細告知最好是書面生產部門，以便儘可能核算準確。

　　⒋彙總資料，核算價格。由於核價員習慣於按照自己知道的資料進行核價，因此在客戶有特殊要求的時候，一定要有明確指示並做相關提醒，如面料有特殊要求有無水洗等，輔料比較奇特，印、繡花價格等。所有這一切，都必須詳細準確的寫到核價資料或者是工藝單裡，以便以後備查。

　　⒌報價時如對某些輔料及印、繡花價格不明確的，報價時要註明所列輔料及印、繡花的價格，如百家好事訂單經常會指定輔料廠，而唯嘉、歐美訂單牽扯到面料檢測及成衣檢測客戶指定輔料，跟單員一定要注意，如果跟單員沒明確標註，跟單員要負主要責任;所有擔當學會看核價單上的資料，一定要看清楚，把經手的資料要做到心中有數;有特殊要求的，一定要告訴核價員。我做單證做到心力交瘁

　　三、備樣

　　一般來說，報完價後，如客戶覺得價格接近或者是可以接受，會要求安排備樣原則上先談價格，後打樣;對新客戶原則上不備樣，備樣要收樣品費。備樣時主要注意備樣時關鍵在於保證交期及質量，因此我們經手的資料務必要準確，與客戶要求一致，才能保證樣品及時得到確認，避免重複返工：

　　一樣品

　　⒈款式樣：一般來說款試樣主要是看做工的，可以用代替面料，但當有配色時，一定要搭配合適才行，尺寸做工完全按照客供指示及要求。

　　⒉確認樣：作為確認樣，客戶看重的是，顏色要對，輔料要齊，印繡花也要按照要求的去做，特別是代表大貨面料一定要好。因為一般來說，確認樣是給設計師看的，所以一定是好的和準確的，符合設計師口味的，此項工作非常重要.如果做得不好，可以說前功盡棄，一切都是白費。

　　⒊產前樣：一般來說是在大貨面料出來以後，為了保證大貨的準確性，，在裁剪前，做給客戶看得樣品，代表大貨水平，也是客戶對大夥的檢驗。為了生產的方便，要求產前樣必須符合客戶對大貨的一切要求，避免出現生產損失，安排起來一定要快。對於HTP訂單，大貨下來後，再安排做大貨產前樣，待產前樣確認後，進行大貨生產。HTP訂單不要求列印、繡花樣。

　　⒋廣告樣：廣告樣一般來說是在訂單確定後，大貨出貨前，客戶用來擴大宣傳，增加銷售量的樣品，齊色齊碼，外觀效果要好，一定要起到門面作用廣告樣必須提前安排，不能臨近再下備樣。

　　⒌齊色樣：此項要求的客戶比較少，可以靈活掌握。對於HTP的訂單，客戶要求在工藝單下達後，安排做銷售樣，而且對於不好找的輔料可用類似或接近的代替，樣衣發走後，安排核價、報價，然後等客戶確認意見。

　　⒍水洗樣：要保證成衣水洗尺寸，必須做好前提工作面料縮水率。

　　⒎船樣：大多數客戶船樣要併到大貨裡，如該併入大貨收費的船樣未併入大貨，跟單員應負主要責任。

　　二色樣

　　⒈色樣，製作要好看、及時，儲存要完整，一式三份：自己必須留存一份，以免以後的生產過程中，對大貨的顏色進行核對，問明客戶是在自然光還是在燈光下對色，以便及時確認。

　　⒉紗樣。

　　⒊布樣，如麻灰：如客戶指定麻灰色號時，可與客戶溝通直接進行大貨生產，如有客戶布樣，可找一些顏色比較相近的布樣待客戶確認。色樣在涉及到麻灰或菸灰色時，最好是讓客戶指定華孚或金蘭紗卡上的色號，便於採供部門購紗。

　　三印、繡花樣

　　首先是要求儘可能用正確顏色的布、線打樣，特別是繡花，繡花線一定要用正確顏色，如確有難度，可以與客戶溝通，變通安排。印、繡花資料必須保證準確，如顏色搭配、花型等，要及時同客戶溝通不明確的地方，爭取縮短確認週期印、繡花打確認樣時間：原則上從業務員將印、繡花資料轉交外協員後三日內應將確認樣轉業務員，外協員要注意打確認樣布料的顏色一定要正確，確認樣原則上要檢驗合格後才能出廠，對確認樣跟單員也要進行檢查，由跟單員將確認樣寄給客戶確認，客戶確認後的確認樣要及時轉生產廠，並做好交接記錄。外協員要對以前及以後外加工的印、繡花價格等資料進行彙總，便於以後出現同類加工業務時方便查詢。

　　四輔料

　　由於我們的輔料開發有一定侷限性，因此安排輔料時一定要儘可能廣。如同行、客戶及其它部門，在此特別指出的是網路查詢，重點是快!!光客戶要求的輔料確有一定難度時，及時與客戶協商處理意見。輔料管理員要對以前及以後採購的輔料價格等資料進行彙總，便於以後出現同類輔料時方便查詢。對於HTP的訂單，輔料多而且雜，要特別注意染色問題，如梭織布，人字帶等;還有一些輔料雖然好找，但達不到輔料廠的起訂量，工廠不願意做，本著客戶一般確認銷售樣上的輔料的作風，因此，應在打樣時，就考慮找一些好做、好找的輔料，減少大貨生產不必要的麻煩。輔料總體要求為價格低及質量好，因此廣泛彙總各輔料廠資料是非常必需的，以後再遇到此類輔料時能有據可查。輔料打確認樣時間：原則上從業務員將打輔料確認樣的資料轉交輔料管理員後三日內應將確認樣寄給客戶確認。作贏外貿單證必會的18步流程

　　四、合同的執行

　　在徵得客戶同意或簽定合同並確認客戶已執行合同後如開L/C、電匯、預付款等，以L/C結算的，要儘快催信用證，以預付款結算的，款要及時催，以電匯結算的，風險較大，通常適用於老客戶。下達生產通知單，生產通知必須儘可能資料齊全、完備、正確，並在指令下達後落實相關部門在合理的時間內接收到了正確的指令，並已開始執行。向生產廠要生產計劃，監督生產指令在各環節中的進行，保證其順暢。如有客戶資料未到時，要及時與相關部門和客戶進行溝通和調解，做出最合理的生產計劃。

　　五、確認

　　在合同簽定後，對於擔當來說，確認工作是最重要的。在安排確認時，要掌握以下幾條原則：

　　a 首先排列生產計劃，盤查確認點，首先要清點好輔料，核對好來料顏色是否一致，特別是對主、輔料的盤查，保證生產安期順利開始。

　　b 監督和督促生產計劃，確認所有保證生產順利進行的有關指示，書面或實物已交待到有關部門的責任人心中，並已得到認真執行。如正確的工藝單、樣品、印繡花樣、客戶的最終確認意見或修改意見要及時傳達，對生產中出現的各種問題進行監督、反饋，對於生產中出現的問題要及時和客戶進行溝通和處理。

　　c 核對所有來物，與客戶確認意見相符一致。

　　d 要注意客戶的變更，如面料顏色、合同數量，如出現變更，要在第一時間內通知生產部門，減少不必要的損失。

　　六、合同的跟蹤

　　在合同的執行過程中，要準時填報跟單表，及時給客戶報告生產進度，並要及時彙總資料，整理訂單，避免出現疏漏的地方，並及時與客戶和生產部門溝通，對出現的意外情況要及時處理，如上報、與客戶協商拖期、協調有關部門採取補救措施等。

　　在臨近交期時，如生產過程中如有妨礙大貨交期無法按合同順利執行時，必須事先通知客戶;當大貨生產過程中，縫製、印花、繡花等出現妨礙生產順利進行時，一定要及時通知客戶同時發樣給客戶採取有關補救措施。

　　為了大貨生產能夠順利進行，首先要及時去生產廠看每天的生產情況。對於客戶確認遲緩或者提供一些資料不及時，除了溝通之外，還應有書面形式傳真於客戶或者把生產進度情況告訴客戶，並提醒有可能影響交期，同時，要排查生產環節中還可能存在的問題，要及時彙總情況，尤其是輔料。

　　品管主管要會同品管員一起在大貨交貨前對產品進行檢驗，並出具驗貨報告單對於發現的問題要提出整改建議和防範措施;客戶來我司驗貨時，品管主管或品管員要陪同客戶一起驗貨，並做好記錄。

　　七、出貨

　　根據合同的規定及與客戶協商的最後結果，及時安排出貨HTP的客戶可能不止一個，他對於箱嘜、條形碼、包裝袋會有不同要求，應當引起注意，並以書面形式下達給車間。

　　⒈出貨時間、數量、入貨時間，及時通知相關部門根據入貨通知時間及時安排發貨，如不能保證交貨，衣時同船運公司或客戶協商處理。

　　⒉訂艙、報關。

　　⒊辦理內部發貨手續。

　　⒋船樣及相關事宜，船樣一般在大貨出貨前一週給客戶寄出。部分單據遺失，如何處理?

　　八、發票的開具及貨款回收

　　國際業務部單證員負責外銷產品發票的開具，並負責填寫開具外銷發票的相關表格;國際業務部核算員負責內銷產品發票的開具，由跟單員負責填寫開具內銷跟單員負責內銷貨款的回收，及時督促客戶辦理，加快我司的資金週轉。對於外銷產品貨款的結算方面，信用證結算的，由跟單員督促客戶及時為我司開具信用證，單證員負責對信用證的內容進行稽核;電匯方式結算的，要在發貨後，及時督促客戶付款，避免壞帳損失的發生。

　　九、報帳

　　對於我部門負責的採購及加工業務，要及時與生產廠進行對帳，在業務結束確認無誤後，讓對方開具符合我司要求的增值稅專用發票，並按我司相關檔案規定進行及時報帳。

　　對於費用方面的報帳：差旅費，出差歸來後，要及時報帳，具體按公司檔案執行;其他費用的報帳，力求在費用發生的當月進行報帳，避免費用跨月報帳，影響公司及部門的利潤核算。

　　十、資料的整理與歸檔

　　本部門所有人員對於自己負責的所有資料要及時進行整理並歸檔，保持桌面清潔、資料擺放有序，分配到個人的檔案櫥要及時進行整理，保持資料的整體外觀和實用性，不準亂放;對於公用部分的辦公用品等，要及時進行整理，個人的資料、樣品、樣布等不準隨意亂放，如發現隨意亂放者，將對責任人進行處罰。

　　十一、產品的售後服務發票的相關表格。