淺議高校電子圖片檔案管理及其應用論文

　　電子檔案，是指通過計算機磁碟等裝置進行儲存，與紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子影象檔案集合，通常以案卷為單位。以下是小編今天為大家精心準備的：淺議高校電子圖片檔案管理及其應用相關論文。內容僅供參考，歡迎閱讀!

　　淺議高校電子圖片檔案管理及其應用全文如下：

　　檔案管理可分為檔案收集、檔案整理、檔案價值鑑定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究、檔案提供利用等8個方面的工作，這8項工作彼此間相對穩定「‘」。隨著檔案管理現代化的發展，電子圖片檔案管理系統被逐漸應用於各大高校，為實現檔案管理系統整體功能而發揮各自作用，仍需不斷完善。

　　一、我校電子圖片檔案管理現狀

　　隨著經濟發展和教育普及，高校學生的人數逐年增多，面對龐大的學生人數和教職工人數，各高校檔案管理系統存在一定問題。目前，我國高校檔案管理系統存在以下問題，具體情況如下:

　　①工作量大:高校檔案管理所處環境較為特殊，每年都會面臨著大量學生進校和畢業，這就意味著學生資料需隨時進行變動，因此高校檔案管理系統會存在數量大，變動頻繁目_複雜等難點，加上檔案管理系統應用時需配用大量專業人員對系統進行維護和應用，這對學校都是來說必不可少的鉅額開支;

　　②電子資訊化應用程度及範圍較低:目前，各大高校仍以紙質檔案為儲備學生資料的主要方式，電子管理系統僅被簡單應用於學生資訊檢索、交換、備份等低階功能上，電子檔案管理應用仍處於初級階段，未達到充分使用的層次;

　　③檔案管理操作無一定標準綱領:因各個高校的實際情況不同，其管理系統也各不相同，因此各高校所設定的制度和規範也存在一定差異，因此各檔案管理系統大不相同，急需規定範圍，形成統一規範;

　　④檔案管理在各高校中地位普遍較低:目前檔案工作在學校的地位普遍較低，在學校機構改革中，不少檔案的地位又被削弱，只看到其服務功能，而忽視了其行政協調、監督指導的職能。

　　二、我校電子圖片檔案管理系統分析

　　電子圖檔管理系統能夠自動、實時、完整、準確的收集歸檔CAD電子檔案，對收集歸檔的電子檔案施行有效的管理和控制，實現CAD電子檔案從設計、列印、收集歸檔、統計、線上瀏覽圖形、檢索借閱、檔案管理等全過程的資訊化管理圖。在高校電子圖片檔案管理系統中，圖片在歸檔的過程中應包含管理資訊、內容資訊、屬性資訊和歸檔資訊4個方面的內容。管理資訊應當包括存放地點、保管期限等等;內容資訊包括文字說明、拍攝者、拍攝口期等等;屬性資訊應當包括圖片型別、解析度等等;歸檔資訊包括歸檔人、歸檔日期等等。

　　三、高校電子圖片管理系統的應用

　　1.電子圖片檔案具有的優點

　　①操作過程簡便，能夠極方便的對其進行增加、刪除、修改等操作，且進行修改後並不會留下修改痕跡，有效保證整個檔案頁面完整、整潔;

　　②資源傳輸方便快捷，能夠實現資源的共享。在現實的閱讀過程中，若是紙質檔案就只能提供給能夠接觸該紙質檔案的人進行閱讀，而針對電子圖片的管理檔案，由於此類電子檔案是由計算機以及網路技術進行處理的，因此能夠避免受到該限制，擺脫紙質檔案在時間以及空間上存在的制約;

　　③不會佔用較大的儲存空間，紙質檔案數量會不斷增長，但實際的儲存空間確實有限的，兩者之間一直以來都存在著激烈的矛盾，但若使用電子圖片檔案進行管理，電子檔案不會佔用較多的空間，便能很好的將矛盾有效解決;

　　④檔案進行復制的過程中，電子檔案能夠有效避免資訊和資料的丟失。由於在實際操作中，紙質檔案進行復制或是縮微品進行拷貝時，經常會導致清晰度的下降、畸變、資訊的丟失等等問題，與電子圖片檔案進行比較，紙質檔案具有較大的不足之處。因為電子圖片檔案進行復制時，由於資訊處理過程是資訊化的，極少出現該類問題，因此電子檔案在檔案進行復制和拷貝的過程中，更能避免檔案資訊、內容、資料等的丟失和缺損。

　　2.電子圖片檔案缺點

　　首先是其儲存的安全性，安全性對於系統的正常執行和內部資料的保密極為重要，電子檔案採用的錄入方法完全相同，各檔案之間差異性較小，特徵性較差，因此檔案一旦受到侵害則不易被發現;其次技術支援不全面，電子檔案的特殊性使檔案的保管條件和保管期限等存在侷限性，需重視解決;最後高校的檔案管理人員專業知識掌握程度較低，不能完全掌控檔案管理的相關工作，為其應用帶來極大影響。

　　3.解決措施

　　針對以上系統在我校應用時存在的問題進行總結並採取相應措施，具體如下:

　　①規範化原則:是電子圖檔應用中的重要原則，我校要制定規範、嚴格、科學、合理的管理制度，以便系統正常執行，同時我校的原有檔案的資料化工作應按特定規格進行，確保其真實性;

　　②確保檔案的安全:由於電子圖片檔案能在不同載體上進行相互轉換，雖能保證圖片的真實性，但不能保證其原始性，因此，我校的檔案管理人員應詳細瞭解計算機功能以便對檔案系統進行全面維護;

　　③加強控制和管理工作:首先要對許可權關係進行劃分，分級管理，避免越級管理;其次是加強拷貝的嚴密性，使用者在使用許可權後，系統要對使用者得到的資訊進行及時拷貝，以便查詢，最後是加強安全措施，保證系統的使用安全;

　　④加強人才隊伍建設:我校現存系統技術人員較少，目_水平較低，大多隻會使用電子圖片檔案的簡單功能，我校要加強對相關人員的技術培養，定期學習，以便更好地使用系統，為我校學生及教職工服務。

　　四、結語

　　我們己經步入了資訊時代，隨著計算機技術的飛速發展，資訊電子化、各類檔案的資訊化管理己經成為了大流。而作為資訊儲存量巨大的各個高等院校，進行電子檔案的管理是很有必要的。現如今，電子圖片檔案管理系統己在各高校廣泛使用，然而，電子圖片檔案管理作為新興技術，必然是存在不足和缺陷的，要根據各個高校具有的實際情況進行分析管理，逐步的完善管理系統，加強硬體和軟體的同步修繕，以便更好地為廣大師生和社會服務。