電子檔案管理在中專學校檔案管理中的應用論文

　　隨著社會經濟的高速發展,資訊化時代的不斷推進,電子檔案逐漸被運用到社會各個領域當中,主要服務物件是日常管理與辦公。電子檔案管理以其獨有的優勢,讓日常工作變得更加快捷、方便。以下是小編為大家精心準備的：電子檔案管理在中專學校檔案管理中的應用相關論文。內容僅供參考，歡迎閱讀!

　　電子檔案管理在中專學校檔案管理中的應用全文如下：

　　[摘要]現代科學技術水平的不斷提高，電子檔案的應用範圍也日益廣泛，在中專學校檔案管理中發揮巨大的作用。本文主要分析了電子檔案管理的現狀，深入探析了電子檔案管理在中專學校檔案管理中的應用措施。

　　[關鍵詞]電子檔案管理;中專學校檔案管理;應用措施

　　近年來，現代化發展腳步的不斷加快，先進的科學技術在多個方面都有涉及。立足於現價段的中專學校檔案管理，大多數採用的仍是落後的管理手段。電子檔案大多是學校用於教學研究、資料管理、收集歸納、借閱利用等方面，進行多樣化的分類，同時擁有十分強大的儲存功能。電子檔案管理常見的有以下幾種型別：電子影象、電子報表、電子等。電子檔案管理，因為其自身功能強大、使用方便的優勢，已經逐漸融合到人們的日常辦公中，有利於人們更好的開展工作。

　　一、中專學校電子檔案管理現狀

　　現階段，根據電子檔案管理實際的發展情況來看，其自身存在以下幾個方面的特徵：

　　***一***工作過量

　　立足於中專學校自身發展的需求來看，每年都會有大量的應屆畢業生和新生的檔案變化，檔案變動的單位以千萬進行衡量;同時，會出現部分學生選擇出國留學，或是直接就業的情況，增加了檔案管理的難度;另外還存在許多跨地域的檔案變動，以及相應的維護、儲存等方面，都需要投入大量的人力、物力與財力，導致了檔案管理的工作過量。

　　***二***資訊化水平過低

　　現代科學技術水平的不斷提高，電子檔案管理的科技水平也要求得到相應的提高。科學技術的便捷性、有效性，在實際的檔案管理過程中卻沒有很好的體現，也無法發揮它的高效性。大部分中專學校仍然採取的是紙質的檔案管理方法，這種傳統的檔案管理方法已經無法滿足學校的需求。目前，中專學校的電子檔案管理還在初步發展階段，有關管理人員還不能全面瞭解電子檔案管理的重要性、便捷性，還不能靈活使用電子檔案管理，無法發揮它的作用性。

　　***三***變動量過於頻繁

　　中專學校每一年都會有大量的學生畢業或是入學，就這樣的情況來看，具有很強的流動性，因此檔案需要不斷的輸入或輸出，過於頻繁。

　　這些都是電子檔案管理的現狀，也是降低其高效性的主要原因。

　　二、電子檔案管理應用到中專學校檔案管理中的有效措施

　　根據電子檔案管理自身自身發展的特點，以及在中專學校中的應用，可以從以下幾個方面入手：

　　***一***保證電子檔案管理應用到中專學校中的安全性

　　第一，提高儲存裝置的安全效能，保證電子檔案管理的專一性，及時進行線上升級，定期對電子檔案進行護理，保持儲存裝置的穩定性;第二，及時對檔案資訊進行更新備份，避免發生檔案丟失不能找回的情況;第三，開啟防火牆模式，進行指紋識別、身份鑑定、閃電防毒、全面體檢，切實提高電子檔案管理在使用過程中的安全性，保證電子資訊不會再輸送時發生丟失或被盜取的情況。保證電子檔案管理應用到中專學校中的安全性，要不斷強化科學技術，及時更新升級，提高電子檔案管理的安全效能。

　　***二***建立健全規章制度，使中專電子檔案管理向規範化發展

　　建立健全有關規章制度，推動中專學校電子檔案管理向規範化發展。首先，要提高有關管理人員的專業水平，強化其安全使用意識，幫助其樹立正確的職業道德思想，讓他們全面認識到電子檔案管理的重要性，並能熟練掌握電子檔案管理的操作流程，從而能夠靈活使用電子檔案管理，充分發揮它的作用;其次，在電子檔案管理應用到中專學校的過程中，要充分考慮到學校自身的發展狀況，建立健全有關規章制度。諸如，資訊加密措施、檔案總結制度、身份識別制度等，保證電子檔案管理的安全性;再次，在實際的操作過程中，要完善電子檔案管理的使用制度，推動電子檔案管理向規範化發展，對其儲存型別、使用方法進行統一的管理，對儲存、操作、處理等各個流程中進行規範化的管理，儘量在電子檔案轉變的過程中，避免發生資訊洩露、檔案損壞等現象，堅決不允許在電子檔案管理的過程中，出現缺陷。與此同時，要保證資訊檢索與檔案加密、檔案管理同步進行。

　　***三***強化電子檔案管理所需裝置，提高對中專學校的軟體、硬體管理

　　電子檔案管理自身的特殊性，要求其資訊傳遞、儲存記憶體都取決於現代化科學技術。由此，要能夠全面提高電子檔案管理的高效性，就要求不斷提高科學技術，加強計算機研究，強化網路技術等。同時，要研發出適合電子檔案管理儲存的軟體，和具有安全效能的資訊加密軟體，使電子檔案管理向高效性、安全性發展。一方面，要將電子檔案中的資訊進行備份，可以採取刻錄成光碟的形式;另一方面，選用先進化的電子檔案資訊管理系統，並完善相關安全保護制度，提高電子檔案管理的安全性。要將安全管理落實實際的操作過程中，及時更新軟體，保證中專學校電子檔案管理的安全發展。

　　***四***強化中專學校電子檔案管理操作人員的專業水平

　　中專學校電子檔案管理的操作人員，要求瞭解相關的檔案管理知識，具備一定的專業技能，能夠熟練操作電子檔案管理。中專學校要對電子檔案管理人員進行專業的培訓，切實加強他們的操作技能，把握電子檔案管理的實際要求，促進他們發展成為合格的電子檔案管理人員。對電子檔案管理操作人員的培訓，既能採取長期培訓的方法，也能進行短期內的集中訓練。

　　三、結語

　　綜上所述，社會處於不斷的前進中，電子檔案管理在中專學校的應用顯得十分有必要。身為一名中專學校的電子檔案管理人員，我們要對工作進行歸納，並不斷的改革創新，完善電子檔案管理在中專學校的應用，切實提高工作質量，強化工作效率，提高電子檔案管理的技術含量，保證資訊不被盜取、不洩露，為中專學校檔案管理作出有利的貢獻。