高校科技檔案管理論文

　　高校科技檔案管理是一項複雜的系統工程，下面是由小編整理的，謝謝你的閱讀。

　　篇一

　　高校科技專案檔案管理方式探析

　　摘要：總結高校科技專案檔案及其管理的特點，對比分析科技專案的管理方式：科技專案管理人員包辦制和專案負責人主持立卷歸檔責任制.提出了今後加強科技專案檔案管理的建議。

　　關鍵詞：高校　科技專案　檔案　管理方式

　　中圖分類號：G27　文獻標識碼：A　文章編號：1007-3973***2011***009-139-02

　　高校科技專案管理是一項複雜的系統工程，它涉及到專案、財務和檔案管理，由科技人員、科技專案管理人員、財務人員、審計人員和檔案館管理人員等共同協作完成。其中，科技專案檔案管理是科技專案管理工作的重要組成部分。

　　科技專案檔案是科技人員在科技活動過程中直接形成的、具有儲存價值的文字、圖表、資料、聲像等各種形式載體的檔案材料，還有樣品、化石等實物資料，它真實記錄了科技活動的過程和成果，貫穿於科技專案研究的全過程。它是國家、高校、科技人員的寶貴資源和巨大財富，高校作為國家科技工作的重要組成部分，必須認真做好科技專案檔案的管理工作，這是保護和利用好這筆財富的基礎和重要保證。

　　1　高校科技專案檔案及其管理的特點

　　總結來看，高校科技專案檔案及其管理的特點主要有：

　　***1***週期長。科技專案的研究週期一般是兩年到四年，這決定了科技專案檔案從建檔到歸檔的時間跨度較大。

　　***2***環節多。科技專案檔案貫穿於科技專案研究的全過程，涉及到專案申報、專案審批、專案中期檢查、專案結題或鑑定驗收、專案評獎等各個環節，每個環節都有不同的檔案資料。

　　***3***來源廣。有的檔案來自科技人員本人，如撰寫的申請書、研究筆記、採集的標本等;有的檔案來自上級科技主管部門，如專案立項通知書、撥款通知書等：有的檔案來自測試單位，如專案的測試分析報告等。

　　***4***儲存介質多樣。有儲存文字、圖表資訊的紙質介質;有儲存程式、程式碼的光儲存介質;有標本等實物介質。

　　***5***涉及人員眾多。科技專案檔案的管理涉及到科技人員、科技專案管理人員***包括科研祕書***、檔案館管理人員等，這其中存在著較多的檔案收發、移交等手續。

　　***6***立卷歸檔的要求多。在專案檔案的預立卷、組卷、管理系統輔助立卷中，都有相當多的規範要求，如紙張要求、書寫格式要求、裝訂要求、卷內資料的順序要求、編寫頁號和件號的要求、涉密資料不上網等，在移交檔案時還要填報“備考表”、“科技專案檔案歸檔移交目錄”。

　　從以上特點可以看出，科技專案檔案管理是一項相當繁瑣細緻而又有較強專業性的工作。要實現高校科技專案檔案管理的“三納入”、“四參加”、“四同步”的管理目標，高校必須制訂詳盡的管理操作流程，把好每一個管理環節，力保科技專案檔案的完整和規範。

　　管理作為一項工作的任務就是設計和維持一種體系，使在這一體系中共同工作的各種人才，能夠用盡可能少的支出***包括人力、物力、財力等***，去實現他們既定的目標。在科技專案檔案的管理過程中，我們應當設計和維持一種什麼的體系和管理方式來實現管理的目標呢?這是一個非常有意義和值得研究的課題。

　　2　科技專案管理人員包辦制

　　以前，由於缺乏檔案管理人員的指導，我校科技專案檔案管理方式一直是科技專案管理人員包辦制，專案檔案的建檔、存檔都由專案管理人員負責完成。縱向專案申報時，科技處都會預留一份申請書，以備存檔用。縱向專案批覆、橫向專案合同生效後;專案管理人員一方面要登入科研管理系統錄入專案的立項資訊，一方面要手工建檔。

　　這種管理方式的優點是：

　　***1***建檔統一性。由於專案申請書、合同書在科技專案管理人員手中，專案批覆或生效後，管理人員可以直接統一建檔，而且不存在檔案的分發週轉等環節，可防止在週轉過程中的丟失。

　　***2***節省了科技人員的時間和精力。在這種方式下，科技人員不用花精力參加檔案管理。

　　***3***管理人員查詢翻閱專案檔案方便。

　　但也有很多缺點：

　　***1***檔案建檔和研究過程脫節，導致檔案資料不全。儲存的縱向專案檔案一般只有上級部門要求的各節點的資料，如申請書、任務書、年度進展報告和結題報告等紙質材料，基本都是在上報時預留的一份。儲存的橫向專案檔案只有合同書。檔案袋中缺乏科研最有價值的資料，如樣品測試報告、科研報告、研究圖件、研究筆記、電子化的資料、實物資料等。

　　***2***專案檔案無法正常歸檔。由於專案檔案不全、建檔不規範，導致專案檔案很難正常移交到檔案館，移交後檔案館管理人員還必須花大量的時間來整理。

　　***3***需要耗費專案管理人員大量的時間和精力。手工建檔時管理人員的工作是把專案名稱、專案編號等資訊抄寫到專案檔案袋的封面，把專案檔案放到檔案袋中，然後再根據專案類別和立項年度分類歸置到檔案櫃中。這不僅是低水平的勞動，而且耗費了管理人員大量的時間和精力。

　　實驗室申請、檢查和驗收時需要專案證明材料，這時，科技專案管理人員不得不根據實驗室提供的人員名單和要求的年度把專案檔案找出來，待實驗室影印完、用完後再重新歸置到檔案櫃中。科技人員在評定職稱時，科技專案管理人員也會面臨著同樣的問題。

　　在這種科技專案檔案管理方式中，科技專案管理人員既是專案管理人員，又是檔案建檔員和檔案保管員，檔案管理佔去了大量的時間和精力，不僅專案管不好，檔案也管不好。

　　***4***檔案易丟失易損壞。由於沒有規範的檔案借閱制度，在檔案的借閱過程中，很容易造成檔案丟失和損壞。

　　***5***檔案利用率低。由於沒有形成電子檔案材料和完備的檔案資料，檔案的利用率低，基本沒有實現開發利用。

　　***6***沒有發揮科技人員的主觀能動性。在這種包辦體制下，科技人員基本沒有參與建檔歸檔的機會，根本調動不了科技人員收集、記錄、記載檔案資料的主觀意識。

　　3　專案負責人主持立卷歸檔責任制

　　目前，在專案管理人員和檔案管理人員的共同努力下，我校施行了專案負責人主持立卷歸檔責任制。

　　該責任制是指課題組擔負起科技專案檔案的收集整理、保管、網上錄入、歸檔移交等工作，要求課題組指定專人負責檔案工作，保證建檔和專案研究進展同步。

　　縱向專案批覆後，科技專案管理人員把專案申請書、批文和空檔案袋交到專案負責人手中，向負責人提出建檔、歸檔要求。專案在研期間，檔案一直由專案組保管。專案研究結束時，由專案組把檔案移交給科技專案管理人員，再由專案管理人員審查後統一移交到檔案館。

　　合同經費50萬元以上的橫向專案按照上述模式進行管理。50萬元以下的橫向專案檔案主要是合同書，其它有價值的資料較少，對於這類專案仍採用科技專案管理人員包辦制，研究結束後，再統一移交到檔案館，另外，為了減輕工作量，不按專案立卷，而是在移交時把這一類專案立成一卷。