高校辦公室檔案管理論文兩篇

　　作為高校檔案管理的重要組成部分，高校院系辦公室的檔案管理應根據檔案管理的特點和實際情況，採取解決措施。 這是小編為大家整理的高校辦公室檔案管理論文，僅供參考!

　　高校辦公室檔案管理論文篇一

　　淺析高校院系辦公室檔案管理

　　[摘 要]隨著高等教育大眾化的不斷髮展，高校辦學規模也在不斷地擴充套件。作為高校檔案管理的重要組成部分，高校院系辦公室的檔案管理應根據檔案管理的特點和實際情況，採取解決措施。

　　[關鍵詞]檔案管理 規範化 現實問題 改善對策

　　[中圖分類號] G472.4 [文獻標識碼] A [文章編號] 2095-3437***2013***09-0102-02

　　隨著高等教育的不斷髮展，高校規模不斷擴大，高校間的合併和交流及檔案辦公自動化的普及，使檔案管理種類和數量不斷增加，這就要求檔案管理人員根據檔案管理特點，採取有力措施做好檔案管理工作。

　　一、高校院系辦公室檔案管理的特點

　　第一，檔案類別和數量逐漸增多。由以前的文書類和科技類這兩大類發展為現在的教學類、行政類、外事類、黨群類、科學研究等十個一級類別。

　　第二，管理方法朝數字化、資訊化以及自動化方向發展。由於網路資訊的普及和多媒體技術的發展，辦公室檔案管理由分散管理向集中管理轉變，從手工管理向自動化管理轉變。

　　第三，具有很強的服務性。一是為高校檔案管理服務，服從其管理及接受指導;二是為院系師生服務，為院系領導日常管理和重要決策提供服務。

　　二、高校院系辦公室檔案管理規範化的重要性

　　***一***檔案管理規範化是遵循高校教學管理規律的要求

　　高校院系檔案管理具有它自己的規律，我們不能違背事物的規律。加強辦公室檔案管理規範化建設是高校教學管理的規律，是一項重要的建設性工作，必須加強其管理的規範化。

　　***二***檔案管理規範化是支援教學建設及改革的重要力量

　　教學管理規律要求不斷對教學進行改革和完善，提高教學質量。因此它要求建立穩定的教學秩序，以維護教學工作的良好執行，同時加強教學的基本建設。而這一系列改革及建設都離不開院系檔案管理的規範化，檔案管理的規範化為其提供了支援和重要力量。

　　***三***檔案管理規範化有助於提高教學管理效率

　　高等教育分為專科和本科，他們不單單是學制的不同，管理上的調節方式也不同。全日制專科的教學管理雖突出規範性，以剛性管理為主，但缺乏微觀管理理念和靈活性。這就警示和要求我們在本科教學管理中，要注重教學管理的靈活性，提高院系檔案管理規範化，提高檔案管理過程的效率。

　　***四***檔案管理規範化是強化高校教學管理資訊化的要求

　　在資訊高速發展的今天，高校作為最大資訊使用者群，已不單單是資訊的集聚點，更是資訊的傳播和資訊價值的實踐者。傳統的高校管理方式早已不適應現在市場經濟條件下的高校教學體制，教學資訊的普及和高度化發展，決定了高校教學管理的強化需要大量資訊作為參考，這樣才能使管理人員能作出科學判斷。

　　三、高校院系辦公室檔案管理中存在的問題

　　***一***檔案管理行為方面

　　在檔案管理方面，很多文獻資料由於被忽視而錯失了及時整理歸檔的最好時機，造成文獻資料丟失。

　　對院系檔案管理工作的誤解，使很多人沒有重視辦公室檔案管理這一無形勞動。這種觀念導致了在僱傭檔案管理人員時的隨意性，這嚴重阻礙了院系辦公室檔案管理的規範化操作。

　　教學院系沒有把辦公室檔案管理工作和行政工作清晰區分開，導致院系檔案管理容易處於一種無序的混淆狀態。由於機構設定問題，檔案管理工作容易被其他行政管理工作取代，這就造成了辦公室檔案管理的分工不明確。

　　***二***檔案管理手段方面

　　在檔案管理手段方面，管理方法過於傳統，無法實現辦公自動化，管理手段缺乏科學性。目前，很多高校在檔案管理規範化方面仍採用原始的手工管理方式，尤其是在目錄索引的編制上還無法很好地運用計算機的現代化方式編制，這很大程度上降低了辦公室管理的效率，也降低了檔案管理的精準性。

　　***三***檔案管理資訊化方面

　　由於高校長期受到計劃體制的制約，高校檔案管理缺乏市場意識、服務意識和資訊資源意識，資訊化資源開發和服務與市場需求開始出現脫軌的情況。

　　由於未能完全遵循市場的需求來開發索引資訊資源，開發系統自身又缺乏以使用者為目標的標尺意識，檔案管理資訊化缺乏針對性和實用性，造成了資源的盲目開發和無謂的浪費。

　　無法準確把握好資訊資源開發及服務的時效性，沒有形成多元化服務功能等立體型體系。只有讓資訊資源開發和服務功能向多元化發展，形成一個立體型體系，最大限度發揮它在高校管理中的作用，才能在市場經濟競爭激烈的形勢下反被動為主動，獲得最新、最準確、最全面的資訊資源。

　　***四***檔案管理認知方面

　　現在人們對檔案管理的認知程度還有侷限性，檔案管理受重視程度不夠。目前出現的院系檔案管理工作地位邊緣化的現象，主要是因為管理人員沒能認識到檔案管理工作的重要性，沒有嚴謹地遵循檔案管理的規範化操作，對待檔案管理工作草草了事;由於檔案管理工作是服務性很強的工作，它不像其他工作一樣能很快產生經濟效益，所以領導人員對檔案管理工作的重視程度不夠。

　　***五***檔案管理人員資訊素養方面

　　檔案管理人員是檔案管理工作的執行者，建設一支高素質的檔案管理隊伍，對於檔案管理工作而言是至關重要的。所謂的資訊素養就是指一個人對資訊科技知識的靈活掌握及運用。資訊知識的種類很多，包括傳統文素養、歷史、資訊系統等，而院系檔案管理人員大多沒經過專業的相關工作培訓，缺乏必要的檔案管理資訊知識，還有部分檔案管理人員不能很好運用計算機等自動化檔案編制和管理，檔案管理工作效率低。

　　***六***高校的發展合併和擴招方面

　　高校教育的不斷髮展，使得高校規模不斷擴大，高校間的合併和擴招交流及檔案辦公自動化的大眾化，也使檔案管理種類和數量不斷增加，這增加了檔案管理的難度。院系規模的擴大，使學院傳統的手工檔案管理方法不能滿足其運用需求。而硬體設施的缺乏也制約了檔案工作的開展。院系間的合併、檔案管理人員的疏忽，這些都容易導致重要檔案資料未移交或遺失，使檔案管理缺乏完整性。

　　四、高校院系辦公室檔案管理規範化的對策

　　***一***提高對檔案管理規範化的認知和重視

　　辦公室檔案管理的規範化是開展其他教學工作的基石。為了加強院系檔案管理規範化建設，要遵循市場經濟的客觀條件，正確認知，只有正確認識了它，才能正確對待和重視檔案管理工作。

　　***二***具體問題具體分析，按不同教學檔案要求做好教學檔案收集和歸檔工作

　　教學檔案大致分為綜合教學檔案管理、教學計劃與研究檔案管理以及教學檔案的預立卷。管理人員應按不同類別存放檔案資料，並在資料上標明作者和日期，做好一份書面記錄，以便長期儲存。對部分殘缺或不符合要求的資料要及時進行補救，保證歸檔檔案資料的完整性、準確性。

　　***三***完善檔案管理制度，建立起辦公室檔案管理的標準化和資訊化服務網路

　　健全相關的規章制度，同時加強檔案管理的硬體設施，按照資訊化檔案檢索系統的要求，建立教學檔案管理資訊化服務網路，實現資源共享。充分利用現代化資訊科技收集資訊資源，挖掘資訊資源的綜合性優勢，使資源重新優化組合，最大限度地發揮新的優勢效益。另一方面要建立檔案管理的標準，在加強檔案管理規範化同時，實現教學檔案管理的自動化，提高工作效率。

　　***四***提高檔案管理人員的綜合素質，建立起具有高素質業務能力和高尚職業道德的檔案管理隊伍

　　相關部門對從業人員上崗前要進行系統和專門的培訓，讓管理人員具有對檔案管理必須的科學文化素養，具有較強的業務能力。此外，還要對管理人員進行思想政治素養的培訓，堅決遵循黨和學院的各項規章制度，以服務學校工作為宗旨，認真負責做好檔案管理工作。

　　為了適應不斷髮展的高等院系教育工作，必須重視和規範院系辦公室檔案管理，並根據實際情況，發現問題，解決問題，以此來提高院系辦公室檔案管理的服務意識和服務品質。

　　[ 參 考 文 獻 ]

　　[1] 李慶山.高校檔案管理規範化建設的途徑[J].蘭臺世界***上半月***，2006，***21***.

　　[2] 董潔.資訊時代高校人事檔案管理的研究[D].山東大學，2008.

　　[3] 王樹新.高校院系檔案管理工作芻議[J].中州大學學報，2011，***4***.

　　高校辦公室檔案管理論文篇二

　　淺析高校院級辦公室檔案管理

　　摘要：近幾年來， 高校院級辦公室檔案管理工作雖然有了明顯進步， 但在檔案管理規範化方面還存在許多急需解決的問題。本文對我國高校院級辦公室檔案管中現存的問題進行了梳理，並提出了對策與建議。

　　關鍵詞： 高校;院級;檔案管理

　　高校檔案管理是高校對在其教學、科研、行政管理和其他活動中形成的記錄和儲存各種資訊的各種文字、圖表、音像製品等各種載體的綜合進行收集、整理、保管、鑑定、統計和提供利用的系統活動。而院級檔案管理是一種事後行為，往往容易忽視，或是不夠規範。學院作為高校的二級單位同樣也承擔著較大的檔案管理工作，除了有校級檔案的歸檔還有院級教學事業發展的檔案管理。因此完善的高校院級檔案管理有利於高校教學、科研工作狀態監控，有利於發展規劃和教學質量監控體系的科學化，有助於推動高校教學工作的發展，教學改革的深化和整體管理水平的提高。本文就現階段我國高校院級檔案管理中存在的問題進行一些探討，並在此基礎上提出些對策與建議。

　　一、 高校院級檔案管理中存在的問題

　　第一、 檔案管理理念落後， 管理意識淡薄。我國許多高校院級辦公室的檔案管理人員都是兼職的檔案管理者，因此在日常的工作中，對檔案的管理意識比較薄弱，往往只是流於形式，不重視日常材料的蒐集和歸檔，缺乏責任心，工作態度敷衍塞責，重程式，輕結果，常常產生“ 文牘主義”和“目標置換”。並沒有形成較好的管理規範。

　　第二、檔案管理人員專業素質不高， 結構不合理。在高校裡只有少數人員是專職的檔案管理人員，而在院級單位的工作人員多數都是兼職的檔案管理人員，並沒有接受過專門的培訓，因此對於如何開展檔案的歸檔和規範管理好院級的檔案是亟待解決的首要問題。同時目前有相當一部分檔案人員還跟不上時代的步伐，還缺乏必要的素質和開發檔案資訊的能力。

　　第三、 檔案管理資訊化建設不足。由於院級辦公室檔案管理涉及到教學、科研、學生、對外聯絡等多種文獻資料，是為了實現某項計劃或一定目標而形成的文獻，當某項計劃或一定目標實現以後，由此而形成的文獻資料往往不被人們所重視，錯過及時整理和歸檔的大好時機，造成文獻資料的丟失。

　　二、完善我國高校院級檔案管理的建議

　　第一、要提高對高校檔案管理工作規範化意識的正確認識。 高校院級檔案的合理建立、有效管理、科學利用是高校院級檔案管理工作規範化的主要目標。 從高校發展的實踐看，完善院級辦公室檔案管理工作規範化，對推動教育改革、提高教學質量和工作效率、實現科學管理、開展科學研究、展示學校綜合實力等具有重要作用。 為了加強院級辦公室檔案管理工作規範化建設，充分發揮檔案在教學管理過程中的積極作用，要依據教育教學發展的客觀規律，不斷提高對院級辦公室檔案管理工作規範化認識，充分發揮各種檔案資料的使用價值，使其為教學科研服務，為課程建設、學科建設和專業建設服務。

　　第二、要提高院級辦公室兼職檔案管理人員的綜合素質。 目前，絕大多數高校的院級兼職檔案管理人員都不是檔案管理專業畢業的，大多是“門外漢”，檔案管理知識很粗淺，不能很好地勝任此項工作。 這就需要高校創造各種機會對他們進行專業培訓。 可以採取送他們到檔案管理工作做得好的高校去學習，或請外校專家來作專題講座。 通過各種途徑來提高他們的綜合管理水平和專業技能。 同時要健全院級檔案管理規章制度，制定兼職檔案管理人員的崗位責任制，不斷增強檔案管理人員責任意識和大局意識。

　　第三、要建立檔案管理資訊化服務網路，實現高校檔案管理資訊資源共享的目的。 加大資金投入建立數字化網路平臺，院級檔案資料建設在建立傳統紙質檔案資料的同時，一定要優先發展電子檔案資料，這將為院級檔案資料建設和管理開闢廣闊的前景。建立檔案管理資訊化服務網路的意義，在於通過網路可以聯接分散於各處的資訊資源，使所有檔案管理資訊實現資源共享，使得高校廣大師生能夠克服地域和時空的侷限更好地協調了解學校教育管理資訊和各種要求，實現檔案管理資訊化為一線教學服務。

　　第四、要根據檔案管理規範化的要求，建立院級辦公室檔案資料索引自動化，設定和強化網上查詢功能。 眾所周知，電子檔案系統的建立，節省了大量人力和物力，廣大師生可以在很短的時間內，不用支付任何費用就可以閱覽或下載本院系幾年來的檔案資料，如經典教案、講義、電子課件等。 這些豐富快捷的電子檔案資料對於提高新教師的備課質量，使年輕教師儘快成長起來具有積極的促進作用。也為教師更好地“教”和學生更好地“學”提供便捷的服務。 但許多高校院級電子檔案功能遠未開發出來，這種狀況一旦改變，就會極大地推動廣大師生間的學習和交流，從而提高教學實效。

　　第五、要重視和關心檔案管理工作，不斷提高院級檔案管理水平。 院級領導應把檔案管理規範化工作列入行政管理工作議事日程，院級班子成員中要有專人分管此項工作，平時要加強對檔案管理規範化工作的指導和監督。 安排管理水平高，責任心強的院級辦公室管理人員擔當此項工作。 要建立檢查監督激勵機制，把院級檔案管理工作做得出色的人員推薦到學院作經驗交流。 並且，真正把院級辦公室檔案管理規範化工作納入法制軌道，做到獎懲分明，使院級辦公室檔案管理工作規範化在高校教學管理中發揮積極作用。

　　高等教育承擔著培養高階專門人才、發展科學技術文化、促進社會主義現代化建設的重大任務。 提高質量是高等教育發展的核心任務，是建設高等教育強國的基本要求。 高校院級檔案管理工作需要不斷創新，只有不斷的創新才能促進質量的提高。 因此，實現高校院級檔案管理工作科學化、制度化、規範化勢在必行，任重道遠。

　　參考文獻：

　　[1] 陳昭楠.我國工商企業資訊需求及對策研究[J].情報資料工作，1998，*** 6*** ： 21-22.

　　[2] 籍亞紅，劉琳琳.談電子閱覽室的科學管理[J].鞍山師範學院學報，2004，*** 2*** ： 96-97.

　　[3] 劉芳.高校院系教學檔案管理研究初探[J].德州學院學報，2006，*** 3*** ： 103-104.