檔案管理論文參考
檔案管理現代化是新時期檔案事業發展的必然趨勢。實現檔案管理現代化,是檔案事業生存和發展的內在要求,也是擺在全體檔案人面前的一個緊迫的課題。下面是小編為大家整理的檔案管理論文，供大家參考。
檔案管理論文範文一：資料探勘DM技術在教學檔案管理中的應用
一、教學檔案的重要作用
教學檔案客觀真實地記錄和反映高校教學活動，是高校教學管理的歷史資料。它包括文字、影象和影像等一切與教學活動相關的資料。完善有序的教學檔案對於改善教學管理和提高教學質量具有重要的意義和價值。
***一***提高教學質量和教學管理水平的重要依據
教學檔案是高校落實教學工作的客觀真實的反映，所以，教學活動中的優點和不足都會在教學檔案中一一體現，教學工作者和教學管理者都可以通過教學檔案進行總結反思，為之後的教學工作提供直接或間接的可供參考的經驗借鑑，不斷地推動教學管理和教學質量提升。從某種意義上說，教學檔案就是教學工作改革發展的墊腳石，是不可缺失的歷史積澱。
***二***進行教學改革和教學研究的重要參考
教學檔案是教學改革和教學研究最基礎的素材資料，它包括建檔以來教學活動、教學管理和教學科研的物化成果。通過對這些成果的分析，一方面要總結積極有效的經驗，繼續發揚;另一方面對於之前已暴露出的問題進行商討，制定相應的對策，避免重蹈覆轍。這些經驗教訓都是高校進行教學研究和教學改革的重要參考。
***三***支撐教學評估工作的重要佐證
檢查教學檔案是進行教學評估最直接、最基本的考察環節，教學檔案是高校教學水平直觀的物化體現。教學評估過程中，相關專家通過查閱教學檔案，以此對高校的教學能力做基礎評估。如果沒有完整有序的教學檔案，那麼高校的教學能力和水平就沒有有力的佐證，任何空洞的說教都很難讓人有信服力。所以，教學檔案對於教學評估具有重要作用。教學檔案對於高校的教學管理和教學質量水平提高有不可替代的作用，但是隨著時代的發展和進步，高校的教學管理方式方法也在不斷更新換代，傳統的紙質檔案已經不能滿足目前的教學管理，甚至制約了教學管理的發展。教學檔案資訊化未來的發展方向應該著力建設一種電子教學檔案服務平臺，為教學研究和教學評估等提供最方便快捷的查詢和檢索，實現教學檔案的效用最大化。傳統的資料庫技術不能實現上述功能，DM技術就是基於滿足現實檔案管理需要而發明使用的一種高層次的電子檔案管理技術。
二、DM技術分析
DM是指在資料庫的應用過程中能夠進行資料分析，挖掘資料潛藏的規律和其他較為隱蔽資訊的技術。DM技術是一個特殊的資訊處理過程，它融合了資料庫、統計學和視覺化等諸多領域的理論和技術，實現對資料資訊全方位地綜合使用。DM技術對於電子檔案管理具有特別有效的作用，可以提高電子檔案的處理效率，使其得到更好的利用。DM技術是資料知識發現和獲取的關鍵步驟，它在檔案處理過程中的資訊分類、收集和整合方面都有強大的功能。
***一***檔案資訊收集
DM技術應用在檔案管理工作中，它的首要任務是資訊收集，這是檔案資訊分類、整合和使用的前提和基礎。DM技術資訊收集不只是將相關資料放進系統，在其資訊收集過程中它會進行重新描述。通過對現有的資料進行整理分析並建立對應模型，然後對比已有的概念模型和樣本物件的差距。如果模型經歷檢測以高分通過，則可以作為相關標準。檔案資訊收集是一系列檔案服務的首要工作。譬如，檔案管理工作人員已經錄入了個人的相關資訊並進行儲存之後，新的使用者資訊錄入的過程中會自動與前面的資訊進行聯結，並將這種聯結關係以一種新的資訊儲存代替過去的資訊。DM技術相關程式將新使用者的資訊進行收集處理這種功能極大地方便了檔案資訊管理，同時也方便使用者及時使用。DM技術強大的資訊收集能力是其整合處理檔案資訊的前提。
***二***檔案資訊分類
DM技術的資訊分類方法是根據資料的獨特屬性將其分門別類，在這個過程中，DM技術首先應該分析資料物件的屬性型別然後才能正確分類。DM技術進行檔案管理，可以實現使用者的橫向、縱向資訊分類總結，將初始的使用者資訊分析提取，以形成方便使用的使用者檔案。譬如，DM技術可以在檔案中完整地儲存使用者的姓名、性別、年齡、職稱等相關資訊，而且根據這些原始資訊可以選取任意一個身份資料進行縱向分類，使得使用檔案的人一目瞭然。DM技術還有一種強大的自動識別功能，它可以根據使用者資訊的搜尋使用頻率進行合理分類預測，使得檔案使用變得更加高效率和人性化。
***三***檔案資訊整合
檔案管理的終極目的是為了對檔案資訊的使用，檔案管理手段的優化也是為了更方便快速地獲取檔案資訊。而DM技術在檔案資訊整合方面具有強大的功能，可以有效整合檔案已經儲存的資料資訊，以方便使用者使用。原始檔案資訊的整合可以讓原本的資訊以一種全新的方式呈現，做到視覺化、概括化、全面化，挖掘原有檔案資料的各種潛在資訊，並且將這些資訊分類整合，為使用者提供個性化的優質服務。在資訊整合過程中，不僅需要DM技術提供技術支援，也需要檔案管理人員積極參與，發揮主觀能動性，根據檔案使用需要開發檔案資源。例如，在檔案資訊整合過程中，檔案管理工作人員應該注重近幾年的資訊關聯，以及擁有相同元素的檔案資訊關聯等，使得使用者可以以最快速度尋找到相關資訊，並且可以獲得提示，發現可能會用到的檔案資訊，提供給使用者儘可能完整的檔案資訊服務。
三、DM技術在教學檔案管理中的應用價值
教學檔案管理作為檔案資訊管理的一種，是高校的一項重要工作。DM技術應用在教學檔案管理的過程中，彌補了傳統的紙質檔案管理的一些問題和缺陷，使得教學檔案管理得到不斷地優化升級，方便教學科研和提高教學質量。
***一***DM技術應用擴大資訊收集範圍，優化管理結構
教學相關的資訊服務是教學檔案工作的重要內容，而教學服務的前提和基礎是完整全面的教學資訊資源，而教學檔案管理技術又是收集這些資訊資源的平臺支撐和保障。教學檔案管理者可以利用DM技術，掌握檔案使用者的興趣習慣，同時也可以根據他們提出的問題和要求，不斷地完善教學檔案資源，收集以前疏漏掉的資訊。DM技術可以根據使用者的檢索查詢記錄自動分析相關的資源需求，教學檔案管理者就可以根據DM技術的總結分析進一步優化教學檔案庫結構，滿足教學檔案的使用需求。
***二***DM技術應用提高教學檔案的管理效率
DM技術打破傳統的檔案資訊管理方式，使得教學檔案管理更加趨於完善，大大減少了教學檔案工作人員的工作強度，將檔案管理人員的瑣碎時間進行有效整合，從各個層面提高檔案管理工作效率。同時，使用DM技術能夠有效地避免檔案資訊丟失的現象，也為檔案資訊管理工作提出了定量化的方法，最終推動其順利進行。DM技術應用在教學檔案管理工作中，不僅可以挖掘檔案間聯絡，提高檔案整理效率，而且可以減少查詢工作量，提高查詢效率。DM技術在檔案查詢的過程中也發揮著不可小覷的作用，傳統的紙質檔案管理，檔案查詢需要依次一件件翻閱，而DM技術可以有效地解決這個麻煩，快速找到所需檔案，提高檢索速度。DM技術具有自動索引分類等功能，可以把相關檔案全部關聯在一起。DM技術在整理檔案的過程中可以幫助工作人員自動分類編號，提高教學檔案整理的效率。當教學檔案管理工作人員整理檔案資料時，如果DM系統發現錯誤和重複的資訊等，會提示工作人員，有些完全重複的檔案，DM技術可以自動合併刪除。
***三***DM技術應用增強了教學檔案的資訊保安性
教學檔案是特別重要的教學資料，所以檔案的留存是檔案使用的前提。檔案資訊能夠儲存的越完整越全面，儲存的時間越長，才能越好地提供檔案資訊服務，檔案的利用價值就越高。在延長檔案資訊儲存時間方面，DM技術相較傳統的檔案管理有不可比擬的優勢。DM技術的檔案管理可以不限次數地使用檔案，而不至於造成損耗，致使檔案的利用程度提高，其價值也相應增加。DM技術的職能服務系統可以有效地防止資訊丟失和洩露，保證檔案資訊保安。DM技術作為檔案管理的一種新型管理手段，可以有效地應用到教學檔案管理過程中，較傳統的檔案管理方法具有很多先進之處，是檔案管理的一次革新。DM技術在教學檔案管理中發揮了巨大優勢，可以有效助力教學管理水平和教學質量的提高和改善。
檔案管理論文範文二：知識管理背景下企業檔案管理模式探析
目前企業檔案應用多以電子資訊檔案資訊化資源為主，屬於企業資訊資源與企業文化資產的重要組成部分。傳統的檔案管理重視基本的工作管理流程，對檔案建立、儲存、傳遞、呼叫等工作流程監管特別重視。而知識管理背景應用下的檔案管理更為重視檔案價值的提升，強調通過對資訊科技知識的運用形成檔案管理工作質量的轉化，實現檔案價值的升值，以為企業在激烈市場競爭中的投資研發、生產經營、管理運作等階段提供保障服務。
一、企業檔案知識管理模式具備的重要現實意義體現
基於知識管理在於體現知識內涵與價值，那麼在該模式下的檔案管理工作也同樣需要注重引進知識管理觀點及應用創新方法，強調在利用現代資訊科技手段的基礎之上，凸顯以資訊資源為重心，逐漸體現資訊檔案使用者的個性化需求服務，使檔案管理工作具備價值價值內涵與個性服務特性，更適用於企業在各個經營運作階段發揮出個性化服務的競爭優勢。
***一***內涵價值的體現
知識管理檔案工作模式需要充分運用到資訊化知識技術，即通過資訊科技作為媒介實現檔案資訊資源的積累、組織評價、應用傳遞、創新管理等過程，以確保檔案資訊具備知識管理模式下的內涵價值，為企業競爭及發展提供重要參考價值。此外，在服務效能工作方面，它也強調依託於資訊化與智慧化服務，以使用者體驗為重心，主動提供專業化、需求性服務，從而有效結合使用者個性化需求完成必要的知識跟蹤，有效提高檔案知識管理水平。
***二***檔案管理與知識管理間的密切關係體現
首先，檔案管理直接作用物件為資訊、檔案等的文字應用資源，而知識管理集中體現在知識技術含量的價值體現。在當前知識經濟為背景的檔案知識管理模式下，檔案本身就很大程度上具備一定顯性知識技術含量，二者在檔案管理工作融合、巢狀的過程中本身也具有管理物件重疊的特性。其次，檔案管理的服務意義也體現在便於需求使用者能夠及時應用，體現其應用價值。而知識管理本身在於體現知識技術含量，目的是通過知識管理這種模式提高價值作用的轉化，用以提升企業在投資市場中的核心競爭力。由此可見，不論是檔案管理工作單獨區分開來，亦或是知識管理模式作用下的檔案管理的工作重心都以知識服務為目的，強調檔案資訊能夠滿足使用者的諸多應用體驗需求，只不過兩者的定向服務範疇及工作模式有一定差別，這是傳統檔案管理工作並不具備的優勢特性。再者，知識管理下的檔案管理需要完成知識的積累、組織評價、創新應用等工作程式的體現，所以對於諸多管理檔案物件要完成必要的資訊資源收集、甄選加工、組織評價、智慧化管理等。基於此，這就需要通過資訊化技術的PC端網路化平臺來實現檔案知識管理的智慧化與網路化特性體現，使之更利於企業對檔案資源的科學運用。
二、企業檔案知識管理模式的迫切需求
知識管理背景之下的企業檔案管理工作如果區分開來，前者強調檔案物件的傳統直觀管理，後者強調利用技術手段實現知識管理。而檔案管理工作的主要技術手段體現在資訊化技術的科學運用，所以知識管理模式下的檔案管理實現融合、巢狀之際，就必須一方面體現其知識內涵與價值，另一方面能夠體現檔案管理的個性化服務需求特性。比如，以下幾方面問題就印證了檔案管理應用知識管理模式的迫切需求。
***一***傳統檔案管理面對諸多困境挑戰
企業檔案管理工作在時代技術不斷迅猛發展的今天，已經面臨各種困境問題。其中，一方面源於檔案工作不受企業組織機構重視，其工作管理日益承受企業本身的緣化威脅，特別是資訊化建設規模較大的一些企業機構，更為注重工作效率與資源重組，面臨檔案工作人員剪裁的危機;另一方面，智慧化、資訊化的技術程序建設工作加快，許多電子檔案海量湧現，傳統檔案管理承受應接不暇的管理壓力。由此可見，新時期下企業檔案管理作業需要滿足企業在各職能資訊資源整合、開發運用、決策分析等方面的訴求，以為企業在生產研發、經營管理、售後服務等階段提供增值保證，更為重在體現檔案資訊的知識價值與內涵。但當前檔案管理工作歷史表現先是經歷了手工、紙質管理階段，後是實現了其與計算機資訊化融合的過渡階段，使檔案管理作業更具便利與先進特性，但隨資訊化、網路化技術手段的不斷髮展，面對海量湧現的電子檔案也確實顯得疲憊乏力，難以體現檔案管理與使用者之間的個性化需求。正是基於此，資訊化檔案管理工作遭遇新的瓶頸或是平臺期，極為需要注入新的管理方案與應用理念為檔案管理工作尋求新的突破契機。而知識管理模式的應用理念及內涵、價值體現恰好能夠滿足企業檔案管理工作的個性化服務需求，通過知識技能的轉化加工，為檔案檔案處理提供了便利，也為企業爭得了競爭優勢。
***二***知識管理與檔案管理二者具備共性合作基礎
基於有關文獻的著文表明，事實上目前國內企業知識管理也面臨著較多困境難題。一方面主要問題源於實踐方面較少，國內企業在該領域工作開展多停留在“四不像”的淺表層面上，實踐經驗基礎較為淺薄，且執行管理手段不夠徹底。而檔案管理與知識管理理念的融合、巢狀，使二者的共性合作基礎大幅提升，具備前景廣泛的合作空間。這是因為檔案管理工作理念早已根植各行各業企業組織機構，雖然有些企業不予重視，但不得不承認其在業界有著廣泛的認可度，而這也恰好為知識管理工作提供了切入的契機，企業知識管理建設工作完全可以憑藉檔案管理的完成理論與實踐經驗予以深入融合，使得企業檔案管理工作中的大量檔案能夠得到持續的資源開發與有效整合，順應知識經濟時代發展要求而同步與知識管理做出更新，保證了資訊資源的整合與整合，便於企業應用在各個發展階段及專案運營的決策之中。
***三***知識管理與檔案管理工作二者之間相輔相成
企業檔案管理事實上不少企業及有關組織管理者都認為是對檔案資訊形態的記錄與保管。雖然，直觀意義上這種觀念沒有問題，但是這種“重保管”、“輕利用”的理念卻根深蒂固，難以體現出檔案資訊資源的創造價值。而為了體現這一創造價值，知識管理與其融合卻能極大的激發其被限制的諸多優勢，比如檔案檔案的後續開發，都脫離不開知識管理的資訊知識更新，對檔案的精細化加工，以及資訊化資源的採集、開發、整合等等。另外，檔案管理本身也客觀強調對企業各項組織管理活動的過程、成果記錄，不論是行政檔案，還是科學技術檔案、經濟檔案等，都需要細化分類及專業內容。為此，這就需要某些檔案分類專業的知識沉澱、積累與更新。此外，究其檔案本身屬性也屬於便於知識傳播、交流共享的一個重要文化資源媒介，所以知識管理模式與檔案工作之間二者相輔相成，能夠有效保障檔案原始性及資訊價值的同時，還能利於檔案資訊資源的智慧財產權價值實現，便於指導企業同步完成知識管理建設工作。
三、基於知識管理背景的檔案管理模式建設途徑探討
知識管理檔案管理作業模式需要二者在工作模式上實現有效融合、巢狀，那麼將知識管理理念應用於檔案管理工作中來，就必須注重知識管理建設工作的實踐要求，並要強調企業各級人員對於檔案管理工作的傳統觀念轉變，善於利用知識管理觀念武裝自己，強調科學應用資訊科技手段等途徑在其相關管理制度體系下實現傳統檔案管理到知識管理模式的作業模式轉變。
***一***轉變傳統檔案認識
基於傳統檔案在實踐管理工作中要求能夠和圖書、情報、材料資源等劃清必要界限，以充分體現檔案本身的獨立憑證及有關參考價值。不過，當前社會時代發展伴隨各產業技術的不斷湧現，社會環境已然較之過去發生了天翻地覆的革新變化，即所謂的資訊與知識經濟下的諸多科技及其專業知識大量湧現。因此，如果檔案管理工作仍然強調邊緣化、桎梏性的工作模式，則很可能難以樹立檔案管理工作在當前知識經濟時代的重心地位。然而，知識管理模式下的檔案管理卻將重心對準檔案資訊資源加工的同時，更注重使用者對於檔案資訊的個性化需求，以及知識內涵、價值的深層次體現，以著重強調其實體管理模式向資訊管理模式的精細化過渡。因此，只有改變過去傳統檔案管理的工作觀念認知，才能進一步確保二者之間的有效融合及創新應用。
***二***同步保證檔案管理質量與服務需求
知識管理應用理念可以說是知識經濟發展的資訊科技應用產物，它脫離不開高新的計算機資訊科技，以及通訊、網路技術專業等。因此，處在該模式下的檔案管理應進一步對海量、分散的檔案資訊進行精細化加工，為此這就需要利用知識管理資訊化技術下的一些元資料、大資料、資料庫、搜尋引擎、資訊代理、資源推送、資訊保安技術、文字挖掘等技術予以充分支撐。此外，為促進知識管理模式下的檔案管理工作得利開展，確保增值服務的個性化需求體現，也應當提供與之配套的硬體、軟體設施等，以保證檔案管理質量及使用者服務需求同步體現。
***三***明確必要責任主體
知識管理模式下檔案管理各項工作流程的組織進行必須依託於大量的資訊化產業技術予以充分支撐。不過，隨著資訊科技的快速發展與不斷更新，企業在積極引進這些資訊科技時，也難免不能保證有關工作人員對其專業知識的高度理解與掌握。如此一來，在資訊化建設職能相關單位部門與檔案管理工作部門就會存在知識管理建設的責任主體落實上的分歧。為此，對於企業兩個部門單位應能進一步明確與認知到一個事實，就是首先要明白現代資訊科技只是二者工作模式的一個輔助、服務手段，並不能將其作為確認責任主體的關鍵依據。其次，企業要將檔案管理單位看作成為資訊資源或網路部等職能單位的一個專業化部門，即檔案管理部門本身具備成熟的管理工作理念與應用方法，需要徵得企業的高度重視。那麼，在檔案、資訊資源管理方面，應能強調檔案管理為主，其他部門予以協調與輔助，以進一步發揮其整合資訊資源的優勢。
四、結語
知識管理應用理念下的檔案管理工作模式是資訊化技術發展的時代產物，也是企業適應當前市場競爭要求而客觀應運而生的一種檔案管理工作模式。為此，二者的實踐工作進行融合、巢狀，則有利於企業在檔案、文件等資訊資源的開放、整合方面體現出更多的知識管理優勢，更利於體現檔案管理工作的重心地位，為其工作開展注入新鮮活力，所以企業要對其工作開展予以充分支援與高度重視，以此才能促進企業掌握資訊資源整合的競爭優勢。