工程專案文件管理論文
重大建設專案的文件管理工作是一項龐大的系統工程，歷來是專案管理的難點問題。下面是小編精心推薦的一些，希望你能有所感觸!
篇一
淺談工程專案文件管理
摘要：重大建設專案的文件管理工作是一項龐大的系統工程，歷來是專案管理的難點問題。加強工程建設專案文件管理，提升文件管理水平，提高文件利用效率，對工程專案的監督及今後的竣工驗收具有十分重要的現實意義。文章根據目前公司的文件歸檔要求，同時結合目前工程專案的現狀，簡單談了些自己在工程文件管理方面的看法。
關鍵詞：文件管理、工程專案、驗收
中圖分類號：TU712文獻標識碼： A
management of major construction project is a huge systematic project, has always been a difficult problem in project management. Strengthen the management of construction project documents, improve document management level, improve the utilization efficiency of the document, which has very important practical significance for engineering project supervision and the completion and acceptance. According to the company's document filing requirements, combined with the present situation of project, simple talk about yourself in the project document management.
Keywords: document management, project, acceptance
中圖分類號：G271文獻標識碼：A
引言
隨著我國經濟的持續快速發展，工程建設專案逐年增多，規模也在不斷擴大。如何管理好、使用好建設專案文件成為擺在建設單位面前的一個重要課題。建設專案文件是建設專案的寶貴財產，它記載著建設者智慧的結晶，是歷史的真實見證。專案管理者要本著“對歷史負責，為現實服務，替未來著想”的宗旨，共同做好建設專案文件管理工作。
一、充分認識建設專案文件的重要性
隨著社會的發展，企業對工程的質量，進度等各方面要求的更加嚴格，也更加規範。由於工程專案一般都具有隱蔽性的，所以對於工程質量的檢查以及規範，就要通過資料來體現，一個工程專案資料的完整與質量的好壞，直接影響到這個工程專案的好壞，所以工程資料的管理是一個非常重要的組成環節。
根據國家文件局、國家發改委聯合釋出的《重大建設專案檔案驗收辦法》規定，專案文件驗收是專案竣工驗收的重要組成部分，未經專案文件驗收或者驗收不合格的建設專案，不得進行或通過整個建設專案的竣工驗收。由此可見，專案文件文件驗收對整個工程專案的竣工驗收具有一票否決權，充分體現了專案文件在建設專案竣工驗收中的重要性。此外，專案文件對建設專案日後的管理、使用、維護、擴建、有著十分重要的作用。
二、建立健全文件管理制度
建立健全文件管理制度是做好建築工程文件管理的基礎。為了加強對工程建設各階段文件資料的有序管理了，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規範，建設單位在專案建設初期就應按照國家文件管理的有關規定，結合建築實際情況，制定相應的文件管理制度、措施。同時要明確建設單位、勘察設計單位、招投標代理機構、施工單位、監理單位等工程專案管理人員及文件人員在工程文件形成過程中各自所應承擔的職責，規範文件資料的收集、整理，以保證工程自開始與文件跟蹤管理同步。完整的先期檔案很重要，在維護建設單位的合法權益方面有重要的依據、憑證作用。
首先要加強對建設專案文件工作的組織領導，根據建設專案的規模、特點和需要，合理配備文件管理人員或建立相應的文件工作人員網路體系;其次是加強建設專案文件管理制度建設，建立健全專案文件工作各項規章制度，建立切合實際的專案文件工作管理體制和工作程式。制定明確的崗位責任，進行考核並與獎懲掛鉤。俗話說“沒有規矩，難成方圓”，建設專案由於規模大、工期長、形成資料多，特別是由於其所涉及的單位和環節眾多，所以要想在建設專案文件管理中做到規範化、標準化，僅靠建設專案文件管理部門少數幾個人的力量是根本辦不到的。因此，依據不同專案特點制定符合該專案實際情況的文件管理組織架構和管理程式，就成為做好建設專案文件管理工作的根本保障。第三要堅持做到“四同步”，即：專案下達計劃任務與提出專案檔案材料的歸檔要求同步，檢查專案計劃進度與檢查專案檔案材料積累情況同步，驗收、鑑定專案成果與驗收、鑑定專案檔案材料歸檔情況同步，專案總結與專案檔案材料完全歸檔同步。以“四同步”制度來確保做好專案文件的收集工作。
三、嚴格把好竣工驗收文件資料質量關
工程竣工驗收時，建設單位文件管理人員要會同工程專案管理人員，按照工程文件管理歸檔範圍的要求，對工程建設中形成的全部檔案進行全面的檢查、稽核，發現問題及時解決，補缺補漏，務必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔範圍符合要求，認真貫徹執行《建設工程質量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關條文，把好竣工驗收關，把竣工文件的驗收、移交作為整個工程驗收的下一個重要環節和內容，做到工程竣工驗收與文件驗收同步。
四、加強對工程文件管理人員的和有關技術人員進行培訓的力度
一個單位建設專案文件管理的好壞，不僅與本單位的文件管理規章制度健全與否相關，更與主管文件領導的思想觀念、文件管理人員水平的高低息息相關，所以，提高文件幹部隊伍的管理水平非常重要。文件管理人員的業務素質包括服務意識、服務質量、服務水平。文件管理人員要增強服務意識，認清文件工作的意義和重要性。努力提高服務質量和服務水平，要運用現代化的科學技術和裝置，採用科學的管理方法，更好地服務於工程文件管理工作。文件管理人員要更新觀念，提高認識，變被動為主動，認真領會和掌握有關法律、法規的內容及主管部門的有關規定，在工作中靈活運用;要有較強的責任心，嚴把工程文件質量關。專案建設單位應根據實際情況，定期對各有關人員進行文件知識的業務培訓，讓專案管理團隊從思想上重視文件管理，掌握專案文件的組織管理、歸檔範圍、整理規範、保管要求等，不要等到工程專案需要進行文件驗收時，才知道專案文件還有整理的標準和安全保管要求，這時往往積累了很多工作需要處理，搞得很被動。因此，建設單位應及時跟蹤專案建設進度，及早介入專案文件工作，進行業務指導，保證文件在形成過程中的完整性，為最終建設專案的驗收打下基礎。
結束語
一個專案的建設過程，凝集了設計者、建設者、組織者等很多人的心血，從專案的醞釀、決策、設計、施工、竣工到投入使用需經歷很長一段過程，期間所保留的文字、圖紙、圖表等各種形式與載體的檔案材料經過移交整理形成完整的建設專案文件。加強建設專案文件管理工作，是一項長期和艱鉅的任務。我們要從宣傳建設專案文件的重要性入手，加強各級人員的重視程度，並在保管與利用過程中體現出建設專案文件的價值和作用;其次在文件管理過程中文件管理者不但要積極探索，及時總結，不斷創新，更要善於學習借鑑其他單位、其他專案的經驗，少走彎路，在工作中不斷髮現新問題，找出新方法，適應發展與各種變化，才能更加科學地管理好建設專案文件，為單位的科研、生產、管理服務。
參考文獻：
[1]GB/TS0328-2001建設工程檔案歸檔整理規範[S]. [2]DA/T28-2002國家重大建設專案檔案歸檔要求與檔案整理規範[S]. [3]國家檔案局、國家發改委. 重大建設專案檔案驗收辦法***檔發[2006]2號***.
作者簡介：
王志梅 女 海洋石油工程***青島***有限公司 採辦工程師
廖光軍 男 中國石油天然氣第一建設公司 辦公室主任
高曉麗 女 中國石油天然氣第一建設公司 辦公室副主任
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