高校圖書館採訪統計工作現狀分析及思考
[摘要]本文主要論述高校圖書館採訪統計工作的重要意義以及採訪統計工作現狀，並對如何做好採訪統計工作提出建議。
[關鍵詞]高校圖書館；採訪工作；統計；統計分析
在當今資訊高速發展時代，統計在各行各業中所起的作用越來越明顯，如在工商管理領域，通過員工滿意度和顧客滿意度的統計分析，企業決策層可以直接瞭解到企業員工和顧客的需求，從而更多的挖掘員工的潛力並更好地為顧客服務；在重大的投資專案，統計可以用於投資風險分析；在財務的管理方面，統計可以用於企業的財務分析，使企業決策層更清楚地瞭解企業的財務狀況，並據此建立起企業的財務預警監測系統。採訪工作是高校圖書館建設中一個非常重要的環節，採訪工作的質量將直接影響館藏質量和圖書館為教學、科研服務的質量。採訪統計是高校圖書館採訪工作中的一個組成部分，通過採訪統計的分析研究，不僅可以提高採訪工作質量，更是高校圖書館決策層進行科學管理、科學決策的重要參考依據。然而在高校圖書館，決策層對統計在現代化管理中所起的作用雖然有一定的認識，但未引起足夠的重視，統計資料與統計分析未真正運用到科學管理決策中。
1 高校圖書館採訪統計工作的內涵
統計工作是指蒐集、整理、研究和提供統計資料的活動。高校圖書館採訪統計工作就是在採訪工作中對各種資料進行蒐集、整理，揭示採訪工作的現狀及任務完成情況，並通過對各種資料研究分析，找出規律，發現問題，並預測未來發展趨勢的一個過程。
2 高校圖書館採訪統計工作重要意義
2.1 採訪統計資訊是高校圖書館領導決策的重要依據
著名經濟學家馬寅初曾說：“學者不能離開統計而究學，政治家不能離開統計而施政，事業家不能離開統計而執業。”統計地位和作用的重要性毋庸置疑。採訪統計資訊，能為領導者提供各種經費的流動現狀，能提供各種文獻的購置進度、各學科文獻建設狀況，不同載體文獻佔用資金的比例，能反映各供應商的服務質量與水平，等等。通過對採訪統計資料地靜態與動態分析，定量與定性分析，決策層可以掌握採訪部的工作情況以及經費預算的執行情況，評價文獻採訪計劃以及經費預算合理性，預測文獻建設及經費支出發展趨勢，是決策層制訂工作計劃，文獻建設發展方向，經費預算的重要參考依據。
2.2 採訪統計資訊是採訪部門制定檢查計劃以及調整採訪策略的重要依據
採訪統計資訊及時、準確、全面地反應採訪部門工作的實際情況，是部門領導掌握工作進度、檢查計劃完成情況的重要依據，通過採訪統計資訊的分析，採訪人員還可以對採訪策略進行調整。有準確、全面的統計資料作為基礎，採訪部門制訂工作計劃將會更加實際、合理。
採訪統計資訊，是採訪部門調整採訪策略的重要依據。如訂單的到書率統計，能讓採訪人員及時瞭解預訂圖書的到書進度是否按計劃進行，如果不是按計劃進行，應查詢原因，及時處理。如有些訂單發出已有一定的時間，但到書率一直為零，這是一種不正常的現象，應引起採訪人員注意，及時查詢原因。原因一般為以下兩種：一種是訂單已發給書商，但由於業務員工作的疏忽未錄入訂購系統；另一種情況就是圖書館採訪人員的疏忽，訂單未發給書商就直接在採訪管理系統裡報送，造成已下訂單的假象。通過到書率的統計，可以發現訂單處理上出現的問題，重新發送訂單，讓書商及時訂購，或通過現採，購進已出版發行的圖書，否則，錯過訂購時機，很多書是無法訂購到的，必將會影響圖書館藏書建設的系統性，連續性，影響藏書的質量。
2.3 採訪統計資訊是評價供書商信譽與服務能力的重要依據
目前，大部分高校圖書館已實行了政府採購招標，通過採購招標，規範了圖書館的採購工作，使圖書館有限的資金髮揮出最大的經濟效益。實行政府採購招標，圖書館在標書中提出的相關服務要求，供應商往往都能承諾履行，但是在具體實施過程中，各中標供應商是否能真正履行承諾，或者提供的服務能否達到圖書館的要求，這就需要圖書館方進行嚴格的監控，監控最有效的辦法就是做好有關資料的統計，讓資料來做客觀評判。客觀的統計資料，是評價、對比各供應商信譽與服務能力的依據，也為新的一輪政府招標提供證明供應商信譽與服務能力的事實依據。
3 高校圖書館採訪統計工作的現狀及存在問題
3.1 領導對採訪統計工作的重視不夠，採訪統計制度未建立建全
對於採訪統計工作，圖書館決策層也會有一些資料的統計要求，如經費的流動狀況及文獻購置總量的統計，但往往是重“數字”不重分析，統計資料對圖書館的管理決策並未起到實際的參考意義。領導對採訪統計工作的重視不夠，因此未建立建全採訪統計制度，未能對採訪工作的各項統計進行指導與監督，致使採訪工作人員也不重視日常統計工作，主動統計的意識不強，沒有參與統計的積極性和責任感。
3.2 無專職統計人員，統計的連續性無法進行
高校圖書館一般無專職統計人員，各部門甚至未指定專門的兼職統計人員。一直以來，採訪部工作人員只顧忙於完成自己的採訪、驗收工作量，而無暇顧及日常的統計工作，只有在年終總結或臨時需上報資料時才匆匆進行統計。但是，往往由於平時不注意原始資料的登記或原始憑證的蒐集整理，因此統計無法在準確的基礎資料下進行，以至於有些統計資料出現前後矛盾，有些資料的來源不明確，甚至出現拼數字的現象，這樣統計報表的質量，準確性，科學性無法得到保證。
3.3 統計手段簡單，未注重統計分析
圖書館現代化管理系統設定有統計功能，但設定的專案不齊全，需輔助一些手工資料統計。有些統計人員也不主動熟練掌握統計功能的運用，往往只能手工做一些資料的累積、彙總。簡單的統計手段，統計專案設定不合理，使統計工作只能處於統計的初級階段。高校圖書館採訪統計分析研究一直是統計工作的薄弱環節，對統計資料未進行更進一步的分析研究，使採訪統計工作未能充分發揮其應有的價值。
4 完善高校圖書館採訪統計工作的建議
4.1 增強統計意識，建立健全採訪統計制度
決策離不開資料，資料來源於統計。高校圖書館的決策層要充分意識到採訪統計對高校圖書館科學管理、科學決策的重要性，建立建全採訪統計制度，明確採訪統計職責，制定並嚴格執行統計報表的上報制度。採訪統計工作要按一定的程式、規範正常進行，統計原始資料，統計臺賬要認真保管，統計報表要真實、準確，報表分析要客觀、科學。館領導要對採訪統計工作經常督促檢查，確保統計資料準確無誤；重視和支援採訪統計人員做好統計工作，具體指導採訪統計人員做好統計報表資訊分析工作。
4.2 配備專職或兼職統計人員，確保採訪統計工作正常進行
統計工作是一項連續性、理論性很強的工作，需要有一定的統計知識和相對穩定的人員來完成，因此館領導應該指定專門的人員進行採訪統計工作。圖書館工作人員一般對圖書館業務精通，但具有統計知識的很少，因此館領導要加強對統計人員的統計業務培訓，讓統計人員掌握統計方法和統計分析原理，確保統計人員在科學的統計理論指導下進行統計工作。統計人員要具有愛崗敬業、吃苦耐勞、不斷進取的精神，努力提高統計業務素質和工作能力。
4.3 加強統計分析研究工作，充分發揮採訪統計的作用
統計分析是整個統計工作中非常重要的一個環節，是透過現象看本質的一個過程。在準確的統計資料基礎上，用科學的分析方法，找出問題產生的原因，提出解決問題的辦法，揭示發展規律，預測發展趨勢，這是統計工作的最終目標。統計資料如果不經過“人腦”的分析，就只是“死數字”而已，因此我們必須注重統計分析。採訪統計分析不應單純停留在採訪進度分析，計劃執行情況分析，而應該根據掌握的統計資料，進行深入的綜合分析，分析各種資料之間的對應關係、邏輯關係和因果關係，找出原因，提出建議，預測未來發展趨勢，並將分析結果寫成分析報告提供給領導者。統計分析報告能將資料、圖表、情況、問題、建議、未來預測等融為一體，比一般統計資料更集中、更系統地反映客觀實際，又便於決策者閱讀、理解和利用，是領導者做科學決策、制訂計劃的重要參考依據。
4.4 善於運用現代化技術，提高採訪統計質量
傳統的手工統計已無法滿足資訊時代對統計及時性、準確性的要求，因此只有藉助現代化的技術手段，才能提高採訪統計的質量與速度，讓採訪統計真正為高校圖書館的現代化科學管理服務。高校圖書館的現代化管理系統一般都有統計功能，很多統計資料可以從系統中獲取，因此採訪統計人員一定要認真鑽研業務，掌握統計工作流程，熟練運用統計功能。藉助現代化管理系統，將會提高統計效率。但是有些統計資料需在日常工作中做好記錄，日常的統計資料記錄可以利用Excel電子表格來完成。統計資料如果不經過分析研究，就只是“死數字”，因此我們必須對統計資料進行分析，才能使“死數字”變為有用的“活數字”。我們用常規的人工方法進行統計資料的相關性和迴歸性分析，計算過程非常複雜，但是如果利用Excel強大的“資料分析”功能，將會快速、準確的得出分析結果。圖書館現代化管理系統中的統計資料只要以Excel格式轉存到Excel表格中，就可以利用Excel“資料分析”功能進行分析，計算過程會大大的簡化。善於運用現代化技術，讓“電腦”與“人腦”有機結合，提高採訪統計與統計分析的質量與速度。
[關鍵詞]高校圖書館；採訪工作；統計；統計分析
在當今資訊高速發展時代，統計在各行各業中所起的作用越來越明顯，如在工商管理領域，通過員工滿意度和顧客滿意度的統計分析，企業決策層可以直接瞭解到企業員工和顧客的需求，從而更多的挖掘員工的潛力並更好地為顧客服務；在重大的投資專案，統計可以用於投資風險分析；在財務的管理方面，統計可以用於企業的財務分析，使企業決策層更清楚地瞭解企業的財務狀況，並據此建立起企業的財務預警監測系統。採訪工作是高校圖書館建設中一個非常重要的環節，採訪工作的質量將直接影響館藏質量和圖書館為教學、科研服務的質量。採訪統計是高校圖書館採訪工作中的一個組成部分，通過採訪統計的分析研究，不僅可以提高採訪工作質量，更是高校圖書館決策層進行科學管理、科學決策的重要參考依據。然而在高校圖書館，決策層對統計在現代化管理中所起的作用雖然有一定的認識，但未引起足夠的重視，統計資料與統計分析未真正運用到科學管理決策中。
1 高校圖書館採訪統計工作的內涵
統計工作是指蒐集、整理、研究和提供統計資料的活動。高校圖書館採訪統計工作就是在採訪工作中對各種資料進行蒐集、整理，揭示採訪工作的現狀及任務完成情況，並通過對各種資料研究分析，找出規律，發現問題，並預測未來發展趨勢的一個過程。
2 高校圖書館採訪統計工作重要意義
2.1 採訪統計資訊是高校圖書館領導決策的重要依據
著名經濟學家馬寅初曾說：“學者不能離開統計而究學，政治家不能離開統計而施政，事業家不能離開統計而執業。”統計地位和作用的重要性毋庸置疑。採訪統計資訊，能為領導者提供各種經費的流動現狀，能提供各種文獻的購置進度、各學科文獻建設狀況，不同載體文獻佔用資金的比例，能反映各供應商的服務質量與水平，等等。通過對採訪統計資料地靜態與動態分析，定量與定性分析，決策層可以掌握採訪部的工作情況以及經費預算的執行情況，評價文獻採訪計劃以及經費預算合理性，預測文獻建設及經費支出發展趨勢，是決策層制訂工作計劃，文獻建設發展方向，經費預算的重要參考依據。
2.2 採訪統計資訊是採訪部門制定檢查計劃以及調整採訪策略的重要依據
採訪統計資訊及時、準確、全面地反應採訪部門工作的實際情況，是部門領導掌握工作進度、檢查計劃完成情況的重要依據，通過採訪統計資訊的分析，採訪人員還可以對採訪策略進行調整。有準確、全面的統計資料作為基礎，採訪部門制訂工作計劃將會更加實際、合理。
採訪統計資訊，是採訪部門調整採訪策略的重要依據。如訂單的到書率統計，能讓採訪人員及時瞭解預訂圖書的到書進度是否按計劃進行，如果不是按計劃進行，應查詢原因，及時處理。如有些訂單發出已有一定的時間，但到書率一直為零，這是一種不正常的現象，應引起採訪人員注意，及時查詢原因。原因一般為以下兩種：一種是訂單已發給書商，但由於業務員工作的疏忽未錄入訂購系統；另一種情況就是圖書館採訪人員的疏忽，訂單未發給書商就直接在採訪管理系統裡報送，造成已下訂單的假象。通過到書率的統計，可以發現訂單處理上出現的問題，重新發送訂單，讓書商及時訂購，或通過現採，購進已出版發行的圖書，否則，錯過訂購時機，很多書是無法訂購到的，必將會影響圖書館藏書建設的系統性，連續性，影響藏書的質量。
2.3 採訪統計資訊是評價供書商信譽與服務能力的重要依據
目前，大部分高校圖書館已實行了政府採購招標，通過採購招標，規範了圖書館的採購工作，使圖書館有限的資金髮揮出最大的經濟效益。實行政府採購招標，圖書館在標書中提出的相關服務要求，供應商往往都能承諾履行，但是在具體實施過程中，各中標供應商是否能真正履行承諾，或者提供的服務能否達到圖書館的要求，這就需要圖書館方進行嚴格的監控，監控最有效的辦法就是做好有關資料的統計，讓資料來做客觀評判。客觀的統計資料，是評價、對比各供應商信譽與服務能力的依據，也為新的一輪政府招標提供證明供應商信譽與服務能力的事實依據。
3 高校圖書館採訪統計工作的現狀及存在問題
3.1 領導對採訪統計工作的重視不夠，採訪統計制度未建立建全
對於採訪統計工作，圖書館決策層也會有一些資料的統計要求，如經費的流動狀況及文獻購置總量的統計，但往往是重“數字”不重分析，統計資料對圖書館的管理決策並未起到實際的參考意義。領導對採訪統計工作的重視不夠，因此未建立建全採訪統計制度，未能對採訪工作的各項統計進行指導與監督，致使採訪工作人員也不重視日常統計工作，主動統計的意識不強，沒有參與統計的積極性和責任感。
3.2 無專職統計人員，統計的連續性無法進行
高校圖書館一般無專職統計人員，各部門甚至未指定專門的兼職統計人員。一直以來，採訪部工作人員只顧忙於完成自己的採訪、驗收工作量，而無暇顧及日常的統計工作，只有在年終總結或臨時需上報資料時才匆匆進行統計。但是，往往由於平時不注意原始資料的登記或原始憑證的蒐集整理，因此統計無法在準確的基礎資料下進行，以至於有些統計資料出現前後矛盾，有些資料的來源不明確，甚至出現拼數字的現象，這樣統計報表的質量，準確性，科學性無法得到保證。
3.3 統計手段簡單，未注重統計分析
圖書館現代化管理系統設定有統計功能，但設定的專案不齊全，需輔助一些手工資料統計。有些統計人員也不主動熟練掌握統計功能的運用，往往只能手工做一些資料的累積、彙總。簡單的統計手段，統計專案設定不合理，使統計工作只能處於統計的初級階段。高校圖書館採訪統計分析研究一直是統計工作的薄弱環節，對統計資料未進行更進一步的分析研究，使採訪統計工作未能充分發揮其應有的價值。
4 完善高校圖書館採訪統計工作的建議
4.1 增強統計意識，建立健全採訪統計制度
決策離不開資料，資料來源於統計。高校圖書館的決策層要充分意識到採訪統計對高校圖書館科學管理、科學決策的重要性，建立建全採訪統計制度，明確採訪統計職責，制定並嚴格執行統計報表的上報制度。採訪統計工作要按一定的程式、規範正常進行，統計原始資料，統計臺賬要認真保管，統計報表要真實、準確，報表分析要客觀、科學。館領導要對採訪統計工作經常督促檢查，確保統計資料準確無誤；重視和支援採訪統計人員做好統計工作，具體指導採訪統計人員做好統計報表資訊分析工作。
4.2 配備專職或兼職統計人員，確保採訪統計工作正常進行
統計工作是一項連續性、理論性很強的工作，需要有一定的統計知識和相對穩定的人員來完成，因此館領導應該指定專門的人員進行採訪統計工作。圖書館工作人員一般對圖書館業務精通，但具有統計知識的很少，因此館領導要加強對統計人員的統計業務培訓，讓統計人員掌握統計方法和統計分析原理，確保統計人員在科學的統計理論指導下進行統計工作。統計人員要具有愛崗敬業、吃苦耐勞、不斷進取的精神，努力提高統計業務素質和工作能力。
4.3 加強統計分析研究工作，充分發揮採訪統計的作用
統計分析是整個統計工作中非常重要的一個環節，是透過現象看本質的一個過程。在準確的統計資料基礎上，用科學的分析方法，找出問題產生的原因，提出解決問題的辦法，揭示發展規律，預測發展趨勢，這是統計工作的最終目標。統計資料如果不經過“人腦”的分析，就只是“死數字”而已，因此我們必須注重統計分析。採訪統計分析不應單純停留在採訪進度分析，計劃執行情況分析，而應該根據掌握的統計資料，進行深入的綜合分析，分析各種資料之間的對應關係、邏輯關係和因果關係，找出原因，提出建議，預測未來發展趨勢，並將分析結果寫成分析報告提供給領導者。統計分析報告能將資料、圖表、情況、問題、建議、未來預測等融為一體，比一般統計資料更集中、更系統地反映客觀實際，又便於決策者閱讀、理解和利用，是領導者做科學決策、制訂計劃的重要參考依據。
4.4 善於運用現代化技術，提高採訪統計質量
傳統的手工統計已無法滿足資訊時代對統計及時性、準確性的要求，因此只有藉助現代化的技術手段，才能提高採訪統計的質量與速度，讓採訪統計真正為高校圖書館的現代化科學管理服務。高校圖書館的現代化管理系統一般都有統計功能，很多統計資料可以從系統中獲取，因此採訪統計人員一定要認真鑽研業務，掌握統計工作流程，熟練運用統計功能。藉助現代化管理系統，將會提高統計效率。但是有些統計資料需在日常工作中做好記錄，日常的統計資料記錄可以利用Excel電子表格來完成。統計資料如果不經過分析研究，就只是“死數字”，因此我們必須對統計資料進行分析，才能使“死數字”變為有用的“活數字”。我們用常規的人工方法進行統計資料的相關性和迴歸性分析，計算過程非常複雜，但是如果利用Excel強大的“資料分析”功能，將會快速、準確的得出分析結果。圖書館現代化管理系統中的統計資料只要以Excel格式轉存到Excel表格中，就可以利用Excel“資料分析”功能進行分析，計算過程會大大的簡化。善於運用現代化技術，讓“電腦”與“人腦”有機結合，提高採訪統計與統計分析的質量與速度。