如何做好祕書

　　摘要：直到有機會跟Rachel這個在三家著名外企任職過的“資深祕書”見面聊天，才明白許多看似簡單的事情，做起來卻並不那樣容易。

　　其實在認識Rachel之前，我對“祕書”的理解跟大多數人一樣簡單，覺得祕書就是伺候人的活兒，只要有點兒眼色，沒什麼太難的，最需要的就是耐心。直到有機會跟Rachel這個在三家著名外企任職過的“資深祕書”見面聊天，才明白許多看似簡單的事情，做起來卻並不那樣容易。

　　“提起祕書，大多數人都會想到漂亮的女孩。事實上在國外，真正優秀的祕書大多已近不惑之年，或許年齡更大。他們真的非常專業，以我現在的經驗是沒法比擬的。”這個高挑的女孩子，一身幹練的職業套裝，說話時的語調平穩卻很有力度，老到的樣子顯得比同齡人成熟許多。

　　“老闆永遠是對的!”

　　中國有句古話，“伴君如伴虎”。和上司相處的過程，不但是相互信任的過程，同時也是磨合的過程。

　　Rachel回憶起自己剛入行時的一段遭遇。在法國公司做祕書時的Rachel，因為沒有太多經驗，上司說的一切命令她都只是用“好的”來回答。後來她漸漸意識到這樣做可能導致每件事情都無法完成。於是，在進入飛利浦公司擔任亞太區總裁祕書後，她學會了積極跟上司有效溝通，不能做的一定事先明說。“上司可能會一天交付10項任務，而你或許只能做好5項，開始就應該跟上司講明白，我只能完成其中5項，如果都做，可能會做得一塌糊塗。這樣，他會另行安排合適的人選協助你完成工作。如果什麼都用‘好的’作回答，最終吃苦果的只有自己，而且逐漸會讓老闆懷疑你的能力。”

　　“中國人不太善於challenge自己的上司，任何事情都容易唯命是從。但在外企，上司更願意在第一時間知道你遇到的困難和想法，這樣更有利於他下一步工作計劃的執行。”

　　“老闆永遠是對的。與上司相處的過程難免會有被誤解的時候，這個時候最好先站在上司的角度思考他為什麼會這樣想，而後找個合適的時解釋清楚。如果一開始就不顧一切地去解釋，只會適得其反。”

　　Rachel談起自己曾經遇到過的一個麻煩。中秋節發月餅票，在計算時忘記了司機的份額，當Rachel發現時有點兒慌。一位部門經理知道後把自己的份額讓給了司機，Rachel很高興。當時上司在泰國出差，Rachel就發E-mail給他，說事情得到了解決。得到的回覆卻是上司的大發雷霆:“你沒有任何權力來幫我決定事情!”Rachel當然很不開心，後來靜心一想，明白是自己在信裡沒有寫清楚，讓上司誤以為自己把他的月餅票給了司機，擅自動用他的私人物品。“我當時沒有即刻打電話給他，只是寫E-mail說一切等你回來解釋。如果馬上打電話辯解，老闆會認為你在挑釁他，事情只會更糟。靜下心來找原因才是關鍵，要把握一個原則——老闆永遠是對的。他發脾氣也好，表揚也好，他有自己的立場，多站在他的角度考慮問題，會讓自己做事情事半功倍。”

　　潛伏的“貴人”

　　“我一直相信一句話，‘你成功的一半是由上司定義的’。和上司的融洽相處，同時也是對自己的成全。”Rachel談起這一點深有體會。

　　Rachel離開祕書行業已經有半年時間了，而她的事業轉型恰好得益於前任上司。Rachel的上司在半年前要調任北京，當時的Rachel有兩個選擇，和老闆一同去北京繼續祕書工作;或者留在上海，重新開始另一個新角色，在這家全球著名的信用卡公司做金融客戶專員。經過幾夜不眠的思量，Rachel決定選擇後者。

　　“我相信跟我共過事的人，再做任何事情都同樣出色。”這是上司臨走時留給她的一句話。Rachel開始做一個真正意義上的職員，開始有機會接觸公司的核心業務。初期的轉型困難重重，前任上司卻在遙遠的北京一直關心著Rachel的成長。每次回上海，有機會的話都會面對面給她肯定和鼓勵，讓從沒學過金融的Rachel越來越有信心，在新崗位上也越來越適應。

　　專家點評

　　人總站在自己的角度看問題，永遠看不清問題的全部，每一個故事都會有屬於它的死角，就好像員工看自己的老闆，會覺得他難相處，可說不定老闆也有自己的故事呢。員工與老闆相處可以嘗試以下幾點：

　　1、學會換位思考：別遇到什麼事都去抱怨別人，站在別人的角度想一想。

　　做助手工作真的很難，一方面需要給領導提建議、當“軍師”，另一方面自己說的話不一定算數。職場很多人就會大發感慨了，“做人難，做人助手更難”。其實在認識Rachel之前，我對“祕書”的理解跟大多數人一……

　　2、降低期望值：別將期望定得太高，希望越大失望越大。

　　3、發揮優勢資源：認識自我：把自己的強項表現出來讓老闆知道，告訴他你也有這個能力去很好地完成任務。

　　4、凡事多溝通：老 板不是高不可攀的，有事情多和老闆談談，讓老闆理解你的意思。

　　5、幽大於默：生活、工作中多幽自己一默，別默默無聞不出聲，學會自我調整。