如何做好祕書科工作

　　   在實際工作中，都體會到，祕書工作涉及到的關係方方面面，既有人，又有事，千頭萬緒，林林總總。那麼祕書如何做好工作呢?下面是小編為你整理的，希望對你有用!

　　祕書科工作職責

　　祕書科職責範圍及工作職責一

　　祕書科職責範圍***一***負責上級檔案的接收、傳閱、催辦、歸檔等工作，並對各二級單位督查督辦學校領導指示、批示件的落實情況。

　　***二***負責組織起草涉及全域性性的重要公文、材料;組織擬定全校性規章制度;根據黨委、行政授權對下、對外行文。

　　***三***負責向上級單位編寫和報送資訊工作。

　　***四***負責編寫黨委、行政工作大事記，編寫工作年鑑。

　　***五***負責學校網站學校簡介和學校領導資訊更新工作。

　　***六***協助學校保密委員會做好保密工作。

　　***七***負責負責編寫和報送《衡水學院資訊摘報》。

　　***八***負責承辦實施“校領導接待日”。

　　***九***做好學校黨委會議、黨委會議、院長辦公會議、黨政聯席會議的記錄工作，及時編髮需要公開的會議紀要。

　　***十***負責印信管理工作。負責學校黨委、行政印章和黨委書記、院長印章的使用和管理;做好各單位印章的刻制、發放和回收等工作;監督檢查各單位印信管理和使用情況;開具對外介紹信。

　　***十一***配合有關部門推進學校辦公自動化、資訊化建設。

　　***十二***負責本單位入口網站的建設與管理，做好網路資訊釋出等工作，不斷豐富和完善校園網站內容。

　　***十三***負責資料室管理。

　　***十四***負責資訊公開和統計年報。

　　***十五***完成學校領導交辦的其它工作。

　　

　　科長職務之小不言而喻，但其職責之重、地位之要也是顯而易見的。因此，當好小科長必須有大胸襟，不能因小失大。我結合自己當祕書科長的工作實踐，談幾點體會。

　　一、低調為人、謹慎處事是前提

　　要做事先做人，做好人才能做好事。作為祕書科的領導者，要把“文、事、會”等事情辦好，首先必須具備良好的品德修養，在做人做事上砥礪公道正派的道德品質、求真務實的工作作風和甘於奉獻的思想境界。具體說來，要做到以下幾個方面。

　　一是要找準定位，辦事到位不越位。祕書科長要擺正自己的位置，清楚自己的角色。多一步是越位，少一步是缺位，偏一步是錯位。要把握好工作分寸，不過、不錯、不缺。首先，要處理好參謀與決策的關係。要自覺站在領導的角度和高度，圍繞部門的中心工作，深入調查研究，全面收集資訊，積極查詢問題，出主意、想辦法、當高參。不做“應聲蟲”，不放“馬後炮”，有新觀點、新思路、新措施，能參在點子上，謀在關鍵處，提在需要時，力求達到“好雨知時節，當春乃發生;隨風潛入夜，潤物細無聲”的“春雨”境界。其次，要處理好做事和處事的關係。祕書科長是黨組決策的具體執行者，對一些具體問題要積極做好工作，果斷處理，不要將大小責任都往上推，但對領導已研究決定的事情或是重要和敏感問題，則不能隨意改變。如在執行過程中發現領導的決定確有問題需要更改，也要及時反饋由領導本人決定，若非授權，不可替代。再次，要處理好協調和協商的關係。祕書科長和業務科長是同級關係，但因工作原因，有些問題往往需要祕書科長牽頭協調處理。這時候就需要祕書科長充分發揮樞紐和橋樑作用，外求支援配合，內求團結協作，溝通情況，交流看法，傳達政令，解決問題，同時注意做好協商工作，重視對方的意見，以達成共識，協同推進工作的開展。

　　二是要務求實效，做事求成不求名。作為祕書科長，在單位裡有一定的威信。要建立起祕書科長的威信，除了具備一定的學識、才幹外，還要有個人的人格魅力。首先，個人品行要端正。凡事以大局為重，不玩弄權術，不搞小動作;工作中要注意突出領導班子和部門的作用，多做幕後的事情、臺下的工作，不搶鏡頭，不出風頭。其次，工作作風要紮實。辦事講實效，工作講效率，不好大喜功，不誇誇其談，要有為機關服務的思想，放下架子，淡化等級觀念，強化服務意識。具體工作事務要認真安排，甚至要親力親為做好每一項工作。再次，面對榮譽要謙讓。祕書科長內外協調，迎來送往，必須熱情大方，性格開朗，具有較好的交際能力，但在成績榮譽面前卻要保持低調，因為祕書科的工作大多是協助性工作，雖然幹了很多事，但說起成績來，卻很難說是祕書科的。因此，祕書科長一定要有甘當無名英雄的思想和胸懷，這樣才能心平氣和，兢兢業業地做好本職工作。

　　三是要默默奉獻，幹事吃苦不叫苦。服務就意味著奉獻，沒有奉獻精神就搞不好服務。祕書科工作最大的規律就是“無規律”、“不由自主”，一年到頭都忙忙碌碌，加班加點連軸轉，既辛苦又清苦，不顯山、不露水。身為祕書科長應正確認識自己的工作和價值，正確處理苦與樂、得與失、區域性與全域性、家庭與事業、個人與集體的關係，甘當不為名利的“小草”、樂於奉獻的“蜜蜂”、恪盡職守的“螺絲釘”。任何時候都招之即來，來之能戰。對可預知的工作，早作準備;對臨時交辦的工作，快速反應，抓緊佈置辦理;對有時限要求的任務，千方百計按時完成;對沒有明確時限的任務，也要儘快落實。

　　二、悉心籌謀、盡心辦事是基礎

　　機關工作無小事。在繁雜的工作任務面前，祕書科長必須保持良好的心態，以正確的處事觀落實好各項工作，認真履行服務職責。

　　一是不以事小而不為。事務本身有大小之分、主次之別。祕書科長面對大量繁雜的事務，立足於抓大事、學會抓大事、善於抓大事是明智的，但小事不抓，日積月累，就會釀成大事，貽誤工作。特別是對那些看似小事但抓不好就可能影響工作、影響團結、影響領導情緒的，更不能聽之任之。這也是祕書科工作無小事的內涵之所在。對祕書科長來說，不管大事小事，不存在該不該抓的問題，只有抓的角度、力度的區別。

　　二是不以事雜而亂為。祕書科工作頭緒很多，任務瑣碎繁雜。祕書科長要清楚哪個該為，哪個不該為，做到一清二楚，不能亂為。不亂為，就要知重知輕，避免重要工作沒抓住，次要工作用過了勁，使過了頭。不亂為，就要知上知下。吃透了上情，辦事才有方向、有主心骨，摸透了下情，辦事才有的放矢。不亂為，就要知書知禮。知書，就是要多學習，提高理論水平，通曉方方面面的知識，辦事得心應手。知禮，是指工作方法多、講藝術。不僅辦了事，還能使大家心悅誠服，各方面都滿意。不亂為，就要知規知矩。沒有規矩不成方圓。祕書科是規矩之科。祕書科長更應成為講規矩的楷模，不管事情再多再雜，採用什麼方法解決，都不能忘了辦事的規矩。

　　三是不以事急而盲為。祕書科固定式、程式化的工作多，但意料外、突發性的事情也會隨時出現。祕書科長往往是急事和突發性事件的第一知情者，負責事件處置的第一道工序。在這種情況下，祕書科長必須政治敏感、頭腦冷靜。要泰然處之，切忌慌了手腳。不管事情多麼突然、多麼緊急，首先要冷靜地分析，根據上級要求和平時掌握的情況，及時召集有關部門商討對策，並依法依規提出解決方案，呈送領導。要沉著應付，切忌慌了神、亂了手腳。其次要邊請示邊按領導要求協調相關力量、組織相關力量進行處置。再次要有主見，切忌唯唯諾諾。面對急事或突發性事件，不能退縮，要大膽地往前站，做到胸有主見，既不亂表態、亂許願，又不唯唯諾諾、態度曖昧，避免在解決一種問題時埋下另一種隱患。

　　四是不以事難而怕為。在處置事務的過程中，不乏一些超出預見、超出職責、難以料理的事情。對這些事，是上推下卸繞著走，還是主動出擊、迎難而上，不僅反映祕書科長的工作水平，更主要的是檢驗祕書科長的職責感和工作態度。一個稱職的祕書科長，必須堅持不怕攬矛盾，不怕受委屈，不怕得罪人，不怕找麻煩。

　　三、科學管理、團結共事是關鍵

　　祕書科的工作很多是被動性、臨時性的，很多工作僅靠個人的長袖善舞是難以完成的，只有科裡全體同仁心往一處想、勁往一處使，才能幹好事、幹成事，才能實現“1+l>2”的整體效應。因此，培養團隊觀念和協助精神，對於祕書科長能否充分地履職盡責至關重要。

　　一要健全相關規章制度，突出規範管理。在制度的制定中，堅持運用“熱爐法則”的四個懲處原則：首先是熱爐火紅，不用手去摸也知道是熱的，是會灼傷人的——替告性原則;其次是每當人碰到熱爐時，肯定會被火灼傷——現實性原則;再次是當你碰到熱爐時，立即就被灼傷——及時性原則;最後是不管誰碰到火爐，都會被灼傷——公平性原則。要建立一種獎罰分明的機制，既不能讓“會哭的孩子多吃奶”，更不能形成或陷入“乾的不如不幹的，不幹的不如搗蛋的”怪圈。 二要科學制定工作標準，實行分類管理。對於科室的管理，不僅需要健全的規章制度，還應制定相應的工作標準和規範的運作機制，實施分類管理。日常工作要突出一個“嚴”字，對外接待要突出一個“細”字，綜合文字材料寫作要突出一個“精”字，文祕機要工作要突出一個“準”字，後勤服務要突出一個“高”字，從而帶動整個機關工作上新水平、新臺階，不斷提升服務工作的質量和水平。

　　三要營造和諧融洽環境，強化人文管理。除了科學規範的規章制度和執行機制外，科室管理中也不能少了人情味。要堅持以人為本，盡力解決大家日常生活中的實際困難，使同志們真正感覺到組織和領導的關懷，從而激發工作的積極性。要把創造良好的工作環境視為重要的工作內容來抓，用良好的環境去影響人、改造人、約束人，營造一種勤奮學習、積極向上、努力開拓、團結協作、樂於奉獻的良好環境。要注重培養每位科室工作人員的團隊意識，正確處理分工與協作的關係，做到同心不分心，建功不爭功，補臺不拆臺，盡力不惜力，理解不誤解，倍加珍視同事的友誼，倍加珍愛集體的團結，倍加珍惜共事的機緣。

　　祕書科工作總結

　　2015年，我科在辦公室領導的正確領導和各科室的支援下，緊緊圍繞縣政府和辦公室領導意圖開展工作。全科室同志團結進取，積極向上，強化服務功能，加強制度建設，積極發揮視窗作用，圓滿完成了全年各項任務和領導交辦的事項。現將全年工作總結如下：

　　一、加強形象建設，強化服務功能，積極發揮視窗作用

　　從提高人員素質入手，加強事業心、責任感和敬業精神教育，高標準、嚴要求，保障了辦公室工作的正常運轉，較好地發揮了視窗作用。

　　認真做好接待工作。在政務接待方面，對部門和基層單位到辦公室進行公務活動的人員，熱情主動地提供服務和幫助。在賓客接待方面，努力提供熱情、周到的服務，在提高接待質量的同時，力求節約、防止浪費。今年共接待省、市及周邊市縣、外商及各種檢查團組到我縣開會、考察、檢查指導工作的領導、來賓 多人次，等一些上級領導，受到了各級領導的一致好評。

　　努力提高會務水平。進一步完善會議組織程式，堅持會前做出安排，周密準備;會上認真組織，確保質量;會後狠抓督辦，保證效果。尤其是對常務會等一系列重要會議的承辦，使辦會質量有了明顯提高。先後成功承辦了常務會、經濟工作會、城建工作會等各類會議91多次會務工作，未發生一次失誤。

　　搞好機關環境衛生。按照辦公室領導要求，在院內、樓內環境衛生、廁所衛生等方面加管理。樓前草坪更換鮮花兩次，在保安人員嚴重不足的情況下，嚴格規範大院內的車輛管理，劃定停車位、佈置門廳花卉，使機關院內、樓內環境有了大的改觀，受到領導一致好評。

　　二、加強安全管理，強化責任意識，做好安全保衛工作

　　機關值班工作。重新規範完善了辦公室值班制度，繼續推行了縣領導帶班、主任值班制度，值班工作人員實行主副交接制度，力求不出現脫崗現象，監督執行值班人員交接、重要事項及時報告制度，協助領導處理突發事件或緊急事項，沒有出現誤時、誤事和斷檔現象。做好節假日、汛期的帶班、值班工作安排，對各鄉鎮、各部門的值班工作進行督促檢查，對維護全縣穩定起到了至關重要的作用。

　　認真做安全穩定工作。國慶安保期間加強了機關值班工作，日常值班雙人雙崗，前後樓門廳重點防護，機關保安嚴陣以待。實行車輛、人員憑證出入制度，人人登記、嚴格檢查。一名同志外出查詢×××分子，圓滿完成任務;

　　信訪工作。對基層單位到縣政府上訪的群眾，堅持熱情接待，對上訪群眾反映的問題及答覆，積極協助聯絡領導及有關部門解決問題。對於解決不了的，進行耐心解釋或說服教育和疏導工作，防止矛盾激化，改善了幹群、黨群關係，杜絕了越級上訪事件的發生。

　　三、加快公文運轉，強化歸檔意識，文電運轉工作進一步規範

　　在文電運轉工作中，按照《關於公文、信函閱批執行管理制度》，對公文、信函執行工作流程、責任分工做出明確規定。為信件交換中心配製了新的檔案櫃，各單位憑鑰匙取自己的檔案，改變了以前檔案櫃敞口造成的檔案丟失問題。堅持做到來文統一啟封，按要求分送，收文、登記、轉遞手續齊全，及時準確，不錯不漏。截止目前共收到市以上明傳電報441件，傳真 194 多件，省檔案297件，市檔案366件;同時下發縣政府和縣政府辦公室各類檔案 426 件，檔案格式嚴格把關。對於傳閱件，認真做到“不積壓、不誤事，勤送、勤催，及時登記、及時收回、及時清理或登出”。對於明傳和密電，實行專人管理，隨收隨辦，堅持做到及時、安全和保密。一年來文電運轉中未出現失誤、丟失和洩密問題，及時發揮了上情下達、下情上達、指導工作等應有的作用。

　　在文件管理中，我們堅持對收到的檔案進行按月整理，達到件件有手續，份份有落實。完成了 年的檔案、電報、會議材料等收集、整理、立卷、歸檔工作。完成單位23名同志檔整理工作，還為11人的個人學歷進行整理認證工作，以全部歸檔。

　　在印章管理中，堅持做到印鑑專人管理，用印有明確範圍、有領導批准、有登記備案，沒有出現任何紕漏和問題。