如何做好祕書工作

　　祕書可是領導的左右手，那如何才能做好祕書的工作呢?下面是小編為你整理的，希望對你有用!

　　第一，祕書人員應具備三方面的基本素質

　　一是先做人，後做事。從小處說要完成一項工作，從大處說要成就一番事業，必須先具備做人的優秀品質。先做人後做事，是從主次地位角度來說的，先做人、後做事兩者是辯證統一的，應該把兩者統一起來，看成是同一過程不同層次或方面。作為祕書人員，只有在做事的工作過程中見賢思齊、從善如流，才能夯實做人的基礎，從而才能把事情做好。做到辦事紮實，待人誠實，為人樸實。

　　二是敏於事，慎於言。敏於事即要手勤、腿勤，具有敏銳的洞察力和政治鑑別力，設想周到，能起到拾遺補缺的作用。慎於言即一定要以高度的責任感管好自己的嘴，不該問的不問，不該講的不講，工作中不能誇誇其談，言過其實。要做到言之有物，言之有據，言之有理，言而有信。

　　三是博學不窮，篤行不倦。是否勤於學習、善於學習，學以致用是決定祕書工作質量的關鍵因素。人的一生就是一個不間斷的學習和實踐的過程。中國有名古話講，“博學之，審問之，慎思之，明辨之，篤行之，”只有這樣才能適應新形勢對祕書工作越來越高的要求。

　　第二，祕書人員應具備三種基本能力

　　一是較高的文字水平。祕書人員工作中的一個重要任務，就是從事大量的文字工作。所以，祕書人員必須具備紮實的文字功底，不僅要精通語法、修辭和邏輯知識，還要掌握一定的寫作規律。寫作是一種綜合能力的表現，要做到內容與形式的統一，既要有好的表現形式，又要有充實的內容，並不是一件輕而易舉的事。這就要求祕書人員要加強寫作實踐，熟練掌握各類公文特點、寫作要求和語言表過技巧，隨時注意積累資料，不斷提高寫作水平。在這一點上，雖然到政府辦公室以來一直刻意的注重提高，但離領導的要求還有很大差距。今後會更加努力提高此方面的能力。

　　二是較強的組織能力。根據職責的要求，祕書人員經常要按照領導的意圖組織各類會議和活動，如果缺乏一些現代的、科學的組織管理能力，就無法把工作做好。所以，祕書人員一方面要通曉辦事的渠道，提高辦事效能，平時多接觸一些具體事物，處處留意他人和領導是如何處理問題的，不斷增加自己的閱歷和經驗。

　　另一方面要用系統的觀點，統籌安排工作。剛接觸祕書工作時，由於工作的不熟和閱歷的欠缺，經常有一種手忙腳亂的感覺，有點力不從心。在各位領導和同志們的幫助下，我在此方面有所改善。我認為，提高組織能力，向領導和身邊的同志學習比向書本學習更直接、更有效。

　　三是廣泛的社交能力。當前社會交往已成為社會各階層的一項“熱門”活動。社交對於祕書人員來說同樣重要。

　　首先，社交可以開闊視野，增長知識。可以博採眾長，學習各方面的知識以豐富自己。知識出才智，智是謀之本。這樣在實際工作中才能更好的為領導當好參謀助手。

　　其次，社交是辦事的輔助。祕書人員辦理公務，聯絡事務，雖然是公事公辦，介社交可以幫助選取捷徑，克服阻力，提高辦事效率。

　　第三，祕書人員應具備五種良好的工作作風

　　一是忠於職守，自覺履行各項職責。各行各業的工作人員都要忠於職守，熱愛本職。這是最基本的職業要求和良好的工作作風。作為祕書人員忠於職守就是要忠於祕書這個特定的工作崗位，自覺履行祕書的各項工作職責，認真輔助領導做好各項工作。要有強烈的事業心和責任感，不擅權越位，不摻雜私念，不瀆職。

　　二是服從領導，當好參謀。作為領導工作的參謀和助手，應當嚴格按照領導的指示和意圖辦事，離開領導自行其是，別出心裁，是職業道德所不允許的。個人的積極性、創造性只能在服從領導的前提下發揮。不能用個人不成熟的想法，去影響和干擾領導的工作及決策。在領導決策民主化、科學化的今天，尤其要求祕書人員改變以往辦事即是稱職的觀念，要提高參謀意識和能力，明確不能出謀獻策者就不是好的祕書人員的新觀念。

　　三是兢兢業業，任勞任怨。祕書人員的工作性質，要求其埋頭苦幹，決定其工作主要是實幹。祕書工作要圍繞領導的工作來展開活動，要求招之即來，來之能幹。要具體而緊張的工作中，要腳踏實地，不計個人得失，有吃苦耐勞甚至委曲求全的精神。

　　四是謙虛謹慎，辦事公道。熱情服務，謙虛謹慎，這是祕書人員應具有的工作作風和良好美德。不能因為在領導身邊工作而自命不凡，自以為是，要平等地同各職能部門商量工作，虛心聽取他們的意見，而不是命令式的開展工作。要善於協調矛盾，搞好合作。辦事公道正派。對領導對群眾都要一視同仁，秉公辦事，平等相待。把為領導服務、為各職能部門服務、為群眾服務當作自己的神聖職責。

　　五是恪守信用，嚴守機密。恪守信用，就是要遵守信用、遵守時間、遵守諾言，言必信、行必果。一經允諾的事情就要盡力辦到，遇有變化，要事先說明原因，使人信服。嚴守機密，是祕書人員職業的最基本要求，也是必須具有的工作作風。自覺加強保密觀念也是祕書人員必須遵守的職業道德。

　　六是實事求是，勇於創新。要堅實事求是的工作作風，一切從實際出發，理論聯絡實際，堅持實踐是檢驗真理的唯一標準。祕書工作的各個環節都要求準確、如實地反映客觀實際，從客觀存在的事實出發。在工作中，切忌主觀臆斷、捕風捉影，分析問題必須從客觀實際出發，既不惟領導是聽，也不惟“本本”是從。

　　作為領導的助手，祕書人員更應具有強烈的創新意識和開拓精神。勇於創新，要求不空談、重實幹，在思想上是先行者，在實踐上是實幹家，不斷提出新問題，研究新方法，走出新路子。

　　關於做好祕書工作的思考

　　一圍繞中心，履行職責

　　1.要了解掌握中心工作。任何領導機關在不同階段都有一些不同的中心工作。市委的中心工作就是全市發展的大事，全市所要解決的主要矛盾。祕書是為領導服務的，領導的中心工作自然就是祕書的中心工作，因此，祕書就要準確瞭解和把握領導的中心工作，做到心中有數。

　　2.要圍繞中心發揮參謀作用。市委每年有一個大的中心工作，祕書要根據這個大的中心工作以及派生出的若干層面或不同時期小的中心工作，也可以稱為重點工作,發揮作用，履行職責。一定時期要圍繞中心提出領導工作和活動安排的建議，這就是發揮參謀作用。比如“五一”、“六一”、“七一”、“八一”、“十一”等重要紀念日，可以提示領導參加一些活動。

　　3.要圍繞中心發揮助手作用。祕書要緊緊圍繞市委的中心工作和領導的安排部署，一項一項、一步一步搞好協調服務，督促落實，這就是發揮助手的作用。比如，領導的信件、檔案、公務接待、出席會議、參加活動等日常公務處理，交待協調落實的具體事項，都要認真對待，搞好銜接，抓好落實。

　　二領會意圖，忠誠服務作為祕書能夠準確領會領導意圖，這是最基本的要求。

　　1.要研究領導心理。研究領導心理就是要研究和把握領導的意圖，用以指導自己的服務工作。有時領導意圖是明確的，有時領導意圖還不明朗，或者還處於萌芽狀態。研究領導心理、領導意圖，不是投其所好，妄猜“聖意”，而是儘量做到與領導同向思維，在同向思維中明確自己的服務軌道，這樣就能少走彎路或不走彎路。

　　2. 要研究領導的需求。領導的工作需求就是祕書工作的最高追求。把握領導需求，滿足領導需求，達到領導要求，這是祕書工作職能實現的基本要領。在適應領導需求中，既要有法有度，又要有質有量，既強調必要性、必須性，又強調可能性、可行性。領導需求有經常的部分，也有隨機的部分，要注意把握，留有領導選擇的餘地，儘量超前一些。比如,會見來賓時,事前要準備好相關資料、領導名片等等,這些就是領導需求。

　　3.一定要忠誠服務。這是祕書實現工作職能的基本要求，也是祕書職業人格的高尚追求。從“八榮八恥”角度講，是與熱愛祖國相一致的。

　　忠誠服務包括兩個方面的內容：

　　一是對領導，也就是對服務物件忠心耿耿，在思想和行動上與領導保持一致，在不斷適應需求中提高自己的水平;

　　二是對工作赤膽忠心，一絲不苟，認真負責，對有些問題敢於提出自己的想法和意見，這也是一種責任意識。我們一旦選擇了祕書職業，就要忠心耿耿、忠於職守、忠誠服務，這是作人的根本所在，也是祕書職業道德的具體體現。

　　三規範有序，注重細節

　　1.嚴格按制度和程式辦事。祕書職業，已經形成一系列管理制度和管理辦法。實現祕書工作職能，必須嚴格遵守祕書工作制度，必須嚴格執行祕書工作程式，請示報告、公文處理、上下銜接、公務接待、會務安排等，都離不開制度，離不開程式。這就需要注意把握尺度和分寸，既要有規矩，又要有創新;既要講程式，又要講效率。

　　2.分清輕重緩急。領導機關的工作千頭萬緒，常常是許多工作同時提到領導者面前。面對這種情況，作為祕書，不但要分清輕重，而且要分清緩急，不能眉毛鬍子一把抓，不要誤了急事、誤了大事。平時的工作不是一成變的，隨機性很強，祕書要隨著變化了的情況及時調整工作佈局，在全面開展工作的同時，要集中力量抓大事，抓緊急事的辦理，綜合平衡，統籌協調。

　　3.注意抓好細節。再好的制度，再嚴密的程式，再科學的方案，如果不注意執行過程當中的細節，也會出問題，甚至是功虧一匱。一項公務活動能否讓領導滿意，關鍵在於細節上。

　　領導未行我先行，試試道路平不平;領導未看，我先看，看看應該誰出面;領導未講，我先講，試試麥克響不響;領導未嘗，我先嚐，嚐嚐飯菜涼不涼。這些就是細節，平時出問題往往出在對細節的忽略。作為祕書，做事不出問題是本份，沒有人會記住;但如果有一件事沒有做好，出現紕漏和差錯，沒有人會忘記。怎樣避免出問題?就是不怕麻煩，多過目，多過手，多動腦,這樣出錯的機率就小。

　　四善於合作，互相補臺

　　1.密切配合無處不在。領導職能作用的發揮是一個系統工程，因此為領導服務的祕書工作也是一個系統工程。因此，祕書應該把自己的工作納入為領導服務的群體工作之中，樹立群體觀念，要發揚合作精神，互相尊重，互相幫助。只有發揮祕書群體優勢，才能為領導搞好服務。

　　2.要做到怎麼能行。作為祕書，除為領導服務，還有為機關服務、為基層群眾服務的職責，要多提供方便。特別是各級機關幹部來辦事，就要誠懇地搞好服務，要想辦法幫助協調好。切忌高高在上，指手劃腳，冷顏相對，而要做到與人為善，密切配合，這樣，以後和別人協調時也就方便、順暢了。

　　3.主動點、勤想點、多做點。祕書工作有分工，有協作;也有份內、份外的區別。在實際工作中，我想，做好本職工作很重要，但相互之間的配合，相互之間的補充，更為重要。做大量幕後補臺工作，看到問題就要多提醒、多提示。任何一個有事業心和責任感的人，都不會拒絕善意的提醒。看到別人的問題，不要興災樂禍，如果不引以為鑑，下次就可能落到你頭上。多伸友愛之手，少設障礙之腳。

　　五談吐文明，形象良好一個人外在形象的良好，表現在談吐文明，著裝整潔，舉止文雅，落落大方。這也是內在素質的反映。作為祕書，一定要時刻注意自身的形象，因為，祕書的形象不僅是個人素養的表現，更重要的是反映領導、領導機關的精神風貌和總體形象。

　　1. 學習禮儀知識，時刻注重自身形象。學點現代禮儀知識，用以指導自己的行為，做到講文明，懂禮貌，重禮儀，常微笑。特別是要會微笑，俗話說，如果沒有好的長相，就要有才氣，如果沒有才氣，就要保持微笑。和藹可親，笑容可掬，使人有一種親切感，這是以禮待人的捷徑。

　　2.著裝要乾淨整潔、舒適得體。什麼場合穿什麼樣的服裝，並且搭配合理，適度自然。工作時間、陪同領匯出席正式場合、參加重要會議和活動時，要著正裝。接待外賓，著正裝是對來賓的尊敬，也是一種修養和風度的顯現。籌備會議，工作人員著正裝，表示會議的重要性和嚴肅性，也顯示出工作人員一種精神風貌，規範整齊，乾淨利落。下基層陪同領導調研時，就要注意穿夾克衫等休閒裝，這樣容易和群眾拉近距離，便於工作。

　　3.要注意說話的態度，做到談吐文明。一個人長相不錯，穿得也很講究，如果一張嘴髒話連篇，在別人的心目中就會大打折扣，會讓人感到很沒素質，沒水平，沒修養。誰還敢接近你，和你相處?和氣、客氣可以化解矛盾，消解怨氣。作為祕書，接電話、接待上訪群眾等時一定要注意說話的語氣。同樣是協調一件事，為什麼不同的人協調的結果不一樣?就在於怎麼說話和如何表達上。同一內容，有的人說話就容易讓人接受，有的就不能讓人接受，這個很有學問。

　　怎樣保持自己談吐文明，態度和藹?

　　一是平時要注意訓練。最簡單和最基本的就是常說“請”、“您”、“謝謝”“對不起”、“再見”等文明用語。

　　二是不要帶著情緒工作。不管自己受多大委屈，有什麼生氣的事兒，都不要帶到工作當中來。

　　4.要加強內在修養。要以“八榮八恥”做一面鏡子，對照自己，真正做一個有修養的人，有品味的人，有內涵的人。在文明的社會，做一個文明的人。如果能經常提醒自己，注意鍛鍊，就會在不知不覺中，在潛移默化中提高了。

　　六廣泛聯絡，謹慎交友

　　廣泛聯絡與謹慎交友，是對立統一的關係，兩者並不矛盾。廣泛聯絡，並不一定是廣交朋友，謹慎交友也不是不溝通不聯絡。

　　1.作一個有心的人。平常用的電話號碼要爛熟於胸。接待來賓時，要主動留下聯絡方式，便於日後溝通協調。凡是接觸過的和打過電話的，都要一一記下，以備日後查詢。這就能為領導提供方便服務，

　　2.作一個有情有義有原則的人。古人講：仁義禮智信，義，就是助人。祕書本身就是為人服務的，也就是助人的，但要有原則、有規矩。祕書在領導身邊，有許多人想拉近，想接觸，作為祕書一定要頭腦清醒，明辨是非和真偽，既要有情有義，又要有章有法，謹慎交友。

　　七遵章守紀，嚴格要求

　　1.要擺正位置。祕書和領導之間，在工作上主要是主從關係。祕書只是參謀助手，不是領導，但又有特殊身份，特殊地位。因此，祕書工作職能是有力的，但又是有限的。祕書工作職能的有力和有限，是其他任何職能崗位所無法比擬的。因為有力，必須有限，否則就可能越權越位，不利施政，甚至亂政。祕書只有服務的權力、參謀的權力、輔助的權力，沒有決策的權力、指揮的權力，只能輔政，不能幹政。

　　2.要注意小節。祕書的特殊地位，既是祕書為領導提供直接服務的必要條件、必然要求，又是祕書職業的重要特徵。這種服務身份和服務方式帶來的問題就是借領導對自己的信任而忘乎所以，更有甚者，以位謀私、弄權作亂。祕書栽倒的例子也不少。所以對祕書的職能範圍和職業道德必須嚴格規範。祕書要時刻注意嚴格要求自己，不要什麼場合都去，什麼酒都喝，什麼話都說，什麼事都辦。

　　3.要保守祕密。祕書工作是領導機關裡的工作，常隨領導左右活動，參加各類會議，接觸各級檔案，接觸領導核心的事情很多，許多內容是明文規定要求保密的，也有許多內容是工作需要、道德準則要求保密的。我理解，祕書的“祕”，就是首先要做到“保守祕密”，這是職業和品德要求;祕書的“書”就是能力和素質要求。祕而不能書，缺能力，不好用，尚可用;書而不能祕，缺品德，不可用，很可怕。祕書工作涉密多，保密要求嚴格，一定要提高警惕，高度警覺，要有保密意識。自己不是聾子，但要當成啞巴，做到祕而能書。

　　八甘願吃苦，樂於奉獻

　　1.肯吃苦。祕書常跟隨領導，下鄉調研，接待來賓，看似風風光光，體體面面，但一定要有吃苦的心理準備。這裡所說的苦，不是生活上的困苦，而是奔波忙碌之苦，生活沒有規律之苦，精神壓力之苦。當別人在家休息的時候，我們在伏案書寫;當別人在休閒瀟灑的時候，我們在等候指令。既然選擇了祕書的職業，就要始終樹立“服務好領導，做好工作，多吃苦，少享福”的思想，有一種吃苦耐勞的精神。但苦中也有樂，樂在工作之中，樂在完成一件事之後，樂在領導的滿意，樂在領導的肯定和表揚。

　　2.多奉獻。祕書只能甘當無名英雄，選擇了祕書的職業就選擇了奉獻。祕書的工作業績只能融於自己為之服務的領導工作業績之中。只有默默無聞，無私奉獻，這是人的一種高尚追求，一種人生境界，一種道德修養。什麼是奉獻?奉獻就是多做事，就是所謂的吃虧。為什麼這麼說呢?做好事，做善事，永遠問心無愧。這說明你存在的價值，是對事業有益，對別人有用。奉獻就是發揮自身價值，就是發揮自己的作用。做祕書工作，經常是披星戴月，夜深人靜，仍在工作。

　　3.知難而上，勇於負責，敢於負責。作為祕書，就要知難而上，勇往直前。比如，遇有群眾集體上訪，圍堵領導和機關，就要衝在前面，擋住左右，這就是職責。特別是遇一些難題，不要躲、不要靠，一定要勇於承擔，勇於負責。在破解難題，解決矛盾中經受鍛鍊，增長才幹。做一個有責任感和責任心的人。有些事，換個角度想一下，你就會做好工作。

　　比如，接待上訪群眾真是很難，一則祕書沒有權力直接處理，二則上訪群眾情緒激動，把接待人員當出氣桶，經常謾罵、攻擊。但如果換個角度你把每接一次難纏的上訪群眾當作一次鍛鍊，一次經歷，一次學習，一次提高，處理起來就不畏難了，也就會有動力和辦法了。

　　九珍惜機會，不留遺憾

　　1.學習提高的機會。人的一生能有在黨委辦公部門工作，能在領導機關工作，在領導身邊工作，真是一種幸運。我們在這樣的崗位上才有機會增長見識，增加知識，增強能力。到辦公室近10年來，個人的進步和收穫非常大，這是有切身體會的。現在，能讀進政論文章，能分析文章，能撰寫文章。在為領導服務的過程中，直接學習領導決策、領導經驗、領導辦法，這真是難得的機會。因此，要倍加珍惜，倍加努力。

　　2.參與的機會。祕書能夠參與全市重大決策或重要工作的準備，認真細緻地做具體工作，這就是一種機會。如果沒有參與，那是最大的遺憾，最大失意。因為，這就是失去了你的作用和存在的價值。只有和大家一起參與了，不管做的工作多少，貢獻的力量多大，畢竟是一種經歷，一種體驗，一種收穫，更是日後的一種回味，這就是自身價值的體現。

　　3.見證歷史的機會。祕書雖不是決策者，但卻是一個地方和單位發展的重要見證人，能夠感受到變化的過程。每次重大決策的醞釀、研究、部署，我們有機會了解這些重大問題的決策過程，歷史事件的產生過程，見證歷史，這有多麼難得和幸運。

　　十積極思考，及時總結

　　1.勤於學習。祕書的適應水平、工作效果、個人形象在於祕書自身的品位、學識和能力，在於內功強勁，否則無法適應領導需求，也絕做不好服務工作。不斷強勁自己的內功，不斷提高自己的水平，不斷適應領導的需求，這是一個動態的發展過程，這是祕書工作職能實現的根本力量。祕書工作的資輔政務、承辦公務、管理事務三項職能，都要靠內功的強勁才能實現。苦練內功就是要加強學習。作為祕書要虛心學習，見賢思齊，多思考，多動腦，做到“博學之，審問之，慎思之，明辨之，篤行之”。

　　2.注重積累。要想當好祕書，必須注重積累。一是親自觀察體驗。在日常工作中，用自己的身心去感受，積累材料和經驗。二是調查瞭解情況。跟隨領導調研，參加活動，有目的瞭解情況、獲取材料。三是從書本和新聞媒體上獲取資訊。從報刊、資料、以及廣播、電視上獲取一些對工作和生活有益的資訊資料，收集整理，分類排隊，隨用隨找。四是搞好自身積累。把自己寫作過的文章，按年份裝訂成冊，形成資料留存，以後備查。這也是自己工作的記錄，工作成績的積累。

　　3.善於總結。總結是思考的過程，是提高的過程，無論幹什麼工作都要勤於總結，善於總結。特別是要從失誤、批評中吸取教訓。作為祕書凡事都要親歷親為，不要依賴別人，多用心用腦，多動手動腳。也要注意從自身一次次失誤中總結經驗，吸取教訓。每完成一項工作，都要及時總結，千萬不要懶惰。一件事辦完了，下一步還能做點什麼?預期效果達到了，還能不能由淺人深、由表及裡、由此及彼，使已經取得的效果得到發展?這就是一個精益求精的問題，總結提高的問題。

　　辦公室辦會注意的幾個小細節

　　職場禮儀無處不在，商務談判、工作會議、宴請客戶，大場面中的大禮儀，想必職場人都會注意，但一些不起眼的小細節，卻也蘊含著禮儀大學問。

　　小名片大學問

　　索取名片

　　第一，交易法。將欲取之，必先予之。第二，激將法。面對地位、身份比你高的人，很可能出現你把名片遞過去，他道謝後便沒了下文的情況。此時，你可主動索取。第三，謙恭法。此法適用於地位高、名氣大的名流顯達，比如，你可以說：“金教授，久仰您的大名，今天聽了您的講座，很受啟發。不知道以後還有沒有機會向您繼續請教?”第四，聯絡法。此法適用於平輩之間或者長輩對晚輩、上級對下級。

　　製作名片

　　第一，忌塗改名片。名片如同臉面，不能隨便塗改。第二，忌印有家庭電話。人在社交場合會有自我保護意識，私宅電話是不給的，甚至手機號碼也不給。第三，忌頭銜林立。名片上往往只提供一個頭銜，最多兩個。

　　交換名片

　　第一，位低者先行。地位低的人首先將名片遞給地位高的人。第二，如果和多人交換名片，一般是先女後男，先長後幼，按照地位高低由高而低進行。第三，當你把名片遞給別人時，還要寒暄一下：“這是我的名片，請多指教，希望保持聯絡。”第四，拿名片的標準方法是雙手捏住名片上側，將自己的名字正對對方。

　　小電話大學問

　　接電話

　　第一，接聽電話要及時，鈴響不過三聲。如果電話連響六聲才來得及接，第一句話要說：“抱歉，讓您久等了。”切忌鈴響一聲就接，以免對方尚未做好通話準備。第二，通話語言要規範。拿起話筒後，第一句話要問候對方，第二句話要自報家門。第三，遇到掉線的情況，要及時回撥，並在接通後表明歉意。

　　打電話

　　第一，擇時通話。一般來講，節假日、晚上八點以後及早上七點之前，切忌因公事打他人的家庭電話。與海外人士通話還要注意時差問題。此外，儘量避免在週一剛上班以及週五快要下班的時候打電話詢問求職問題。第二，通話三分鐘原則。通話時間要簡短，長話短說，廢話不說，沒話別說。第三，撥錯電話要道歉。

　　代接電話

　　先告知對方其要找的人不在，然後再問對方系何人、所為何事、是否需要轉告等。

　　掛電話