淺談祕書的語言談吐禮儀修養
語言談吐禮儀既是祕書人員必備的修養,也是一項重要的專業技能。下面是小編給大家蒐集整理的祕書的語言談吐禮儀修養文章內容。希望可以幫助到大家!
祕書的語言談吐禮儀修養
***一***善於聆聽
我們總是認為,一個善於交談的人首先必須能講,事實上,善於聆聽在交談中更重要。因為“如果你能全神貫注、認真耐心地聆聽對方講話,表示你誠心誠意與對方交往,非常尊重對方,對方會因此而樂意與你交往”。好的聽者是交談順利進行的前提和保障。首先,注意力要集中。眼睛要有禮貌地注視客人,目光停留在客人鼻眼三角區,目光要平視,注視的時間大約佔到談話總時間的三分之一到三分之二左右。談話中東張西望、做小動作都是注意力不集中、心不在焉的表現,而打哈欠、伸懶腰、看手錶則是不耐煩和厭倦的表示。其次,要有所反應。會意的微笑、讚許的點頭、偶爾的提問、適當重複對方的講話等等,意味著對方的談話引起了共鳴,會使談話更投機、更融洽。第三,要有所收穫。傾聽是捕捉資訊、處理資訊、反饋資訊的過程,一個好的聽者應當在聆聽過程中思索回味、分析概括對方的談話,從中得到有效的資訊。
***二***有所忌諱
祕書工作中的交談除了約定好的既定話題,還有一些場合需要臨時選擇交談的話題。交談內容往往被視為個人品位、志趣、教養和閱歷的集中體現,好的話題能使談話順利展開,愉快進行。如果選擇了對方不熟悉或不感興趣的話題,談話很容易陷入僵局;如果選擇了對方忌諱的話題,還可能使談話不歡而散。因此,祕書人員要懂得交談時有所忌諱。不談論非議黨和政府以及單位的話題;不涉及國家、行業、組織的祕密;不背後議論領導、同行和同事;不捉弄取笑別人,傷人自尊;不談論違背社會倫理道德或格調低下的內容;不談論疾病、死亡、凶殺、災禍等令人不愉快的話題;不談論年齡、收入、婚姻等個人隱私的話題等等。
***三***注意環境
任何語言交際都是在一定環境、場合下,面對特定的交際物件進行的。交談環境對語言既有便利作用,又有制約作用。祕書要分析和把握具體交談場合的政治環境、自然環境以及交往物件的心理特徵等,在交談時,既要努力適應環境,根據場合的不同調整語言表達形式,更好地實現交談目的;又要積極地、能動地藉助環境,利用環境,更好地表達思想感情。如在公務往來、談判等場合中,祕書應該注意語言談吐的科學性、條理性,用語要典雅、準確、規範;而在出席某個社交場合時,語言談吐可根據談話物件幽默風趣、歡快跳躍或禮貌優雅、委婉含蓄。
祕書語言談吐禮儀修養的基本要求
***一***語言要文明禮貌
作為訓練有素的現代祕書,與人交談要使用文明優雅的語言。注重修養,不說髒話粗話;控制情緒,不說氣話牢騷話;坦誠相見,不說空話假話;顧及對方的感受,注意用委婉的詞句來表達不便明言的事情。交談中多使用禮貌用語,您好、請、謝謝、對不起、再見等禮貌用語應隨時掛在嘴邊。除此之外,祕書還要學會使用中國傳統的謙辭敬語來表達對他人的尊重,如等候客人用恭候,中途先走說失陪,請人指點說賜教等。文明禮貌的語言為交談創造一個和諧、愉快的環境,形成信任、親切、友善的交談氣氛,幫助祕書塑造良好的社交形象,為交談成功奠定基礎。
***二***語言要準確簡明
交談中語言運用是否準確恰當,直接影響到交談的效果。首先內容要準確。內容組織要層次清晰、邏輯性強,重點突出,不丟不落,準確傳達意圖。其次,用語要準確。遣詞造句力求準確,合乎語法規範,切忌使用模糊、易產生歧義的詞語。第三,表達要準確。發音正確,避免唸錯字、讀錯音;發音清晰,不能口齒不清,含含糊糊,不夾雜地方鄉土口音。
“言不在多,達意則靈”,交談時,應力求言簡意賅,簡單明白,不要羅裡羅嗦,拖沓繁瑣。避免重複已經說過的事情***除非客人要求***,避免含糊不清的談話方式,例如:“好像是這樣吧”,“這個應該是這樣吧”。避免重複用語,例如:“這個這個這個”,“也就是說,就是說”。
***三***語言要真誠自然
交談取得成功的前提是雙方態度要誠懇,只有真誠相待,坦誠相見,才能有融洽的交談環境。真心實意的交流是信任對方的表現,真誠的語言能夠激起對方感情的共鳴,給對方留下良好的印象。對上級要表現出應有的尊重,謙虛謹慎,但也不能一味迎合討好,唯唯諾諾;對同事和下級要謙遜友善,平等相待,切忌高高在上,自以為是,盛氣凌人。祕書在工作中真誠的態度、親切自然的語言表達是有效溝通的基礎。
祕書語言談吐禮儀修養的具體規則
***一***語速、音量適中,語氣謙和
祕書在交談中音量要適中,聲音過大,製造噪音,不柔美;聲音過小,聽起來費勁,也顯得不大方自信,影響表達效果。適中、委婉、柔和的聲音悅耳動聽。交談中,語速過快、過慢、忽快忽慢,都會影響效果。一般發音稍緩比連珠炮式易於使人接受,但也不能過慢,使語義不連貫。講話的語氣語調平和,不用太多的語氣詞;要尊重他人,平等待人,親切謙和,不能盛氣凌人,隨便教訓指責別人。
***二***配合表情、手勢與身體姿態
善於交談的人,總是懂得利用表情、手勢和身體姿態來配合、強調自己的語言,吸引聽眾,使講話更生動。表情與手勢要與談話內容協調配合,適當的恰到好處的表情與手勢可以使談話更有表現力,如笑一笑、擺擺手等,但太誇張的表情或過於頻繁的手勢反而可能破壞談話應用的效果,如有人講話眉飛色舞、手舞足蹈,給人留下不穩重的印象。只有恰當的表情和手勢才能使談話增色。
祕書要站有站相,坐有坐相。站立與客人交談時,要保持身體直立,避免在說話的時候身體晃來晃去,一般與客人相距於60到100釐米之間。跟客人距離太近,一則侵犯客人的隱私權,二則使客人產生壓力感;跟客人距離太遠,一則需大聲說話,二則顯得疏遠。“交談中正確的坐姿除能給人以端莊大方之感外,不同的坐姿還可以反映出人的不同心理狀態和待人的態度。”如深坐***坐的靠後***表現出一定的心理優勢和充滿自信;淺坐***坐的靠前***表現出尊重和謙虛,但過分的淺坐則有自卑和獻媚之嫌。
***三***交談中禮讓對方
交談是一種合作,是兩個或兩個以上的人互相交流思想、意見。祕書在交談中要注意禮讓他人,尊重他人。不能滔滔不絕獨自高談闊論,也不能從頭到尾保持沉默,使交談冷場,交談中要熱情投入,積極合作。不要隨意插嘴,打斷別人的談話,這樣不僅干擾了對方的思路,破壞了交談效果,而且給人自以為是,喧賓奪主之感。不要固執己見,強詞奪理,應讓在場的人充分發言,各抒己見,集思廣益,取長補短。對方所談的意見,一般不要當面直接否定,必要時用語要委婉。