祕書人員具備交談禮儀修養的必要性
任何一種禮儀的實施，都能使施禮者的形象得到良好的體現，祕書的交談禮儀的實施自然也不例外。下面是小編給大家蒐集整理的 文章內容。
首先，祕書人員遵循交談禮儀能夠優化個人形象。
任何一種禮儀的實施，都能使施禮者的形象得到良好的體現，交談禮儀的實施自然也不例外。個人形象優化了，則可使個人工作績效得到提高;同時祕書人員個人也代表著組織的形象，所以個人形象優化了，也就樹立了本組織的良好形象，從而產生最佳的社會效應，帶動組織工作的順利開展。
其次，祕書人員遵循交談禮儀能夠更好地處理和保持與領導、同事及外界的人際關係。
祕書學中一個核心問題就是祕書與領導關係問題，祕書要處理好與領導的關係，必然要遵循一定的交談禮儀和技巧。如與領導交談時注意上下級關係的禮儀、把握好說話的分寸、對領導要適時進言等。
當然，通過言談把握好與領導的關係是很重要的，但也要通過語言這個交際工具處理好與其他人員的人際關係，這樣才能夠建立良好的人際環境，才能為做好本職工作打下基礎。此外，通過交談禮儀的實施來協調好本組織人員之間的關係，使得本組織機構在一個和諧的氛圍中順利運轉。
在論析祕書人員應遵循的交談禮儀時，首先要了解交談的基本要求，尤其是作為祕書這個職業的需要所應符合的幾個基本要求。
祕書人員交談禮儀修養的注意事項
在遵循交談禮儀時，要注意以下幾點事項：
***一***舉止要恰當，談話距離要適當
手勢不要過多，幅度不要過大;注意姿態。如雙方並排而坐時，在談話中間可把身體側向對方，以示專注;不要和對方離得過近或過遠，尤其注意不要唾沫四濺，以免失態。
***二***要照顧到在場的所有人
不要只關注、照顧主賓，對其他在場的客人，要常用目光照應一下，讓每個人都感受到你對他們的關注和尊重。
***三***不要中途打斷或是和人爭辯
出於尊重的需要，對方講話時，不要中途打斷或是和人爭辯，這是不合禮儀的。若確實有沒有聽懂或聽清之處，也要等到對方的話告一段落或中途停頓的時候再插話。可以以這樣的話起頭“對不起，請允許我插一句”，“對不起，您的話是不是這個意思……自己講話時，要給別人發表意見的機會，不要滔滔不絕，旁若無人。
***四***要耐心傾聽
對方講話時，要耐心傾聽，目光要注視對方。這是尊重的需要，也是禮儀的需要。同時在傾聽的過程中，進行適當的提問，這既為禮儀的需要，表達對對方的尊重，也為獲取資訊的需要。
***五***尊重習俗，注意禁忌
社會習俗文化制約著人們的言語行為，人們的言語行為又反映了一定的社會習俗文化。因此，我們在與各個國家和民族的人們交談時，應特別注意其禁忌禮儀。以免失言，失言也是一種失禮。
***六***要主動地融入交談圈
不論是在正式交談或非正式交談中，祕書人員由於角色地位的特殊性或工作的需要，更應該發揮主觀能動性，融入交談圈。也許我們與圍坐一起交談的人並不熟悉，也許我們對這個話題所知甚少或者全無興趣，但既然目前坐在這裡與人交談，就必須表現出興趣和熱情，而不能以自己的情緒去影響他人。我們可以在適當的時候插一兩句話，跟大家一起表示情緒，如點頭、微笑、皺眉等，這樣也就自然地融入了交談圈;也可以主動引起某個有意義的話題，使交談氣氛活躍，從而發揮祕書的公關交際能力。
祕書人員交談禮儀修養的基本要求
***一***交談的態度
交談的態度要真誠。美國總統林肯曾說過：“真誠是我待人的美學原則。”說話要有誠意。不論多麼美妙的話語，如果缺乏了誠意，也不過是花言巧語而已。巴金說過：“文學的最高的技巧是無技巧。”巴金並非反對技巧，而是想強調，比起所謂技巧，真情實感更為重要。說話也是一樣。我們曾看到許多“訥於言而敏於行”的君子，雖然話不多，但他君子的品行，一句兩句話就讓人信服和佩服了。所以無論你的口才如何，首先要真誠、要有誠意是非常重要的，這也是任何禮儀實施的首要的基本要求。
***二***交談的語言
對於紛繁複雜的眾多的地方方言系統，我們為了更好地溝通和交流，提出了一種規範化的語言，即普通話，所以祕書人員要想能與人更好地溝通交流，就必須具備較好的普通話水平。
***三***交談的聲音
對於交談的聲音，可從音量、語速和語調三個方面來闡述。
1、音量
祕書特別要注意控制自己的音量。在國際禮儀中，以說話聲音適度為有修養。所謂的適度，就是以能讓交談物件聽清而不影響其他的人為準。聲調略低，是職業的需要，有利於建立良好的職業形象。
2、語速
交談中陳述意見要儘量做到平穩中速。為了表達的需要，在特定的場合下，也可以通過改變語速來引起對方的注意，加強表達的效果。比如說語速的變慢，以引起注意。不論何種語速都要以對方能夠聽清為主，這也是對對方的尊重。
3、語調
祕書人員要根據不同的交際物件、交際場合，恰當地運用不同的語氣語調進行交談。如面對上司、長者時，語氣要平和、謙恭，給對方以敬重感;面對同事、客人時，語氣要和緩、有禮;面對下屬時，語氣要親切、隨和。