淺析祕書的禮儀修養

　　我國現今祕書的主要職責是協助領導處理綜合情況、調查研究、聯絡接待、辦理文書和交辦事項等。下面是為大家準備的，希望可以幫助大家!

　　***1***祕書的服飾禮儀對個人的作用

　　1、交往中得體的服飾可以讓對方獲得良好的第一印象。根據心理學的人際吸引原則，在人際交往過程中“第一印象”往往會直接影響日後的交往能否順利進行。因為人們常以第一次交往的知覺作為判斷對方人品、能力的依據，並確定是否繼續交往以及交往的方式、交往的深度。心理學的實驗結果表明，人們對他人的認識和看法，往往只是對第一印象的強化或弱化，因此有“公共活動的成敗取決於第一次接觸”的說法。人很難改變自己的容貌，但很容易改變自己的著裝，得體的著裝能給人眼前一亮的感覺。

　　2、得體的服飾可以增強祕書人員的自信心。學會用服飾裝扮自己是祕書人員改善自我形象、增強自信心，在公務活動中被人接受、受人歡迎的重要手段。信心是力量的源泉。祕書人員具備了充分的自信心，就能在公務活動中做到彬彬有禮，熱情大方，自尊而不自負，坦誠而不魯直，謙虛而不拘謹，老成持重而不圓滑世故。我們自己試試就可以發現：當你穿著整潔的西裝、打著標準的領帶與人交往時，無論是走姿還是坐姿都要比著休閒裝莊重許多、精神許多。

　　3、得體的著裝可以展示祕書人員良好的文化修養。良好的文化修養是建立在紮實的學識基礎之上的。祕書人員代表著企業和個人的雙重形象，祕書良好的形象反映著企業奮發向上的精神面貌。祕書人員維護個人形象也就是維護企業形象，社會公眾正是通過感受祕書的親和力而對企業產生好感的。

　　***2***祕書的服飾禮儀對企業的作用

　　1、祕書作為企業***組織***的一員，其服飾反映著企業的實力和經營理念。目前，世界經濟形勢正在發生重大變化，多元化經濟格局和國際市場一體化趨勢要求企業調動一切積極因素，利用一切有效手段，提高企業的知名度。“人靠衣裝，佛要金裝。”優雅得體的服飾可以顯示企業的實力，統一著裝可以顯示企業的團隊精神，在外觀上給人一種管理科學、制度嚴格、訓練有素的印象，也可以使員工增強對企業目標的認同感和作為企業一員的使命感、自豪感，產生對企業的歸屬感，從而形成強大的凝聚力。

　　2、得體的服飾展示著企業的獨特個性。每個企業都有其獨特的個性，不同的企業因經營理念的不同而有不同的經營管理方法、不同的品位。服飾反映著企業文化和員工的精神面貌，高雅得體的服飾有助於樹立企業富有省略的風格形象。

　　淺析祕書的接待禮儀

　　一、 思想上的準備

　　1、誠懇的心。對於預約還是未預約的、易於溝通的還是難溝通的，祕書人員要以誠心、耐心、熱心去對待每位來賓。祕書的行為要讓來賓感到自己是受歡迎的、是得到重視的。當碰到難以對付的客人時，我們要心平氣和，不要急躁，要善於控制自己的情緒。同時，我們要穩定對方的情緒，不要和其發生正面衝突，並儘儘自己所能及尋求相關人員幫助解決其問題。與別人交談貴在真誠，只有帶著真誠的情感去談話，才能獲得事半功倍的效果。

　　2、合作精神。接待工作是整個單位的事情，祕書人員不能抱著“事不關己”的態度，應該要有主動協助的精神。當我們比較空閒時，看見同事正在忙碌地接待來賓或同事不在時，祕書人員應該主動向前接待，不能坐視不管。團結合作精神是一個企業良好工作氛圍營造的重要因素，更有利於樹立良好的企業形象。

　　二、業務知識及相關能力的準備

　　祕書作為領導的助手，要能熟練的使用辦公軟體及相關裝置，要有會議記錄等專業知識。與此同時，祕書要全面瞭解企業各方面的情況，比如企業的發展歷史、產品規格、市場營銷、各部門設定及職員情況。平時，祕書要養成及時收集資訊、掌握重要資料的習慣。這些專業技能的具備會大大提高接待的效果。

　　三、物質準備

　　對於祕書來說，這方面的準備包括接待環境和接待物品的準備。

　　1、環境準備首先從自然環境入手。接待室應該舒適、美觀、整潔，祕書人員可以的會客室拜訪一些花卉和一些綠色植物，特別需要注意的是不宜擺放香味刺鼻及易讓人過敏的植物。其次是人文環境的準備。根據接待目的的不同，需要從不同的方面彰顯組織的文化，可以張貼介紹組織的紙框，懸掛體現組織文化的口號等，這都會給來賓留下深刻的印象。

　　2、接待物品的準備。接待室設定要協調，座椅、茶具、菸灰缸等等要齊全。當著客人的面手忙腳亂的收拾凌亂的會客室是非常失禮的，會讓客人覺得受到輕慢、不受尊重。因此。祕書人員要勤換洗相關設施，定時清掃接待室，以整潔的環境迎接每位來訪者的到來。

　　四、瞭解來賓的情況

　　祕書人員必須要有較完備的資料，瞭解客人的基本情況。來訪者的人數、姓名與職務;來訪人員的背景;來訪者的國民族和宗教情況;來訪者的興趣、愛好、性格特點;來訪者的私人禁忌情況等等。

　　五、制定接待計劃

　　不論做什麼事，事先要有準備，“凡事預則立”。來訪者到之前，祕書人員要做好接待計劃。合理安排各項接待工作;提前安排有關人員到崗;安排客人的飲食、住宿等等。

　　祕書要做好接待工作必須掌握一定的原則。

　　1、熱情周到，平等待人。在接待中，祕書人員要有熱情的態度，要有細緻的工作作風，細心體貼照顧來訪者。祕書人員舉止要大方得體，接待客人時，不要做與接待無關的事情。對待不同的來訪者，祕書要一視同仁，不要有親疏、遠近之別。要時刻考慮客人感受，堅持原則，靈活變動。

　　2、講究禮貌。當來訪者到達時，祕書要主動向前打招呼，讓來賓感到受歡迎，用一些禮貌用語，如“辛苦了”“歡迎來我們公司”等等。祕書看見有客人來時，應該放下手上的工作招呼客人。

　　3、精簡務實。接待工作不僅要重視程式和禮儀，還要務實，把解決實際問題、促進相互之間的友好合作為接待知道思想。

　　4、講究信譽，遵時守約。守信是待人處事的基本原則，在接待活動中，祕書人員許下的諾言不可輕易違背。若特殊情況不能守時約，應提前通知或事後解釋，以真誠的態度道歉。

　　5、注重儀表。著裝是一種無聲的語言，在接待中，祕書人員的著裝直接影響到客人對你的第一印象，關係到個人形象和公司的形象。祕書要注意自己的面部表情，接待客人時面帶微笑。平常要注重自己的儀容，學會化妝，使自己的妝容得體。

　　6、熱情送客。送客時，要等客人伸出手時，祕書方可相握，不能先伸手。祕書先伸手會讓客人感覺有厭客之嫌。祕書在送客時一定要誠懇、有禮貌、熱情，讓來訪者感到溫暖，也會給客人留下美好的印象。