人力資源資訊系統有什麼作用

　　人力資源資訊系統是組織進行有關人及人的工作方面的資訊收集、儲存、分析和報告的過程，是計算機用於企業人事管理的產物，它是通過計算機建立的、記錄企業每個員工技能和表現的功能模擬資訊庫。那麼?

　　人力資源資訊系統的作用：為人和資源規劃建立人事檔案

　　人事檔案既可以用來估計目前勞動力的知識、技術、能力、經驗和職業抱負，又可用來對未來的人力資源需要進行預測。這兩種資訊必須互相補充，否則對人力資源規劃是無用的。例如：如果不以組織內現有人員狀況為基礎作出的預測，顯然對組織是無用的。並且我們也只有對未來人員的數量、技術及經驗等有所瞭解，方能制定行動規劃去解決預計的問題。

　　人力資源資訊系統的作用：通過人事檔案對一些概念加以說明

　　如晉升人選的確定、對特殊專案的工作分配、工作調動、培訓;肯定性行動規劃和報告、工資獎勵計劃、職業生涯計劃和組織結構分析。這些工作的完成都必須依靠人力資源資訊系統。

　　人力資源資訊系統的作用：可以為領導者決策提供各種報告

　　如用於日常管理的工作性報告：包括崗位空缺情況、新職工招聘情況、辭職情況、退休情況、提升情況和工資情況等。還可以向政府機構和一些指定單位提供規定性的報告和用於組織內部研究的分析性報告，以表明勞動力在各個部門或各管理層次上的性別、種族和年齡分佈，按消費水平劃分的僱員福利情況，也可表明錄用新職工的測驗分數與工作績效考核分數之間統計關係的有效性研究等等。總之，人力資源資訊系統，是人力資源管理中的一項基礎性工作，它可為決策者提供許多必不可少的決策資訊，使管理和決策更加科學化和更符合實際。

　　人力資源資訊系統的關鍵點

　　全面分析實施HR資訊系統的必要性

　　首先，企業人員規模的擴充，使得傳統意義上的手工處理人力資源事務已經不能充分滿足企業快速發展的需要，這時候可以考慮引進HR資訊系統;其次，要充分考慮作為企業變革引領者的人力資源部門，其自身內部的各項職責分工是否明確、責任落實到個人、人力資源工作流程是否清晰等，只有把這些問題弄得非常清楚了，後續的HR資訊系統的實施工作才有可能順利向前推進;再次，無論是自行開發HR資訊系統，還是引進外部廠商成熟的HR資訊系統，都需要根據企業當前需要以及企業今後發展的需要，有選擇性的挑選符合本企業特點的HR資訊系統中的某幾個模組或其全部，如果脫離實際需要而求全求大，在後續的實施和應用階段中將不可避免的出現難以繼續執行和有效應用的現象。

　　自始至終都需要來自管理層的堅定支援

　　HR資訊系統作為資訊化總體戰略的一個重要的組成部分，能得到管理者最大限度內的認可與支援，對此專案的順利實施和成功應用來說非常必要。高層管理者的認同和參與，可以為整個企業提供一個典範;特別是在該專案的初期匯入階段，中層管理者的參與可以為專案的執行提供基本的支援和協助。人力資源已經逐步演變為企業的第一資源，而HR資訊系統本身所具有的鋼性，使得該系統的實施和應用就必將牽涉到各方的利益，這就更需要來自高層領導的堅定支援，積極協調公司內部各利益主體，最終達成目標一致，共同推動HR資訊系統專案的成功實施和有效應用。

　　以HR部門為主導及時組建專案小組

　　經過專案前期可行性分析之後，一旦決定要啟動HR資訊系統的專案實施，就需要及時組建負責該專案實施的專案小組，將有關具體工作落實到專案小組中的每個成員。專案小組的組長一定要由公司高層領導來擔任，以正確引導專案實施的方向並協調有關各方的利益;常務副組長由人力資源部門負責人擔任，以有效監督、激勵、協調專案的實施工作;副組長分別由一名熟悉公司HR工作流程及企業內部工作流程的人力資源工作者和一名公司資訊化部門的資訊科技骨幹擔任，HR資訊系統是人力資源工作和資訊科技的有效結合，需要熟悉基礎工作的人作為日常工作的協調人;組員由一名或多名對工作認真、負責的人力資源基層工作者擔任，作為系統管理員的身份具體負責該系統的實施工作。同時，作為直線部門戰略合作伙伴的人力資源工作，組員中還需要由各直線部門中的HR專員或主管來協調有關具體工作並參與部分的實施工作，以取得直線部門的大力支援。

　　擇優選擇符合本企業實際的HR廠商

　　各HR廠商經過了多年的經驗積累，在HR不同的功能模組上具有各自不同的優勢，因此，功能最全的系統不一定是最合適的系統。首先，拋開自行開發HR資訊系統不談，我們需要明確的是直接引進外部廠商的軟體還是在引進的基礎上進行二次開發。目前的HR資訊系統軟體都有一定的擴充套件性，因此對於中小企業來說，可以採取直接引進的方式，而對於大型企業來說，則需要在引進的基礎上進行二次開發;其次，至於選擇國內廠商還是國外廠商的產品，需要看企業的綜合實力;另外，選擇B/S結構還是C/S結構，一般來講，網路的發達和充分應用，可以考慮選擇B/S結構。具體到各廠商不同軟體的選擇工作，我們需要向有關廠商發出邀請，明確基本需求的基礎上請有關廠商做產品的演示，並請公司內部HR部門的全體工作者來進行評判;在此基礎上，對合意的廠商要選擇其重點客戶進行走訪，以進一步瞭解該廠商軟體的實際應用價值;基本的前期考察工作結束後，要進行專案的招投標工作，最後應由公司的專案小組確定最終的廠商，有必要的話，需要由公司高層領導集體決定。

　　企業和廠商雙方積極協調和有效溝通

　　廠商方的專案小組對自己的軟體非常熟悉，同時又具有成熟而豐富的實施經驗，而企業方的專案小組對自己的需求、流程定義等都很明確，尋求到雙方的結合點就可以順利推動專案的實施工作。比如，專案實施期內的每週工作進展例會是必不可少的，重大問題出現時要及時協調，以提出有效的解決方案;專案實施前期的資料匯入過程中的相互緊密配合，以減少後續資料資訊的校對工作;實施方對企業方的專案小組的不斷培訓是專案獲得成功的關鍵之一;雙方的尊重和彼此的理解也是專案得以向前推進的重要影響因素。

　　爭取企業全員的參與和支援

　　爭取企業全員的參與和支援，並在HR內部進行試執行。利用公司內部刊物、網路、會議等宣傳渠道，將HR資訊系統的概念、應用前景等全面傳達給公司各級領導和廣大員工，使之產生應用該系統的充足信心;畢竟，系統實施後的應用才是我們實施該系統的目的所在。同時，要利用HR資訊系統本身的靈活性，在HR部門內部，用測試帳套對該系統進行全面測試，以減少全面推廣應用時的錯誤和不足之處，並及時改進。

　　應召開全員動員大會

　　專案實施後期，應召開全員動員大會。由公司高層領導參加的動員大會必將顯示公司對此專案的高度重視，由廠商方進行的全員培訓將會正確引導廣大員工充分地應用此係統。

　　不斷地修正並完善HR資訊系統

　　在HR資訊系統進入正式的執行後，傳統手工處理人力資源事務和資訊化處理人力資源事務的方式在一段時間內需要同時並存，以有效轉換工作方式、方法。系統也將經過一個較為長期的維護過程，逐步發揮系統的規範化、流程化和個性化的特色，經過不斷的修正和完善，系統就可步入正軌。先前的系統管理員身份在此時要更加明確，職責更加清晰，並開通系統應用的***即員工***，並由系統管理員來擔任負責人，詳細解答系統應用中出現的種種問題。值得指出的是，由於HR資訊系統是建立在標準業務流程基礎之上的，它要求員工個人的習慣服從於企業統一的管理規範，而管理只有成為大家共同遵循的一種習慣，才能發揮最佳功效。