高校基建管理論文
高校基建專案管理資訊化能夠全面提高基建專案的管理效率和管理水平,是實現基建專案管理動態化與精細化的重要舉措。下面是小編為大家整理的，供大家參考。
篇一
加強高校基建檔案管理
摘要
[提要] 隨著高校基建規模的不斷擴大和建築功能的不斷提高，基建檔案管理工作越來越重要。本文分析高校基建檔案的作用及高校基建檔案管理中存在的問題，並提出提高高校基建檔案管理水平的措施。
內容
關鍵詞：高校;基建檔案;措施
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
原標題：加強高校基建檔案管理措施研究
收錄日期：2013年5月16日
高校基建檔案是指高校在工程建設過程中形成的，是高校工程建設全過程中活動的直接記錄，是基礎設施建設歷史的真實寫照，也是涉及各方權益的依據與憑證，是學校檔案的重要組成部分。隨著高校基礎設施建設的快速發展，基建檔案管理也越來越受到高校管理部門的重視。
一、高校基建檔案的作用
***一***歷史記錄作用。高校基建檔案能夠記載學校內各建築物、構築物的具體位置，真實地反映建築物的建設全過程，包含：工程投資計劃→工程立項批文→工程地質勘查→工程圖紙設計→工程招、投標→工程合同→工程施工程序→工程竣工驗收→工程決算→工程交付使用及工程設計變更等全過程的資料與檔案。包含大量的圖紙、圖表、照片、錄影、文字等，它能夠把整個工程建設過程具體、直觀、清楚地顯現出來，所含有的是大量有價值的資訊。現今的各種統計、報表、維修、改擴建等工作離開基建檔案都將寸步難行。
***二***憑證作用。高校基建檔案包含大量依據性檔案，如上級的工程立項批文，以及政府相關部門的各種批文，如土地、消防、抗震、防雷、質量監督、牆改節能、環境保護等相關批文，這些真實地記錄了當時的歷史情況，對今後的房產證辦理、工程事故處理、工程糾紛、土地糾紛等都起著重要的依據和憑證作用。
***三***參考作用。當工程專案進行改擴建、管網維修時，就需要完整的基建檔案資料作為參考，研究和分析工程的實際情況，快速、準確地制定出具體的施工方案或施工圖紙，這樣既可以避免設計的盲目性，節省時間，又可減少工作量，少走彎路，加快工程進度，提高工作效率。因此，基建檔案具有不可低估的參考作用。
***四***增值作用。工程專案需要進行改擴建、管網維修時，如果沒有準確的工程檔案作為參考，將不知如何下手，甚至造成很大的浪費。例如，管網維修時，如果有具體的管道平面圖，就會快速準確地確定管道的具體位置，就不會出現刨了埋，埋了再刨的現象，這樣不僅提高了工作效率，更重要的是節約了人力、物力、財力，直接起到增值作用，提高了經濟效益。由此可見，基建檔案具有增值作用。
二、高校基建檔案管理中存在的問題
***一***檔案材料不夠完整。基建工程由於投資規模大，參與單位多，涉及專業廣，以及歸檔檔案套數多等因素，致使基建檔案數量很龐雜。在實際工作中，不少高校的工程檔案不完整。有些是分散在承辦部門和技術人員的手中;有些是因為沒有及時進行整理、分類，隨意放置，致使部分資料丟失，導致檔案資料不完整，不能保持其成套性、系統性、準確性，直接影響了基建檔案的質量。
***二***檔案意識不強，編制質量不高。由於高校對基建檔案重視程度不高，導致檔案的收集、整理、編制時隨意性很大。圖紙在施工過程保管不善、丟失、磨損及汙染很嚴重，造成圖紙破舊不堪。有些資料多次塗改導致面目全非。很多資料不符合歸檔規範要求。
***三***缺乏檔案專業人員。目前，高校普遍缺乏既熟悉基建業務又熟悉檔案知識的綜合性專業人員，檔案員多數由基建技術員或者專業檔案員兼職。基建技術員多數對檔案知識和技能不熟悉，未接受過檔案方面正規培訓，對資料不能正確地進行整理、立卷、歸檔;因為基建工作具有很強的專業性，專業檔案員不熟悉基建業務，不清楚需要歸檔的資料的範圍，加上工程參建單位的檔案力量不足，工程交工後帶走大部分資料，導致檔案資料不完整。
***四***缺乏有效的管理和約束機制。大部分領導重視工程前期工作，如工程的立項、開工、施工進度、工程質量、投資控制等工作，卻對工程檔案管理不夠重視，這就造成高校基建檔案管理工作缺乏統一的約束機制以及有效的管理手段。對歸檔的範圍和具體要求等沒有明確的規定，無章可循、無法可依，不能及時檢查和總結，致使基建檔案歸檔滯後、質量不高。
三、做好高校基建檔案管理的措施
***一***展開宣傳，增強檔案意識。首先，要加大宣傳力度，使大家瞭解《檔案法》的具體內容;其次，領導需加強對檔案工作的重視和支援，這是增強檔案意識的關鍵;最後，強化檔案管理人員的意識，由於基建檔案員大多是兼職，應不斷提高檔案管理意識。在實際工作中不斷地更新觀念，努力開拓資訊資源，提高檔案管理質量。
***二***設立專職基建檔案員，提高業務水平。基建檔案管理工作是一項專業性很強的工作。不僅要有工程建設管理方面的專業知識，還要有檔案管理方面的專業知識，因此必須選配和培養有一定專業知識的管理人才擔任專職基建檔案員。同時，檔案管理人員要定期參加相關專業知識培訓，在掌握檔案管理工作的先進方法的同時不斷提高專業知識。
***三***構建制度體系，完善約束機制。基建檔案工作具有科學性、系統性、條理性、嚴謹性、特定性等特點。工程檔案的質量關鍵在於制度。因此，應當制定出一套切實可行的規章制度。首先，要在學校設立檔案管理機構，同時制定崗位職責，基建部門設專人負責。其次，建立標準化制度，使檔案管理工作各個環節都按相應的標準進行，做到有法可依，有章可循。
***四***基建檔案管理要與工程同步，收集要密切跟蹤。基建檔案資料大部分是在工程整個建設過程中產生的，為了提高基建檔案的質量，就要保證基建檔案工作與工程建設各個環節同步進行，做到工程進度到哪個階段，檔案收集工作就跟蹤到哪個階段。基建工程一開始就建立檔案;工程建設過程中，要與竣工材料的積累、整編、審定工作同步進行;工程竣工驗收時，要與提交一整套合格的施工圖的驗收同步進行。
在收集基建檔案的材料時，還應注重於“廣”和“全”。不僅要收集可行性研究、設計、批文、施工、竣工驗收、預算、決算審計等材料，還要收集在專案建設過程中形成的各種檔案資料。只有這樣，才能建立系統的、連貫的、正確的和完整的基建檔案，才能真正反映出一個工程的建設全過程，最終有效發揮基建檔案的作用。
文獻
[1]張保雲.淺談加強高校檔案管理理[A].齊魯檔案論壇――山東省檔案學會2009年學術年會會刊，2009.2.
[2]樑鈺.基建檔案的收集和利用[J].檔案天地，2011.5.
[3]吳永志.談新形勢下科研單位基建檔案的歸檔工作[J].浙江檔案，2009.3.
篇二
論高校基建檔案的管理工作
摘要
摘要：高校基建檔案是高校重要的檔案資源，是學校基建工程的原始記錄，文章通過高校檔案的特點，分析了當前高校檔案管理中存在的一些問題，提出有效對策，提高高校檔案管理水平，更好的為高校發展服務。
內容
關鍵詞：高校 基建檔案 對策
近年來，隨著教育事業的快速發展，高校的招生規模擴大，現有的校區無法承載擴招後的辦學條件，由此，各大院校進行了大規模的新校區基本建設專案建設。由此形成了大量的基建檔案資料。如何做好高校基建檔案的管理工作，日漸引起人們的關注和思考。
高校基建檔案是指在高校基建管理和基建工程專案活動中，直接形成的有儲存價值的文字、圖表等。它是高校科技檔案的一個重要組成部分，是反映高校基本建設歷史和現狀的真實記錄，是籌劃未來的可靠依據。所以，基建檔案資料質量的好壞，直接影響著高校未來建設的發展。確保高校基建檔案資料的完整準確性和真實性，做好基建檔案的整理。發揮其查考作用。
一、高校基建檔案的特點
1、週期性長。工程建設週期長，一個基建專案要經過立項、招標、設計、施工、竣工驗收、審計等階段，完成往往需要幾年時間，甚至更長。建成後的建築工程使用期限長，建築物、構築物的使用時間一般都是幾十年甚至上百年，其所形成的檔案也將伴隨它的存在而持續儲存。
2、專業性強。基建檔案內容的專業性有其顯著特點，形成在基建領域，在工程勘查、設計、建築施工等專業活動中形成的，按照專業分工不同，又有各自的不同工程專業術語。
3、整體成套性。基建檔案記錄和反映了基建工程專案建設從提出工程專案建議、進行工程可行性研究、編制設計任務書、工程報建、編制年度基建計劃、工程施工、監理、竣工驗收等工程建設全過程。各個檔案材料之間雖然是以不同的工作階段與專業施工相區別，但都是與總體的基建程式和基建內容相聯絡，把整個工程的來龍去脈、系統地顯現出來，構成一個完整的總體。
4、複雜性，基建檔案的複雜性是由基建本身內容決定的，它包括建築、環保、安裝、給排水、消防、電信、網路等知識。大的基建專案又有很多子項工程組成的，涉及到高校的方方面面，使基建檔案的內容呈現複雜性。
二、高校基建檔案的現狀
1、高校基建檔案管理制度不完善。目前，大部分高校基建檔案的管理人員還是採取手工檢索方式，為借閱者查詢基建檔案。這種手工檢索方式既耗時又耗力，工作效率低下;同時，工作量大且頻繁的使用紙質基建檔案資料容易造成原件破損、不利於長期儲存。這種管理方式存在許多的弊端。
2、高校基建檔案管理意識不強，歸檔材料質量不高。高校基建部門和主管校領導對基建檔案管理工作的重要性認識不夠，加上宣傳不夠，使得部門基建管理人員存在著重建設、輕檔案的思想。在實際工作中，工程專案檔案內容丟失，圖物不符，基建材料分散在承辦人和技術人員手中的現象普遍存在，尤其是當設計變更後，施工記錄遺失特別嚴重。高校還只能做到目錄級管理，即在檔案資訊管理系統上檢索到目錄，與之相對應的材料和電子資料具體材料沒有，或者是影印件、或者是用鉛筆書寫的草稿，這些都是不符合歸檔要求的正式檔案資料。對於隱蔽工程、地下管網工程等也普遍存在沒有及時記錄和編制準確的資料資料等竣工檔案。
3、高校基建檔案管理資訊化程度低。高校新校區建設一般遠離市區，工作條件簡陋，和老校區相對獨立，檔案管理工作條件就更不能保證。雖然新校區基建建設專案的設計、施工、監理各方以及政府行政部門都實行了計算機管理，但在工地上很難實現各方彼此資訊對接，不能形成專案建設管理網路化。這些既影響了基建工程工作效率，又影響了基建檔案資料的收集，特別是音像電子檔案資料的收集歸檔。
4、高校基建檔案立卷歸檔不規範。由於高校的檔案管理人員對基建工程的不瞭解，沒有深入施工現場，對基建檔案資訊認識不清，對收集、彙總來的基建資料不能及時、有效進行整理、分類。只能簡單裝訂，不但不能保證檔案的成套性、準確性、系統性，還影響了日後對基建檔案的查閱使用。
三、做好高校基建檔案的對策
首先，加大宣傳力度、增強基建檔案管理意識。高校領導對檔案的重視程度，是搞好基建檔案管理工作的關鍵因素。因此，基建檔案管理部門要主動彙報，爭取校領導的重視，在人員經費、辦公裝置添置經費上給予支援和確保。要改變基建檔案管理工作講起來重要，做起來次要，忙起來不要的被動局面。同時，基建檔案管理部門要按照規範，明確要求基建部門承擔起基建檔案資源全面建設和規範歸檔，提高基建施工人員對各種基建資料妥善保管和及時歸檔的責任心和自覺性。要求高校基建部門在進行專案建設時，做到“三個人員到位”，即明確專案檔案工作的分管領導到位;指定專案專兼職檔案人員到位;落實專案施工安裝單位編制竣工技術資料圖紙的人員到位。
其次，提高基建檔案管理人員的業務素質，加強崗位繼續教育培訓。做好高校基建檔案管理工作，要有檔案方面的專業知識，還要有工程建設和工程監理方面的相關知識，能夠積極配合基建部門做好基建檔案的檢查、監督工作。所以，高校基建檔案管理人員只有不斷調整知識結構，掌握基本的識圖和基建工程業務流程，歸檔範圍分類原則等，才能做到統一要求統一標準和統一格式。高校每年要安排他們參加專業培訓、學習交流活動，提高管理人員自身素質，成為合格的基建檔案管理人員。
再次，高校要制定合理的基建檔案歸檔方法。當前各高校的基建檔案歸檔範圍一般都是依據《城建檔案管理規定》。高校的基建檔案管理者應當根據本校的特點制定基建檔案歸檔範圍，這樣既減少了歸檔收集時收集人的工作強度，又使得檔案能在利用範圍內較齊全、規範。同時，高校檔案館要對大型重點基建專案和本校的一般基建專案檔案管理區別對待，只儲存學校經常利用的基建檔案。提高基建檔案歸檔和利用的效率。
最後，加強基建檔案數字化建設和管理。
文獻
[1] 付立彬，付曉彥新形勢下高校基建檔案管理的探討[J]山西建築， 2010，36***3***.
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