檔案現代化管理論文

　　檔案管理是一種普遍存在且意義深刻的社會現象。提高檔案的現代化管理水平水平是新時期檔案工作的重要課題，是提升電子政府效率的需要，下面是由小編整理的，謝謝你的閱讀。

　　篇一

　　檔案的現代化管理

　　摘要：檔案是一種普遍存在且意義深刻的社會事物。檔案管理是一種普遍存在且意義深刻的社會現象。隨著科技的發展，資訊水平日益提升。提高檔案的現代化管理水平水平是新時期檔案工作的重要課題，是提升電子政府效率的需要，是順應資訊化發展趨勢的必然選擇。檔案工作的存在與發展，是我國經濟發展制度創新、文化繁榮、社會進步的重要條件，具有不可替代的綜合貢獻力。

　　關鍵詞：檔案管理;電子政府

　　檔案之有用，源於之其特有的、強大的憑證價值和參考***情報***價值。曾經指出：經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，離不開檔案與檔案工作。檔案管理作為國家利益的捍衛力，經濟發發展的拉動力，社會進步的保障力，科技創新和文化繁榮的促進力，其管理具有重要意義。在資訊化浪潮中必須確保先進科學技術手段和科學管理方法與傳統的檔案管理方式的有機結合，提高檔案工作整體水平。隨著資訊時代的發展。檔案管理方式已發展到以電子檔案為中心，業務處理過程檔案化以應用為中心的新模式。本文將對檔案的現代化管理進行分析，提出幾點意見[1]。

　　1 檔案工作的概述

　　廣義上的檔案工作是指檔案事業，所包括的檔案館工作、檔案室工作、檔案事業管理工作、檔案教育、檔案科學研究、檔案的宣傳及出版等工作。狹義上的檔案工作是指檔案管理工作，具體業務工作內容包括收集、整理、鑑定、保管、統計、檢索、編研和提供利用八個環節，前六個環節稱為基礎工作，後兩個環節稱為編研利用工作。檔案工作具有管理性,服務性和政治性[2]。

　　隨著時代進步，現代檔案工作發生了以下四點轉變：

　　1.1 在工作定性、定位方面，從附屬性、機要性轉為服務性、職能性;

　　1.2 在工作格局方面，從封閉轉為開放，從以保管為主導，轉為以開發利用為主導;

　　1.3 在服務物件方面，從單純為領導服務、為本單位內部服務，轉為同時面向全員和社會服務;

　　1.4 在服務方式方法上，從被動的、手工的、內向型的服務，轉為主動的、開發性的、數字化和網路化的服務

　　當前檔案管理主要存在的問題為檔案總量偏少，載體形式單一，並且載體結構具有缺陷。

　　其相應的解決措施為：

　　***1***密切關注經濟社會發展和各項工作的新領域、新業務、新事物，拓展建檔範圍，加強收集工作;

　　***2***健全檔案管理制度，保障檔案收集完整;

　　***3***在檔案結構的多元化上下功夫，重視各種門類、各種載體特別是電子檔案的歸檔和收集。

　　2 檔案的現代化管理

　　2.1 構建現代化檔案管理新理念。

　　構建現代化檔案管理新理念，需要明確的檔案管理任務和發展目標：以妥善儲存檔案，便捷應用為發展目標。

　　2.2 解決適用、配套的管理設施。

　　不少檔案管理設施仍停留在50、60年代的木製櫃，由於條件有限落實困難，溫溼度控制乏術。檔案資料堆積混雜，

　　檔案基本管理裝置缺乏[3]。

　　因此，在檔案管理中需要注重場所，裝具以及資訊化設施使用情況，確保檔案的妥善管理。

　　2.3 實行制度化、規範化、標準化管理。

　　制度化、規範化、標準化三者之間有密不可分的關係。制度是對各方關係、行為準則、辦事程式作出統一規定。規範是對工作的數量、質量、方式、方法等作出統一規定。標準是對普遍性的業務技術作出統一規定。制度根據法律、法規、政策制定，偏重巨集觀，以調整關係、規範秩序為主要目的，有強制性。規範、標準以科學、技術以及普遍性的經驗的綜合成果為基礎制定，偏重微觀業務，側重業務性、技術性和操作性，一般屬非強制性。其中，檔案工作的標準化為重中之重。

　　檔案工作的標準化是一個過程，即標準的制訂和實施的實踐過程。其實質為簡單化，統一化，系列化，通用化，典型化，格式化[4]。

　　檔案工作標準化體系的構成包括檔案工作基礎標準，檔案工作業務技術標準以及與檔案工作標準相關的標準。

　　——檔案工作基礎標準。包括檔案專業基本術語標準、檔案館程式碼編制標準，檔案種類劃分標準，檔案計量單位標準，檔案統計工作標準，等等。

　　——檔案工作業務技術標準。包括檔案收集標準、檔案整理標準、檔案編目與檢索標準、檔案統計標準、檔案鑑定標準，檔案保管與保護標準，等等。

　　——與檔案工作標準相關的標準。如：檔案製成材料質量標準，底圖、藍圖製作規範，竣工圖編制標準，技術檔案格式，國家機關公文格式，CAD電子檔案光碟儲存與歸檔標準，等等。檔案工作標準體系，就其橫向結構而言，一般分為國際標準、國際區域性標準、國家標準、行業或專業標準、地方標準、企業標準等。

　　因此，在檔案工作標準化的實施過程需要增強貫徹標準化的意識;認真學習、掌握標準文字的內容、要求;要有推行標準的保障措施，運用法律、經濟、行政手段保證標準的貫徹執行。

　　2.4 大力推進檔案資訊化。

　　檔案資訊化既是整個檔案管理現代化的重要基礎，也是體現檔案管理現代化水平的主要標誌。檔案資訊化的三大任務，分別為文件一體化管理，電子檔案歸檔管理和檔案數字化、網路化。

　　2.5 著力進行檔案資訊資源的有效開發。

　　檔案資訊資源開發具有很大的潛在價值，但其目前有以下問題：1、檔案資源匱乏;2、數字化程度低;3、可檢索性差。因此應該大力開展檔案資訊資源的有效開發。

　　3 結語

　　檔案的現代化管理是檔案事業不斷進步的重要動力和源泉，做好檔案管理，思想上要高度重視，要根據自身的情況來確定工作思路，加強檔案的基礎業務工作，重視檔案收集完整和齊全，重視檔案編研工作，重視檔案資訊化建設和實現網路化的查閱和檢索，積極爭取職能部門的支援，存進檔案管理與資訊化的結合，推動其不斷髮展。只有現代化管理，才有使檔案管理具有更廣闊的發展空間。

　　參考文獻

　　[1] 王麗梅. 簡談新時期檔案管理工作的重要性[J]. 青年文學家, 2011, ***10***

　　[2] 衛雙囤. 談檔案的管理和有效利用[J]. 山西檔案, 2011, ***S1***

　　[3] 孫紅彬. 電子檔案資訊保安管理探索[J]. 小水電, 2011, ***04***

　　[4] 黃輝. 如何實現檔案管理工作規範化[J]. 黑龍江科技資訊, 2010, ***28*** .

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