淺析紙質檔案管理前端控制與文書工作論文
前端控制思想在電子檔案管理領域有所發展,而面對企業文書檔案工作困難局面,前端控制的思考角度,讓人們對文書檔案工作的業務改善和進展引發思考前端控制思想早在多年前電子檔案產生後,就已被國內外檔案學界提出並認可,這一思想是對幾十年以來檔案管理理論與實踐過程的總結、昇華,是檔案工作者長期實踐、探索的結果。以下是小編為大家精心準備的：淺析紙質檔案管理前端控制與文書工作相關論文。內容僅供參考，歡迎閱讀!
淺析紙質檔案管理前端控制與文書工作全文如下：
摘要：現代文祕工作包括政務性工作、業務性工作、事務性工作。文書工作和檔案工作是文祕業務性工作的主要組成部分。隨著檔案管理前端控制思想的研究深入，檔案管理工作的起點從原來的立卷歸檔提前至檔案生成之前的設計階段，與之對應的文書工作與檔案管理前端控制環節聯絡更加緊密。文書工作的好壞對檔案工作影響更加突出。
前言
眾所周知，檔案由文書轉化而來，檔案是檔案的前身，檔案是檔案的歸宿。傳統的文書工作與檔案工作的交接環節是檔案的歸檔立卷。20世紀50年代，國家規定文書檔案的立卷工作由原來的檔案部門歸檔立卷改為文書部門和檔案部門共同立卷。立卷歸檔既是文書工作的重點又是檔案工作的開端。
在文件一體化趨勢加快的現代檔案管理背景下，人們逐漸意識到文書工作是檔案管理工作的基礎，在檔案生成之前就應進行前端控制。文書工作應體現紙質檔案前端控制思想，檔案前端控制包含於的文書工作之中。
1.檔案管理前端控制與文書工作
控制論體系下，“控制”是指為了“改善”某個或某些受控物件的功能或發展，獲得並使用資訊，以這種資訊為基礎，選出並用於該物件，並物件產生一定的作用。檔案管理的前端控制是以改善檔案管理質量，提升檔案工作效率為目的，對整個檔案從生成到進館永久儲存或銷燬的全過程看作一個系統整體加以考量，在檔案管理的“前端”便進行干預和控制，以期對中端及末端管理工作產生積極影響。
1.1檔案管理前端控制概述
檔案管理前端控制的理論基礎是20世紀80年代發展成熟的檔案生命週期理論。檔案生命週期理論將檔案從形成到銷燬或永久儲存看作一個完整的運動過程，根據檔案價值形態的變化，準確將檔案生命週期分為現行階段、半現行階段和非現行階段，並揭示出各階段特徵。西方檔案學兩大支柱理論之一的檔案生命週期理論，為檔案的全過程管理奠定了理論基礎，為文件一體化管理和前端控制提供了理論依據。
檔案管理前端控制的現實需求是電子檔案的產生。隨著資訊科技的廣泛應用和檔案管理現代化的發展，電子檔案開始出現，傳統檔案管理工作以歸檔立卷為開端介入控制，無法保證電子檔案的真實與安全。法國人諾加雷的思考對檔案管理前端控制起到很好的啟蒙作用：“檔案工作者需要重新思考他們在檔案生命週期中進行干預的時機，甚至重新思考這種生命週期本身。”①
檔案管理前端控制思想最初只針對電子檔案，即檔案人員對電子檔案管理的干預時機需提前至系統設計階段。如果檔案人員在系統設計階段就積極介入電子檔案管理，那麼隨後的檔案生成、保管、歸檔、利用等環節中，就很難保證電子檔案的安全性。在眾多對“前端控制”的描述中，學者劉越男的說法最具代表性：“所謂‘前端控制’，是指標對電子檔案的管理，要從檔案形成之時甚至之前就對檔案形成一直到歸檔整個過程給予通盤規劃，把可能預先設定的管理功能納入系統之中，並在檔案形成和維護階段進行監督。”②隨著檔案管理前端控制研究的深入和反思，人們發現這一思想對紙質檔案管理同樣適用。“檔案界將檔案和檔案看成同一事物的兩個不同階段由來已久直到電子檔案時代，在很多經驗教訓的基礎上，檔案界才肯定地說應在檔案階段就施加控制，即前端控制。”③由此可知，前端控制並不是電子檔案時代的全新思維，在電子檔案出現之前，檔案界就已經開始進行紙質檔案管理前端控制的應用與探索，只不過沒有明確提出罷了。
1.2紙質檔案管理前端控制與文書工作的關係
現代文書工作涵蓋了紙質檔案前端控制思想，檔案前端控制原則同樣可以用於指導文書工作，可使紙質檔案管理和文書工作銜接得當，避免重複勞動，提高效率。
紙質檔案管理的前端控制，即要從紙質檔案形成之時甚至形成之前***即檔案構思階段***就對檔案形成一直到歸檔或銷燬的全流程當作一個整體來通盤考慮，把可能預先設定的管理功能納入系統之中，並在檔案形成和維護階段進行貫徹、維護與監督。以檔案生命週期理論為基礎，檔案的形成是前端，處理、鑑定、整理、編目等具體管理活動是中端，永久儲存或銷燬是末端。④
一般而言，文書工作是指為了適應機構開展各類業務活動的需要，圍繞檔案的生成、接收、運轉、辦理直至辦理完畢處置等一系列管理活動。從廣義上講，文書工作包括從檔案形成直至辦理完畢，單位領導人、檔案工作人員及其他有關的業務人員、祕書人員等共同參與的一系列工作。⑤本文所指文書工作就是指廣義上的文書工作。文書工作的主要內容可分為五個部分：一是撰寫檔案，包括構思、擬稿、稽核、簽發、複核、印製、核對、用印等;二是傳遞檔案，包括封裝、登入、選擇傳遞通道、投送、接受等;三是辦理檔案，通常包括擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦等;四是處置檔案，即整理歸檔、清退、暫存、銷燬等;五是管理檔案，是為以上四項工作有效完成實施科學、系統、有效的組織管理過程。
2.前端控制思想介入文書工作的具體體現
檔案由檔案轉化而來，那些原始記錄性強、查考價值高、文書處理程式完畢的檔案將轉化為檔案。文書工作和檔案工作前後銜接，紙質檔案管理前端控制思想介入文書工作之中，其實質是檔案“檔案化”，也就是確保並且能夠證明檔案的真實性、完整性、可靠性和長期有效性，使檔案有可能作為證據和作為檔案儲存。⑥
2.1控制撰寫過程，提高檔案自身質量
高質量的檔案產生高質量的檔案。對文書的撰寫過程加以控制，可提高檔案自身的質量。前端控制思想介入檔案起草撰寫過程，可體現在三個方面。一是對檔案立意和構思的控制。應注意檔案內容必須準確體現上級意圖，邏輯清晰、表達得體，保證檔案內容的真實可靠。
二是對檔案格式的控制。準確選擇文種、題目擬定要體現正文內容並簡練，字型字號等嚴格執行《國家行政機關公文格式》要求，保證檔案傳遞資訊的準確和規範。三是對檔案主體輔助要素的控制。應注意主題詞標註、發文字號、印發時間、密級、印章等一些輔助標識的完整與規範，從形式上保證檔案規範和真實，防範做偽。 2.2控制傳遞辦理過程，提高檔案工作效率
檔案流轉與辦理過程中貫徹檔案管理前端控制思想，可提高日後立卷整理、編目等中端、末端管理環節的工作效率。前端控制思想的介入檔案流轉和辦理過程，可體現在以下三點：一是對收發檔案的及時登記的嚴格控制，並且控制檔案自身的正文和附件配套齊全，做到文、賬相符，件件有著落，這對檔案收集的完整性將產生積極作用。二是控制流轉辦理過程中檔案實體安全。三是控制日常管理過程中檔案的科學儲存。現行檔案日常管理應分門別類存放，並提前對分類後的檔案按時間順序大致科學排序。要注意定稿放在正本之後，附件放在相關正文之後，被轉發的檔案放在轉發檔案之後。這些前端控制的做法有利於減少整理時重複勞動，提高檔案利用時的調卷速度。
2.3控制檔案形成材料的選擇，做好檔案永久防護
保證檔案永久儲存，應將檔案防護的控制提前至檔案形成之前，即文件材料的選擇。一要注意把控檔案載體耐久性。選擇優質造紙原料和脫酸紙張，減少因時間推移引起的老化和惡化。二要注意把控檔案的書寫材料。選擇化學穩定性好的碳素墨水或防水、防酸鹼、防熱、耐有機溶劑的墨粉進行書寫列印。三要注意把控檔案的列印方式。鐳射列印與靜電覆印運作方式不同，注意選擇墨粉與紙張貼上程度高的列印方式。總之，從檔案形成之前就注意控制檔案形成材料，能夠有效延長檔案儲存時限，節約後期修復成本。
3.紙質檔案前端控制對文祕人員的素質要求
做為社會實踐活動，檔案管理的物件是文件，檔案管理的主體始終是“人”。紙質檔案管理前端控制的實施者是一個單位的文祕人員。文祕人員的素質修養是前端控制效果的決定性因素。紙質檔案前端控制思想對祕書人員的業務素質提出三點基本要求。
一是文字技能素養。無論是抄寫、記錄還是公文起草，文祕人員的工作一定要和文字打交道。廣博的知識儲備和良好的文字功底是對文祕人員的基本要求。立意準確、思路清晰、結構嚴謹、用詞準確的文稿是文祕人員份內的工作和應盡的責任。
二是工作作風素養。具有高度責任感的文祕人員經手的文書工作絕不會潦草行事，保證了文件自身的質量和文件管理方法的科學，是全面執行紙質檔案前端控制思想的根本途徑。
三是檔案意識和檔案管理能力。文祕人員檔案意識要求文祕人員重視檔案管理，時刻謹記保密安全意識，增強檔案管理理論知識和操作技能，對現行檔案進行初步整理，優化歸檔立卷工作的前端基礎。確保前端控制檔案質量，為資政和決策提供真實文書資料，為檔案管理各環節創造方便條件。
4.結語
前端控制是從系統的觀點認識檔案與檔案、檔案工作與檔案工作的關係，以有效利用和科學管理為目的，對兩個系統內部的結構進行合理化調整，整合檔案與檔案管理流程，實現了整體效益的最佳化。⑦隨著文書檔案一體化程序的加快，紙質檔案前端控制思想的理論地位會越來越高，其對實踐指導的作用將會繼續發酵。***作者單位：雲南大學公共管理學院***
註解：
①C?諾加雷著，都宗成譯.資訊科技對檔案與檔案工作的影響[C].第十三屆國際檔案大會檔案報告集.北京：中國檔案出版社，1997.
②劉越男.從一個新的視角審視“前端控制”思維[J].檔案，2006，***6***：26-29.
③劉越男.從一個新的視角審視“前端控制”思維[J].檔案，2006，***6***：26-29.
④周永軍，韓瑛，杭付雲.電子檔案與紙質檔案管理中的前端控制思想比較研究[J].科技檔案，2009***1***：16-20.
⑤王健.文書學***第二版***[M]，北京：中國人民大學出版社，2011.
⑥祝慶.前端控制理論在檔案永久性防護中的運用[J].工程與建設，2014，28***4***：572-576.
⑦周永軍，韓瑛，杭付雲.電子檔案與紙質檔案管理中的前端控制思想比較研究[J].科技檔案，2009***1***：16-20.