會展現場管理論文
會展的現場管理是一個複雜的系統工程，是會展經濟管理中非常重要的部分。下面是小編整理的，希望你能從中得到感悟!
篇一
淺論會展現場服務與管理
[摘要]會展的現場服務與管理是一個複雜的系統工程，是會展經濟管理中非常重要的部分。在具體會展中，可從布展階段、開展階段及撤展階段的一些基本環節來了解會展現場服務與管理的主要內容，通過具體細節的管理提高其現場管理的執行能力。
[關鍵詞]會展服務;現場管理;細節管理
[中圖分類號]J024 [文獻標識碼]A [文章編號]1005-3115***2012***24-0099-02
在當今社會，隨著越來越多的汽車展、服裝展、藝術品展等會展活動的出現，會展或展會已經是人們生活中一項熟悉的社會活動。所謂會展並不是孤立的“會”、“展”或展覽 ，而是將展覽與會議、各類貿易賽事、旅遊、藝術節等節事活動相結合。廣義的會展現場包括展覽、會議、節事活動等在內的全部有形場所和設施，以及全部相關無形要素在現場的集合。一個會展專案是否成功，從某種意義上來講取決於該會展專案現場管理是否科學有效。①展會現場管理是辦展機構對展會現場實施的總體管理，時間上從布展到開展直至撤展結束。由於現場管理通常是集中在一個較短的時間段，所以，各種事務顯得集中、眾多和繁瑣。因此，現場管理和服務顯得尤為重要。②展會現場的地點以主辦方開始啟用後的場館為主，也包括其他相關涉及的場所，如運輸拆卸場地等。服務與管理包括進場佈置到展覽結束撤館結束這段時間，展覽主辦方對參展商、搭建商、運輸商等各類服務商在內的各實施單位在現場按原有計劃進行有序的協調、監督和管理，以及對參展商、觀眾在現場所發生的一切需求所進行的協調服務和管理，包含會展活動的開***閉***幕、展場管理、觀眾登記、布展、撤展及相關活動計劃等主要內容。
會展現場管理的原則是：第一，儘量利用服務鏈外包服務，進行監控; 第二，指定專人在專門時間負責專項工作，明確分工，分清職責，責任到人; 第三，對於重點工作，實行雙重核查制度;第四，對重要環節，負責人應及早提出注意問題，實時監督;第五，重視對臨時人員的短期培訓。會展現場服務與管理對成功辦好一屆展覽會至關重要，現場管理做得不好會影響專業觀眾和參展商對展覽會的滿意程度，直至影響整個展覽會的品質。
一、展會布展階段的管理
會展的布展階段為會展現場管理的前期工作，具體包括展臺搭建的管理、展位展品運輸的管理、參展商布展管理、現場保潔與安保等工作。展臺搭建的管理主要是督促和協調主場搭建商和主場運輸商相互之間的配合，共同討論和預防展臺搭建、展品運輸過程中可能出現的問題，以保證布展的順利進行。布展的時間通常是三天左右，最短的可能只有一天，甚至更短。在這麼短的時間內完成繁重的搭建任務，除了要有科學化的搭建技術，更為關鍵的是做好配合和協調事宜，監控好整體工作的程序。根據場館、場地做出平面圖紙，並在圖紙上劃分各展區、展位。將圖紙內容與各參展商溝通，以展位價格、品牌影響力、對人流的吸引力等為引數綜合權衡各參展商目標展位與實際情況的差距，並最終確認圖紙展位。
參展商報到之前，主辦方應督促好兩項工作：一是按圖紙做好展臺區域的地線劃分，標明展臺號;二是按照圖紙搭好現場服務辦公的場所，比如組委會辦公室，或主辦方、主場搭建商、主場運輸商的聯合辦公地點，提前安排好各單位人員、各種器材和資料等到位。③ 確保產品運輸安全是展品運輸與管理的關鍵，應嚴格按照展前制定的物流計劃分割槽域實施展品的就位工作。主場運輸商可通過展品代理***通關、驗收、運輸等***提前掌握大部分展品資料，尤其是進館的時間進度，協調運輸、搭建、參展商之間的工作。展品進入場館後其包裝箱的堆放與管理常被忽略，往往成為現場管理的盲區。參展商布展管理的第一項主要工作就是接待參展商報到，這是參展商對主辦方現場服務的第一印象，一定要引起主辦方各現場工作人員的重視。熱情、周到的接待服務是會展現場服務與管理良好的開端。主辦方工作人員協助參展商瞭解與展會相關的各類服務資訊和規定。一般大部分參展商都能在規定的時間內完成布展，但也有個別參展商或展品由於交通等因素推遲到達展會現場，這就需要主辦方提前計劃好展會開幕以後參展商和展品進入場館的臨時通道，並要求主場搭建、主場運輸、場館方的工作人員提前就位，協助參展商儘快參展。現場保潔與安保工作是展會現場不可缺失的一部分，保潔分別由場館方、主場搭建商分工負責。其中，展會場地內公共區域的清潔工作由場館方負責，如通道、廁所、餐廳等。展會期間的安全保衛工作主要是防止可疑人員進入展會、防止展品丟失和被盜，展會消防安全保護以及協助參展商進出的一些安全保衛方面的工作等。展會期間的安保工作若不到位，將會直接影響展會的聲譽度。
二、 會展開展階段的管理
開幕式是會展正式開始的標誌，舉辦開幕式的主要目的是製造氣氛、擴大影響、提高展會的知名度、吸引更多的觀眾來參展。開幕式是參展商和觀眾對展會的第一印象，是主辦方向公眾展示會展規模和實力的大好機會。隨著會展業的發展，會展行業之間特別是同類題材的展會間競爭越來越激烈，一個成功的展會開幕式不僅可以增強參展商和觀眾對展會的信心，還可以提高業界和大眾對展會的關注程度，擴大展會的影響和品牌形象宣傳④。通常來說，開幕式籌劃的主要工作有確認領導人名單、開幕式嘉賓的入場名單、開幕的時間、開幕現場佈置、禮儀、現場樂隊等內容。要確保開幕式的萬無一失，在開幕主辦方一定要進行周密的安排和確認，各部門對於開幕式主要流程進行預演，開幕當天提前到場，委派專人核查所有的裝置和設施，並做好隨時應對突發事件的準備。⑤
觀眾是展會的主體，專業觀眾是參展商的上帝，同時也可能是潛在的參展商。因此，做好觀眾登記工作非常重要。為了更好地瞭解觀眾結構，就必須掌握與觀眾有關的精確資料。首先，觀眾註冊和登記處應有顯著標志，便於觀眾及時找到並辦理現場註冊手續。現場要安排專人指引、諮詢和維持秩序。其次，為避免排隊擁擠，要有足夠的登記臺和填表臺。最後，觀眾登記時，資訊要及時收集和彙總，當天登記的資料要在閉館後送至主辦方現場辦公室，並錄入電腦。現場資料收集主要包括專業觀眾資訊和參展商的資訊，參展商的資料對展會專案的發展是至關重要的。主辦方在開展期間，應為參展商和觀眾提供完善的服務，例如現場設立諮詢臺解決參展商和觀眾提出的相關問題，要求諮詢處的工作人員必須要對展會的各個環節非常清楚，能夠自主解決問題，幫助客戶聯絡到相關的負責人解決問題。 在會展期間，開展的其他與會展主題相關的活動主要有論壇、會議、表演、比賽等，這些活動能起到活躍會展現場氣氛、完善會展功能的作用，主辦方、行業協會、 參展商都可能是這些活動的主辦者。在會展開展階段應在細節管理的基礎上推行問題管理法，要求會展的每位工作人員通過細節管理及時解決工作中遇到和發現的問題，並在工作結束後對問題的改進情況進行總結，以提高會展的管理水平和服務質量。
三、展會撤展階段的管理
會展結束的標誌是撤展會議的召開。一般在撤展前一天上午召開會議，商討撤展的各個環節，明確各單位的職責，尤其要決定撤展的具體時間，依次為停止觀眾登記的時間、停止觀眾入場的時間、觀眾清場的時間、斷電的時間、開出門證的時間、開啟貨物通道的時間、閉館的時間等。撤展前一天下午，辦展機構就可以把有關情況以書面形式通知各參展商，以利於其安排第二天的工作。具體工作包括撤除展臺;協助參展商順利退還展具，協助參展商妥善處理展品;做好展場清潔，加強安全和消防保衛工作及時處理撤展留下的大量垃圾;全場斷電後，檢視展場的電錶讀數以便結賬;核對並確認現場費用的清單， 約定時間結清費用;將主辦方的所有現場資料和裝置等整理後運出展場。會展結束後，主辦方通過會展中遇到的新、老問題進行總結並提出解決方案或建議，為以後的工作提供借鑑。
四、展會中的細節管理
在管理學中細節管理強調的是一個系統問題。首先，各個管理層的員工必須各司其職，盡心盡力地完成工作要求;其次，對工作要進行深挖掘，也就是說每位管理人員對待自己的工作必須從小事做起、做好，才能做好大事⑥。對於會展行業的工作人員來說，細節管理是非常具有現實意義的管理理念。在會展中，只有讓參展商和觀眾感受到真心實意的微笑，會展的現場服務才算是成功的。提供良好的服務就必須要足夠細心，足夠細心就需要每一位會展現場管理人員秉承細節管理的要求，在工作中注意細節。所以，在做現場管理工作時，先把各個場館、現場客服的各個環節分成若干工作塊，再把每個工作塊細分，最後把細分後的工作責任到人，就能使看似龐大紛亂的展會工作變得有條不紊。會展行業的性質決定了服務是生命，而現場管理工作更是服務中的服務，務必要從每一個細節做起。同樣，建立一個完善的展會制度，在細節上下功夫是必不可少的，只有制度足夠細化才能指導工作，使會展行業得以更好更快地發展。
[注 釋]
①節事活動現場管理的基本內容[DB/OL].
②③④張曉娟：《會展概論》，東北財經大學出版社2008年版。
⑤戴光全、馬聰玲：《節事活動策劃與組織管理》，中國勞動社會出版社2007年版。
⑥黎春紅：《會展案例分析》，大連理工大學出版社2010年版。
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