淺談重要檔案異地備份的存在的問題及對策論文
重要檔案安全與異地備份在新時期被提上議事日程,源於2008年汶川大地震帶給我們的教訓和啟示。當時,部分受災的北川檔案因來不及搶救,在高溫高溼的惡劣環境下放置時間過長,出現了一晝夜瘋長20～30毫米蘑菇的極端現象。這樣的結果,不僅提示我國檔案部門加快制定"預防自然災害的預案"標準,而且也促使檔案部門領導將重要檔案異地備份工作作為當前和今後不可忽視的一項重要工作來抓。以下是小編為大家精心準備的：淺談重要檔案異地備份的存在的問題及對策相關論文。內容僅供參考，歡迎閱讀!
淺談重要檔案異地備份的存在的問題及對策全文如下：
[摘 要] 近年來突發性社會事件和自然災害頻頻發生，給檔案的安全帶來嚴重威脅。檔案的異地備份是解決檔案安全保管的有效策略。本文對檔案異地備份保管存在的問題進行了分析，並提出了相應的解決對策。
[關鍵詞] 檔案安全;異地備份;存在問題;方法;措施
面對當今突發性事件和自然災害對檔案的破壞及其損害的不可逆轉性，檔案異地備份儲存已經成為當前解決檔案長期安全保管問題的重要手段。2008年5月12日在我國四川汶川發生里氏8.0級的大地震對檔案造成了巨大的破壞，部分受災的北川檔案因來不及搶救，在高溫高溼的惡劣環境下放置時間過長，出現了一晝夜瘋長20～30毫米蘑菇的極端現象。2009年3月3日德國科隆城市檔案館倒塌，而且根據相關報道，該館館藏檔案几乎沒有進行任何數字化備份，這就意味著檔案館倒塌導致了相當數量的原始檔案徹底損毀。
檔案工作的核心是對保護檔案和提供利用。一個檔案館所有的館藏檔案都保存於一個地方，顯然是不夠安全的。一旦遭遇突發事件和自然災害，本地儲存的檔案可能會嚴重受損，甚至無法修復。由於檔案的不可再生性，保證檔案在任何情況下都處於安全的狀態顯得十分重要。目前從國際檔案界的工作趨勢來看，檔案異地備份已經成為國際上公認的最為安全的檔案保護策略。
我國省、市級檔案館之間相互備份工作主要從2009年開始，截止目前，許多省級、市級檔案館簽訂了檔案資料異地備份協議，互建了檔案異地備份基地，有的省、市已按批次移交了部分重要檔案資料。例如備份結對的省、市有：海南省與江西省、湖北省與青海省、山西省與河南省、雲南省與貴州省、黑龍江省與河北省、四川省與甘肅省、重慶市與上海市、天津市與廣州市、成都市與瀋陽市、深圳市與青島市、寧波市與長春市、杭州市與大連市等等。這些省、市的結對備份是貫徹落實國家檔案局提出的實施重要檔案異地備份的要求，是充分利用雙方的檔案保管條件，確保檔案資料完整安全的重要舉措。然而，在備份工作的實踐操作中，還存在著許多問題，需正確認識、完善和解決。
一、檔案異地備份存在的問題
***一***認識與機制問題
由於突發性，地域性災難發生的頻率不是很高，許多單位哪怕是專職的檔案工作人員都覺得進行檔案資料備份如同買保險，可能花錢做的備份永遠都用不到，所以不願投入大量的精力和資金。同時，有的檔案館管理者有“本位”思想，擔心檔案的異地備份保管會造成本館館藏檔案特色的損失。此外，檔案館與檔案館之間協調機制不健全，不同級別、不同地區以及在多大範圍內檔案館之間進行檔案的異地備份保管，在實際工作中缺乏可操作性。
***二***巨集觀性指導規範及理論研究的匱乏
目前，我國對於重要檔案的劃分還沒有一個統一的標準，這就可能會導致國家的一些珍貴檔案無法得到及時有效的保護。另外，國家也沒有對檔案的異地備份建設提出統一的規範化建議或標準，因此各地也只是按照要求，各自採取不同的方法自願結對，互為對方建立檔案備份庫。在理論研究方面，我國對國外關於這方面的研究現狀只是籠統提及，並未對其進行深入研究。
***三***檔案備份及後期管理耗費人力、財力
檔案資料備份的首要任務就是進行重要檔案的數字化工作，而數字化工作要求高，費時費人，一些檔案部門不願意做。另外，檔案備份後的管理和維護都需要大量的人力、物力、財力的投入，而國家撥給檔案部門的經費有限，能夠應付本部門的日常開支已屬不錯，想從有限的經費裡拿出資金進行檔案的異地備份，這對檔案部門而言很難承擔。
二、檔案異地備份工作中採取的方法及措施
***一***提高異地備份的意識
突發性災害一旦發生，就會給檔案帶來無法彌補的災難，如果此時後悔已為時已晚。檔案部門的各級領導要從汶川地震中汲取經驗和教訓，高度重視異地備份工作，儘快制定本單位檔案異地備份工作計劃，定期聽取工作彙報，及時解決工作中出現的問題，確保備份工作順利進行。加強理論研究，借鑑國內外現有成果;加強人才隊伍培養，以適應實際工作需要。同時應建立健全檔案館之間的協調機制，制定規章制度，使得檔案的異地備份順利實現。
***二***確定需異地備份的重要檔案的範圍
確定需備份的重要檔案的範圍十分重要，範圍過小，會使一些重要檔案漏於備份，範圍過大，會耗費更多的人力和財力。需異地備份的重要檔案的範圍應根據各地的實際情況而定。各地檔案館實施異地備份的檔案應包括三類：首先，是本館擁有的具有永久儲存價值而且能夠突出本館特色的館藏檔案;其次，是檔案館永久保管檔案中被確定為一級保管級別的檔案，這一類可能跟第一類有所交叉;最後，是除去一級永久保管檔案之外的二、三級永久保管檔案。如果個別檔案館具有一定的經濟基礎、技術基礎的話，還可以考慮對本館所儲存的其他重要的檔案進行異地備份。
***三***正確選擇異地備份的介質、技術和地點
檔案異地備份的介質選擇非常重要，介質的選擇要綜合考慮多方面的因素，包括本館檔案資料資訊的特點、介質的資料儲存容量、本館對資料儲存的安全性要求、資料的傳輸速率、備份介質的可管理性以及自身費用狀況等方面。磁碟是目前檔案機構廣泛採用的備份載體;縮微膠片具有很好的安全性，能滿足確保檔案資訊長久儲存的需求，但縮微膠片成本較高，檢視起來不方便，可用來備份對安全性要求高但現階段利用率不高的重要檔案。各個檔案機構應該根據自己的特點來具體選擇最合適的備份介質。
重要館藏檔案進行異地備份的技術應該有多種實現方式，同時還要根據具體的應用情況酌情選擇不同的技術手段。特別是在當今資訊科技飛速發展的時代，其淘汰速度是很快的，如果只採用一種技術進行檔案資料備份，那麼一旦所採用的技術因時代進步而被淘汰，則備份資料就會變成一堆毫無利用價值的廢物。因此，我們在進行檔案資料備份時，要儘可能的多選擇幾種技術手段進行備份，這樣即使其中一種技術被淘汰了，備份資訊仍然可以通過其他手段識讀出來，從而減少了檔案資訊在長期儲存過程中相對貶值的風險。
儲存備份的異地選擇也很重要，所選擇的對應城市應與原城市有不同的地理特徵、城市間的距離與要相對遠一些，同時還應具有更為先進的保管條件。總之，異地備份的場所以“相距300公里以上，不屬同一江河流域、同一電網、同一地震帶的地方”為宜，其最終目的就是保證檔案材料的安全。然而，有些已互建備份庫的城市卻未達到上述要求，不能有效地保證檔案的安全。如：遂寧市和南充市相隔不到100公里，浦東和合肥同屬長江流域和華東電網，昆明和貴陽同屬南方電網等。因此，異地備份基地的選址要通盤地理特徵、距離等因素的影響，建議國家制定相應的制度並在必要時組織有關專家根據城市的綜合因素進行評估，以制定切實可行的方案，為異地備份儲存提供保障。同時異地備份地點的保管條件應符合檔案、檔案的要求，最好能滿足《檔案館建築設計規範JGJ25-2000》的要求，力求適宜的溫溼度，做到防磁、防水、防光等，以延長備份檔案的壽命。
***四***選擇好異地備份的形式
對於異地備份的形式，歸納起來有以下四種：第一，館際相互備份，即檔案館自願結對，互為對方建立檔案備份庫。選擇合適的異地檔案館作為備份基地，這種方式成本低、安全性高，這樣既可以有效預防檔案在不可抗拒的災難中毀滅，又可以利用各個檔案館的資訊資源，共建共享，最大限度地確保檔案的安全，發揮檔案的作用。但這種檔案異地備份方式的難度在於合作模式難以長期保持穩定，應特別注重合作單位的溝通，在溝通交流的基礎上通過簽署協議來明確雙方的責任和義務。目前大多省、市檔案館採用的是此類備份方法。第二，自建或共建檔案異地備份基地。比較有實力的檔案館可以在異地自建檔案異地備份基地，或者幾個有實力的單位共建。這種方式的優點是可以按照檔案館自身實際情況去設計，建造適合本單位的檔案備份基地，管理操作的自由度大，但是投資比較大，為了使投入成本和投資回報率相對稱，檔案異地備份基地建立後的運營和維護十分關鍵。2010年5月，甘肅省檔案館檔案異地備份庫工程在榆中縣銀山鄉開工建設，面積雖然只有3781平方米，但作為備份庫夠了。第三，利用網路技術建立“異地容災備份系統”，可實現實時備份、互為備份，在緊急情況下可保證正常的檔案資訊服務。
***五***明確異地備份的日常管理與維護的費用及責任
維護問題是異地備份儲存的難點之一，誰來維護，維護責任如何界定，維護資金如何保證都是檔案管理者所要面臨的問題。異地備份儲存不是建立了站點就算完成了任務，仍需要根據資訊科技的發展及利用條件的變化不斷做出調整，以保證備份介質和備份技術的可用性，從而最終保證檔案資訊的可用性。這就要求檔案寄存者和異地儲存單位事先就應明確由誰定期對用於異地備份的介質光碟、硬碟進行檢查、維護，確定費用由誰承擔，誰是責任者等。