檔案管理專業基礎知識
如今私營企業經濟檔案管理人員存在專業知識薄弱、企業經費投入有限等問題。以下是由小編整理關於的內容，希望大家喜歡!
一:
一、立檔單位
形成全宗的單位，稱為立檔單位，又稱“全宗構成者”。構成立檔單位的主要條件有：
1、可以獨立行使職權，並能主要以自己的名義對外行文;
2、是一個會計單位或經濟核算單位，自己可以編造預算或財務計劃;
3、設有專門管理人事的機構或人員，並有一定的人事任免權。
二、國家檔案全宗的含義
國家檔案全宗是指歸檔國家所有的，由國家統一管理的一切檔案財富的總和。國家檔案全宗***國家全部檔案***這個概念，主要包括兩個問題：一是它的實質，二是它的構成。
國家檔案全宗的實質，是解決檔案的所有權和國家檔案管理原則的問題。國家檔案全宗的構成有以下三部分：
1、中華人民共和國時期的檔案
2、革命歷史檔案
3、舊政權時期的檔案
中華人民共和國時期的檔案，包括建國以來黨和國家的各個機關、部門、團體、企事業單位的檔案，以及由國家徵集或個人捐贈的某些著名人物形成的檔案。 革命歷史檔案，主要是從1919年五四運動到1949年中華人民共和國成立以前，整個新民主主義革命時期內，中國共產黨及其領導下的人民政權、軍隊、企事業單位、社會組織、革命活動家所形成的檔案。 舊政權時期的檔案，包括歷代王朝、中華民國、北洋軍伐和日偽時期所有機關、部門、企業、事業單位、反動黨、團、會道門的檔案，以及社會組織、私營企業、私立學校、官僚資本企業和國家所接收的外國在華的侵略性機關、團體、企業單位的檔案。
三、檔案工作的內容
檔案工作，簡單地說就是用科學的原則和方法管理檔案，為黨和國家各項工作服務的工作。它的基本內容包括：檔案的收集、整理、編目、保管、鑑定、統計和提供利用。這是關於檔案工作的傳統的劃分法，通常稱為檔案工作“七個環節”。 檔案業務六項工作解釋：
1、檔案收集工作，就是把分散在各機關內部職能部門和個人手中的檔案材料，按照規定集中儲存起來。收集工作是為了解決檔案形成後的分散狀態與利用要求集中的矛盾，它是檔案工作的起點，是檔案工作的第一個環節，也是實現檔案集中統一管理的一項重要和基本的內容。
2、檔案整理工作，是為了解決檔案的零亂狀態與系統查詢的矛盾。就是把收集來的零散的不繫統的檔案材料進行分類、組合、排列和編目，使整理出的檔案能夠反映歷史活動的真實面貌，便於保管和利用。
3、檔案鑑定工作，是為了解決檔案龐雜和只需要儲存有價值的檔案的矛盾。就是根據檔案對今後各方面可能起的作用，通過甄別檔案的價值，確定期保管期限，把已失去價值的檔案剔除銷燬。
4、檔案保管工作，是為了解決檔案的不斷毀損和需要長遠利用的矛盾。由於自然和社會的各種原因，檔案總是處於漸變性的自毀過程或者可能遭到突變性的破壞。檔案保管工作的任務，就是克服與限制損毀檔案的各種因素，努力延長檔案的壽命，維護檔案的完整與安全。
5、檔案的統計工作，是為了解決數量不清與要求心中有數的矛盾。就是通過以表冊、數字的形式，揭示檔案和檔案工作的有關情況。
6、檔案的編目和利用工作。為了滿足特定的各種利用要求，需要為提供檔案准備好直接的輔助手段，並通過各種方式實際地提供檔案和有關資料，這就形成了檔案的編目和提供利用工作。
四、檔案工作的性質
檔案工作是一項很重要的專門事業，是實現社會主義現代化建設，開展歷史研究，進行各項工作必要條件。做好檔案工作，不僅是當前工作的需要，而且是維護黨和國家歷史真實面貌的重大事業。其基本性質是：
1、檔案工作是一項管理性的科學性的工作
一方面，就總的檔案工作看來，檔案工作是專門負責管理歷史文獻——檔案的一種獨立的專業，屬於國家科學文化事業的組成部分。另一方面，從特定的部門、一定單位的檔案工作來看，它又是某種工作管理的組成部分。檔案，就其儲存和流轉歸宿的程式，可以分作檔案室階段和檔案館階段。檔案室儲存的檔案，是本單位職能活動的歷史記錄，檔案室工作既是檔案事業的組成部分，又是機關或單位祕書工作的一部分。
2、檔案工作是一項服務性的條件性的工作
從檔案工作同其他工作的關係來說，它屬於一項服務性的、條件性的工作。檔案工作雖然也是一項研究性的工作，但是檔案部門研究檔案、進行編著等活動，其主要目的還是為了更好地適應各界的利用需要，為黨和國家各項工作提供檔案材料。 檔案工作的服務性，是檔案工作賴以存在和發展的基本因素。
3、檔案工作是一項政治性的工作
檔案工作的政治性表現在檔案為誰所有，為誰服務，受到什麼階級利益的制約。在我國，檔案工作不是一般的服務性行業，它是鞏固人民民主專政、維護國家機密和歷史財富的重要陣地之一。在當前的社會主義現代化建設事業中，檔案工作必須把工作重點切實地轉移到為經濟建設服務的中心上來。
檔案工作的機要性也是檔案工作政治性的表現之一。檔案工作的機要性，是由檔案本身的特點以及國家利益所決定的。古今中外任何國家的檔案工作都有一定的保密要求。
二：
一、檔案工作的基本原則
為了適應社會主義事業發展的需要，統一指導全國檔案工作，在長期的實踐過程中，逐步地形成和確定了我國檔案工作的基本原則，這個基本原則是：“檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便於社會各方面的利用”。
這一原則的基本思想包括三個方面：
第一、確立了檔案工作的組織原則和管理體制----統一領導、分級管理，即以前常說的“集中統一地管理國家全部檔案。”檔案工作的統一領導，是社會主義社會的必然產物，它以社會主義的經濟、政治制度為前提，併為它們的鞏固、發展提供服務。具體地講，就是：
1、各單位各種門類和載體的檔案，均由本單位檔案室集中管理;檔案中需要長遠儲存的，由各級檔案館集中保管。
2、全國檔案工作，由各級檔案行政管理部門統一地、分層負責地進行指導和監督。
3、全國檔案工作統一於黨的領導。
第二、提出了檔案管理的基本要求-----維護檔案的完整與安全。維護檔案的完整，有兩個方面的含義：一方面，從數量上，要保證檔案的齊全，不使應該集中儲存的檔案殘缺短少;另一方面，從質量上，也就是從系統性方面，要維護檔案的有機聯絡，不能人為地割裂分散，或者零亂堆砌。維護檔案的安全，也有兩方面的含義：一方面，力求檔案本身不受損壞，儘量延長檔案的壽命;另一方面，要維護檔案免遭意外的破壞，不失密。
第三、體現了檔案工作的根本目的，規定了檔案工作的主要標準----便於社會各方面的利用。社會各方面利用檔案，是檔案工作的出發點，並且支配檔案工作的全過程。
二、檔案室的性質
檔案室是管理本單位形成的檔案，並提供檔案為本單位各項工作服務的工作機構。檔案室工作是一項專門工作，具有自己的特殊性質。
1、檔案室工作是史料性工作，是維護單位歷史真實面貌的重要工作。
檔案是單位各方面工作活動的真實記錄。它記述了黨和政府的方針政策和人們進行工作的思想意圖，成功的經驗和失敗的教訓，反映了一定歷史階段的社會政治、經濟和文化狀況。檔案室的工作就是收集和管理這些檔案，維護檔案的完整和安全，使檔案再現當時的歷史面貌，從而保障單位歷史的延續和發展。 2、檔案室工作是條件性工作，是提高單位工作效率和工作質量的重要條件。 各單位的工作，是延續不斷地進行，檔案是前人智慧的結晶，今天的工作要借鑑過去的經驗，一個人的記憶有限，要靠查考檔案。制訂計劃、總結工作、執行政策、處理各種問題等，都要查考檔案。檔案室為單位工作人員提供科學的依據和準確的資訊，減少無效勞動和重複勞動。
3、檔案室是服務性的工作，是單位業務工作的組成部分。
檔案室工作，一方面為單位工作服務，另一方面為有關單位提供材料，當然首先是為本單位的領導工作服務。為領導提供過去的工作情況、材料、資料，以便領導查考，幫助領導及時地作出決策，處理問題。其次，各業務部門在進行工作中，也都需要查考利用檔案。在許多專業主管機關，檔案室是一個必不可少的業務環節，本身就是業務活動不可分割的一部分。比如公安機關、檢察院、法院形成的訴訟、案件檔案，是立案審判過程的記錄和反映，是進行審判工作的工具。
4、檔案室工作是社會各項事業同檔案工作聯絡的紐帶之一。
社會各項事業同檔案工作是性質、物件、任務不同的工作，但是，無論哪一個部門，哪一個行業的工作，必須產生檔案、利用檔案。所以，社會各項事業同檔案工作有著必然的聯絡，檔案室工作正是維繫這種聯絡的紐帶。各級檔案行政管理部門通過這個紐帶，可以將監督、指導的職責在各單位落實，使社會各項事業的活動記錄，研究成果得到安全維護，社會各部門、各行業也可以通過這個紐帶了解檔案工作、認識檔案工作。從而支援檔案工作。
5、檔案室工作是國家檔案事業的基礎。
在整個國家檔案事業中，檔案室工作處於一個相當重要的地位。檔案室保管的檔案是國家檔案事業的物質基礎。全國檔案室儲存檔案的總和，是國家全部檔案的主要組成部分。整個國家檔案的完整程度和延續積累，首先取決於檔案室，它是國家檔案資源延續和國家檔案文化財富積累的主要源泉。檔案室工作是國家檔案事業的工作基礎。在全國檔案事業管理體系中，檔案室儲存的檔案數量最多，發揮的現實作用最大，而且檔案室機構和從業人員也最多，因此，檔案室工作的質量和水平，對整個國家檔案工作的質量和水平有著重要的影響。檔案室工作是國家檔案館工作發展的前提。從檔案事業發展史上看，檔案室先於檔案館產生。可以說，沒有檔案室工作的不斷髮展，就沒有國家檔案館的產生和發展。正是無數個檔案室源源不斷地向國家檔案館輸送補充檔案，檔案館工作才有可能在不斷豐富館藏的基礎上提高和發展。
三、檔案室的地位
檔案室的各單位中的地位，既不是凌駕於各業務部門之上的特殊地位，也不是處在可有可無的低微地位，而是處在單位辦公室***祕書科***內的與各業務部門有密切聯絡的地位。
四、檔案室的任務
檔案室工作，是為了集中統一管理單位在工作活動中形成的全部檔案而建立起來的一項專門業務。《檔案法》、《機關檔案工作條例》和《機關檔案工作業務建設規範》，對檔案室的任務都作了明確規定，其基本任務有五個方面：
1、貫徹執行黨和國家檔案工作的法律、法規和方針政策，建立健全檔案工作的各項規章制度。檔案室是國家檔案事業的基層組織，必須遵守黨和國家關於檔案工作的法律、法規和方針政策，依法從事本單位的檔案工作，這是做好檔案室工作的基本前提。同時，為了貫徹執行檔案工作法律、法規和方針政策，檔案室還應該採取一系列有效的措施，建立健全本單位檔案工作的規章制度，使本單位的檔案工作有章可循，從而將本單位的檔案工作納入國家檔案事業法治建設的軌道，這是開展檔案室工作的基本保證。
2、對本單位各部門形成的檔案材料的收集、整理、立卷和歸檔工作監督和指導。檔案室的檔案，來源於本單位文書部門和業務部門，案卷質量的高低，與文書部門和業務部門有直接關係。為使本單位文書部門和業務部門的檔案材料的形成、積累、歸檔工作符合檔案工作的要求，檔案室應對本單位各部門形成的檔案材料的收集、整理、立卷、歸檔工作進行監督指導，以保證歸檔案卷的質量，這是國家賦予檔案室的權力。
3、集中統一管理本單位各種門類和載體的檔案，積極提供利用。檔案室應該是集中統一管理本單位全部檔案的資訊中心。因此，要創造良好的基礎和物質條件，確保檔案的完整與安全。管理是手段，利用是目的。檔案室工作的根本目的，就是充分發揮檔案的作用，為單位領導決策和各項工作服務。檔案室工作是否有效，是從利用工作表現出來的。利用工作的好壞，直接影響檔案室的發展，影響單位工作效益的提高。如果檔案室只起“一把鎖”的作用，就得不到領導和業務人員的重視與支援。檔案室要根據本單位工作利用檔案的特點，編制各種檢索工具和參考資料，開展各種利用工作，變被動服務為主動服務。
4、對所屬單位的檔案工作進行監督和指導。按照檔案工作統一領導、分級管理的原則，各專業主管機關的檔案部門，除管理好本單位的檔案外，還應負責對所屬單位和本專業的檔案工作進行監督和指導。
5、依法向檔案館移交檔案。《檔案法》第十一條明確規定“機關、團體、企業事業單位和其他組織必須按照國家規定，定期向檔案館移交檔案。”檔案室儲存的檔案，一方面，它是本單位形成的，對本單位有用，要在本單位儲存;另一方面，它又是國家的，對國家各項工作有用，又需要移交給國家檔案館儲存，在更大的範圍為社會各方面當前和長遠的需要服務。按照《機關檔案工作條例規定》，“省級以上機關應將永久儲存的檔案在本機關儲存二十年左右;省轄市***州、盟***和縣級以下機關應將永久、長期儲存的檔案在本機關儲存十年左右，連同目錄資料庫軟盤、案卷目錄***一式三份***和有關的檢索工具、參考資料，一併向有關的檔案館移交。一個機關的全部檔案是不可分割的整體，應統一向一個檔案館移交。”
檔案室不僅要按照移交範圍向檔案館移交檔案，而且移交的檔案要符合一定的質量要求。
“的人還：