國家祕書四級考試題

  國家四級證只是初級祕書,現在多數企業最起碼的要求是三級,你有做過祕書四級的考試題嗎?下面小編給大家介紹關於的相關資料,希望對您有所幫助。

  如下

  ***一***會議資料的型別和準備

  1、會議資料的型別

  ***1***來賓資料:會議手冊、宣傳材料、會議管理性材料。

  ***2***會議資料:開會的請示、提交會議審批的檔案、會上用的檔案、會議宣傳性檔案。

  ***3***溝通資料:來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、會務組成員通訊錄。

  2、會議資料的準備

  ***1***來賓資料袋內容:會議手冊、會議檔案資料、分組名單、筆記本、文具、代表證、房號、餐券等。

  ***2***會務資料內容:接站一覽表、來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表、會議討論分組表、會務組成員通訊錄。

  ***3***溝通資料內容:會議參考檔案、會議宣傳檔案資料、各種記錄、各種會議協議和合同以及相關資料。

  ***二***會議用品的型別和準備

  1、會議用品的型別

  ***1***必備用品和裝置是指各類會議都需要的用品和裝置。

  1***會議內裝置主要包括燈光裝置、音響裝置、空調裝置、通風裝置、錄音、攝像等裝置以及必要的安全設施等。

  2***常用物資有電腦、印表機、影印機、傳真機、照相機、攝像機或小型DVD、膠捲、飲用水、一次性水杯、電池、裁紙刀、剪刀、膠帶紙、雙面膠、回形針、大頭針、膠水、白板筆、白粉筆等。

  ***2***特殊用品是指一些特殊型別的會議所需用品和裝置。例如,選舉會議、談判會議、慶典會議、展覽會經常需要的特殊用品和裝置,如伴奏帶、投票箱、旗幟、儀仗隊、鮮花等。

  2、準備會議用品

  ***1***檢查空調裝置,必要時做好開機準備,一般要在會議前兩小時預熱或預冷。

  ***2***檢查好燈光、擴音裝置。

  ***3***檢查黑板、白板,確保已擦乾淨,準備好粉筆、指示棒、板擦等用具。

  ***4***如有陌生人或外來人蔘加會議,擺放好姓名牌,注意文字大小適當,清楚易認。

  ***5***在每人座位前擺放紙筆。

  ***6***多媒體電視需要安放投影機、螢幕、錄音裝置等。

  ***7***如果有選舉、表決、表彰的議程,還需要準備好投票箱、計數裝置和獎勵用品。

  ***8***會期較長的會議,要安排好茶水飲料,並指定專人服務。

  ***9***如果是電話、廣播會議,須提前檢查線路,保證音響效果良好。

  資訊與檔案

  1.資訊分類的五大方法:字母分類法、地區分類法、主題分類法、數字分類法和時間分類法。其中主題分類法用的最多。

  2.選擇題:資訊篩選方法:主要是前三個:看來源、看標題、看正文。 題型:前三個佔三個選項,在隨便寫一個構成四個選項,讓你選擇。

  3.資訊取捨的方法:一是擇其重點;二是擇優錄用

  對資訊決定取捨時,要留下的資訊應要:一突出思想;二要注意典型性;三要富有新意

  4.資訊核對方法:重點看一***溯源法***、三點***核對法***。題型:可能反過來考

  5.資訊工作程式:收集、整理、傳遞、儲存、利用、反饋***順序不能錯***

  其中資訊整理是資訊工作的核心,是對原始資訊進行分類、篩選、核實

  6.資訊分類的步驟:辨類和歸類

  7.在分類中遵循的原則:A科學系統原則B層次性原則C符合實際原則D交叉包容原則 答案:ABC 見書上第301頁下

  8.資訊內向傳遞的形式有:備忘錄、傳閱單、企業內部刊物等;

  資訊外向傳遞的形式有:新聞稿、新聞釋出會等 題型:隨機寫出四個,讓你選擇是內向傳遞的形式?或外向傳遞的形式?

  9.資訊傳遞:口頭傳遞的缺點:資訊零亂;較難儲存

  10.企業文字傳遞資訊的主要表現形式有:文字、表格、圖表、框圖

  表示企業生產常用柱狀圖、餅行圖

  11.資訊傳遞的三要素:信源、通道、信宿

  信源分為原生源和再生源

  信宿包括接受資訊和利用資訊

  12.何為資訊的登記和編碼?

  答案:登記即建立資訊的完整記錄,系統地反映儲存情況,便於查詢和利用。資訊的登記包括總括登記和個別登記;登記的形式有薄冊式、卡片式

  資訊的編碼是為了適應電子計算機處理的需求,它的編碼結構一般由字元***字母或數字***組成基本數碼,再由基本數碼結合成為組合資料。

  資訊編碼的一般步驟:①分析所有預編碼的資訊資料②選擇最佳的編碼方法③確定數碼的位數。

  資訊資料編碼的方法:①順序編碼法②分組編碼法:所有專案都要有同樣多的數碼個數,左邊數碼錶示大類,而向右排列的每一個數碼,則標誌著更細的小類。

  在登記、編碼後,要根據時序、來源、內容、字順排序。排序完後,要進行科學保管,因為保管關係到資訊的安全、完整和使用壽命。