辦公電話應對禮儀培訓

  在我們日常的辦公中,電話已經成了不可缺少的一部分,那麼要注意什麼禮儀呢?下面是小編為大家整理的,希望能夠幫到大家哦!

  

  1、重要的第一聲

  聲音清晰、親切、悅耳,使用禮貌用語,“你好,某某公司”,應有“我代表公司、代表公司形象”的意識;不允許接電話以“喂,喂”或者一張嘴就不客氣的說“你找誰呀”“你是誰呀”“有什麼事兒啊”像查戶口似的;接聽電話是個人素質的直接體現,維護企業形象,樹立辦公新風,讓我們從接聽電話開始。

  2、微笑接聽電話

  聲音可以把你的表情傳遞給對方,笑是可以通過聲音來感覺到的。

  3、清晰明朗的聲音

  打電話過程中不可以吸菸、吃零食、打哈欠,如果你彎著腰靠在椅子上,對方也能聽出你的聲音是懶散的,無精打采的;通話中不可以與別人閒聊,不要讓對方感到他在對方心中無足輕重;給予任何人同等的待遇,一視同仁,不卑不亢,這種公平的態度,容易為自己贏得朋友,也有利於公司良好待人接物形象宣傳。

  4、迅速準確的接聽電話

  在聽到電話響時,如果附近沒有人,我們應該以最快的速度拿起話筒;這樣的態度是每個人應該擁有的,這樣的習慣也是每個辦公室工作人員都應該養成的;電話最好在響三聲之內接聽,長時間讓對方等候是很不禮貌的行為;如果電話是在響了五聲後才接起,請別忘記先向對方道歉“不好意思,讓您久等了”。

  5、認真做好電話記錄

  上班時間打來的電話都是與工作有關的,所以公司裡每一個電話都很重要,即使對方要找的人不在,切忌只說“不在”,應做好電話記錄;電話記錄牢記5W1H原則,when何時,who何人來電,where事件地點,what何事,why為什麼,原因,how如何做。電話記錄簡潔又完備,有賴於5W1H;不要抱怨接到的任何電話,那怕與你無關,做好記錄是對同事的尊重,對工作的責任。永遠不要對打來的電話說:我不知道!這是一種不負責任的表現。

  6、掛電話的禮儀

  通電話時,如果自己正在開會、會客,不宜長談,或另有電話打進來,需要中止通話時,應說明原因,告之對方:“一有空,我馬上打電話給您”,免得讓對方認為我方厚此薄彼;中止電話時應恭候對方先放下電話,不宜“越位”搶先。一般下級要等上級先掛電話,晚輩要等長輩先掛電話,被叫等主叫先掛電話,不可只管自己講完就結束通話電話,那是一種非常沒有教養的表現;如遇上不識相的人打起電話沒完沒了,不宜說:“你說完了沒有?我還有事呢”,最好委婉、含蓄,不要讓對方難堪,應講:“好吧,我不再佔用您寶貴的時間了”“真不希望就此道別,不過以後希望有機會與您聯絡。”

  7、如果接到撥錯的電話

  要保持風度,切勿發脾氣,耍態度;確認對方打錯電話,應先自報家門,然後告知電話打錯了;如果對方道了歉,不要忘了說:“沒關係”應對,不要教訓人家,或抱怨。

  辦公中必學的電話溝通禮儀

  第一,誠實,千萬別撒謊。

  無論任何人和你交流,或者,為了某一目的,你和別人交流,記得說實話,你可以保持不說的權利,一旦開口,一定是以誠待人,實話實說。

  尤其是上司向你詢問一些事情,知道就是知道,不知道,別信口開河。另外,沒有不透風的牆,你說的每一句話,都會被傳出去,所以,千萬別撒謊。

  第二,任何工作,不要無疾而終,有交代就要有結論,無論成與不成。

  職場新人,經常會接受一些任務,有的人不知道如何做,就拖延了,上級有時候會忘記,於是,新人慶幸老闆沒有繼續找他。熟不知,有任務,必然有原因,即便是老闆忘記,自己也該及時彙報進展,做得好與不好,姑且不論,但一定要給個交代。

  第三,郵件,千萬別用感嘆號!

  郵件,是一個溝通低效的工具,通常用來記錄已經達成的共識,或者釋出一些產品上線、週期彙報等。曾經看過不少人用郵件表達情緒,連著好幾個感嘆號,可以讓人感受到寫郵件人的激動心情,而這些感嘆號,其實是不穩重的體現,如果是如此強烈的情緒,建議稍安勿躁後,再與當事人當面溝通。帶感嘆號的郵件,一般起不到好的效果。

  第四,不要有求於人,才去溝通。

  平時不搭理同事,有事相求,就笑容滿面,這樣的同事,一般不受歡迎,大家更喜歡平時就熱情交往的同事,不要帶著功利心與同事交往。

  第五,千萬別隱藏問題。

  尤其是職場新人,遇到問題,千萬別不好意思說。自己苦逼的悶頭苦幹,力求自己搞定。獨立的鑽研精神是好事,但千萬別因此耽誤了專案進度,或許,本來是老同事很容易搞定的,但自己不說,別人也無法幫忙,最終到專案時間不夠,想幫忙,也沒時間了。

  第六,千萬別自以為對方聽懂了。

  任何一次溝通,都讓對方重複一遍結論,自己再複述一遍,讓雙方的理解一致。重要事項進行口頭溝通後,或者RTX溝通後,記得用郵件傳送一份備忘錄。

  第七,職場,千萬不要發脾氣。

  知道你總有忍不住的時候,年輕氣盛,那就發發脾氣吧,需要有個過程的,我曾經在職場簡單粗暴,情緒化嚴重。現在,終於知道,職場需要修煉,壞情緒是惡魔,等惡魔走了,再去溝通吧。

  第八,彙報工作不要用模糊詞和不精確的數字。

  對於自己負責的業務,必須十分了解每天的資料變化,以及資料變化背後的原因,這就是以前文章中寫過的,學會做產品日誌。對於自己記不清的資料,也不要說,好像是,大概是,寧可說,自己核實資料後再告知。

  第九,口頭溝通,千萬別打斷別人。

  保持淡定,聽對方把話說完,甚至可以確認下,對方已經表述完畢,再表達自己的觀點,以免聽對方一半,產生誤解,同時也是對說話人的尊重。

  第十,千萬別借用老闆的名義。

  職場發生PK,是常見的事,在PK中不要用老闆作為王牌,老闆說,不一定是有利的說服論據。即便真的是老闆說,自己也要想清楚,老闆這麼說的理由是什麼?先說服自己,再說服對方。

  
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