檔案館與圖書館利用對比分析及對策

檔案館和圖書館一樣，都是國家科學文化事業機關，擔負著收藏保管文化資源，提供資訊為社會服務的重任。近年來，隨著檔案館向社會敞開大門，社會的檔案意識不斷提高，檔案越來越被廣大群眾所瞭解。然而，一段時間以來，檔案館的利用人數卻沒有隨著檔案開放力度的加大而明顯增加，與圖書館讀者的人數相比更是相去甚遠。以北京市檔案館和國家圖書館?原北京圖書館　為例，前者年利用人次約四、五千人，後者一年的讀者數不少於二百萬人。同為文化機構，同樣對社會開放，為什麼在利用人數上會有如此巨大的差距呢?面對這個問題應採取什麼對策呢?

這裡，我僅想從檔案館、圖書館館藏主體特性的差異上來分析一下這個問題。

檔案館是接收機構，它是為了儲存其服務主體的檔案而設立的，它的藏品主要是其服務主體形成的檔案材料。圖書館是蒐集機構，它可以從任何地方蒐集各種材料，其收藏品有檔案，更多的是圖書資料。眾所周知，檔案和圖書有著不同特性。

首先，檔案與圖書的內容有所不同。由於圖書有商品性，所以其內容必須對社會大眾具有吸引力，內容可以是真實的，也可以是虛構的，有科技的，也有文學藝術的，社會上任何層次的讀者都可以在圖書中找到自己的興趣點。檔案則不同，它是社會活動的原始記錄，它從形成者形成的檔案中直接轉化而來，不是事後另行編寫和隨意收集的間接材料，其內容不允許有半點虛構成分，因此檔案不具備任何藝術性，可讀性不強，它存在的動因不是為了吸引讀者，而是記錄歷史，以備今後查考。兩者相比，檔案更具研究性，圖書更具趣味性和可讀性。再者，圖書是經過對檔案等原始記錄進行收集、歸納、提煉後形成的二手資料，對於那些只想巨集觀瞭解，不想追根溯源的人來說，看圖書當然要比看檔案來得實惠。館藏主體在內容上的差異，是當前圖書館讀者的人數遠遠多於檔案館利用者人數的主要原因。

圖書和檔案內容的不同，決定了利用者的差異。圖書館的讀者中，多數人是為了滿足興趣，豐富知識，而進行深層次研究的讀者比例不大。任何一個走進圖書館的人，都可以找到他感興趣的圖書而成為圖書館的忠實讀者。而檔案館的利用者或為調查取證、工作查考，或為學術研究、編史修志，絕大多數都有十分明確的查檔目的，有急待解決的實際問題。以這部分利用者的人數去對比興趣點廣泛的圖書館的讀者豈不是小巫見大巫嗎？

其次，檔案與圖書的存在形式不同。圖書是一種商品，一冊圖書只要市場需要，可以上百萬冊的印刷，在社會上廣為流通。圖書館所保管的絕大多數圖書都不是孤本，而是可再生的，可謂取之不盡，用之不竭。而檔案作為歷史的真實記錄，產生於人類社會的實踐過程中，是國家珍貴的歷史文化遺產，不是作為商品存在。檔案具有唯一性，多為孤本，損毀後不可再生。因此，在利用過程中，檔案館會比圖書館更多地考慮到維護保管主體的完整與安全，即便對於開放檔案，在利用、複製等環節上也必須進行一定程度的限制。而圖書的特點決定了圖書館在圖書被讀者直接、反覆使用過程中不必像檔案館一樣為了怕保管主體在使用時被損毀而制定很多的“條條框框”，對讀者進行太多的限制。就此而言，讀者當然願意去圖書館，因為在那裡，他們可以獲得更多的“自由”。

由於檔案和圖書在內容、存在形式上的差異，造成了檔案館利用者與圖書館讀者人數上的差距。雖然這不是唯一的原因，檔案界社會服務意識不強，工作方式和裝置落後也是造成人數差距的因素，但是如果只把眼光盯著後者，忽視了館藏主體上的差異，甚至以接待人數多少作為衡量檔案部門服務觀念正確與否、工作得力與否的標準，那就太片面了。難道檔案館也像有些圖書館一樣３６５天天天開放，就可以真正的、長時期的門庭若市而不是門可羅雀了嗎?北京市人大會副主任陶西平同志在視察檔案工作時曾說過“我們講檔案開發利用，到檔案館查閱利用檔案，不能奢望像開飯店那樣有成百上千的人，擠得水洩不通，那也是不切合實際的。”

因此，現階段檔案利用工作要想發揮更大的作用，與其在增加利用人數上絞盡腦汁，不如將更多的精力放在提高利用質量上。這需要做好以下工作：

一、在提供利用中提高查全率、查準率。

對於來館查檔的利用者，除熱情的接待外，更重要的是準確快速地提供他所需要的檔案。

二、瞭解社會需求，主動上門服務

檔案工作不是孤立的，它必須走出自我封閉的小圈子，與經濟建設、文化建設同步，與人民生活緊密聯絡起來。檔案工作者不但要熟悉館內業務，還要隨時關注社會發展的動態，捕捉社會熱點，根據需要主動上門服務。將“你上門，我來查”和“你需要，我提供”結合起來。以北京市檔案館利用處為例，１９９６年初，他們瞭解到很多單位正在進行房產核實登記，有的單位因拿不出檔案憑證而失去了產權。根據這一情況，他們及時整理有關檔案，主動走訪了１６個單位，上門提供檔案資訊。雖然利用人數沒有因此增加多少，但卻發揮了檔案的作用，為一些單位挽回了幾千萬元的經濟損失，從而真正提高了檔案的利用質量。

三、利用多種方式，提供檔案資訊

檔案利用工作就是向社會提供檔案資訊。提供資訊的方式很多：可以在館內，也可以在館外；既有外部利用，也有內部利用，可以因人因事舉辦不同主題的展覽，也可與學校合作開展教育活動，開闢第二課堂；可以編輯出版圖書雜誌?包括史料彙編等專業書籍以及圖文並茂的通俗讀物　，也可以利用資訊網路傳遞檔案資訊，實現資源共享；還可以通過新聞媒體釋出檔案資訊……。通過這些工作，使檔案館成為檔案資訊的“發射臺”，公眾不到檔案館也可以獲得豐富的檔案資訊。

提高利用工作質量的方法還很多，這裡就不一一介紹了。總之，檔案利用工作要想發揮更大的作用，絕不能片面地追求來館查檔利用者的人數，應該根據檔案工作的實際情況?如檔案的特點、檔案收集面狹小、資金緊張等　和公眾現在的需求方向，多管齊下，只有這樣才能真正發揮檔案的作用，為社會服務。