大型會務工作接待活動的安排

  瞭解和踐行接待禮儀,對於做好接待工作具有極其重要的意義。你瞭解是怎樣的嗎?下面是小編給大家蒐集整理的文章內容。

  :會前工作

  ***1***安排議題。各級黨政機關的例會、辦公會都有議題。議題的安排工作有三種情況:一是領導確定題目,由會務工作人員向有關部門收集議題材料;二是領導已籤批了很多議題,由會務工作人員根據輕重緩急提出安排建議供領導審定;三是由會務工作人員根據一個時期的中心工作,主動向有關方面詢問、收集議題,然後報領導審定。

  為了保證會議的質量和效率,凡是提交會議討論的議題,事先要做好充分的準備工作,否則不能列為議題。如各級政府常務會、辦公會的議題,會務工作人員應審查是否具備以下幾個條件:

  凡涉及到幾個部門的,提交前主辦單位應與有關部門會商,儘量取得一致意見,不一致的,要書面說明情況,並提出傾向性的意見。

  屬於工程建設、引進專案和技術措施等問題,必須請有關部門組織專家進行認真論證,擬定可行性方案。

  屬於工作彙報,要有簡要的彙報提綱。彙報內容要開門見山,突出重點,言簡意賅,最多不超過2000字。

  屬於政府規範性檔案,事前必須提交市政府法制辦稽核。

  議題確定後,要根據每個議題參會人數將相關材料列印一定份數,在會前分送與會人員閱讀,以便準備意見。

  ***2***制定會議方案。一般日常辦公會不需要制定方案。組織內容和形式比較複雜或規模比較大的會議必須制定文字方案。

  基本內容概括起來有:組織會議的指導思想。會議名稱***會標***、會議時間和期限、會議地點、參會人員範圍、會議日程、會議議程、會議入場證件的印製和分發、會場佈置要求、主席臺的設定及人員名單、會議的組織領導及其分工、安全保衛、後勤服務工作的安排、新聞報道。各種代表大會的方案中還應包括選舉投票方案;各種表彰大會的方案中應增加組織發獎和領獎的內容;各種典禮的方案中要有一定的典禮儀式內容;有的會議需要舉行集體攝影活動的,方案中亦應加以安排。

  ***3***制發會議通知。會議通知內容必須具備以下幾個要素, 即會名、會議時間和期限、地點、會議主要內容、參加會議人員範圍、入場憑證和籌辦會議的聯絡單位、電話。會議的食宿、交通工具、需攜帶的檔案和其它特殊要求,應視需要寫入通知。會議通知發出後,還應跟蹤落實,用電話與參加會議單位或人員聯絡,瞭解對方是否接到通知,能否如期出席,以作出相應的安排。

  ***4***佈置會場。會場佈置要根據會議內容需要而定。總的原則是講究氣氛、方便開會。

  會場氣氛。慶祝、歡迎會,會場佈置要反映出熱烈的氣氛;履行法定程式的會場要佈置得莊嚴;座談會會場要顯得氣氛和諧;工作會、報告會會場佈置要簡單樸實。

  主席臺的設定。一般來講,各種代表大會和其它大型會議會場設主席臺,與代表席成面對面的形式。一般工作會議不設主席臺。設主席臺和組織大會發言的會議需設講臺,講臺面向代表席。

  座位的擺放形式。要根據會議內容和人數以及會場容量而定。常見的擺法,以作報告、大會發言為主的會議,一般擺為長方形,代表席面對主席臺或講臺;以討論問題為主的會場應擺為方形、園形、蹄形,使與會人員面面相對,不明顯區分主次,以方便視聽,形成民主氣氛。

  會場佈置還包括會場四周裝飾性佈置,如會標、標語口號的內容、字型和橫幅顏色的選擇,畫像、旗幟的懸掛,花卉的擺法等。此外,會場的音響、照明、溫度和通風、衛生、茶水杯盤等設施的配備,以及錄音錄相裝置的裝置,都要根據條件一一安排。主席臺名次的排列和桌籤的放置、話筒的擺設等,也是會場佈置中的重要工作。主席臺座次,以上主席臺人員的職務***或社會地位、聲望***高低排列,最高的排在主席臺第一排的正中間,其餘按高低順序,以正中間座位為點,面向會場,依左為上、右為下的原則排列。若有幾排座次,其它各排的排位可靈活掌握。座位上要擺放桌籤,座次須報領導審定***排法見後***。

  ***5***做好會議接待的各項準備工作,包括聯絡住宿館所,分配房間,安排就餐,車輛編號,指定停車地點,設定醫療點,根據與會人員到達的時間和地點安排車輛迎接等。

  ***6***搞好會前檢查。 會前檢查分召開籌備碰頭會和現場檢查兩種形式,主要是根據會議預案逐項檢查落實,發現問題,及時採取措施予以解決。重要或大型會議活動,必要時還應就某個環節或區域性進行演習。

  :會間工作

  ***1***組織簽到。組織好會議簽到,可以及時瞭解到會人員情況,準確統計到會人數。一般是由會務工作人員事先準備好簽到簿或簽到表,參加會議人員進入會場時在上面簽署自己的姓名,有的還要填寫單位和職務,同時還要領取相關會議材料。

  ***2***做好聯絡、協調工作。一是要及時掌握會議動態,收集會議反映,供會議主持人或會議工作負責人分析、研究用;二是要安排會議值班,保證會議各項聯絡不中斷;三是對會間發生臨時變動,如調整日程、議程、議題,增加會議人員,其它特殊情況和臨時動議,會務工作人員要根據情況,積極採取應急措施,做好臨時排程工作。

  ***3***作好會議記錄。會議記錄真實地記載了會議情況,客觀地反映了會議內容和程序,是日後分析、整理有關材料,檢查會議決定事項執行情況的依據和憑證,也是重要的文書檔案。

  ***4***寫好會議簡報。會議簡報是在會議程序中,為了反映和交流情況,推動會議的發展,提高會議的質量而印發的一種檔案。會議簡報的寫法有兩種,一是報道式寫法,即由編寫者將情況綜合後,選取有價值的部分,用新聞報道的形式,反映會議全域性或區域性的進展情況。二是轉發式寫法,這種會議簡報往往用於節錄某代表的發言、照登某代表意見或倡議。簡報編寫者“轉發”這些發言時,往往加上簡短的“按語”。

  :會後工作

  會議結束後會務工作人員主要做好以下幾項工作:

  ***1***清退檔案。會議確定收回的檔案資料, 要及時組織清退,絕密、機密檔案應按有關規定辦理清退手續。

  ***2***整理會議記錄。會後記錄人員要對會議的原始記錄稿進行整理,重要的會議還要核對錄音。對會上沒有聽清記全的地方,要及時找有關人員核對查實。使用

  錄音機錄音的,會後要及時翻整。整理的記錄要求內容完整、準確,字跡工整。會議記錄應使用專用記錄紙或記錄本,整理記錄稿必須使用鋼筆或毛筆,不能使用鉛筆、圓珠筆和其它不合要求的筆。

  ***3***編寫會議紀要。會議紀要是在會後整理中形成的檔案, 目的是把會議的精神、議定事項、作出的決定傳達給群眾或有關方面,使之貫徹執行。

  :會議席位擺法

  1、主席臺席位安排

  大會主席臺席位的安排趨向簡單、明瞭、便於操作。主席臺要面對觀眾,居會場正中。會議主席臺的排法是採用我國的習慣“以左為大”,如果是單數,第一位領導的席位均應置於主席臺中間位置,他的左邊是第二位領導的席位,右邊是第三位領導的席位,然後分左右依次排列第四位、第五位領導和第六位、第七位領導的席位***如圖一***。如果主席臺的領導是雙數,則採用中間劃線的方法,虛擬出一位領導在正中間,而將第一位領導置於中間虛擬線的左邊,第二位領導排在虛擬線的右邊,然後分左右依次排三、四、五、六位領導的席位。關鍵是把領導的排列順序搞正確。

  2、會談席位安排

  會談常用長方形、橢圓形或圓形桌子,賓主相對而坐,以正門為準,主人佔背門一側,客人面向正門,主談人居中。若是外事活動譯員安排在主談人右側,坐在排序為第三的席位上,其他人按禮賓順序左右排列。記錄員可安排在後面,如參加會談人數少,也可安排在會談桌就座。若雙方人數較多,廳室面積大,要安排擴音器。

  多邊會談,座位可擺成方形、圓形.

  安排各種活動的席位時,要準確掌握時間、地點、參加人員以及各種要求和情況,必要時要提前將名單等有關情況,分門別類列印送交領導閱知。

  3、會見席位安排

  會見通常安排在會客室。設沙發座椅,客人坐在主人右邊,譯員、記錄員安排坐在主人和主賓的後面,其他客人按禮賓順序在主賓一側就座,主方陪見人在主人一側就座,座位不夠可在後排加座。

  :合影時的排位

  在正式場合拍攝的合影,一般應當進行排位。在非正式場合拍攝的合影,則既可以排列位次,也可以不排列位次。

  如果有必要排列合影參加者的具體位次時,應首先考慮到是否方便拍攝。與此同時,還應注意以下幾點:場地的大小,人數的多少,背景的陳設,光線的強弱,合影參加者具體的身份、高矮和胖瘦,方便與否。

  在一般情況下,正式合影的總人數宜少不宜多。在合影時,所有的參與者一般均應站立。在必要之時,可以安排前排人員就座,後排人員則可在其身後呈梯級狀站立。但是,通常不宜要求合影的參加者以蹲姿參與拍攝。另外,如有必要,可以先期在合影現場擺設便於辨認的名籤,以便參加者準確無誤地各就各位。

  在安排合影的具體排位問題時,關鍵是要知道內外有別。國內合影時的排位,一般講究“居前為上”、“居中為上”和“以左為上”。具體來看,它又有“人數為單”與“人數為雙”的分別。在合影時,國內的習慣做法通常是主方人員居右,客方人員居左,即“以左為尊”。

  在涉外場合合影時,應遵守國際慣例,講究“以右為尊”,即宜令主人居中,主賓居右,其他雙方人員分主左賓右依次排開。簡而言之,就是講究“以右為上”。

  :注意事項

  1、佈置主席臺時,除追悼會外不能擺放松柏。

  2、為領導戴胸花,一是夏天時最好是選擇塑料花,避免用鮮花,因為夏天衣服的顏色較淺,鮮花分泌的汁液容易弄髒衣服;二是戴胸花時儘量選用夾子,避免用別針,因為別針容易弄壞衣服。

  3、籌備大型會議涉及多個部門時,一定要確定牽頭責任單位,並指定總負責人,否則會使整個籌辦工作群龍無首,雜亂無章。

  4、會議進行過程中,一定要有工作人員在場,負責會場服務與協調,避免出現問題時無人補救。

  5、主席臺、照相、會談等凡以國內為主,“以左為尊”,宴會、乘車、會見是參照西方禮儀,“以右為尊”。