大型會務工作接待活動的安排

　　瞭解和踐行接待禮儀，對於做好接待工作具有極其重要的意義。你瞭解是怎樣的嗎?下面是小編給大家蒐集整理的文章內容。

　　：會前工作

　　***1***安排議題。各級黨政機關的例會、辦公會都有議題。議題的安排工作有三種情況：一是領導確定題目，由會務工作人員向有關部門收集議題材料;二是領導已籤批了很多議題，由會務工作人員根據輕重緩急提出安排建議供領導審定;三是由會務工作人員根據一個時期的中心工作，主動向有關方面詢問、收集議題，然後報領導審定。

　　為了保證會議的質量和效率，凡是提交會議討論的議題，事先要做好充分的準備工作，否則不能列為議題。如各級政府常務會、辦公會的議題，會務工作人員應審查是否具備以下幾個條件：

　　凡涉及到幾個部門的，提交前主辦單位應與有關部門會商，儘量取得一致意見，不一致的，要書面說明情況，並提出傾向性的意見。

　　屬於工程建設、引進專案和技術措施等問題，必須請有關部門組織專家進行認真論證，擬定可行性方案。

　　屬於工作彙報，要有簡要的彙報提綱。彙報內容要開門見山，突出重點，言簡意賅，最多不超過2000字。

　　屬於政府規範性檔案，事前必須提交市政府法制辦稽核。

　　議題確定後，要根據每個議題參會人數將相關材料列印一定份數，在會前分送與會人員閱讀，以便準備意見。

　　***2***制定會議方案。一般日常辦公會不需要制定方案。組織內容和形式比較複雜或規模比較大的會議必須制定文字方案。

　　基本內容概括起來有：組織會議的指導思想。會議名稱***會標***、會議時間和期限、會議地點、參會人員範圍、會議日程、會議議程、會議入場證件的印製和分發、會場佈置要求、主席臺的設定及人員名單、會議的組織領導及其分工、安全保衛、後勤服務工作的安排、新聞報道。各種代表大會的方案中還應包括選舉投票方案;各種表彰大會的方案中應增加組織發獎和領獎的內容;各種典禮的方案中要有一定的典禮儀式內容;有的會議需要舉行集體攝影活動的，方案中亦應加以安排。

　　***3***制發會議通知。會議通知內容必須具備以下幾個要素，即會名、會議時間和期限、地點、會議主要內容、參加會議人員範圍、入場憑證和籌辦會議的聯絡單位、電話。會議的食宿、交通工具、需攜帶的檔案和其它特殊要求，應視需要寫入通知。會議通知發出後，還應跟蹤落實，用電話與參加會議單位或人員聯絡，瞭解對方是否接到通知，能否如期出席，以作出相應的安排。

　　***4***佈置會場。會場佈置要根據會議內容需要而定。總的原則是講究氣氛、方便開會。

　　會場氣氛。慶祝、歡迎會，會場佈置要反映出熱烈的氣氛;履行法定程式的會場要佈置得莊嚴;座談會會場要顯得氣氛和諧;工作會、報告會會場佈置要簡單樸實。

　　主席臺的設定。一般來講，各種代表大會和其它大型會議會場設主席臺，與代表席成面對面的形式。一般工作會議不設主席臺。設主席臺和組織大會發言的會議需設講臺，講臺面向代表席。

　　座位的擺放形式。要根據會議內容和人數以及會場容量而定。常見的擺法，以作報告、大會發言為主的會議，一般擺為長方形，代表席面對主席臺或講臺;以討論問題為主的會場應擺為方形、園形、蹄形，使與會人員面面相對，不明顯區分主次，以方便視聽，形成民主氣氛。

　　會場佈置還包括會場四周裝飾性佈置，如會標、標語口號的內容、字型和橫幅顏色的選擇，畫像、旗幟的懸掛，花卉的擺法等。此外，會場的音響、照明、溫度和通風、衛生、茶水杯盤等設施的配備，以及錄音錄相裝置的裝置，都要根據條件一一安排。主席臺名次的排列和桌籤的放置、話筒的擺設等，也是會場佈置中的重要工作。主席臺座次，以上主席臺人員的職務***或社會地位、聲望***高低排列，最高的排在主席臺第一排的正中間，其餘按高低順序，以正中間座位為點，面向會場，依左為上、右為下的原則排列。若有幾排座次，其它各排的排位可靈活掌握。座位上要擺放桌籤，座次須報領導審定***排法見後***。

　　***5***做好會議接待的各項準備工作，包括聯絡住宿館所，分配房間，安排就餐，車輛編號，指定停車地點，設定醫療點，根據與會人員到達的時間和地點安排車輛迎接等。

　　***6***搞好會前檢查。會前檢查分召開籌備碰頭會和現場檢查兩種形式，主要是根據會議預案逐項檢查落實，發現問題，及時採取措施予以解決。重要或大型會議活動，必要時還應就某個環節或區域性進行演習。

　　：會間工作

　　***1***組織簽到。組織好會議簽到，可以及時瞭解到會人員情況，準確統計到會人數。一般是由會務工作人員事先準備好簽到簿或簽到表，參加會議人員進入會場時在上面簽署自己的姓名，有的還要填寫單位和職務，同時還要領取相關會議材料。

　　***2***做好聯絡、協調工作。一是要及時掌握會議動態，收集會議反映，供會議主持人或會議工作負責人分析、研究用;二是要安排會議值班，保證會議各項聯絡不中斷;三是對會間發生臨時變動，如調整日程、議程、議題，增加會議人員，其它特殊情況和臨時動議，會務工作人員要根據情況，積極採取應急措施，做好臨時排程工作。

　　***3***作好會議記錄。會議記錄真實地記載了會議情況，客觀地反映了會議內容和程序，是日後分析、整理有關材料，檢查會議決定事項執行情況的依據和憑證，也是重要的文書檔案。

　　***4***寫好會議簡報。會議簡報是在會議程序中，為了反映和交流情況，推動會議的發展，提高會議的質量而印發的一種檔案。會議簡報的寫法有兩種，一是報道式寫法，即由編寫者將情況綜合後，選取有價值的部分，用新聞報道的形式，反映會議全域性或區域性的進展情況。二是轉發式寫法，這種會議簡報往往用於節錄某代表的發言、照登某代表意見或倡議。簡報編寫者“轉發”這些發言時，往往加上簡短的“按語”。

　　：會後工作

　　會議結束後會務工作人員主要做好以下幾項工作：

　　***1***清退檔案。會議確定收回的檔案資料，要及時組織清退，絕密、機密檔案應按有關規定辦理清退手續。

　　***2***整理會議記錄。會後記錄人員要對會議的原始記錄稿進行整理，重要的會議還要核對錄音。對會上沒有聽清記全的地方，要及時找有關人員核對查實。使用

　　錄音機錄音的，會後要及時翻整。整理的記錄要求內容完整、準確，字跡工整。會議記錄應使用專用記錄紙或記錄本，整理記錄稿必須使用鋼筆或毛筆，不能使用鉛筆、圓珠筆和其它不合要求的筆。

　　***3***編寫會議紀要。會議紀要是在會後整理中形成的檔案，目的是把會議的精神、議定事項、作出的決定傳達給群眾或有關方面，使之貫徹執行。

　　：會議席位擺法

　　1、主席臺席位安排

　　大會主席臺席位的安排趨向簡單、明瞭、便於操作。主席臺要面對觀眾，居會場正中。會議主席臺的排法是採用我國的習慣“以左為大”，如果是單數，第一位領導的席位均應置於主席臺中間位置，他的左邊是第二位領導的席位，右邊是第三位領導的席位，然後分左右依次排列第四位、第五位領導和第六位、第七位領導的席位***如圖一***。如果主席臺的領導是雙數，則採用中間劃線的方法，虛擬出一位領導在正中間，而將第一位領導置於中間虛擬線的左邊，第二位領導排在虛擬線的右邊，然後分左右依次排三、四、五、六位領導的席位。關鍵是把領導的排列順序搞正確。

　　2、會談席位安排

　　會談常用長方形、橢圓形或圓形桌子，賓主相對而坐，以正門為準，主人佔背門一側，客人面向正門，主談人居中。若是外事活動譯員安排在主談人右側，坐在排序為第三的席位上，其他人按禮賓順序左右排列。記錄員可安排在後面，如參加會談人數少，也可安排在會談桌就座。若雙方人數較多，廳室面積大，要安排擴音器。

　　多邊會談，座位可擺成方形、圓形.

　　安排各種活動的席位時，要準確掌握時間、地點、參加人員以及各種要求和情況，必要時要提前將名單等有關情況，分門別類列印送交領導閱知。

　　3、會見席位安排

　　會見通常安排在會客室。設沙發座椅，客人坐在主人右邊，譯員、記錄員安排坐在主人和主賓的後面，其他客人按禮賓順序在主賓一側就座，主方陪見人在主人一側就座，座位不夠可在後排加座。