會務工作手冊

　　會議是集思廣益、聚眾議事的一種討論形式。上海工程技術大學對在校區內舉行的會議管理，目的是追求會議之必需，會議之效率，避免凡事開會之會海現象。下面是小編精心為你們整理的的相關內容，希望你們會喜歡!

　　一、會議管理

　　會議是集思廣益、聚眾議事的一種討論形式。上海工程技術大學對在校區內舉行的會議管理，目的是追求會議之必需，會議之效率，避免凡事開會之會海現象。我校將會議分成周安排會議、部門會議、外單位借場***委託***會議三類。

　　1、周安排會議管理

　　周安排會議是通過校長辦公室將由校領導主持的重要活動和會議組織安排在一週會議安排中之會議活動。

　　為使一週會議安排及時準確，做到“一週會議早知道”，要求有關部門做好向校辦報送工作，報送截止時間要求為每週四下午15:00。

　　2、部門會議管理

　　部門會議是由部門組織、召集，部門負責人主持的各種會議。

　　為了使部門會議有序進行，請有關部門提前三天到校辦辦理會場使用登記手續。

　　3、外單位借場***委託***會議管理

　　外單位借場會議是外單位借用我校會議場所進行相關活動的會議。外單位委託會議是外單位委託我校有關部門組織實施，並使用我校會場的會議。

　　外單位借場會議需要該單位與校辦聯絡，簽訂借用協議，並經校領導批准，才予進行。外單位委託會議需由我校有關承接部門以部門報告形式向學校申請，並經批准，在校辦組織協調下進行各項會務準備工作。

　　二、會務準備工作內容

　　會務準備工作是保證會議舉行質量和效果的重要部分，需認真嚴謹地完成。會前應制訂會務預案。

　　1、明確會議主題

　　主題是舉行會議要完成的任務和目標。主題往往與會名相關，會名要名實相符，妥帖恰當。

　　根據會議主題預設出席會議人員範圍和人數，以達到會議舉辦效果。

　　2、明確會議議程

　　會議議程通常是指會議要進行的逐相內容的安排，也是主持者主持的方案。應經有關領導審定通過，並作為會議檔案一部分發放給與會者。

　　3、明確會場佈置與裝置要求

　　會場是開會的場所，要結合參加會議的人數和會議效果來綜合考慮會場的選用;會場佈置要簡約，與會議內容相符。根據會議的不同型別進行桌臺、席卡、話筒、投影、鮮花等的準備。

　　4、明確會議責任人

　　會議籌備班子的人員組成和工作分配是保證會議組織完成重要前提，以使各部門***人員***分別按照其職責要求完成會議籌備和會議工作任務，做到人有專責，事有專人。

　　5、會議通知擬定發放

　　會議通知必須簡明扼要。通常須具備會名、會期、開始時間、地點、會議參加人員範圍、入場憑證、籌備會議的聯絡人***單位、******等七要素。

　　上述七要素，可據會議的特點，相取選用。通知發放應該與會議舉行時間有一提前量，保證有途中時間和反饋時間。通知發出後，應跟蹤落實。

　　邀請市領導、委辦領匯出席，提前一個月報上級主管部門;邀請校領匯出席，提前五～十個工作日報兩辦。

　　6、會議檔案準備

　　會議檔案在經有關方面審定完成後，應事先印製成冊***頁***，在會議期間發放至每位與會者。

　　7、會前檢查

　　會前檢查是落實預案、保證開好會議的重要步驟。現場檢查的主要內容有會議檔案材料的準備、會場佈置以及會場擴音、播放裝置等。這一工作應在會議正式開始前2小時完成，如是隔天上午舉行的會議應在前一天下午完成。

　　三、會間服務

　　1、入場禮儀

　　會務服務人員在會議開始前須站在會場***處禮貌熱情地向客人問好，並引請客人進入會場入座。先到達的客人入座以後，及時提供服務。

　　2、會議簽到

　　及時瞭解準確掌握與會人員出席情況，及時正確地把出席、列席及缺席人數統計出來，報告主辦方有關人員。

　　會議進行半小時後，將簽到冊、簽到臺的整理、收集工作。

　　3、規範服務

　　會議期間，服務員站於會議室門口隨時提供服務，直至會議結束。

　　服務員20-30分鐘為客人新增茶水、更換菸缸等，特殊情況按客人要求服務。會議中間休息，要儘快整理會場，補充和更換各種用品。

　　4、技術保障

　　影像、擴音裝置操作者須保持高度的注意力，要有內外場分工，協調聯絡保持工況正常。

　　5、相互協作

　　相關會務工作人員保持在會場內外崗位工作，以便做好協調聯絡，臨機應變。

　　6、會議記錄

　　做好有關如會議錄影、照相、錄音等會議記錄工作。

　　7、外延工作

　　如佈置休會茶歇，文體活動、與會人員合影及住宿交通返程等有關服務。

　　8、安全保衛

　　指定專人維護會場秩序，保持良好的會場秩序，確保會場安全。

　　四、會後工作

　　1、禮儀服務

　　會議結束時，服務員、工作人員應站在會場門口，微笑著向客人道別。

　　2、會場檢查

　　與會人員完全離場後，會務人員及時仔細地檢查會場，檢視是否有遺忘的東西和檔案，爭取及時交還。對未及時交還的物品要有專人負責儲存，儘快與主辦方取得聯絡，及早送還。

　　3、設施、裝置檢查

　　將會議舉辦中使用的用具、裝置整理好，對借用的用具、裝置及時歸還。關閉空調、電燈、窗、鎖好會議室門。並對會場裝置設施的使用狀況做好檢查並記錄。

　　4、材料、記錄整理

　　做好會議材料的整理工作。檔案、席卡及相關材料的清退、收集、歸檔工作。

　　5、工作總結

　　對會務工作進行總結，肯定成績，找出問題。對給予會議幫助的有關人士，及時寄感謝信表示謝意。

　　五、會務工作的分類與要求

　　1、會見

　　在約定時間、場合和方式為前提，接待者與來訪者彼此對面相見的活動。各種級別的會談、交往、交流活動。雙方要共同協商安排好會見計劃，明確時間、地點、議程及內容。

　　2、晚會

　　晚上舉行的以文娛節目為主的集會。重大慶典等系列交流活動的組成部分。要根據來賓的性質、身份、風俗習慣、雙方的相互關係，本地的傳統文化和實際能力擬定，應以具有本地特色的音樂、歌曲、戲劇、舞蹈為主，必要時可加入一兩個來賓所在地知名節目或來賓本人喜愛的節目。正裝出席。演出時應印製專門的節目單，人手一份，對每個節目略加介紹。來賓座位的安排要便於安全保衛，位置要最佳，通常最好的座位在第七至九排的中間。還要讓賓主集中就座，來賓進場、退場要比較方便。演出前，接待人員要在門口迎候，並專門設立休息廳，主人與來賓共同步入劇場，其他觀眾應起立鼓掌歡迎。演出結束時，主人與來賓要一同上臺，向演員獻花、見面、合影，來賓退場後，觀眾才離開。

　　3、茶會

　　用茶點招待賓客的社交活動集會。休閒、輕鬆、隨意的社交活動。舉行茶話會的最佳時間是下午四點鐘左右。有些時候，亦可將其安排在上午十點鐘左右。茶話會時間的長度，若是將其限定在一個小時至兩個小時之內，效果最佳。適宜舉行茶話會的大致場地主要有學校的會議廳、學校的多功能廳、賓館的多功能廳、包高檔的營業性茶樓或茶室。安排具體座次時，主要採取環繞式、散座式、圓桌式、主席式。除主要供應茶水之外，在茶話會上還可以為與會者略備一些點心、水果或是小吃。要求品種對路、數量充足，並且便於取食，最好同時將擦手巾一併上桌。

　　4、座談

　　是在約定的時間、場所中，雙方不拘形式地討論的活動。各種討論性、增進性、多邊性的交流活動。舉行雙邊洽談時，應使用長桌或橢圓形桌子。在進行洽談時，各方的主談人員應在自己一方居中而坐，其餘人員則應遵循右高左低的原則，依照職位的高低自近而遠地分別在主談人員的兩側就坐。舉行多邊洽談時，為了避免失禮，按照國際慣例，一般均以圓桌為洽談桌來舉行“圓桌會議”。

　　5、展覽

　　以相關的主題，通過某種表現方式將展品陳列，供參觀者觀看的活動。可作為參觀活動的一部分。工作內容主要包括參展單位的確定、展覽內容的宣傳、展示位置的分配、安全保衛的事項、輔助服務的專案等等。對參展人員要求在整體形象、待人禮貌、解說技巧等三個主要方面特別的重視：

　　***1***、努力維護整體形象。在一般情況下，要求在展位上工作的人員應當統一著裝,男士應當剃鬚，女士則最好化淡妝。

　　***2***、時時注意待人禮貌。當觀眾走近自己的展位時，工作人員都要面含微笑，主動地向對方說：“您好!歡迎光臨!”當觀眾離去時，工作人員應當真誠地向對方欠身施禮，並道以“謝謝光臨”，或是“再見”。

　　***3***、三要善於運用解說技巧。在實事求是的前提下，要注意對其揚長避短。不過，爭搶尾隨觀眾兜售展品，弄虛作假，或是強行向觀眾推介展品，則不可取。

　　6、釋出會

　　以一定的主題向社會、新聞界傳播資訊的活動。具有重要意義的資訊傳播、宣傳活動。釋出會組織工作應當包括會議的籌備、媒體的邀請、現場的應酬、善後的事宜等四個主要方面的內容。籌備新聞釋出會，要做好主題的確定、時空的選擇、人員的安排、材料的準備等項具體工作。新聞釋出會主持人應善於把握大局，長於引導提問，並且具有豐富的會議主持經驗。

　　***1***、材料的準備：

　　①.發言提綱;

　　②.問答提綱;

　　③.宣傳提綱;

　　④.輔助材料。

　　***2***、會後的事宜：

　　①.瞭解新聞界的反應;

　　②.整理儲存會議資料;

　　③.酌情采取補救措施;

　　④.對於失誤，要主動採取一些必要的對策。

　　六、座次安排常識

　　1、關於會議主席臺座次的安排