接待禮儀對於祕書人員的意義

　　祕書是一個很重要的職位，能直接反映公司和單位的形象，在哪?下面是小編蒐集整理的一些內容，希望對你有幫助。

　　從祕書工作產生那天起,“禮儀”便是祕書工作的重要職能。隨著社會歷史發展,禮儀的內容和方式有了巨大的變化,祕書人員禮儀素質和操辦禮儀活動的能力要求也有了相應變化,但無論這種變化多麼廣泛,多麼深刻,禮儀工作從未離祕書工作而去。祕書工作起源於奴隸社會,當時的史官可被認為是我國最早的祕書人員。史官執掌的工作內容極其寬泛,其中的重要職責便是負責主持祭祀婚冠大禮——這是典型的禮儀內容。到了戰國時期,《周禮》詳備地記載了周朝史官的職務和分工,這使我們瞭解到"史官"的工作內容與"禮"有千絲萬縷的聯絡。從今天看去,將史官定為“祕書人員”或“從事祕書性質工作的輔助人員”是較合適的。為了更好地輔助領導決策並處理事務,祕書承擔了與自然與社會各種關係打交道的任務,這個任務中的一切安排打點是禮儀工作的主要內容。“禮”的起源,也與原始社會中的原始宗教祭祀活動分不開。

　　現代社會,禮儀在生活中起著極重要的作用。祕書工作對領導負責,技術水平高,工作質量好,辦事效率快固然是祕書人員的重要素質體現,但禮儀行為的得當,職業形象的得體,也是領導決策獲得成功的有效因素。祕書的形象會影響客人或員工是否接受你們的要求或想法,通過祕書的態度、姿勢、儀表、談吐給對方留下重要的印象,甚至是關鍵的印象。飽滿的精神,真誠的熱情,積極的態度,得體的舉止本身也就是祕書人員素質高、業務精的體現。一般說來,領導之所以選聘祕書,很大程度上也是為禮儀的需要,在禮儀的層面上開展工作,從而輔助領導進行決策活動。領導的決策往往是剛性的,強硬的,在具體執行中不容許有任何伸縮,而祕書的禮儀卻是柔性的,彈性的,它可以緩衝決策的壓力,調節決策帶來的緊張,溝通因決策而產生的誤解隔閡。在任何社會條件下,禮儀總是人們共同的需求。因此，禮儀對祕書工作具特殊意義。

　　禮儀是祕書公關的輔助手段

　　利用宣傳和傳播的手段,使一個社會組織和它的公眾相互瞭解和適應,這便是公共關係的任務。祕書工作起著資訊的彙總和傳播的作用,建立良好的相互瞭解和信任的關係,樹立組織及祕書本人在各界公眾中的良好形象和信譽,是祕書公關的主要內容。在公共關係中,要做好這些工作,離不開禮儀,應努力發揮禮儀的優勢來為公關服務。禮儀可以調節感情,潤滑關係,這與公共關係“內求團結完善,外求和諧發展”的宗旨是相一致的。公關的物件具有不同層次,但無論是什麼群體或組織都是由“人”組成的，因此,不能撇開禮儀搞公關。拙於策劃會使公關實務失敗,而疏於禮儀同樣不能使精良的策劃得以完滿體現。可以說,公關是禮儀最適用領域,對禮儀的領悟,把握和運用程度的高下直接關係到公關實務的操辦水平。同時,公關作為一種以傳播手段來協調組織與公眾之間關係的行為,不假以禮儀,也不能實現傳播的雙向資訊傳遞。而由於公關活動中公眾始終是變化著的,不定的,問題形成時有公眾物件,問題一旦消失,這層意義上的公眾也隨之消失,所以,禮儀總在各種公眾物件中以新鮮的,積極的感覺體現,極大地幫助了公共關係的實施。公關物件的多種多樣,形成了不同的員工關係、顧客關係、媒介關係、股東關係、社群關係、政府關係等,要適應這不同的關係,依靠順意公眾,轉化逆意公眾,爭取邊緣公眾,取得公眾的信任和理解,這絕對少不了禮儀。

　　祕書的接待禮儀

　　一、思想上的準備

　　1、誠懇的心。對於預約還是未預約的、易於溝通的還是難溝通的，祕書人員要以誠心、耐心、熱心去對待每位來賓。祕書的行為要讓來賓感到自己是受歡迎的、是得到重視的。當碰到難以對付的客人時，我們要心平氣和，不要急躁，要善於控制自己的情緒。同時，我們要穩定對方的情緒，不要和其發生正面衝突，並儘儘自己所能及尋求相關人員幫助解決其問題。與別人交談貴在真誠，只有帶著真誠的情感去談話，才能獲得事半功倍的效果。

　　2、合作精神。接待工作是整個單位的事情，祕書人員不能抱著“事不關己”的態度，應該要有主動協助的精神。當我們比較空閒時，看見同事正在忙碌地接待來賓或同事不在時，祕書人員應該主動向前接待，不能坐視不管。團結合作精神是一個企業良好工作氛圍營造的重要因素，更有利於樹立良好的企業形象。

　　二、業務知識及相關能力的準備

　　祕書作為領導的助手，要能熟練的使用辦公軟體及相關裝置，要有會議記錄等專業知識。與此同時，祕書要全面瞭解企業各方面的情況，比如企業的發展歷史、產品規格、市場營銷、各部門設定及職員情況。平時，祕書要養成及時收集資訊、掌握重要資料的習慣。這些專業技能的具備會大大提高接待的效果。

　　三、物質準備

　　對於祕書來說，這方面的準備包括接待環境和接待物品的準備。

　　1、環境準備首先從自然環境入手。接待室應該舒適、美觀、整潔，祕書人員可以的會客室拜訪一些花卉和一些綠色植物，特別需要注意的是不宜擺放香味刺鼻及易讓人過敏的植物。其次是人文環境的準備。根據接待目的的不同，需要從不同的方面彰顯組織的文化，可以張貼介紹組織的紙框，懸掛體現組織文化的口號等，這都會給來賓留下深刻的印象。

　　2、接待物品的準備。接待室設定要協調，座椅、茶具、菸灰缸等等要齊全。當著客人的面手忙腳亂的收拾凌亂的會客室是非常失禮的，會讓客人覺得受到輕慢、不受尊重。因此。祕書人員要勤換洗相關設施，定時清掃接待室，以整潔的環境迎接每位來訪者的到來。

　　四、瞭解來賓的情況

　　祕書人員必須要有較完備的資料，瞭解客人的基本情況。來訪者的人數、姓名與職務;來訪人員的背景;來訪者的國民族和宗教情況;來訪者的興趣、愛好、性格特點;來訪者的私人禁忌情況等等。

　　五、制定接待計劃

　　不論做什麼事，事先要有準備，“凡事預則立”。來訪者到之前，祕書人員要做好接待計劃。合理安排各項接待工作;提前安排有關人員到崗;安排客人的飲食、住宿等等。