祕書工作中的接待禮儀知識

  祕書工作中接待是最常見的工作,接待工作中有許多要注意的禮儀。下面是小編給大家蒐集整理的文章內容。希望可以幫助到大家!

  :接待前的準備工作

  一 接待環境佈置

  1、環境佈置

  接待環境應該清潔、整齊、明亮、美觀,沒有異味。前臺或會客室可擺放花束、綠色植物,表現出“歡迎您”的氣氛,會使對方產生好感。辦公桌上的檔案、文具、電話等物要各歸其位、擺放整齊。不常用的東西和私人物品,應該放在抽屜裡固定的地方,以便用時馬上能找到。

  2、辦公用品準備

  1前廳。

  應為客人準備座椅,讓客人站著等候是不恭敬的。座椅樣式應該線條簡潔、色彩明快。還應配有茶几。

  2會客室。

  桌椅應擺放整齊,桌面保持清潔沒有水漬、汙漬。牆上可掛與環境協調的畫。掛公司領導或國家領導的合影,或某次成功的大型公關活動的照片,可提高公司的可行度。桌上可放介紹公司情況的資料。另外,茶具、茶葉、飲料要準備齊全。接待一般客人可用一次性紙杯,接待重要客人還是用正規茶具為好。會客室應具良好照明及空調裝置。要配備一部電話,影印機、傳真機等即便不放在會客室內,也不要離得太遠。

  客人走後,要及時清理會客室,清洗茶具、菸灰缸,換空氣,然後關好門。否則,會使下一批客人感到不受重視。

  二 前臺值班

  在前臺值班室,當沒有客人時,祕書應做好:

  1、佈置接待室

  2、瞭解上次活動安排

  3、填寫公司職員出入登記表

  4、填寫客人預約登記簿

  :接待的基本禮儀

  一接待客人的基本禮儀

  祕書接待客人時應該注意以下幾點:

  1、無論接待什麼樣的客人,都需做到公平和禮貌,應按先來後到的原則接待每一個客人。

  2、無論接待什麼樣的客人,都要和顏悅色、千萬不能皺眉頭。

  3、接待客人時態度要鄭重,但說話要留有餘地。

  4、對於有預約的客人要迅速轉達他的要求,不讓客人等候。

  5、為避免出錯,對於客人說的一些重要事項要確認一遍。

  6、儘快記住客人的相貌和姓名,瞭解他們與本公司的關係。

  7、要請客人填寫接待登記簿。

  8、上司沒確認要見的客人,就不要讓他進去。

  9、在不瞭解對方身份時,若對方問到上司在不在甚至上司的整個工作日程安排,則不要直接回答在不在,而應儘可能地從對方那裡瞭解一些有用資訊。

  10、陌生客人來訪時,一定要注意聽清有關他的姓名、所在公司等基本情況的介紹;根據情況的不同,對來客的意圖和目的要打聽清楚,但在打聽時不失禮儀。

  二介紹的禮儀

  在作介紹的過程中,介紹者與被介紹者的態度要熱情得體、舉止大方,在整個介紹過程應面帶微笑。一般情況下,介紹時,雙方應當保持站立姿勢,相互熱情應答。

  1、自我介紹

  在某種場合自我介紹對祕書來說非常必要。介紹的內容以具體場合而定,公務場合除介紹自己以外還要介紹自己的職務。

  2、為他人作介紹

  當你要將某人介紹給別人時確認被介紹的雙方哪一方更應該被尊重。按禮賓順序應該是:向年長者引見年輕者,不論男女都是按這樣的順序作介紹;向女士引見男士,向職位高的引見職位低的人,同時連同雙方的單位、職稱一起簡單作介紹。在人數眾多的場合,如果其中沒有職位、身份特殊的人在場,又是年齡相仿的人聚會,則可按照一定的次序一一介紹。為他人作介紹時,應簡潔清楚,不能含糊其辭。介紹時,還可簡要地提供一些情況,如雙方的職業、籍貫等等,便於不相識的兩人相互交談。如果你是單獨介紹兩人相識,應該事先了解一下他們彼此是否都有想認識對方的願望,免得造成不必要的尷尬。在向他人介紹某人時,不可用手指指指點點,而應有禮貌地以手掌示意。

  在社交場合,國際通行的是“女士優先”原則,即需要把男士介紹給女士。 被介紹者正確的做法應是:如果原本是坐著,此時應站起來,走上前去,在距離對方一臂左右的距離站好,注視對方,面帶微笑,待介紹以後,握手或點頭致意。

  3、被他人介紹

  三握手的禮儀

  1、握手的姿式。

  一般地,握手的兩個人手掌相握呈垂直狀態,表示平等而自然的關係,這是最穩妥的握手方式。如要表示謙虛或恭敬,則可掌心向上同他人握手。而如果是伸出雙手去捧接,就更是謙恭備至了。但切不可掌心向下握住對方的手,這通常是傲慢無禮的表示。握手時應伸出右手,決不能伸左手與人相握。

  2、握手的順序。

  在上下級之間,應先上級伸出手後,下級才能接握;在長幼之間,應長輩先伸手後,晚輩才能接握;在男女之間,應女方先伸手後,男方才能接握。

  3、握手的力度也應注意。

  一般情況,相互間握下即可。如果是熱烈握手,可以使勁搖晃幾下,這是十分友好的表示

  4、握手的時間通常以三至五秒為宜,除非關係親近的人可以長時間握手外,一般都是握一下即可。握手時應兩眼注視對方的眼睛,表示誠意。

  四交換名片

  1、名片的內容

  名片分公務名片和社交名片

  1 公務名片

  公務名片的主要內容主要包括所在單位和部門、姓名、職務或職稱、地址、電話等聯絡方式。名片上數字不宜太多,名字在名片中應該是最大的幾個字,頭銜不應太多。名片顏色最好為白色,顯樸素、大方。

  公務名片上一般不印私人電話號碼。若不介意私人時間被打擾則可以印。若他人名片上沒有私人電話號碼,則不必問對方。

  2 社交名片

  社交名片用於社交場合。隨身攜帶的名片應放在名片盒或名片夾,不要直接放在衣袋或錢包裡,這樣既不利於儲存,也是對自己的不尊重。女性可把名片放在手提包裡,男性可放在西服上衣內側口袋裡或公文包內。

  2、交換名片禮儀

  1遞名片時機

  初次見面的人在做完自我介紹或被他人介紹後,便可遞交名片。告辭是遞交名片也是常見。在談話時如果提及公司地址、聯絡方式等內容也可遞交名片。

  3 遞名片禮儀

  一般來說,應是來訪者、男性、身份低者先向被來訪者、女性、身份高者遞名片,後者應在接到名片是回贈對方自己定的名片。遞交名片時應站起來在餐桌上就免了,以齊胸的高度遞上。雙手拿著名片上方,讓名片上的字型正面朝向對方,以便對方接過後就能馬上看清楚。如果對方也同時拿出名片,來訪者、男性、身份低者應使自己的名片低於對方的名片,以示尊敬。如果對方不止一人,應按職位從高到低或按位置從近到遠遞上。

  4 接名片禮儀

  當別人站起來遞名片時,你應該馬上站起來雙手接過。接收對方名片後,不可立馬放進口袋,而應看清楚對方姓名、身份。如果對方的名字中某個字認不準的話,應恭維地向對方請教。拜讀完後要鄭重的把它放在桌上,注意不要把檔案壓在上面。如果在會談,可把名片按對方座次擺在自己面前,便於名片與人對號,加深印象。如遇到自己名片正好用完,無法回贈對方時,可說明原因,表歉意,並手寫姓名、地址、聯絡方式送給對方。

  3、名片儲存與整理

  事後把名片名片盒或名片夾,按一定次序把名片歸檔。

  :日常接待要領

  一 迎接、招待客人

  接待客人要注意以下幾點。

  1、客人要找的負責人不在時

  要明確告訴對方負責人到何處去了,以及何時回本單位。請客人留下電話、地址,明確是由客人再次來單位,還是我方負 責人到對方單位去。

  2、客人到來時

  我方負責人由於種種原因不能馬上接見,要向客人說明等待理由與等待時間,若客人願意等待,應該向客人提供飲料、雜誌,如果可能, 應該時常為客人換飲料。

  3、接待人員帶領客人到達目的地,應該有正確的引導方法和引導姿勢。

  1在走廊的引導方法。

  接待人員在客人二三步之前,配合步調,讓客人走在內側。

  2在樓梯的引導方法。

  當引導客人上樓時,應該讓客人走在前面,接待人員走在後面,若是下樓時,應該由接待人員走在前面,客人在後面,上下樓梯時, 接待人員應該注意客人的安全。

  3在電梯的引導方法。

  引導客人乘坐電梯時,接待人員先進入電梯,等客人進入後關閉電梯門,到達時,接待人員按“開”的鈕,讓客人先走出電梯。

  4、客廳裡的引導方法。

  當客人走入客廳,接待人員用手指示,請客人坐下,看到客人坐下後,才能行點頭禮後離開。如客人錯坐下座,應請客人改坐上座 一般靠近門的一方為下座。

  二恭送客人

  1、幫助賓客確認所攜帶的行李物品,幫助賓客小心提送到車上。安放好行李後,向賓客作一下交代,並施禮感謝光臨和致告別語,如“祝您旅途愉快,歡迎下次再來!”、“祝您一路平安,同時希望我們合作愉快!”等。

  2、幫賓客關車門時,時間要恰倒好處,不能太重,也不能太輕。太重會驚嚇客人,太輕車門會關不上。還要注意不要讓賓客的衣服裙褲被車門夾住。

  3、車門關好後,不能馬上轉身就走,而應等賓客的車輛啟動時,面帶微笑,揮手告別,目送車子離開後才能離開。

  三接待預約客人

  在最初的問候之後,客人會做自我介紹,說出要見之人姓名,祕書首先應確定是否有預約。

  四給上司擋駕

  1、除個別極為特殊的情況外,上司在辦公室時應向其請示,不要憑自己個人判斷,將客人回絕,說上司不在。

  2、即便是在拒絕對方時,也應該注意禮儀,說話留有餘地。

  五接待同時到訪的客人

  1、堅持先來後到,一視同仁原則

  2、可在接待先到客人的同時,微笑著請後到客人稍等。

  3、請先到客人作登記,然後問候後到客人。

  4、切記以貌取人

  六接待不速之客

  1、首先問明對方來意,若對方不說,則應向其表明這是工作需要。

  2、如來訪客人點名要與某人員會談,就應立即與當事人聯絡。但是,聯絡好之前,不應該給客人以肯定的答覆。

  3、不要當著客人的面就給當事人打電話,免得當事人拒絕接見時不好找藉口。要讓客人與祕書保持一定的距離,是客人聽不清祕書講話。

  4、要用委婉拒絕客人

  5、儘量不要讓客人在前臺久留。

  七接待上門投訴的客人

  1、把客人帶到會見室,為客人創造一個良好的接待環境。

  2、儘量滿足客人的情感需求和專業需求。

  八接待媒體記者

  1、要熱情配合,為其提供方便。

  2、對於所要報道的內容要謹慎考慮,提供資訊要實在。

  3、沒有把握的事情不擅自決定。

  4、要注意內外有別,保守公司祕密。

  祕書工作中的接待禮儀涉及的內容很廣泛,需要祕書掌握好接待工作的各個流程中的禮儀工作,靈活應變,不斷積累經驗,提高職業素養。