祕書工作中的接待禮儀知識要點
祕書工作中的接待禮儀涉及的內容很廣泛,需要祕書掌握好接待工作的各個流程中的禮儀工作,靈活應變,不斷積累經驗,提高職業素養。下面是小編給大家蒐集整理的文章內容。
:準備工作
***一*** 接待環境佈置
1、環境佈置
接待環境應該清潔、整齊、明亮、美觀,沒有異味。前臺或會客室可擺放花束、綠色植物,表現出“歡迎您”的氣氛,會使對方產生好感。辦公桌上的檔案、文具、電話等物要各歸其位、擺放整齊。不常用的東西和私人物品,應該放在抽屜裡固定的地方,以便用時馬上能找到。
2、辦公用品準備
***1***前廳。
應為客人準備座椅,讓客人站著等候是不恭敬的。座椅樣式應該線條簡潔、色彩明快。還應配有茶几。
***2***會客室。
桌椅應擺放整齊,桌面保持清潔沒有水漬、汙漬。牆上可掛與環境協調的畫。掛公司領導或國家領導的合影,或某次成功的大型公關活動的照片,可提高公司的可行度。桌上可放介紹公司情況的資料。另外,茶具、茶葉、飲料要準備齊全。接待一般客人可用一次性紙杯,接待重要客人還是用正規茶具為好。會客室應具良好照明及空調裝置。要配備一部電話,影印機、傳真機等即便不放在會客室內,也不要離得太遠。
客人走後,要及時清理會客室,清洗茶具、菸灰缸,換空氣,然後關好門。否則,會使下一批客人感到不受重視。
***二*** 前臺值班
在前臺值班室,當沒有客人時,祕書應做好:
1、佈置接待室
2、瞭解上次活動安排
3、填寫公司職員出入登記表
4、填寫客人預約登記簿
:服務禮儀
***一***接待客人的基本禮儀
祕書接待客人時應該注意以下幾點:
1、無論接待什麼樣的客人,都需做到公平和禮貌,應按先來後到的原則接待每一個客人。
2、無論接待什麼樣的客人,都要和顏悅色、千萬不能皺眉頭。
3、接待客人時態度要鄭重,但說話要留有餘地。
4、對於有預約的客人要迅速轉達他的要求,不讓客人等候。
5、為避免出錯,對於客人說的一些重要事項要確認一遍。
6、儘快記住客人的相貌和姓名,瞭解他們與本公司的關係。
7、要請客人填寫接待登記簿。
8、上司沒確認要見的客人,就不要讓他進去。
9、在不瞭解對方身份時,若對方問到上司在不在甚至上司的整個工作日程安排,則不要直接回答在不在,而應儘可能地從對方那裡瞭解一些有用資訊。
10、陌生客人來訪時,一定要注意聽清有關他的姓名、所在公司等基本情況的介紹;根據情況的不同,對來客的意圖和目的要打聽清楚,但在打聽時不失禮儀。
***二***介紹的禮儀
在作介紹的過程中,介紹者與被介紹者的態度要熱情得體、舉止大方,在整個介紹過程應面帶微笑。一般情況下,介紹時,雙方應當保持站立姿勢,相互熱情應答。
1、自我介紹
在某種場合自我介紹對祕書來說非常必要。介紹的內容以具體場合而定,公務場合除介紹自己以外還要介紹自己的職務。
2、為他人作介紹
當你要將某人介紹給別人時確認被介紹的雙方哪一方更應該被尊重。按禮賓順序應該是:向年長者引見年輕者,不論男女都是按這樣的順序作介紹;向女士引見男士,向職位高的引見職位低的人,同時連同雙方的單位、職稱一起簡單作介紹。在人數眾多的場合,如果其中沒有職位、身份特殊的人在場,又是年齡相仿的人聚會,則可按照一定的次序一一介紹。為他人作介紹時,應簡潔清楚,不能含糊其辭。介紹時,還可簡要地提供一些情況,如雙方的職業、籍貫等等,便於不相識的兩人相互交談。如果你是單獨介紹兩人相識,應該事先了解一下他們彼此是否都有想認識對方的願望,免得造成不必要的尷尬。在向他人介紹某人時,不可用手指指指點點,而應有禮貌地以手掌示意。
在社交場合,國際通行的是“女士優先”原則,即需要把男士介紹給女士。 被介紹者正確的做法應是:如果原本是坐著,此時應站起來,走上前去,在距離對方一臂左右的距離站好,注視對方,面帶微笑,待介紹以後,握手或點頭致意。
3、被他人介紹
***三***握手的禮儀
1、握手的姿式。
一般地,握手的兩個人手掌相握呈垂直狀態,表示平等而自然的關係,這是最穩妥的握手方式。如要表示謙虛或恭敬,則可掌心向上同他人握手。而如果是伸出雙手去捧接,就更是謙恭備至了。但切不可掌心向下握住對方的手,這通常是傲慢無禮的表示。握手時應伸出右手,決不能伸左手與人相握。
2、握手的順序。
在上下級之間,應先上級伸出手後,下級才能接握;在長幼之間,應長輩先伸手後,晚輩才能接握;在男女之間,應女方先伸手後,男方才能接握。
3、握手的力度也應注意。
一般情況,相互間握下即可。如果是熱烈握手,可以使勁搖晃幾下,這是十分友好的表示
4、握手的時間通常以三至五秒為宜,除非關係親近的人可以長時間握手外,一般都是握一下即可。握手時應兩眼注視對方的眼睛,表示誠意。