關於祕書電話禮儀

　　祕書的電話禮儀中表示，電話作為現代通訊聯絡的手段，在企業運作中起著十分重要的作用，當客戶第一次打電話到某公司時，祕書明朗的聲音。清晰的吐字、禮貌的語言和適度的措詞會給對方留下深刻而又美好的印象，同時也會使對方對該公司產生深刻而美好的印象。下面是小編為大家整理的，希望能夠幫到大家哦!

　　

　　接聽電話第一聲應說：您好，然後再報上本公司的名稱、自己所在的部門或姓名。作為祕書，應掌握接電話的規範：

　　隨時保持笑容

　　打電話是從語言和聲調開始的。在接電話的過程中，你的眼睛、手勢以及各種形態的動作，對方都看不到，因此這時打電話的語氣和聲調就顯得格外重要。人在微笑時說話的聲音，會使人感到柔和、舒服。所以，在接聽電話時，應隨時保持笑容。

　　姿態正確，聲音清朗

　　在接聽電話中，雖然通話雙方互相看不到對方，但你的心理狀態、當時的心情和心境，都會非常微妙而又非常真實地反映到語調、語氣上來，所以，在接聽電話時，不可以有一副慵懶的姿態或者懶散的樣子。這樣，會使對方明顯地感覺到你對他的不尊重。

　　不要讓電話鈴響的太久

　　電話鈴聲響兩下時，要迅速拿起電話，這時一種避免讓對方久等的禮貌做法。

　　如果在特殊情況下，鈴聲響幾聲後才接電話，應向對方致歉，這樣才會使對方對你產生良好印象，認為你很有禮貌、很有修養，同時也會對你的單位產生良好的印象。

　　用左手我電話，右手執筆

　　接聽公務電話時，一定要用左手持話筒，右手執筆，一邊交談，一邊記錄電話內容。

　　正確記錄所要傳達的事

　　企業電話講究效率第一，電話的記錄傳達宜求簡潔明瞭，最忌諱拖泥帶水，不得要領。在做電話記錄時，要記下何時、何人、何地、何事、如何處理等等。

　　理智地回答一般性的詢問

　　對打錯的電話表示諒解;對個人私事的來電簡要回答;對電話騷擾不予理睬;對員工家庭急事予以緊急處理;對態度粗暴語言粗魯的來電，仍應保持你的禮貌和職業性語言，不和他爭辯和頂撞。

　　記準電話，以免打錯

　　如果撥錯號碼，應禮貌地向對方道歉，不可隨手掛機，然後向對方說：對不起。

　　選擇恰當的撥打時間

　　如無緊急情況，一般白天應在8點以後***假日在9點以後***，夜間則在22點之前，以免打擾他人休息。有午睡的季節，不應在中午打電話，一般通話時間以3~5分鐘為宜，伎倆提高通話效率，減少佔用時間。

　　***前應做好充分的準備

　　通話以前，應對談話內容與目的做到胸有成竹，有的放矢，避免詞不達意，結結巴巴的通話。

　　發傳真時的禮節

　　如發傳真，而對方使用的又是電話/傳真兩用機，也就是兩種機器使用同一個電話號碼，你可先撥通對方號碼，通知對方：您好，請開啟傳真機，我有傳真件發給您，謝謝。待耳機中聽見尖利獨特的傳真記號時，便可傳送傳真件。

　　代撥電話的禮節

　　如果是為上司或同事代撥電話，接通電話後先確認對方身份，然後客氣地請對方稍後，告訴對方誰要和其通話，然後把電話轉給有關人員或用手捂住話筒請委託者來接電話。

　　在辦公室內避免打私人電話

　　不可佔用公司電話談個人私事，更不允許在工作時間通過電話與親朋好友聊天

　　祕書手機禮儀

　　手機作為日益普遍的通訊工具，其使用禮儀的不完善已經成為禮儀的最大威脅之一，祕書在社交場所或工作場合放肆地使用手機，嚴重影響他人，也影響到其本身的形象。關於手機禮儀，祕書們應該注意一下幾點。

　　公共場合不要旁若無人的使用手機。尤其是在電梯，樓梯，路口，人行道這樣的地方，在會議中或是與人洽談時，最好把手機關掉，特殊情況下可以調成靜音或震動狀態。

　　在與人一起用餐的時候，也有必要把手機關掉或是調成震動狀態，不要出現當人們正吃到興頭上時被煩人的鈴聲打斷。

　　在所有公共場合，都要在手機沒有使用時，把它放在合乎禮儀的常規位置，放手機最正規的位置是隨身攜帶的公文包裡，無論如何都不要拿在手裡，安全其間不要放在桌子上，公共場合使用手機，應儘量壓低自己的音量，而絕不能大聲說話。

　　手機簡訊因其快捷又類似書面信函的優勢，被大眾尤其是年輕人廣泛地使用，因此我們很有必要關注一下手機簡訊的使用禮儀，在公共場合和社交承和不時響起的手機簡訊聲音，和這些場合響起的手機鈴聲一樣失禮。

　　祕書們應杜絕一邊和別人交談，一邊低頭檢視簡訊的舉止，這是對對方的極大不尊重。同時在簡訊的內容選擇和編輯上，應該和同行文明一樣重視。

　　祕書的電話禮儀，從祕書接聽電話，***，使用手機通話等禮儀方面進行詳細的介紹。希望在公共場合或是上班場合或是社交場合，都不會因為電話的禮儀問題而有損公司的形象。

　　祕書手機使用注意事項

　　第一，要安全使用。

　　和平與發展是當今時代的主題，但不安全因素仍然大量存在，所以一個有經驗的祕書人員是不會用行動電話來傳送重要資訊的。尤其在國際交往中，有些非法組織和個人使用竊密的工具，竊取行動電話中的資訊資料。所以，從保密的要求來講，行動電話是不適合傳遞重要資訊的。祕書人員還要注意遵守安全規範，比如開車的時候不打手機，乘坐飛機時手機要關機，在加油站附近和病房之內不使用手機等。

　　第二，要文明使用。

　　這一要求是指祕書人員在使用手機時要有尊重人、愛護人、關心人、體諒人的意識。在公眾場合，祕書人員要養成手機改成振動或者靜音、甚至關機的習慣。不要讓手機在大庭廣眾中頻頻響起，更不要在人多之處接聽電話。另外，手機有一些特殊的附帶功能，比如發簡訊、拍照等。在使用這些功能時就要注意，給別人拍照要先徵得對方同意。發手機簡訊應該發有效、有益的資訊，不可動輒給他人發黃色段子，開庸俗玩笑。

　　第三，要規範使用。

　　首先，使用手機通話，跟使用座機是一樣的，禮貌用語要有，電話該誰掛就是誰掛，該道別就要道別。這些要按照一般座機的使用規則去遵守。其次，手機也同樣不宜相互借用，手機裡儲存的電話號碼、簡訊以及通話記錄等，從某種意義上講都是個人隱私。最後手機還要注意攜帶的位置。祕書的手機不可別掛在腰帶上，因為這樣會導致西裝七扭八歪，上衣鼓鼓囊囊，有損祕書人員的形象。同時，祕書人員的手機也不可掛在脖子上，因為這樣既不符合身份，也影響身體健康。

　　
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