淺談祕書電話禮儀

　　電話也是祕書工作中的一部分，那麼關於祕書在接打電話的時候有什麼是要很小心的嗎？下面是小編為大家整理的淺談祕書電話禮儀，希望能夠幫到大家哦!

　　一、***時須注意的問題

　　第一，擇時通話。

　　通話時機的選擇看似平常，實際上很重要。有的人只以自己的情況為判斷標準，選擇自己方便的時候***，這實際上是對通話物件重視、尊重不夠的表現。設身處地地考慮對方的情況，是選擇通話時機的基本原則。

　　***要選擇通話效率高的時間，換句話來講，就是人家不會厭煩的時間。比如休息時間儘量不要給他人打電話，除非萬不得已。嚴格地講，晚上10點之後，早上7點之前，沒有什麼特別的急事不要打電話。萬一有急事打電話，要先說一句“抱歉，事關緊急，打攪了!”否則的話對方很可能會厭煩。再者，就餐時別打電話。現代人工作繁忙，通常中午只有一個小時的吃飯時間，如遇電話，豈不影響食慾?另外，倘若不是重大事情，節假日不要打電話。在現代社會裡，儘量不打擾他人的節假日休息應該成為常識。如果是撥打國際長途電話，尤其是美國、歐洲這樣距離較遠的國家，還要考慮到時差的問題。當然，祕書在工作中遇到緊急情況，可隨時與有關部門和人員電話聯絡，但是也要注意把握分寸。

　　***除了要注意時間的選擇，還要注意空間的選擇。一般來講，私人電話是在家裡打的，公務電話是在辦公室打的，在工作場合，撥打私人電話應該儘量用自己的手機。此外，在公眾場所***實際上是製造噪音汙染，除非工作之需，有教養的人一般是不在公眾場所***的，祕書人員更應該注意這一問題，切不可不管有無必要，總是旁若無人地大聲吆喝，令他人厭煩。

　　第二，簡短通話。

　　電話打多長好呢?在日常生活中***，有多少事就說多長時間，說清楚為止。但是，在祕書工作中，通話時間是宜短不宜長，要遵守電話禮儀中的“3分鐘原則”，即每次通話的時間應該有效地控制在3分鐘之內。當然，這裡的“3分鐘”並非是絕對的只能通話3分鐘，而是指要長話短說，廢話少說，沒話不說。***不是為了排遣寂寞，不可拿著話筒捉迷藏：“喂，你猜我是誰啊?你聽不出來啊!你慢慢再猜吧!不對!你再猜!不對!我是誰你都不知道啊?” 好不容易猜對了，又問：“你猜我在幹什麼?”任何一個有教養的人都是講求辦事效率的人，都是珍惜時間的人，因為時間就是金錢，時間就是效益，時間就是生命，浪費他人的時間就是浪費他人的生命，所以打電話一定要有時間觀念。

　　第三，通話內容精練有序。

　　祕書人員正確把握通話內容的一個有效方法就是要養成重要電話列提綱的習慣。首先，要知道通話對方有幾個電話號碼，第一個打不通就撥第二個。接通後要先做自我介紹。其次，要列出通話的事項，先講重要的事情，後講次要的事情。

　　第四，禮貌掛機。

　　結束通話後要禮貌地掛機。首先，要了解怎樣暗示對方終止通話。其標準化的做法就是重複要點，比如：“陳部長，那我們這次就說好了，請您下個星期一參加我們單位的專家論證會。如果沒有記錯的話，我應該讓司機於下週一早晨8點到您家樓下，接您過來。”這就是重複要點的方法，以免對方記錯了，或者忘記了，同時也說明祕書人員訓練有素，不說廢話。

　　其次，要熟知掛機的順序。不少祕書人員以為通話完畢應該由對方結束通話電話，這雖然是出於禮貌，但實際上卻行不通。倘若中國人民大學與北京大學都規定打電話由對方先掛機，那雙方通話時將出現何種狀態?那隻能是雙方都永遠不掛機了。實際上，從禮儀角度來說，通話完畢應該由地位高者先結束通話電話。對祕書人員來說，應該由上級先掛，客人先掛。如遇特殊情況，即通話雙方地位一樣，都是祕書，性別相同，年齡相仿，此時一般就是誰先撥打誰先結束通話。

　　二、接聽電話時須注意的問題

　　第一，鈴響不過3聲。

　　***要注意“通話3分鐘”原則，而接聽電話則要遵循“鈴響不過3聲”原則，及時接聽電話，尤其是有約在先的電話。約好通話而不接是嚴重的失禮行為。當然，訓練有素的祕書人員應該在電話鈴聲響兩三聲後再接，如果鈴聲剛一響就接，很可能電話會掉線。倘若電話鈴聲響到6聲以上才接，接電話的人應該首先向對方致歉：“抱歉!讓您久等了。”

　　第二，要安排合理而有序的表達。

　　作為祕書人員，要儘量親自接聽電話，尤其是有約在先的電話，不要隨便讓別人代接電話。而且，對於祕書人員，更多的是要代領導接聽電話。如果領導不在的話，祕書人員應該首先告訴對方領導不在，然後才能問對方的身份，來電為何事，是否需要轉達等。千萬不可先盤問對方，再說領導不在，以免對方誤以為領導有意迴避。接聽電話也要首先“自報家門”，自我介紹身份，其好處就是萬一對方撥錯了，不至於一錯再錯。

　　第三，正確處理打錯的電話。

　　當我們接聽到對方撥錯的電話，首先仍然要向對方問好，說明電話撥錯了，然後要將本單位的電話號碼重複一下，讓對方驗證。

　　在日常工作中，電話中斷是經常遇到的情況，尤其是手機，說著說著就斷了，可能是沒電了，也可能是掉線了。遇到這種情況，祕書人員有責任告訴對方，自己所在的位置可能網路沒有覆蓋，並請對方指定一個時間，我們撥打過去。萬一沒有一點先兆，電話“啪”地就斷了，要馬上把電話打回去，打回去的時候第一句話就要道歉，並告知對方電話掉線了，或者說電池用完了。把電話首先打回去，這是對他人的尊重。如欲同對方另約其他時間通話，應該說好自己將按時主動撥打對方的電話。

　　三、使用手機時須注意的問題

　　第一，要安全使用。

　　和平與發展是當今時代的主題，但不安全因素仍然大量存在，所以一個有經驗的祕書人員是不會用行動電話來傳送重要資訊的。尤其在國際交往中，有些非法組織和個人使用竊密的工具，竊取行動電話中的資訊資料。所以，從保密的要求來講，行動電話是不適合傳遞重要資訊的。祕書人員還要注意遵守安全規範，比如開車的時候不打手機，乘坐飛機時手機要關機，在加油站附近和病房之內不使用手機等。

　　第二，要文明使用。

　　這一要求是指祕書人員在使用手機時要有尊重人、愛護人、關心人、體諒人的意識。在公眾場合，祕書人員要養成手機改成振動或者靜音、甚至關機的習慣。不要讓手機在大庭廣眾中頻頻響起，更不要在人多之處接聽電話。另外，手機有一些特殊的附帶功能，比如發簡訊、拍照等。在使用這些功能時就要注意，給別人拍照要先徵得對方同意。發手機簡訊應該發有效、有益的資訊，不可動輒給他人發黃色段子，開庸俗玩笑。

　　第三，要規範使用。

　　首先，使用手機通話，跟使用座機是一樣的，禮貌用語要有，電話該誰掛就是誰掛，該道別就要道別。這些要按照一般座機的使用規則去遵守。其次，手機也同樣不宜相互借用，手機裡儲存的電話號碼、簡訊以及通話記錄等，從某種意義上講都是個人隱私。最後手機還要注意攜帶的位置。祕書的手機不可別掛在腰帶上，因為這樣會導致西裝七扭八歪，上衣鼓鼓囊囊，有損祕書人員的形象。同時，祕書人員的手機也不可掛在脖子上，因為這樣既不符合身份，也影響身體健康。

　　關於祕書的接待禮儀

　　一、做好親切迎客

　　***一***學習目標

　　要求做好親切迎客，對於事先預約的或未預約來訪者都應該親切歡迎，給來訪者以良好的第一印象。

　　***二***做好親切迎客

　　當你看見來訪者進來時，應馬上放下手中的工作，站起來，禮貌地招呼一聲"你好，歡迎"。一般情況下不用主動和來訪者握手，如果來訪者主動把手伸過來，你要順其自然，最好能立即確定對方從何處來，叫什麼名字。

　　對於預約的來訪者，在來之前，你要有所準備，要事先記住對方的姓名，當來訪者應約而來時，要熱情地將其引入會客室，立即向上司通報。

　　遇到事先你並不知道的預約來訪者時，當你問客人："事先約好時間了嗎?"來訪者答："約好兩點鐘見面。"你才知道這是已約好的客人，這時你一定要趕緊道歉："啊，真對不起，失禮了。"因為站在客人的立場來說，既是約好時間才來的，卻被問有沒有約好，內心一定感到不太高興，而且也顯示出公司本身資訊傳達沒做好，或是上司忘交待，所以一定要道歉。

　　有些來訪者事先並未預約面談時間，而臨時來訪，作為祕書人員，也應熱情友好，讓客人感覺是受歡迎的。然後詢問客人的來意，再依當時的情況，判斷適當的應對方法。如果需要上司接待，要先問清你的上司是否願意和是否有時間接待。假如上司正在開會或正在會客，並同意見客，你便可以對臨時來訪者說："抱歉，經理正在開會，您可等一會兒。"如果上司沒時間接待，你要記下對方的要求，日後予以答覆，不能推諉、拖延或敷衍了事。來訪者沒有預先約定會談時間，卻突然來訪，你向上司彙報，上司說不能會見，並請你找藉口打發來訪者，這時你的應對方式可以有兩種情形：