如何提升行政辦公室接待工作質量

　　接待工作是行政辦公室的日常工作之一，也是最為重要的工作職能之一。下面是小編給大家蒐集整理的何提升行政辦公室接待工作質量文章內容。希望可以幫助到大家!

　　***一***制定周密的接待計劃

　　行政辦公室的工作人員需要根據來賓的目的、規模及來訪事項制定周密的接待計劃，例如迎來送往的時間安排，來訪事項的準備和形成安排，特別是要針對不同的事項安排充足的人手，確保服務工作的順利開展。在不同的事項間要注意轉場的安排和協調，保證整個訪問期間不同事項能夠緊鑼密鼓的進行。

　　***二***建立順暢的溝通協調機制

　　行政辦公室的工作人員需要與其他部門建立常態化的溝通協調機制，例如與酒店簽訂長期接待服務合同，建立長期合作的機制，並制定專人負責我方的接待協調工作，確保房間和餐飲服務都能夠及時提供。再如，與會議承辦機構間達成長期使用協議，確保在有需要時能夠及時訂到會議場館。更為關鍵的是，接待方內部要建立及時有效的資訊傳達機制，確保在接待中的各種重要資訊能夠及時傳遞到相關部門，確保接待的順利進行。

　　***三***提高接待人員素質

　　行政辦公室需要定期開展接待人員的培訓工作，針對工作人員在接待過程中的能力短板，有針對性進行系統的學習和提高。特別是要加強時間觀念和責任心的教育，幫助接待人員樹立較強的時間觀念和強烈的責任感，進而增強接待和服務能力。

　　***四***完善接待工作效果反饋機制

　　一次接待工作結束後，行政辦公室需要對該次接待工作效果進行細緻分析，認真總結接待工作的經驗和不足，並將其中有益的經驗制度化，以備下次接待所需。特別是需要對接待工作中所出現的問題進行深入的分析，並研究相應的改進策略，以提高今後接待工作的質量。

　　行政辦公室的接待工作內容和特點

　　***一***行政辦公室接待工作內容

　　行政辦公室接待工作的主要內容包括以下幾方面：第一，迎接來訪人員。迎接來訪人員是接待工作的第一個環節，這一環節需要提前與對方接洽，知曉來訪時間、人員，並根據來訪人員的目的、規模安排相關行政工作人員做好歡迎活動的準備。第二，安排好來訪人員的行程。在於對方充分溝通的前提下，為來訪人員制定訪問期間的行程安排，並在徵求對方同意後，制定相應的接待方案。第三，做好食宿接待工作。根據來訪人員數量、級別，安排相應的食宿接待專案，為來訪人員在訪問期間提供舒適的居住和飲食服務。第四，協調辦理訪問事項。就來訪人員的訪問目的，做好訪問期間的具體事務協調工作，按照事先的接待方案，做好交通服務、意見傳遞工作，確保來訪人員能夠準時抵達訪問地或及時轉場，並及時解決來訪人員提出的要求和問題。第五，做好歡送工作。結束來訪形成後，接待人員需要按照事先制定的方案，做好歡送活動，讓來訪人員滿意而歸。

　　***二***行政辦公室接待工作特點

　　行政辦公室接待工作具有以下特點：第一，時效性。來訪人員一般都有一定的訪問期限，在不同訪問事項間，也需要系統的時間安排，並做到事項間的緊密銜接。第二，突然性。有些來訪人員是突然抵達的，這時的接待工作就存在立即啟動的問題，這種突然性的接待對組織行政接待能力是一次巨大的考驗。第三，接待方案的可變性。由於來訪人員有臨時的訪問需求或是組織接待工作因特殊情況需要作出調整，接待工作中時常會出現對接待方案的變動和調整，這也就需要接待人員能夠根據方案的改變而做好相關的溝通、協調和服務工作。

　　***三***細節管理

　　行政辦公室接待工作的細節管理決定了接待工作質量的好壞。接待工作的細節管理主要體現在服務的細節上，如：準時迎接來賓，為來賓安排舒適的客房，針對來賓的需求和個人習慣提供可口的飲食服務。如有會議或集體活動安排，還需做好現場的服務和協調工作，例如檔案資料的準備和送達，會議現場的佈置，裝置的除錯，現場茶水服務等。

　　行政辦公室接待工作的主要問題

　　***一***計劃安排不到位

　　由於接待工作具有一定的突然性，很有可能會導致接待方的措手不及。這一問題尤其表現在計劃工作不到位。接待方沒有及時制定出周密的接待計劃，對來賓的訪問行程安排、時間控制、接待人員的安排等沒有細緻考量，導致了接待過程中手忙腳亂、頻頻出錯。

　　***二***溝通協調機制不完善

　　接待工作並不是僅僅依靠行政辦公室的人員就能完成的，這項工作還需要與其他部門的緊密協調和配合。例如，接待人員需要與酒店聯絡住宿和餐飲服務，需要預定會議活動的場館，需要與來賓接洽瞭解來賓的具體需求，並及時將來賓需求反饋給借貸方等等。這些溝通協調工作是確保接待工作順利進行的重要保證。然而，目前有很多單位在接待過程中沒能做好溝通協調工作，使得來賓的意見得不到及時的傳達，需要辦理的接待事項沒有及時辦妥，影響了接待的質量。

　　***三***接待人員的素質有待提高

　　接待工作的主體組織行政辦公室的工作人員，這部分人員的素質決定了接待工作的質量和效率。目前有些組織的接待人員的專業素質不高，表現為時間觀念不強、服務技能缺乏、組織協調能力差、工作責任心不強等。

　　組織接待工作是行政辦公室日常工作的核心內容之一，做好這項工作必須樹立服務理念，充分認識到接待工作對組織管理的重要意義，進而注重接待和服務的細節，避免接待工作中的失誤，提高接待的效率和質量。