如何做好辦公室接待工作

　　接待工作是辦公室工作的重要環節，高水平的接待能夠給賓客留下良好印象，間接的促進企業間良好的業務往來。下面是小編給大家蒐集整理的關於文章內容。希望可以幫助到大家!

　　一、認真做好準備工作

　　1.“知己知彼”是公務接待的出發點，同時也是做好招待工作的前提。一般來講，辦公室從業人員應主動聯絡對方，瞭解對方來人的人數、身份、性別、來訪目的，相關要求等資訊。同時要了解好對方的企業文化，企業特點，企業亮點及企業所在地區的生活習慣，以便安排合適的會談議程及適當的的飲食及休閒活動。

　　2.超前考慮，注重細節，全過程負責。企業辦公室應樹立“接待無小事”的接待理念，在接待中，高度重視每一個細節，合理分工，各環節專人負責。面對接待工作複雜、繁瑣的各項事務，“想來賓所想，備來賓所需”，周密細緻地安排好每一項接待內容，合理安排好會務、食宿等工作，不斷提高隨機應變的能力，並對接待全過程負責。

　　3.來賓的迎接，根據來賓的職務等級來確定迎接來賓的方式，及迎接時需要參與的人員。尤其需要注意的是：不是所有來賓都要接到機場，不是所有來賓都要專車接送。在迎接來賓時，不是參加人員越多越好，要對等接待，不然有可以奉承之嫌，反而影響企業形象。

　　4.準備好完整的來賓接待議程。包括接待中需要使用的相應級別的禮儀，需要參加的人員、會談的時間、會談的事項、會談中所需準備的文字材料、影像資料，會談結束後的紀念品等等，並應針對可能出現的突發性事件做好應急準備，避免因準備不足而影響會談進行。

　　二、做好接待中的細節工作

　　“細節決定成敗”，接待工作的繁雜的性質，要求接待人員必須在細節上多下功夫，只有做好細節，才能最大程度的讓賓客滿意，最大程度的發揮好接待工作在促進友誼、增強合作等方而的良好作用。

　　1.陪車和引導。如果需要陪同的話，接待人員應先禮讓賓客車，在有駕駛員的情況下，一般賓客坐後排右側，接待人員坐副駕駛或後排左側;在接待人員自己駕車的情況下，一般來賓坐副駕駛坐。

　　2.相互介紹。首先介紹參加會談人員要全面，尤其不能出現漏人現象，職務較低的人員，要介紹清楚其分工，側面講出其在會談中起到的作用。一般來講，在針對國內來賓的時候，介紹領導要從職務最高的開始介紹，即“先尊後卑”原則;而對國外來賓正好相反，採取“先卑後尊”原則介紹。

　　3.會議室安排應合理得體。會議室應突出企業特色，重要會談一定要有會標。在會談開始前，應準備好準備紙筆、茶水等必須物品，有條件可以準備水果點心，但近一兩年以來，一般認為不應再準備香菸，會淡過程中，一般來賓不抽菸主人也不應抽菸。

　　4.會議室座次安排。會議室座次原則上是可以靈活多變的，一般來講，在採用長方形或橢圓形會客桌的情況下，賓主應對面入座，來賓一般應面對會議室大門方向，主談人劇中，主人坐背門一方，主談人居中。

　　5.會議過程中出現嚴重爭執的，主人可以建議休會解壓，一般不應直接發生爭吵，不能達成一致意見的，也應以禮相待，越是在雙方存在較大分歧的情況下，越應該以禮相待，合理安排會務、餐飲等活動。

　　6.如需合影，應注意合影人員的站位，一般來講，主賓雙方留影應在標誌性建築或與會談有關的標誌性文字前進行，排序一般由主人居中，主人右手排第一位來賓，左手排第二位來賓，賓主間隔排序，留影人員需要多排站立的，注意人員身高。

　　辦公室來賓接待禮儀規範

　　現代禮儀是來變招待不可忽視的方面，禮儀的得當與否，很大程度上決定著招待工作的成敗。目前，隨著經濟社會的高速發展，企業業務不斷拓展，辦公室來賓招待牽涉的地域也越來越廣，甚至頻繁接待國外友人。這就要求招待人員不斷加強禮儀的學習，爭取所有來賓都能“以禮相待”，給來賓留下良好印象，進而促進企業合作共贏。

　　1.事前交流。古語講“十里不同風，百里不同俗”，各地禮儀存在細節方而不盡相同的可能，這是接待中尤其需要重點注意的地方;還有一種情況，就是“正規軍”碰上“野路子”，就是對方壓根不懂禮儀，對主人的安排毫不領情，反而覺得熱情不夠。避免此類情況的發生就需要辦公室接待人員提前跟對方辦公室人員溝通，以對方實際情況合理招待。

　　2.著裝禮儀。辦公室招待人員應著裝得體，一般應穿正裝，男士正裝為深色西裝，在穿著的應遵循“三原色”、“三個一”原則，即全身上下不超過三種顏色、皮鞋、腰帶、公文包保持一個顏色，以深色為主;女士正裝為裙裝，一般裙子不應太短，膝蓋上下為宜，女士頭髮在公共場合一般應紮起，不宜披頭散髮。

　　3.精神狀態要飽滿。一般來賓接待應保持笑容，儀態要端莊，面、手、衣、履要乾淨，講話要乾脆利落，熱情洋溢，不能拉著一副全世界都欠你二百塊錢的表情。要積極主動與來賓交流，營造溫馨、輕鬆環境，避免冷場。

　　4.講話要得體。要多用禮貌用語：你好、謝謝、請、再見等等，要堅持“五不問”原則，即：不問年齡、不問婚否、不問去向、不問收入、不問住址。有特殊要求需要對客人提出的，應委婉表達。

　　5.用餐地點的選擇。經濟條件允許的情況下，可以充分徵求來賓意見，比如：去哪吃?吃什麼?經濟條件不允許的情況下，也應採取選擇性的方法徵求來賓意見，例如：去甲飯店吃還是去乙飯店吃?品嚐一下我們當地特色吧?您沒有什麼不吃的吧?既尊重了來賓，又節省了開支。

　　6.用餐時要端莊。要正襟危坐，不宜抖腿，吃飯時嘴不應發出較大聲響。要體現主人熱情招待，同時要遵循“讓菜不夾菜”原則，即：上菜時招呼來賓多吃，但是因為不瞭解來賓喜好，不能給來賓夾菜，更不能用白己的筷子夾菜。不讓來賓為難。

　　7.安排住宿。住宿歡迎應當乾淨舒適，在房間的分配上要徵求來賓意見，要將來賓或來賓的主要領導送入房間。如果酒店是垂直升降電梯，招待人員出入電梯的順序應是“先上後下”。即電梯開門後，先進入，按著開關鍵，請來賓進入，電梯到達指定樓層後，按住開關鍵請來賓出電梯。

　　辦公室特殊情況下的來賓接待

　　在日常工作重，並非所有來賓都是實現約定的來訪，而對待特殊情況下的來賓，就需要接待人員根據現場情況合理安排接待工作。

　　1.對於未預約的合作單位來賓。首先要熱情招呼。然後聞名來賓身份，欲訪何人，所為何事，然後在合理安排好來賓休息的同時，安排專人聯絡被訪人核對落實。如若被訪人外出且短時間內不回，應禮貌的讓來賓留下***或寫下留言。

　　2.接待上訪人員。要做到“問一聲好，讓一個座，給一個滿意的答覆”。要認真傾聽，接待時要耐心聽取上訪人的意見，要理解上訪人的苦衷。對來訪人員提出的問題吃不準、理不清或自己不懂的時候，決不能輕率表態，盲目答覆，以免處置不當，造成不良影響。

　　3.對於外來銷售人員。應禮貌接待，對確實不需要的，應委婉拒絕，並說明情況，對胡攪蠻纏的，應義正言辭請出，絕不能任其影響工作環境，當然，也不可預期大聲爭吵。

　　辦公室日常接待工作繁雜，工作任務繁重，給辦公室招待人員帶來了比較大的壓力。這就需要接待相關從業人員不斷提高自身素質，通過良好的接待工作，向來賓展示較好的個人形象，展示良好的企業形象，甚至是宣傳良好的城市形象。總之，辦公室接待工作在現代企業發展中起著舉足輕重的作用，做好接待工作有利無弊。