什麼是加強企業預付賬款管理的措施

　　預付賬款是指企業按照購貨合同的規定，預先支付給賣貨方的款項，也是公司債權的組成部分。下面由小編為你詳細介紹企業預付賬款的相關法律知識。

　　加強企業預付賬款管理的措施

　　***1***建立健全預付賬款管理責任制度。

　　財務部門工程管理人員負責預付賬款中的裝置管理工作，材料核算人員負責預付賬款中的材料借款管理工作，供應部門負責預付賬款的清查催收工作。通過加強對預付賬款的管理，加速資金週轉，提高資金使用效益。

　　***2***建立預付賬款的控制制度。

　　發生預付款項時必須簽訂合同，合同經各有關部門會籤後，上交一份財務部備查。同時為了節約貨幣資金的支出，供應部門應按照經部門主任、總會計師審批後的購貨合同的規定，辦理預付賬款支付手續，嚴格控制各種預付款項的額度。未簽訂購貨合同的業務不得發生預付賬款，外委工程不準發生預付賬款。

　　***3***建立預付賬款臺賬管理制度。

　　財務部門應與客戶協商，要求客戶建立預付賬款臺賬，詳細反映各客戶預付賬款的增減變動、餘額、發生時間、對方負責人、經辦人、目前對方的經營狀況、預付賬款的清理情況、清收負責人和經辦人等資訊。對各種預付款項，應按照購貨協議或合同的規定，按單位或個人名稱、債務單位、個人或供應單位名稱設定有關的明細賬並詳細記載。同時將購貨合同、簽證單和臺賬一同保管，形成完整的檔案。

　　***4***建立健全預付賬款清理責任制度。

　　按照供貨合同或提供勞務合同的協議，指定專人做好結算和催收工作，制定工作計劃，按期定額回收，防止可能的意外和損失發生。供應部門經辦人要按購貨合同規定的時間組織交貨，驗收入庫，並在7日內報銷。如超過報銷期限，每天按預付金額的千分之三收取經辦人資金佔用費。財務部門對所發生的預付賬款如有確鑿證據表明其不符合預付賬款的性質，或因供貨單位破產、撤消等原因已無望再收回所購貨物的，應將其轉入其他應收款。

　　***5***建立財務人員培訓制度。

　　財務人員要不斷接受繼續教育，熟練系統地掌握會計理論知識和預付賬款的運用，不做錯賬。

　　***6***建立單位負責人的責任制度。

　　單位負責人應對本單位採購與預付款內部控制的建立健全和有效實施以及採購與預付款業務的真實性、合法性負責。

　　***7***建立預付賬款和定金的授權標準制度，加強預付賬款和定金的管理。

　　***8***財務負責人和內部審計部門應定期對“預付賬款”進行實質性測試。

　　重點審查預付賬款支付的正確性、時效性和合法性，獲取或編制預付賬款明細表，複核加計正確，並與報表數、總賬數和明細賬合計數核對，同時請單位協助，在預付賬款明細表上標出截止檢查日已收到貨物並沖銷預付賬款的專案，抽查複核其真實性和正確性。應選擇以下方法對預付賬款進行分析性複核。

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　　預付賬款的業務流程

　　第一步：採購提出預付款申請。

　　採購員在遇到需要預付款的時候，會提出預付款申請。因為財務管理系統是一個單獨的系統，沒有跟進銷存系統進行結合。所以，這個預付款申請的話，需要採購手動提出。

　　一般採購員會填寫一張預付款申請單，有相關領導簽字確認以後，拿到財務，讓財務人員付款。財務人員看到這張預付款申請單的時候，在系統中輸入相關的單據內容，並進行付款。

　　在系統中操作的時候，要注意兩個問題。

　　一是單據型別的選擇。為了與其他正常付款進行區別，在財務管理系統中，一般為預付款業務設定了一個特殊的的單據，即“預付款單據”。這個單據跟其他單據的區別在於，系統在開立普通付款單的時候，會去查詢這個預付款單據，看看有沒有未結賬的預付款單，若有的話，則會提示使用者。

　　其實，從財務管理上來說，預付款跟其他付款也有一定的區別。因為預付款是其他的資產，而不是負債。所以，無論從實際操作上來考慮，還是從財務理論上來說，把兩者進行分開都是非常有必要的。有些財務管理系統，在單據上不做區別，但是，會有一個付款型別欄位來進行分類。道理也是一樣的。

　　二是最好在註明具體的採購定單號。因為財務管理系統沒有跟其他的系統相關聯，所以，預付款單隻能夠財務部門自己開立。在這開立的過程中，要注意寫明具體的採購定單號碼。這主要是為了後續沖銷作業的方便。因為在沖銷的過程中，一般都是要對應到具體的採購定單上，而不是隻要供應商對，什麼採購定單都可以沖銷的。若在這裡註明採購定單的話，那在沖銷業務的時候，就可以一目瞭然的知道，這張預付款單是針對哪張採購單的。使用者在選擇的時候，就會非常的方便。

　　最後，還要注意一點，就是這張預付款單據的沖銷狀態。剛開立預付款單據的時候，這張單據的沖銷狀態顯示為“未沖銷”。這個欄位一般不能手工維護，而是根據下面的沖銷業務進行自動的更新。

　　第二步：付款單錄入。

　　到了實際付款的時候，採購人員在填寫付款申請的時候，一般會提交多張單據。如公司採購單、公司收貨單、供應商發票。若有預付款單的話，也會附上預付款單據。這裡要注意一點，就是發票的問題。現在大部分企業的操作習慣是，供應商在收到預付款的時候一般不開發票，而是要等到貨款結清的話，一次性開發票。當然，具體如何操作，還是要企業跟供應商之間進行協商。若有多張發票的時候，為了後續稽核的方便，則要在發票管理中或者付款單中輸入多張發票號碼。