檔案數字化論文
檔案資訊化建設是資訊時代檔案工作的主題,而檔案數字化建設則成了檔案資訊化建設中一個重要的內容,是檔案管理過程中一場深刻的革命。下面是小編為大家整理的，供大家參考。
範文一：文化藝術檔案數字化建立
摘要：檔案數字化建設是檔案工作向現代化發展的必由之路，目前，我國部分地區檔案數字化建設中存在缺少統一標準、檔案管理人員知識不達標、軟體系統薄弱等問題，導致檔案管理效果不佳。文中從文化藝術檔案數字化建設的必要性入手，介紹檔案數字化的內涵及主要內容，深入分析文化藝術檔案數字化建設的重要內容，提出檔案數字化建設總體框架及主要功能，以期為更好地管理文化藝術檔案做出重要貢獻。
關鍵詞：資訊化環境;文化藝術檔案;數字化建設
隨著資訊科技的快速發展，通過計算機網路對資訊進行處理和共享變得方便快捷。檔案是各種實踐活動、研究成果的第一手材料，是人類社會的寶貴財富和重要的歷史文化遺產。隨著社會文明程度的提升，文化藝術檔案深入社會生活各個方面，對國家和社會的發展產生重要影響。因此，加快檔案數字化建設步伐，將文化藝術檔案數字化納入國民經濟和社會發展總體格局中，推動檔案數字化建設程序，成為檔案管理機構重點研究的課題。檔案數字化作為檔案工作向現代化發展的必然趨勢，文中從文化藝術檔案數字化建設的內容和重要性入手，介紹檔案數字化建設的總體格局和主要功能，以期為檔案管理資訊化建設提供重要參考。
1文化藝術檔案數字化建設的重要性
一個國家或地區資訊資源開發利用程度，是判斷該地區經濟、文化、科技發展水平的重要標誌。檔案資訊化作為國家資訊化戰略的重要組成部分，加強文化藝術檔案數字化建設滿足時代發展要求。文化藝術檔案就是文化藝術機構或工作者在實施藝術創作、演出、教育及社會文化工作形成的，記錄具有儲存意義的各類文字、聲像、實物等不同載體的珍貴內容，是我國寶貴的文化遺傳。傳統藝術檔案主要以紙質、聲像和實物記錄等為載體，存在檔案資訊利用率低、儲存檔案容易受損、資訊共享困難等問題。隨著多媒體技術、計算機等技術的普及應用，傳統的儲存方式和載體有所改變，藉助計算機實施各類藝術創作和教學活動等方法如雨後春筍蓬勃發展，載體的形式及儲存空間產生一定的變化。如何讓文化藝術檔案資源發揮最大應用價值，有效管理新型電子檔案資訊，促使這些檔案為藝術工作提供資訊服務，成為建設數字化檔案重點關注的內容。
2檔案數字化的內涵及建設內容
2.1檔案數字化的概念
數字化是指採用0和1兩位數字進行編碼，從而表達相關資訊的綜合性技術。檔案數字化換言之是指檔案資訊化，使用資料庫、高速掃描等技術將聲像、紙質檔案等傳統介質或已歸檔的電子檔案進行管理，其系統組成具有明顯序列的檔案資訊庫。什麼是檔案數字化?楊公之編制的《檔案資訊化建設導論》一書認為在國家檔案管理部門的統一規劃和組織下，檔案管理活動中採用現代資訊科技，合理管理、處理檔案資訊資源。換言之：檔案數字化是指採用計算機技術、資訊科技及網路技術為手段，遵循現代管理學理念，開展一系列涉及多個學科知識交叉使用的工作模式，充分挖掘文化藝術檔案的資訊，提升檔案現代化管理水平和效果。實施數字化處理後，文化藝術檔案能有效提升計算機檢索速度，改善檔案庫過於緊張的情況。同時，數字化檔案能降低頻繁使用檔案原件導致材料磨損的情況，有效豐富資訊資源的內容及數量，加大檔案資訊資源的利用效率。
2.2文化藝術檔案數字化建設的內容包含兩個層次①
目錄數字化;②檔案全文數字化。檔案目錄主要作用是規範檔案著錄標引，併合理設計檔案目錄資料庫結構。檔案數字化根據掃描錄入方式，併為其設計合理的目錄索引或採用光學字元技術判別儲存資訊的內容。進行檔案數字化建設中，根據檔案自身特點和檔實際情況，建設數字化檔案主要包括以下內容：
1***整理數字化檔案資源是指採用數字技術把館藏中各種檔案資訊和接收歸檔的電子檔案，也是進行檔案數字化建設的基礎。具體途徑如下：①開發並彙集檔案館原有的紙質檔案為三次文獻資訊，藉助數字化方式輸入計算機網路中;②藉助數字照相、掃描等技術對原檔案實施數字化處理;③進行辦公自動化建設過程中組成規範的電子檔案。
2***建立數字化檔案資料庫主要功能是儲存、維護、處理檔案資訊，該資料庫主要包括檔案管理、檔案管理和數字目錄中心等管理系統。建立數字化檔案資訊網路就是在網際網路上釋出、傳遞數字化檔案資訊。隨著網際網路技術的不斷髮展，各個地區的檔案館與國際網際網路實現連線，確保各個區域的使用者均能查詢所需的檔案資訊。使用者藉助計算機網路，能夠遠距離檢索網上開發的國內或國外的數字化檔案資源。
3檔案數字化建設的重點內容
3.1提高檔案管理人員素質水平
檔案數字化建設需要依靠大量高素質創新型人才，隨著一系列高新技術的快速應用和推廣，必須建立一種高素質、分工合理的檔案管理團隊。檔案管理員的管理水平直接影響整個檔案數字化建設成敗，檔案數字化建設涉及計算機技術、通訊技術等現代技術，管理人員必須熟練將上述技術應用到檔案管理中。因此，文化藝術檔案檔案工作人員必須做到以下幾點：
1***熟練利用各項資訊工具。文化藝術檔案管理人員要重視自身的自我完善，掌握計算機相關理論和運用技能，確保自己能熟練運用各類現代化資訊工具，為更好地管理、利用檔案資訊打下堅實基礎。
2***準確鑑定檔案資訊的有效性。作為文化藝術檔案管理人員，必須將有價值的資訊及時傳遞給檔案利用者，這也是使用者評判評價檔案機構資訊服務的主要標準。資訊化環境下，檔案資訊具有份量大，內容複雜等特點，檔案工作人員應具備較強的鑑定評估能力，準確判斷、鑑選並分析檔案資訊，從而為利用者篩選出有利用價值的內容，為其提供最佳的服務。同時，檔案管理人員要具有較強的資訊捕捉能力，不但要快速、及時獲取檔案館儲存的資訊為利用者服務，而且也充分運用網路的便利和優勢引導利用者獲取大量檔案資訊。③具有嚴謹的工作作風。檔案工作不僅服務性較強，也是一項複雜、繁瑣的工作，這要求管理人員要具有嚴謹、細緻的工作作風。檔案管理人員要明確各種檔案保管期限、分類立卷、彙編等內容，確保各個環節準確無誤的落實到位。
3.2建立檔案資訊的標準規範
標準規範是進行檔案數字化建設的“交通法規”，文化藝術檔案數字化建設中必須依賴各類法律法規和規範標準的支援，根據國家檔案部門制定統一、規範標準設定管理目標，確保各類案卷的完整化，檢索更加方便。推行檔案館規範化管理應加強檔案管理者和領導幹部的法律意識，提升檔案管理工作的科技含量。
1***規範檔案資訊著錄
檔案著錄主要由著錄原則、專案、文字、來源、主要規則、識別符號號等內容，檔案著錄是建立檔案數字化資料庫的第一步。藉助著錄把檔案的內容和形式完整記錄下來，組成資料條目並將其錄入計算機，組建規範化的檔案資料庫。著錄必須遵循統一規範的原則，防止發生同一事物或同一人物出現不同名稱，不同的事物或人物卻存在同一名稱等問題，使得同一檢索條目前後不一致的情況，嚴重影響檔案檢索的效果。
2***檔案資訊儲存的規範化
目錄檔案資訊一般採用硬碟進行儲存，隨著檔案數量的增多，為確保檔案資訊的安全，必須採用統一的儲存載體。如果以光碟為主要儲存內容，必須將光碟當做檔案資訊儲存載體展開研究，並制定一系列標準和規範。
3***選擇合理的軟體開發技術
檔案數字化建設就要採用計算機對傳統檔案實體資訊及管理資訊實施輔助管理。一個規範的檔案計算機管理軟體，應具有收集、編目、鑑定、檢索、開發利用等管理能力，這並非簡單的模擬手工作業，而要依據檔案管理的各個業務工作流程，結合計算機硬體實現高效率、高質量的工作模式。因此，管理人員必須時時更新已有的檔案資訊管理系統，把原有的資料庫轉入新的資訊平臺中並投入使用，為高度共享檔案資源打下良好的基礎。
4文化藝術檔案數字化建設方案
4.1專案建設總體原則
在數字化檔案管理建設小組領導下，統一規劃並建立數字化檔案管理平臺，建立包含紙質檔案、電子文件為一體的綜合性檔案管理平臺。本次建設以內網執行為基礎，建立小批量紙質檔案智慧歸檔管理、分級管理把紙質文件、辦公系統文件歸納為一期管理目標。藉助已有的網路、資訊資源和業務系統，加強各種網際網路的互動，實現資源共享。
4.2系統總體框架
文化藝術檔案管理系統主要包括檔案資料庫、檔案分級共享管理系統、安全保障及應用系統組成。
1***建設檔案資料庫
資料庫建設過程中要嚴格按照國家及檔案管理系統制定的相關制度和規範，對詞彙、表格、資料等進行有效管理。資料庫能夠儲存綜合的檔案資料資訊，管理物件主要由科技檔案、聲像檔案、實物檔案等內容，資料庫可以執行檔案的所有管理環節，併兼容各類不同介質的檔案，如：電子檔案、圖片、光碟、紙質檔案等。目前，市場上常用的資料庫包括Oracle、DB2、Sy⁃base等，依據檔案已有的庫存及10年內增長情況綜合分析，選擇MSSQLServer200版本即可滿足建設需求。標準檔案資料庫設定在該機構的網路中心，運用原有的SQLserver2005資料庫軟體，與新時期檔案管理各項要求相互結合，組建檔案資訊資源中心和資料介面中心，從而實現日常文化藝術類檔案歸檔、查詢、整理等操作需要。MSSQLServer不僅滿足檔案資料條目和原文儲存數百萬條以上的要求，也不會因資料冗餘導致資料庫執行緩慢，完全滿足文化藝術檔案館發展要求。
2***建設檔案管理應用系統
檔案管理應用系統設定在檔案館專網中，藉助C/S與B/S相互結合的方法進行開發。C/S程式藉助VB、VC++，B/S程式利用ASP開發平臺，可以與主流服務設定無縫整合，達到最佳的控制和管理效果。C/S程式有利於管理人員前期分析紙質檔案資訊、加密和自動入庫，有效解決歷史檔案資訊和紙質檔案存在的管理問題。B/S模式為所有訪問檔案的的人提供身份認證平臺，訪問者通過瀏覽器完成歷史檔案的查詢、瀏覽等操作。
3***建設分級共享管理系統
檔案分級共享隸屬於系統內部許可權控制範疇，主要用來識別訪問者身份，合理分配相應的訪問範圍、下載控制等等。安全保障系統是保障檔案管理系統可以正常、合理使用而設計的操作規範。任何人在具體操作過程中，系統可以自動記錄詳細的操作步驟，主要由複製內容、列印內容等資訊，防止出現違規使用和惡意攻擊的情況出現。為保障文化藝術檔案資訊系統建設和維護的連續性，該系統開發主要藉助主流的開發技術，使用.net和SQL資料庫進行操控。
5結束語
總之，檔案數字化建設是指充分利用計算機、網路等技術手段，對數字檔案資訊進行合理的控制和管理，成為國際檔案資訊管理髮展的必然趨勢，符合當今社會發展對檔案管理工作的要求。文中以檔案數字化為研究依據，設計文化藝術檔案的總體框架及主要管理系統，以期為檔案數字化建設做出重要參考。
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範文二：檔案數字化管理創新論文
一、促進教學檔案數字化管理理念創新
***一***高職院校領導應加強對教學檔案數字化管理的重視。要充分認識到，數字化管理不同於傳統的管理，在管理的手段、方式以及技巧上都有一個全新的改變，要制定相關數字化管理的制度和政策，提高全體教職員工的數字化意識，這樣才能保證數字化管理的有效實施。
***二***確立教學檔案數字化管理的“全過程”理念，在教學過程中將數字化管理理念融入其中。高職院校教學檔案數字化管理的實施，並不是某一個部門或某部分教師就能開展起來的，它需要全院教職員工的配合和支援。尤其是教學一線教師，要樹立數字化管理意識，從源頭上下手，對教案、教學計劃制訂固定的統一格式，對自己的教學資源按照數字化管理要求進行標準化整理，對學生的畢業作品、社會調查報告、社會實踐報告也按數字化管理要求進行整理。
二、完善教學檔案數字化管理的硬軟體條件
加大經費投入，搭建並完善教學檔案數字化管理的硬軟體平臺，是高職院校教學檔案數字化管理的重要基礎。做好這項工作，可以從以下幾個方面入手:
***一***加大經費投入。數字化管理對硬體提出了更高的要求，如計算機、印表機、掃描器、照相機等裝置都是實現數字化管理的基本保障。除了這些基本的裝置外，隨著技術的進步和市場的變化，還要適時進行裝置更新和系統升級。電子檔案的管理不同於紙質檔案，它從形成到利用都離不開技術裝置。要實現數字化管理的目標，計算機等硬體裝置的質量和效能是一個重要因素。
***二***進一步完善資訊服務平臺。一個良好的資訊服務平臺可以大大提高檔案利用率。資訊服務平臺要保證廣大教職員工、學生能夠在最短的時間內找到最準確、最有效的相關教學資源，這不僅要有一個暢通的網路環境，更要有一個科學合理的資訊服務系統。
***三***搭建教學檔案數字化管理資訊共享與交流平臺。教學檔案管理工作的技能方面，包括網路基礎和文書處理、資料處理等。為進一步提高檔案職業隊伍的資訊化素養，需要加強構建資訊化研討和交流的平臺，加大專題會議、現場觀摩、網路討論、聯合進行課題研究等，並通過繼續教育等多種手段提高從業人員的工作技能。[1]
三、推進教學檔案管理的機制創新
推進教學檔案數字化管理，不僅是理念和技術的問題，同時也是機制的問題。機制不活、機制不順，教學檔案數字化管理就落不到實處。檔案工作規範化、標準化是實現檔案管理現代化的重要環節。
***一***建立標準化工作流程。推進數字化檔案管理機制創新，就應當變革現有的教學檔案管理機制，診斷其中存在的問題，建立新的適合數字化教學檔案管理的工作機制，建立上下銜接、靈活有效的工作流程，為數字化教學檔案管理提供條件。
***二***建立健全數字化教學檔案管理的領導機制。建立由學校分管領導、教務處主管部門以及下屬學院組成的數字化教學檔案管理的領導機構，作為推進數字化教學檔案管理的決策部門，及時發現並解決其中的問題。
***三***以人為本，建立教學檔案人性化服務機制。高職院校教學檔案服務機制堅持以人為本，就是要將利用者的需求作為工作的出發點和落腳點，不斷滿足廣大師生員工對檔案資訊的需要，開展個性化服務、主動化服務。個性化服務，就是要滿足不同檔案利用群體的不同需求，針對不同的利用者採取不同的服務方式，擴充套件檔案利用服務的範疇。開展個性化服務，必須分析高職院校教學檔案使用者型別、需求，這是檔案服務的出發點和依據。主動服務實際上可理解成為檔案找利用者，它需要通過檔案工作者的主觀努力，發揮創造精神，以各種形式為高職院校各項工作提供服務。[2]
四、提升教學檔案管理人員的基本素質
目前，人員素質參差不齊，也是影響教學檔案數字化管理的一個重要因素。傳統意義上的檔案管理人員，通常由教師家屬擔任，對於文化水平和相關業務水平沒有太多要求，從事著簡單的整理、裝訂和編號、入庫工作。在推進數字化檔案管理的要求下，這些工作人員的素質亟待提升。一般來說，數字化管理下的檔案管理人員應該既有一定的專業水平，還有較強的專業知識，是集知識與技能於一身的綜合型人才。概況起來，主要有如下幾個方面的要求:
***一***具有一定的計算機操作能力。[3]現代科技的發展，為教學檔案數字化管理提供了條件。同時這也要求從事數字化教學檔案管理的工作人員應該具備相應的技術素質，能夠操作教學檔案數字化管理系統，能夠提供相應的錄入、管理、更新等服務。否則，教學檔案數字化管理就難以實施。
***二***具備一定的網路查詢能力及外語能力。作為一名高職院校檔案管理人員，不僅要了解國內相關資訊，更應該充分利用網際網路全面、快速、準確的特點，查詢國外重要檔案資訊
資源。當然，這也要求高職院校檔案管理人員需具備一定的外語能力。
***三***具備操作現代辦公裝置的能力。檔案管理工作需要涉及的辦公裝置很多，如印表機、影印機、裝訂機、掃描器等。只有在熟練掌握這些裝置的效能和功能的基礎上，才能有效完成檔案管理工作。同時，電子電器類裝置更新換代頻繁，高職院校檔案管理人員除掌握已有的裝置外，還要不斷探索和學習，以適應新產品的功能。
***四***具備一定的科研能力。要想檔案管理工作有更大更好的發展，除了完成日常的工作外，高職院校檔案管理人員還需要有對檔案管理工作進行科學研究的能力，在實踐中不斷總結經驗，並進行理論提升。
五、創設教學檔案快速服務和高效使用平臺
檔案工作除了要重收集，更要重利用。目前，各高職院校的教學檔案都還只是做到了整理、收集、存檔，而對這些庫存檔案的利用少之又少，甚至是無人問津。由於檔案沒有得到利用，沒有發揮它本來的價值，檔案工作甚至是檔案管理人員不受重視，久而久之，檔案便成了一潭死水。資訊化時代的到來，可以說為沉睡的檔案燃起了希望之光，可以充分利用網路、計算機等裝置使檔案利用率更高，更好地服務於廣大教職員工。
***一***針對廣大師生員工開放教學檔案網路服務平臺。目前各高職院校都有自己的網站，只要在網站上設定一個檔案查詢專欄，教師和學生都可以通過自己的使用者名稱和密碼輕鬆在網上找到自己需要的檔案資訊，既不需要專程去檔案室查詢，也不需要翻閱大量的檔案材料，只需在網上搜索相關主題，就能看到與此相關的資訊，真正實現在網路平臺上與校內檔案網站有效銜接，大量節省了人力、物力和財力。
***二***提高全院教職員工的檔案查詢和利用意識。教職員工多學習優秀的教學資源，多學習其他高職院校甚至高等院校的教學資源，為我所用，能夠提高教學水平和教學管理水平，促進學院教學整體水平上一個新臺階。因此，高職院校要多方面宣傳和號召教職員工、學生多瀏覽學院網頁，多檢視學院教學檔案，為課堂教學、教學管理提供有益的參考和借鑑。