論行政事業單位固定資產管理
摘要:各級行政事業單位和管理部門,對固定資產的管理和使用應堅持統一政策､統一領導､分級管理､責任到人､物盡其用的原則,並通過建立完善與財務管理系統和辦公自動化系統相連線的固定資產管理軟體系統,規範固定資產分類及程式碼､加強盤點和處置的監控等措施,使固定資產管理制度剛性化,達到實時監控､硬性約束的目的｡
關鍵詞:行政事業單位;固定資產;管理系統
Abstract: The all levels administrationbusiness unit and the management section, should insist to unify the policy and unify the leadership, the ratings management, responsibility to person,
thing to the management and usages of the fixed assets to the utmost the principle that it use, and pass the establishment perfect manage the system with finance and transact the fixed assets
that automation connect with each other management the software system, the norm fixed assets classification and code, strengthen the supervision of the stocktaking and handle etc. measure,
make the fixed assets management system rigid to turn, attain solid hour supervise and control, the purpose that rigidity control.
1 引言
行政事業單位的固定資產數量和金額增長迅猛,到2000年底,廣東省行政事業單位固定資產約達1 529億元,規模龐大,種類繁多｡隨著經濟改革的不斷髮展,政府為加強行政事業單位固定資產管理,提高固定資產的使用效益,建立健全各項管理制度,保障固定資產的安全和完整,於近年在全國進行了大規模的清產核資及固定資產清查工作｡在新形勢的要求下,需要有相應的會計體系積極配合政府職能部門,根據政府實際管理工作的需要,對原有的固定資產管理系統進行鍼對性的優化完善,以滿足政府部門對固定資產管理的需要｡
2 預算單位固定資產管理存在的問題
2.1 賬實不符問題
賬實相符是確保會計資訊質量真實､準確的基本要求｡造成賬實不符的原因,一是固定資產採購時專案被挪用,形成固定資產虛列;二是因歷史原因違規購建固定資產,而不入固定資產賬或部分入賬;三是會計差錯,即已報廢､盤虧的固定資產未及時進行賬務處理｡
2.2 責任人管理機制不到位問題
根據固定資產管理制度規定要求,政府相關部門應該對造成上述違規現象的責任人進行處罰｡由於管理未得到徹底落實,保管固定資產的負責人責任意識薄弱,對固定資產的管理工作就會不重視,產生更多的違規事件｡
2.3 閒置固定資產的處置問題
閒置固定資產是指不需用固定資產,主要表現為閒置房地產及閒置電子裝置等｡閒置固定資產的產生,主要源於以下三種因素:一是內部整合產生的閒置,在進行政府機構改革的過程中,對部分政府部門進行了撤併,造成了撤併後資產的閒置;二是科技進步造成固定資產無形損耗而產生的閒置,這在電子裝置的更新換代上表現得尤為突出;三是因歷史違規行為產生的閒置｡最明顯的例子,如無定編車輛､違規購建房產,因產權問題無法解決而閒置存在於賬外｡這些閒置固定資產佔用了國家大量資金,有些資產已無法使用但只要不報廢就可每年得到財政的撥款,所以,需要積極加以盤活處置｡
3 健全和完善固定資產管理體制的對策
預算單位曾在2001年進行了清產核資,在2001年和2005年開展了清產核資檢查,相當於在全國進行了全面摸清預算單位“家底”的工作,規範了固定資產的入賬核算,在很大程度上改善了會計資訊質量｡但由於賬實不符問題源於多年的歷史原因,並未得到全面的解決｡近年來,隨著“責任政府”的建設及政府部門的內部管理制度的完善,逐步將固定資產違規現象與有關負責人的任期業績評價掛鉤,這種情況已有所好轉｡但固定資產管理工作之所以存在上述種種問題,很大程度上來源於歷史上長期粗放式管理形成的遺留問題積澱,還有一部分源於現有體制的不完善之處｡針對固定資產管理中存在的種種問題,應進一步健全和完善固定資產管理體制｡
3.1 實施電算化管理,按照預算單位固定資產分類與程式碼進行固定資產管理分類
由於近年行政事業單位的固定資產數量及金額增長迅猛,規模龐大,種類繁多,各項管理工作僅靠傳統的手工管理､手工統計已遠不能適應工作的要求,必須實現電算化管理,將固定資產的購建､決算､核算､處置､報廢等各項業務予以反映,實現固定資產的電子化管理與實時監控｡完善的固定管理系統將有助於政府管理機構實時掌握固定資產資訊,提高管理工作的時效性和透明度｡同時,在實現核算電算化的前提下,建議取消手工固定資產明細賬和總賬,提高工作效率｡但目前固定資產電算化核算方面最大的問題就在於固定資產科目設定問題上｡目前,通常的做法是根據行政單位財務規則規定將固定資產分為房屋及建築物､一般裝置､專用裝置､文物和陳列品､圖書､其他固定資產六大類｡在對房屋及建築物､文物和陳列品､圖書的分類中一般不容易產生差異,但在一般裝置､專用裝置､其他固定資產的分類中則產生了不少的差異｡兩個單位的固定資產分類,一個為行政機關單位,一個為事業單位***學校***,從科目編碼上就有不同,各個單位對專用裝置與一般裝置的分類也不盡相同,對某些單位是專用裝置,對另一些單位又屬一般裝置,如幻燈機,在學校為專用教學裝置,在大部分行政單位為一般辦公裝置｡另外,單位自己分類明細,編碼也多有重複,電腦與電腦微機就在專用裝置與一般裝置中重複出現｡
作者認為,在實務中要按照預算單位固定資產分類與程式碼目錄***根據GB/T14885-94摘編整理***作為固定資產卡片管理的分類依據更為可行｡因該目錄將固定資產分為四大類:***1***房屋及構築物類;***2***交通運輸工具類;***3***通用裝置類;***4***專用裝置類｡每大類的分類非常細緻清楚,比人為分類更科學､合理｡由其對容易造成差異的分類項進行了明細分類,對專用裝置更是按行業類別分為醫療衛生類､廣播電視類､科研類､文化體育類､新聞出版､公安政法及其他類｡目前,市面上已有不少固定資產軟體的編碼就是以此為依據的｡另外,按預算單位固定資產分類與程式碼目錄的另一大好處即是可自動匯出清產核資資料,因日常就按此分類與程式碼做賬,清查時就可事半功倍｡如無固定資產管理軟體,則根據預算單位固定資產分類與程式碼目錄建立會計科目與之對應,也會為固定資產核算､管理帶來極大的方便｡
3.2 建立與辦公自動化系統相連線的固定資產管理模組
會計資訊系統在資訊科技的推動下必將從封閉走向開放,從桌面走向網路｡辦公自動化系統的構建和應用,能及時､迅速地獲取單位管理執行及實時變動的情況,使各部門之間協調配合,進行辦公業務操作處理,做到有效地處理和利用資訊｡本文僅以會計固定資產管理模組在辦公自動化系統中的應用進行探討｡
固定資產管理軟體模組通常僅在財務部門進行核算,為核算型軟體,但隨著社會發展與科技進步導致會計資訊系統向財務業務整合階段發展｡在財務工作中固定資產管理軟體主要功能為核算資產資料,包括財產登記､登記財產卡片､財產單據､生成資產憑證､資產賬簿
***財產明細表､財產彙總表***等｡而財產採購､財產處置､安全控制及財產登記中的驗收登記､領用登記等資料在財務軟體中很難連貫地反映出來,而在整個固定資產管理中會涉及單位所有人員,為完成固定資產管理功能,不同部門人員和同一部門人員,經常會發生個人與個人之間､個人與部門之間的互動關係,並需要對某項事務進行合作處理｡所以,必須藉助辦公自動化系統與財務固定資產管理軟體相結合,才能使各類資料資源實現共享,從而大幅度地提高財政部門的資料管理能力和運用效率｡而整個固定資產管理軟體模組主要功能應包括:財產採購､財產登記､財產處置､安全控制等功能｡但如何實現兩個系統的結合及資料的交換,各類資料資源實現共享,我認為可通過以下實際應用的方案來予以解決｡
將所有資產的驗收､登記､領用､查詢資料工作均在辦公自動化系統中的資產管理模組完成｡在資產驗收儲存時直接生成領用單並登記財產附件､圖片等資料,並進行驗收單據､標籤､卡片列印｡在辦公自動系統中可以按資產的名稱､類別､登記時間､資產狀況進行組合查詢｡資產分配給各使用部門､使用人員,以便相關的資產負責人可以隨時查閱當前資產使用的狀況｡包括資產的借用､部門間資產的調撥､資產贈送等詳細記錄｡同時,財產管理軟體增加匯入模組:由辦公自動化系統在匯入財產管理軟體前根據行政單位財務規則第二十六條關於固定資產單位價值及其他的規定標準條件,自動將資產資料分成固定資產資料及材料､低值易耗品資料兩部分,並提供資料結構匯入至財產管理軟體中｡財產管理軟體中進行變動資料的稽核､登記或更新財產卡片､自動編制分錄､結賬､財產明細表｡財產彙總表､列印財產資料､查詢財產資料､資產盤點等工作｡行政事業單位固定資產管理系統工作流程圖如下圖所示｡
通過辦公自動化系統及財產管理軟體的分功能管理,資產資料根據既定的軟體程式和規則自動生成資產卡片､會計憑證､報表等,會計人員只需要維護相應的分類和彙總機制,就可實現從資料採集到資料輸出的全部工作,大大減少了會計人員基礎工作量｡資產資料通過匯入時的劃分,進行了資產的分類,在進行資產管理時就可分重點､分層次的管理｡
資產資料通過一次錄入的資料同時被辦公自動化系統和財產管理軟體所共享,完成了幾個系統的資料收集和規範,在這種模式下,所有資料來源一致,劃分口徑統一,從不同的層面進行資料分析產生的結果也是一致的｡資料採集能夠實現與交易事件發生､發展同步,真正達到實時反映資產的實際狀態｡
3.3 完善資產管理機制
完成固定資產管理的各項工作必須建立起有效的管理機制,以促進管理目標的實現｡完善固定資產管理方面的機制必須受到政府相關領導的重視與認可,具體措施如下:各預算單位設定固定資產管理工作崗位人員責任制,財政部門也應設立監督預算單位固定資產管理工作崗位人員責任制,提高管理人員的素質要求,定期由政府的財政部門進行檢查､考核,考核結果作為固定資產管理工作崗位人員提拔､任用等的依據;將固定資產管理水平作為管理責任人審計的重要一項等｡
3.4 加強固定資產的盤點及處置工作
根據行政單位會計制度第三章資產的規定,固定資產應每年盤點一次｡但實際工作中,固定資產的盤點往往由於年終人手少､工作繁雜而未進行｡所以,固定資產的盤點工作必須認真落實,從制度､時間､人手､領導抓起,對發現的賬實不符､盤盈､盤虧的固定資產及時進行處理｡應建立切實可行的預算單位盤點､處置機制,並嚴格執行,落實到人｡積極處理好閒置固定資產,引入資產評估程式,進行競價出售､拍賣等公開､透明方式回收資金,或依法按政策捐贈邊遠地區等方式使國有資產保值､增值,提高固定資產的質量,保證會計資訊真實､可靠｡政府的財政部門也應建立固定資產的盤點､處置制度的監督機制,對要處置的資產進行金額､數量上把關和審批,並定期對預算單位的固定資產進行清查｡
4 結論
本文在指出行政事業單位固定資產管理中存在問題的基礎上,提出了應進一步健全和完善固定資產管理體制｡各部門固定資產的管理和使用應堅持統一政策､統一領導､分級管理､責任到人､物盡其用的原則,並通過建立完善與財務管理系統和辦公自動化系統相連線的固定資產管理軟體系統,規範固定資產分類及程式碼､加強盤點和處置的監控等措施,使固定資產管理制度剛性化,達到實時監控､硬性約束的目的｡從而實現對行政事業單位固定資產的有效管理,提高固定資產的使用效益,保障固定資產的安全和完整｡
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