高校檔案管理網路化芻議論文

　　高校的檔案管理網路化是適應社會改革變化的重要措施,是提升學校管理水平的一個標誌。以下是小編為大家精心準備的：高校檔案管理網路化芻議相關論文。內容僅供參考，歡迎閱讀!

　　高校檔案管理網路化芻議全文如下：

　　[摘 要] 結合高校檔案工作實踐，簡要論述了高校檔案管理網路化的必要性，說明實現檔案管理網路化是高校檔案工作的必然。

　　[關鍵詞] 高校;檔案管理;網路化

　　科學技術的發展及管理網路化的普及對檔案管理的模式、管理技術和方式方法產生了顯著的影響，這極大地促進了檔案管理的改革和發展。雖然我們對電子時代如何開展檔案資訊資源的開發利用進行了諸多卓有成效的研究，並獲得了相應的研究成果。但不無遺憾的是，迄今為止，我們的研究多是從檔案部門的角度出發來予以闡述電子時代檔案資訊資源利用的問題，其重點均落在了檔案部門應如何開展檔案資源利用的策略層面上，而對於檔案利用的主體，即檔案利用者，則關注得不夠。為此，本文從討論電子時代檔案資訊資源利用的新特點出發，目的是使對該問題的探討更加多維度、全面化，進而達到合理化和科學性的要求。檔案管理網路化已成為社會發展的必然要求。因特網的普及與中國教育科研網的建立以及日漸完善的校園網路為高校檔案管理帶來了非常好的發展機遇與前景。

　　一、高校檔案工作現狀

　　高校檔案工作是高校工作的重要組成部分，檔案工作涉及面廣、種類繁雜、保密性強、工作量大。在檔案的收集整理和建檔過程中主要存在以下幾方面問題：

　　一是上下級檔案傳遞比較困難。由於機構眾多，造成檔案量極大，而這些檔案的傳遞主要靠人工，這就造成人力資源浪費和資訊傳遞的不及時，給檔案管理工作帶來不便。在組卷分類中，如果下級資訊不能及時上傳，很容易造成工作延誤，這些都是具體而迫切需要解決的問題。

　　二是由於檔案分散，使檔案室工作更加困難。大量的檔案中，檔案管理工作者需先對其進行整理、分類、組卷等一系列工作，然後輸入計算機，統一儲存，以便於查詢。在名目繁多的檔案中，工作人員須投入大量的精力對其進行整理，工作壓力可想而知。三是檔案管理人員無法隨時掌握下級部門的資訊，這給管理工作帶來諸多不便。有些有較高價值的檔案材料無法及時收集和歸檔，時間久了會造成遺漏與丟失，會給學校帶來不必要的損失。如果建立了學校檔案網路化管理的平臺，教職員工與檔案管理員就可以隨時互通訊息，隨時歸檔。

　　二、高校檔案管理網路化的必然性

　　現代化的技術裝備與掌握現代化技術的人，以及科學管理，構成了檔案工作網路化的三個要素。要實現檔案管理的網路化，其一，管理思想要現代化。以科學理論為指導，依據檔案工作的特點制定科學的管理方法;從檔案載體上來看，電子時代之前，利用者利用的主要是傳統的紙質檔案和音像檔案。在電子資訊時代，計算機技術和網路技術的發展，並且應用於經濟建設及社會生活的方方面面，產生形成了大量的電子檔案。由於電子檔案儲存空間密集，傳播速度快，使用方便快捷，近年來，電子檔案的利用數量迅速增加。

　　其二，管理機構要高效化。有效的管理來自有效的組織。組織機構是發揮管理功能，完成管理目標的工具。所謂高效化，是指在檔案組織機構內人盡其力，財、物各盡其用。人員和財物的流通過程暢通，資訊系統健全，傳遞及時、準確，檔案工作才能發揮其更多的社會效應;其三，檔案工作要標準化。標準化是對檔案工作進行科學管理的基礎，也是實現檔案工作現代化的前提，科學管理要求檔案事業的建設和檔案館***室***的各項工作達到標準化。檔案工作標準化是檔案工作科學管理的重要內容，要實現科學管理，在各方面都必須標準化，沒有標準化就沒有科學管理。

　　三、檔案管理網路化的發展趨勢

　　幾年前，我校檔案的管理方式還是手工作業，檔案由各部門歸檔後，檔案工作人員再對其進行整理加工，立卷編寫目錄等工作。機械的手工勞動與抄寫，不僅費時費力，工作效率也很低，查檔調卷的速度慢，無法及時迅捷地提供高質量的查閱服務。目前，學校檔案室已配備了計算機、掃描器、影印機、鐳射印表機、數碼相機等現代化的管理裝置，實現了檔案的現代化管理，大大提高了工作效率與服務質量。

　　計算機的廣泛應用和網路技術飛速發展為檔案工作網路化創造了有利條件，建立與開發更多的檔案管理工作網站，各級各類檔案部門通過資訊聯網，實現資料的共享，從而提高檔案資訊的接收和傳遞效率以及檔案的遠端傳輸和服務。電子計算機與現代通訊技術的結合，形成了檔案資訊傳遞網路化。現代通訊技術的發展，使終端裝置通過通訊線路和中心計算機連線起來，形成巨大的計算機檢索網路，許多檔案館***室***的計算機變成網路中的一個結點，每個結點又可以連線許多終端，達到了“資源共享”的目的，這是檔案管理的發展方向。社會在飛速地發展，科學技術也在不斷地發生著日新月異的變化。

　　高校的發展規模也在不斷地壯大，學生人數逐年遞增，各職能部門的工作與各項科研的開發應用都形成了大量的載體，豐富多樣的檔案資料，如文字、影象、聲音等。這就需要利用高科技的手段，通過網際網路才能更好地實現資訊資源的利用與共享，為學校和社會提供便捷豐富的資訊化服務。各高校現在都有了自己完善的校園網路，為實現高校檔案的網路管理提供了發展的平臺。建立了部門的資訊接收網站與查詢系統，各部門可以通過網路隨時歸檔，檔案室人員可以及時地對歸檔檔案進行網上的鑑定、分類與組卷。有關部門也可以隨時查閱自己需要的資訊，及時與檔案管理人員進行溝通。

　　網路化是檔案工作發展的必然趨勢，這一變革給檔案管理工作帶來質的飛躍。由於資訊化的管理檢索途徑眾多，查全查準率高，能夠產生多種形式的目錄與索引，通過通訊線路和終端裝置，能遠端就地檢索檔案材料，可以大大節約檔案人員和利用者查詢檔案材料的時間，提高服務工作的質量。檔案館***室***將由保管檔案史料的基地，發展成為名副其實的科學研究和利用檔案史料的中心、檔案資訊的中心。