檔案高階職稱論文

　　檔案是國家機構、社會組織和個人從事 政治、經濟、科學 文化等社會實踐活動直接形成的文字、圖表、聲像等形態的歷史記錄。這是小編為大家整理的，僅供參考!

　　篇一

　　數字檔案與檔案管理

　　【內容提要】 計算機技術的發展促進了數字檔案的飛速產生，數字檔案與傳統的實體檔案具有不同的資訊資源，它的管理模式應有其自身的特點。本文從檔案工作的實踐中對數字檔案的管理環節提出一些看法，希望引起更多的人對數字檔案加以關注，共同探討出適應於數字檔案的管理辦法。

　　【關鍵詞】 數字檔案 新時期 管理 方法

　　【作者單位】 湖北大學檔案館。

　　【中圖分類號】 G270 【文獻標識碼】 A 【文章編號】 2095-5103***2013***03-0059-02

　　隨著計算機技術的廣泛應用和網路技術的快速發展，資訊資源的儲存、檢索、遠端利用也越來越普及，“數字檔案館”漸漸浮出水面。相對於傳統的檔案館而言，數字檔案館不是一種真實的存在，但是作為一種虛擬的資源卻是真實的，而且是能夠有效地發揮作用的。

　　目前有些地方對數字檔案館的定義：“是一種建立在現代資訊科技普遍應用基礎上，利用數字化手段，以綜合檔案資訊資源為處理核心，對數字檔案資訊資源進行管理，通過高速寬頻通訊網路設施相連線和提供利用，實現資源共享的超大規模、分散式數字資訊系統。”我們要正確認識數字檔案館：數字檔案館並不簡單只是一個存放數字化檔案的檔案館。

　　由於數字檔案與傳統檔案是全然不同的，所以筆者認為目前數字檔案的收集、鑑定、整理、利用、銷燬等也與傳統檔案有很大區別，原有的手工檢索的檔案業務環節勢必要進行調整，要將不適用於檔案資訊化建設的一些工作流程進行簡化，加強檔案資訊化相關環節建設。

　　一、數字檔案的收集

　　數字檔案的收集是檔案資訊化建設的源頭工作，所收集的數字檔案的數量及質量是數字檔案館賴以生存的基礎。隨著辦公手段的現代化和無紙化辦公的推進，各部門產生的電子檔案呈數量級的增加，因此，數字檔案的收集工作顯得非常重要，對收集的範圍要做到豐富實用、質量優良、結構合理等。數字檔案的收集方式不同於以往的實體檔案，它可以通過網路儲存轉發等方式實現對電子檔案的實時接收、儲存，收集範圍也可以適當擴大，不僅僅侷限於以前實體檔案的歸檔範圍，對於歸檔範圍以外有重要價值的檔案資訊也應該進行收集，即使不作為檔案歸檔，也可以作為資料儲存，為日後儘可能提供更多的服務社會、滿足各方面的需要奠定良好的基礎。

　　二、移交歸檔的重要性

　　數字檔案的歸檔分為物理歸檔和邏輯歸檔。傳統檔案部門之間的檔案移交，多采用物理歸檔的方法， 即將檔案的原件直接歸入檔案館保管， 而數字檔案館的歸檔則對檔案部門的歸檔工作程式和內容有了新的要求。數字檔案館歸檔分為物理歸檔和邏輯歸檔， 而邏輯歸檔則是數字檔案館歸檔的重點。所謂邏輯歸檔， 即依靠網路通訊技術將應歸檔儲存的檔案***電子版本***傳送至檔案館的歸檔過程。邏輯歸檔更加註重歸檔部門與檔案館之間的資訊傳送渠道的暢通和安全。在保證邏輯歸檔的檔案能夠及時準確的歸檔的同時， 要保證檔案在傳輸過程中的安全， 以防被竊取和遺失。

　　三、數字檔案的鑑定

　　目前，只有關於實體檔案的鑑定管理辦法，對數字檔案的鑑定工作尚未深入展開，許多接收電子檔案的檔案機構基本上都是檔案形成單位交什麼就收什麼。所以首先，有關部門要制定相應的數字檔案的鑑定管理辦法，鑑定內容包括與紙質檔案對應的電子檔案的鑑定、紙質檔案歸檔範圍以外的但有重要價值的電子檔案的鑑定以及紙質檔案數字化後的電子檔案的鑑定等。鑑定工作內容也不僅僅是判斷某份電子檔案歸檔或不歸檔，保管期限是多久，還要涉及到數字化鑑定、智慧財產權鑑定、數字簽名鑑定等。

　　四、數字檔案整理

　　對於傳統檔案而言，檔案整理工作是最重要，也是最主要的一個環節，工作量大，涉及到組卷、裝訂、編目等一系列工作，而對於數字檔案而言，筆者認為這部分工作可以儘量簡化。因為利用數字檔案時與它們的存放位置是毫無關聯的，它們不像實體檔案那樣禁錮在某一具體庫房內，而是藉助於計算機和網路技術，將實體檔案資訊從載體上抽取出來並在網路上傳播，供使用者在任意終端進行查詢利用，所以，數字檔案的整理可以借鑑教務管理系統，考試系統等類似的形式，比如試題庫都是日積月累建立的，需要一份試卷時，根據考核目標、考核內容、難易程度等條件綜合檢索，自動生成一份試題;學生的成績也是各任課教師在不同終端錄入，查詢成績單時也是根據檢索條件自動生成，試題庫裡的每條試題資訊、成績庫裡各門課的成績資訊彼此之間是獨立的，本身沒有先後次序、沒有相互聯絡的。同樣，數字檔案整理是否也可以類似它們做到一次著錄標引、多次輸出呢?在著錄時不硬性按實體檔案目前的分類法進行人為組卷，不需要檔號、類目號等，而是通過計算機技術進行虛擬“組卷”，實質是利用資料庫技術在各份有聯絡的檔案的目錄或內容間建立關係，隨時自動整序，互相參見指引，計算機可以對數字檔案目錄和內容從任何角度進行分類組合，盡情展現它們之間在來源、內容、時間等方面的聯絡。

　　五、數字檔案的保管利用

　　如果數字檔案的收集、鑑定、整理等工作能夠順利完成到位，那麼檢索利用工作就變得相當容易，可以從根本上改變目前檔案館“重藏輕用”的局面，變被動利用為主動利用，為領導或各部門工作主動提出決策，讓數字檔案資訊的現實實用價值和歷史參考價值得以充分實現。而數字檔案的保管就不如實體檔案那樣簡便，實體檔案要注意防火防盜等，而數字檔案的保護在此之外還要注意防磁防病毒等，另外數字檔案儲存的載體不同，壽命也不同，那些載體比如光碟、磁碟等壽命比較短，要記住定期轉錄、介質轉換，同時，為了保證資訊不丟失，至少要以不同的載體形式雙重備份。

　　六、如何做到數字檔案管理安全

　　傳統檔案館只有在白天開放， 而且紙製檔案儲存在監管嚴密的庫房中， 其安全性極易得到保證。而數字檔案館以網站為其服務的平臺， 對外全天二十四小時服務， 而且資訊資源庫只需要使用者名稱和密碼就能夠進入，其安全防衛系統很容易通過尖端的計算機黑客技術得以攻破， 因此， 檔案資訊資源庫的安全隱患很大。

　　實體檔案的原件能夠作為憑證作用主要是通過簽署具名來保證的，數字檔案的簽署就需要通過數字簽名和CA認證***Certificata Authority，也稱電子商務認證中心，是負責發放和管理數字證書的權威機構，並作為電子商務交易中受信任的第三方，承擔公鑰體系中公鑰的合法性檢驗的責任。***來實現，核心技術就是密碼體制。常用的認證方法大致是這樣：發文方和收文方各自都有一對金鑰，分別稱作公開金鑰***以下簡稱公鑰***和私有金鑰***以下簡稱私鑰***，用其中任何一個金鑰對原文加密都只能用另一個金鑰解開，公鑰是對外公開的，金鑰只有自己才知道。所以一般都是發文方用收文方的公鑰對傳送的檔案進行加密，而後再在網路進行傳播，收文方收到後用自己的私鑰解開密文即可。但是僅僅如此還不能證明檔案是收文方發過來的，所以還需要發文方在傳送密文的同時對原文進行一次hash演算法***又稱雜湊函式，是一個數學方程式，它可用文字，如***資訊等來生成稱為資訊摘要的程式碼，該演算法是不可逆的。***得到原文的摘要，並用自己的私鑰對該摘要進行加密，收文方用發文方的公鑰對收到的摘要進行解密，然後對同時收到的密文也進行一次hash演算法，如果得到的摘要和收到的摘要是一致的，則可以證明檔案是發文方發的。至於彼此的公鑰真假性則是通過CA中心這個機構進行認證的。

　　以上是筆者對於數字檔案管理的各個環節的一些初步想法，很多思想都還不成熟，也欠妥當，對於數字檔案資訊的長期存取、數字檔案掃描過程中失真、數字檔案館的利用效率等各方面的問題沒加以過多考慮。但是可以肯定的是數字檔案館不能夠完全取代傳統檔案館，而是在原有檔案館基礎上建立的，它和傳統檔案館是共生關係。它代表的是一種全新的基礎設施和資訊環境，是檔案館與社會交融，與國際接軌的新走向。在此，只是想起個拋磚引玉的作用，希望引起更多的人對日漸普及的數字檔案加以關注，共同探討出適應於數字檔案的管理辦法。

　　篇二

　　淺談新時期檔案管理工作

　　摘 要 檔案是人類 社會進步、 發展、延續的真實歷史記錄，其涵蓋了政府、社會 組織、企事業和公民在社會活動中所產生的各種有儲存價值的資訊資料。當今知識 經濟新時代，檔案 工作者必須認清形勢、結合實際、開拓創新、勇於 實踐。檔案 管理通過與 計算機、 網路等現代資訊科技的結合，促進檔案管理現代化，提高檔案服務利用效率。

　　關鍵詞 檔案管理 意義 問題 措施

　　一、做好檔案管理工作的實際意義

　　檔案是國家機構、社會組織和個人從事 政治、經濟、科學 文化等社會實踐活動直接形成的文字、圖表、聲像等形態的歷史記錄。檔案工作是維護黨和國家歷史真實面貌的重要事業，是黨和國家各項建設事業必不可少的環節。檔案事業主要由檔案行政管理機構、檔案室***團體、學校、工廠、企業、事業單位等統一保管和管理檔案的內部機構***、檔案館等機構組成，檔案管理就是通過對各級檔案部門的監管，進一步健全檔案管理制度，促進檔案開放與運用，發揮檔案功能。

　　檔案管理工作是一個單位管理工作的重要組成部分，是提高單位工作質量和工作效率的必要條件，也是一個單位健康發展的需要。科學規範的管理檔案，同時也是衡量一個單位管理水平的重要尺度。檔案記載著單位的發展史，對研究本單位的工作成績和科學發展提供第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發展方向的好教材。做好檔案管理工作，一方面便於單位高層人員及時瞭解單位整體狀況，適時調整策略提供準確依據，併為決策提供支援性證據;另一方面有利於有關各方面準確認識單位的工作成果，為單位與各有關方面進行有意合作奠定堅實的基礎。在我國經濟全面發展的歷史背景下，應該不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，不斷提高檔案管理效率。

　　二、新時期檔案管理工作所面臨的主要問題

　　隨著科技的進步，資訊化已不可避免地進入了檔案管理的領域，因此，新形勢下檔案資訊化建設成為歷史發展的必然趨勢。由於計算機技術的快速發展，目前檔案管理工作已經從傳統的檔案管理逐漸過渡到現代化管理，節省了大量時間、人力、物力的消耗，大大提高了工作效率。但是，在實際工作中，現代化檔案管理也面臨著諸多問題。

　　1.檔案載體的轉變

　　在管理活動中，電子檔案以其快捷的辦文進度和傳遞速度逐步取代了紙質文件，電子圖紙也以手工製作所無可比擬的優勢大量出現。儲存電子文件資料顯然要比儲存紙質文件要方便，但紙質文件“原始記錄”的真實性作用也是電子文件所不可取代的。

　　2.檔案的分類變化

　　檔案的傳統分類方案將被打破，取而代之以資訊整合系統中各個管理模組、流程的設定。一份完整的檔案資訊分散在幾個管理系統中，計算機依照規定指令根據工作目標隨時設立和調整類目，便於查詢提高了效率。傳統分類方案對於數量較少、問題較單一的檔案分類還是有實用性的，如何分類應根據需要恰當運用。

　　3.檔案接收和保管方式上轉變

　　在電子 環境中，如果檔案人員不積極介入檔案的形成和保管過程，檔案很可能不存在或至少不可能被鑑定、儲存、編目或者提供利用。這就是說檔案人員如果不進入到資訊整合系統中去，則很難掌握到資訊的核心部分甚至接收不到檔案。新時期檔案工作人員必須掌握現代資訊科技，熟練使用電子資訊系統。

　　4.電子檔案工作面臨的問題

　　***1***電子檔案原件的真實性問題

　　在使用計算機形成檔案材料的過程中，擬稿者無法留下自己的筆跡，單位負責人也無法在形成的檔案材料磁碟上籤發。電子檔案很容易被刪改，改後不留任何痕跡，很難確定該份材料的真實性和權威性。

　　***2***電子檔案儲存的長久性問題

　　很多單位將會實現無紙化辦公，這種方法確實為檔案的歸檔儲存簡化了程式，也方便了利用，但是一旦網路突然癱瘓或被毀，電子檔案可能會在一瞬間同時消失，造成難以彌補的損失。

　　***3***電子檔案內容的保密性問題

　　用網路的任何終端裝置都能索取到儲存在網路某一個裝置上的電子檔案。另一方面，一個終端上的電子檔案也可同時發給若干個網路終端。這對於在一段時間需保密的內容或限制提供利用的內容的安全保密問題，帶來了極大的威脅。

　　三、提高新時期檔案管理水平的具體措施

　　我國新時期的檔案工作面臨著從傳統向現代資訊化的重大轉變，而如何加速實現檔案管理的資訊化，提高檔案的利用水平，成為檔案工作者不斷探討和研究的問題。新時期檔案管理的核心是管理手段和保護技術的現代化，要加快檔案管理現代化、資訊化的建設，我認為應從以下幾個方面著手：

　　1.加強領導、提高認識

　　加快檔案現代化、資訊化建設必須提高檔案管理人員運用現代化技術的能力，更新各級檔案人員的知識結構，同時加大投入、增配軟、硬體設施。把檔案資訊化建設作為政務建設的一個重要內容，逐步構建起各地檔案資訊平臺，提高工作水平和工作效率、提高服務質量。

　　2.要科學地制定、貫徹和修訂各項標準，使檔案工作逐步實現標準化

　　計算機技術的 應用是檔案工作技術現代化的中心，而電子計算機的高效率是以檔案管理業務標準化為基礎的。要適應知識經濟發展要求，加快檔案現代化管理就必須實現檔案工作標準化。

　　3.增強檔案資訊獲取能力

　　長期以來檔案部門始終未能擺脫“重藏輕用”的局面，而在當今資訊時代，社會將更多地從資訊服務的功能上去要求和評價檔案部門，檔案工作者必須具備較強的資訊獲取能力，增強鑑定和評估能力以引導利用者獲得更多的檔案資訊。

　　4.加快資料準備，推進檔案現代化管理程序

　　在檔案管理基礎工作的各個環節中，計算機資料的準備工作是非常重要的。如果沒有一整套規範、科學的工作程式與方法，會使計算機因資料準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中應注意以下幾點：

　　***1***分清輕重緩急，循序漸進

　　在推進 計算機 管理的過程中，應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排序，將那些可以開放的核心檔案和 社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的程序和提高社會利用的效率。

　　***2***分級次著錄，省時省力

　　在著錄過程中，可將反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄;對那些一卷內幾個檔案涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行檔案組合級著錄;而對那些重要檔案或反映問題龐雜的檔案則進行檔案級著錄。

　　***3***分門別類，充分利用檔案原基礎

　　對於那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引，而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等，可用計算機程式將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然後用計算機統一給出分類號。

　　5.加強電子檔案檔案的管理

　　電子檔案是社會進步的產物，確保電子檔案檔案的安全是當今檔案 工作遇到的新課題。在電子檔案大量產生的今天，檔案部門進行電子檔案接收歸檔的首要任務是對所需歸檔電子檔案資訊內容的原始性、真實性鑑定，制定科學、合理及符合我國實際情況的統一的歸檔電子檔案及電子檔案的基本結構標準，這也是全面實施電子檔案歸檔及電子檔案管理的基礎。儘可能把檔案各個階段的管理要求放在設計階段予以考慮，以功能合理的電子檔案、電子檔案管理系統作為管好電子檔案的先決條件。同時加強立法，確保電子檔案的法律效力。

　　6.提高檔案管理人員的綜合素質，強化服務意識，拓寬服務領域

　　檔案工作者要具備一定的資訊能力，這才能適應資訊資源管理工作的需要，要充分發揮檔案工作人員的主觀能動性、創造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。同時要注意加強檔案主體意識和獲取意識 教育，利用檔案資訊守法意識，加強檔案工作者的檔案資訊保密意識，傳播意識和更新轉換意識。要從重管理、輕利用的傳統模式中解脫出來，變“封閉型”為“開放型”，把檔案工作的重心轉到為知識 經濟和各項事業 發展提供優質服務的軌道上來。社會的發展進步要求檔案工作者要緊跟時代要求，不斷建設和完善檔案服務體系，努力創新服務機制，適應新形勢，迎接新挑戰，為檔案事業的不斷輝煌進步貢獻力量。

　　總之，提高對檔案管理工作的認識，利用各種資源進行檔案工作的現代化管理，並提高檔案管理人員的綜合素質是適應新時期要求、做好檔案管理工作的關鍵。辦公自動化的廣泛實現，資訊高速公路的建成，對傳統的檔案工作是一次巨大的衝擊，必將促使檔案工作從管理方式和管理手段上進行一次徹底革命。檔案部門要儘快認清形勢，採取有力措施，從工作重點和方式上來一次大轉變，從人才和技術力量上來一次大儲備，以勇敢地應對資訊時代的挑戰。

　　參考文獻：

　　[1]馮惠玲.電子檔案管理教程.北京:中國人民大學出版社.2001.

　　[2]霍金龍.談電子檔案管理問題.山西檔案.2009***增刊***.

　　[3]劉巨普.城建檔案管理的理論與 實踐.檔案出版社.2004.

　　[4]劉曉紅.檔案工作的創新思考.就業與保障.2005.04.

　　[5]宋長山.加強檔案資訊開發的思考.蘭臺內外.2005.06.

　　[6]鍾曉芸.論現代檔案工作必須正確處理的幾個問題.江西科技師範學院學報.2003.06.