管理時間要重視時間管理的精細化

　　時間管理最重要的功能是透過事先的規劃，做為一種提醒與指引。要管理好時間就要重視時間管理的精細化：

　　一、糟糕的時間管理，可憐的工作效率

　　汪中求的精細化管理團隊做過一個遊戲性的資料分析，一個人以有效工作40年計算，出去各類非工作耗時，實際能用於工作的時間只有3.3年。

　　每天耗時　 40年耗時　結餘

　　睡眠　　　　　　　　8小時　　 13.3年 26.7年

　　一日三餐　　　　　2.5小時　　 4.2年　 22.5年

　　交通　　　　　　　1.5小時　　 2.5年　　20年

　　電話　　　　　　　　1小時　　 1.7年　 18.3年

　　看電視、上網　　　　3小時　　　 5年　 13.3年

　　看報、聊天　　　　　3小時　　　 5年　 8.3年

　　刷牙、洗臉、洗澡　　1小時　　 1.7年　 6.6年

　　休假、鬧情緒、身體不適 2小時　　 3.3年　 3.3年

　　站在一個國家的角度看，資料變得更為可怕：龔其國的《做事的科學》一書列舉的2006年的資料，中國消耗了全球資源總消耗的12%，僅實現了全球GDP總額的4.5%。以具體的時間資料分析，中國人一年人均工作2200小時，按8小時工作制折算為275天，每小時平均創造財富5.75美元;美國人一年人均工作1610小時，按8小時工作制折算為201天，每小時平均創造財富35.6美元。

　　網路調查資料顯示，多數人出現的“垃圾工作”一般具備以下十大特徵：

　　1、沒有具體交待啟動時間;

　　2、沒有具體程序安排;

　　3、沒有明確完成時間;

　　4、沒有明確工作量大小;

　　5、沒有具體質量評估指標;

　　6、沒有獎勵或懲罰措施;

　　7、封閉式、單獨完成;

　　8、負責高管不詳;

　　9、負責高管過多;

　　10、可隨時為其他工作讓路。

　　這裡，10大特徵中的1、2、3、10等4條都是時間管理的問題。

　　我們平時的時間使用常常很不恰當，但往往視而不見：

　　比如，在我們一天的有效工作時間裡，每8分鐘就會受到一次包括來人、來電的打擾，每小時約7次，每次打擾用時約5分鐘，專家的調研認為其中50%的打擾是沒有意義或者極少有價值的，因此我們一天有效工作時間中有近1/4的時間被這樣的打擾浪費。

　　還比如，我們的辦公室桌、檔案櫃、抽屜、計算機資料夾等亂七八糟，平均每天會為找材料、查資料花90分鐘，每週在這一項將整整浪費一個工作日的時間。

　　再比如，做一件事情實際花費的時間往往會比預期的時間多一倍，常常因為我們對此估計不足，致使計劃被打亂，反而使整體時間使用效率極大地降低。

　　總之，我們一直以來對時間問題認識不足，時間管理還談不上精細化。

　　二、重新認識我們自以為非常有概念的時間概念

　　人的一生以當今時代的平均壽命75歲計，一個人的生命長度實際只有3900個禮拜。我們不妨買來一個特製的精美的儲罐，裡面裝上3900個彩色的玻璃珠子，每週的週末扔掉一個，我們每天會增加一份緊張，因為我們眼見著“日子”迅速減少。

　　韓國這些年非常流行一種“死一把”的活動。參加活動的人首先要進行一個以“生命的意義”為題的測試，留下肖像，寫下遺囑，穿上麻布做的壽衣躺進棺材裡。體驗者能在棺材中聽到哭聲，大約15分鐘後，工作人員再開啟棺材，體驗活動結束。目的讓人們反省過去，珍惜現在，更好地面對未來。參與者感觸：“在棺材裡，我非常害怕，想起了母親和逝去的親友，我要創造一個沒有遺憾的人生。”

　　英國心理學家弗蘭克·托裡斯博士作過一次調查：如果意識到生命是一場租賃，你會對生活有些什麼樣的再認識呢?

　　佔24%的參與者的體會是“有了危機與壓力”;

　　26%的參與者的體會是“處處按規矩辦事”;

　　35%的參與者的體會是“珍惜身邊的一切”。

　　我們為什麼非得等到與生死相關時才對時間易逝產生感觸呢?我們只需要向下列人員諮詢，就能迅速加深對時間的認識：

　　要體會一年的價值——去問問沒有通過升學考試的學生;

　　要體會一月的價值——去問問生下早產兒的母親;

　　要體會一天的價值——去問問日報的編輯;

　　要體會一分鐘的價值——去問問沒趕上火車的旅客;

　　要體會一毫秒的價值——去問問奧運會獲得短跑銀牌的亞軍。

　　從這個角度來看，我們對時間的正確認識還是有差距的。

　　三、時間管理的方法和工具心得

　　專心於一件事。

　　古書中最早的經典《尚書·大禹謨》中有關於精細化管理的論述：“人心惟危，道心惟微;惟精惟一，允執厥中。”這裡的“惟一”說的是專心致志的意思，這也道出了時間管理的原則。曾國藩於此的心得是，“雖極忙，亦須了本日功課，不以昨日耽誤而今日補做，不以明日有事而今日預做”。

　　每一個時間段集中精力於一件事，是我們學習時間管理的首先需要注意的。我們需要利用“工作進度表”書面規定月、周、日的工作任務與目標，要在每個工作日之前為計劃中的工作做準備，並且儘量一次性處理完畢每份檔案。在工作中，儘量迴避幹憂性電話、不速之客的來訪以及突然的約會。當非計劃的時間佔用出現，為了有效處理更重要的事情時，我們必須學會說“不”。

　　把工作進行有效的分類。

　　美國通用汽車公司前總裁斯隆遵照德魯克的建議，詳細記錄了自己兩週的時間分配，有1/3是不需要的或者是不需要他親自出馬的，由此自己忙碌的事減少了15%。

　　時間管理上，常常用4象限圖做工作分類。比如按重要和緊急兩個維度可以分成以下4類：重要而緊急的、重要而不緊急的、不重要而緊急的、不重要也不緊急的。比如按是否親自做和是否需要彙報檢查兩個維度可以分成以下4類：親自做且必須向領導彙報的工作，約佔10%;親自做但不一定向領導彙報的工作，約佔20%;可以交給別人做但要親自檢查的工作，約佔30%;可以交給別人做而且可以交給別人去檢查的工作，約佔40%。

　　很多成功者都實行“6點優先工作制”，即：把每天所要做的事情按重要性排序，分別從1到6標出6件最重要的事情。每天一開始，先全力以赴做好標號為1的事情，完成後再全力以赴做標號為2的事，依此類推。一般認為，一個人每天能全力以赴地完成6件最重要的事，那就是一位高效率人士。

　　正如切斯特爾頓所說：所有的人都是平凡的，有些人因知道了這一點而成了非凡的人。

　　提高第一次做對的概率。

　　曾國藩在《與弟書》中說：“窮通由天作主，予奪由人作主，業之精不精則由我作主，然吾未見業果精而終不得食者也”。說的是做事要做到位。孔子的語錄中也有記載：“為命，裨諶草創之，世叔討論之，行人子羽修飾之，東里子產潤色之”。一份檔案，起草、討論、修改、潤色層層把關，避免出錯。

　　我們很多同志並非沒有工作熱情，而是做事急急忙忙，草率了之，經常出現反覆、重頭再來，這樣的時間效率反而更低了。

　　學會“間作套種”。

　　“間作套種”是農業上常用的一種科學種田的方法。改變工作內容就會產生新的興奮灶，人的腦力和體力就可以得到有效的調劑和放鬆。據說馬克思研究經濟學時，累了就演算數學題，以緩解疲勞，馬克思竟然因此而在微積分領域有所成就。

　　這裡推薦一種“莫特休息法”，詹姆斯·莫法特是《聖經·新約》的翻譯者，他的休息方法就是從一張書桌搬到另一張書桌繼續工作。

　　放下不會產生效果的努力。

　　有一段祈禱詞是頗有助於時間管理的：“希望上帝能給我智慧，去分辨出什麼能改變什麼不能改變;希望上帝能給我健全的心態，讓我能夠接納我不能改變的事情;希望上帝能給我勇氣，讓我去改變可以改變的事情”。人們常常為自己解決不了的事情而陷入苦苦思考和勉力而為，這樣往往會浪費時間。

　　當然，時間管理是個不小的題目，還有很多方法可以討論，比如凡是可以交派下屬去做的就授權和交派下去、按照生理節奏變動規律曲線圖來安排工作、日程表留有迴旋餘地以便應對突發事件等。

　　這些，有待以後分享。