如何實現無阻力溝通
溝通不良幾乎是每個企業都會遇到的問題。企業的機構越複雜,其溝通就越困難,往往基層的許多建設性意見尚未反饋至高層決策者,便已被層層扼殺;而高層決策的傳達,常常也無法以原貌展現在各層次員工的眼前。
如何才能實現無阻力溝通呢?可以採用以下一些方法:
方式的多樣化
企業的溝通最常見的是書面報告及口頭傳達,但前者最容易掉進層層報告、文山會海當中,失卻溝通的效率性,而後者則易為個人主觀意識所左右,無法客觀地傳達溝通內容。
企業開始為溝通不良所苦惱時,就應該採取不同以往的溝通方式進行改良。比如溝通效率過低,就應考慮設立專司溝通的部門,如溝通欠缺建設性,就應該反省企業內部教育是否滯後不前。
等距離溝通
高質量的溝通應建立在平等的根基之上。如果溝通者之間無法做到等距離,尤其是主管對下屬員工不保持一視同仁的態度,所進行的溝通一定會產生相當多的副作用。獲得上司寵愛者自是心花怒放,怨言漸少,但與此同時,其餘的員工便產生對抗、猜疑和放棄溝通的消極情緒,溝通工作就會遭遇很大抵抗力。
變單向溝通為雙向溝通
企業與員工的立場難免有不能共通之處,只有善用溝通的力量,及時調整雙方利益,才能夠使雙方能更好地發展,互為推動。很多企業,溝通只是單向的,即只是領導向下傳達命令,下屬只是象徵性地反饋意見。這樣的溝通不僅無助於決策層的監督與管理,時間一長,必然挫傷員工的積極性及歸屬感。所以,單向的溝通必須變為雙向的溝通。
提高溝通效率
溝通效率類似於化學反應裡的分解速度,溝通是處理管理不當所引起矛盾的主要工具。如果溝通效率過低,當然就無法及時“分解”內部不良反應,此溝通也是低質溝通或無效溝通。
提高溝通效率最有效的方式就是明確溝通方向,這關係到企業內部部門職能的清晰與否。如果企業職能清晰明確,那麼,所有內部溝通便有相應的針對目標,而不至於如皮球般被東踢西扔,最終不了了之。為避免在溝通過程中因為利益的衝突而導致惡性溝通,企業還有必要設立一個獨立於各職能部門以外的監督部門,直屬決策者,負責協調內部的溝通工作。
改善溝通的素質與技巧
一般而言,綜合素質較高的企業溝通質量較好,溝通最困難的是內部人員素質參差不齊的企業,因為素質不一,所以,在同樣的溝通方式下,卻會產生各種不同的溝通反應。
溝通的技巧主要是因人而異,簡單地說就是將員工分為三類,對症下藥:
1.有能力而放任的人:以信任和放權為溝通的基礎,激發其責任感,促使其在責任感的驅使下改善溝通;
2.能力平平而紀律性甚好的人:主動指導,尤其是針對其薄弱之處,多作鼓勵,適當批評,讓其發現自身優缺點而主動溝通;
3.能力平平而紀律性甚差者:在這一群人中間,是最容易產生影響整體溝通質量問題的,聽之任之或公開懲罰多次已經失卻效用,這時就需要採用特殊的方式——如在某些方面給予一定的肯定及期許性的鼓勵。