加強內部控制管理提高採購管理水平
摘要:內部控制管理作為企業自律和自我約束的一種管理手段和技術,已在企業管理工作中得到了廣泛的應用,並且發揮著越來越重要的作用。本文從認識、制度、程式、執行四個層面,對如何通過建立和加強企業內部控制管理工作,來提高物資採購工作的管理水平進行了論述,並著重對採購工作的內部控制管理程式進行了說明,以供大家研討。
關鍵詞:物資採購;管理;控制
內部控制是現代企業管理的一項重點工作任務,是企業為了提高經營管理效率、保證資訊質量真實可靠、保護資產安全完整、促進法律法規有效遵循、規避生產經營風險,由企業管理層及其員工共同實施的一個管理過程。而物資採購環節又是企業實施內部控制管理工作的重點,因為採購直接關係到生產的質量,關係到企業的成本和利潤,是企業實現低成本,高效益的重要環節。那麼,如何才能通過加強內部控制管理工作的有效實施,來提高採購工作的管理水平呢?
筆者認為,要通過加強內部控制管理工作的有效實施,來提高採購工作的管理水平要遵循四個方面的具體要求,即:正確認識是前提、制度保障是基礎、程式合理是重點、執行有效是關鍵。只有做到這些,並結合各自企業實際,予以適當的完善和補充,才能真正達到通過加強內部控制管理來提高企業採購管理水平的目的。
一、正確認識,是加強內部控制管理,提高採購管理水平的前提。
從企業管理層到具體的採購業務部門每一名工作人員對採購內部控制管理工作的重要性有個正確的認識,是保證內部控制管理工作順利開展和取得成效的前提。管理層要著眼於企業的科學發展,善於從巨集觀層面審視採購內部控制管理工作,並納入重要的企業議事日程。採購業務部門的工作人員要以高度的責任感,認真履行崗位職責,服從服務於採購工作的內部控制管理要求。也就是說,企業的一切管理工作,應遵循內部控制管理要求;企業的一切決策,應統馭在完善的內部控制體系之下;企業的一切活動,都不能遊離於內部控制管理之外。這既是完善現代企業管理的要求,更是全面提升企業經營管理水平的需要。
二、制度保障,是加強內部控制管理,提高採購管理水平的基礎。
建立完善的物資採購內部控制管理制度,既是滿足提高採購管理水平的需要,也是完善現代企業制度的需要,同時更是全面提升企業經營管理水平的需要;建立完善的內部控制制度體系,通過內部控制管理制度來規範和管理採購程式和標準,並開展定期的評價和維護,必將為採購管理水平的提高、確保資金的安全完整、有效抵禦和控制經營風險、實現經營管理目標等幾個方面提供有力的保障。強化內部控制管理制度的建立是進一步強化公司內部經營管理、全面提升管理水平的客觀要求;建立完善的內部控制制度,能夠使企業的經營活動全過程均處於受控狀態,確保採購業務工作有章可循,有法可依,促進採購工作的規範運轉。
三、程式合理,是加強內部控制管理,提高採購管理水平的重點。
內部控制管理工作其實質是強化企業的過程管理和流程管理,因此制定嚴密合理的採購業務管控程式就是提高採購管理水平的重點。包括採購計劃方案的編制審定、供應商的選擇與價格確定、合同簽訂與管理、物資驗收入庫、採購付款與往來核對、採購業務的分析與考核等管控節點。
***一***採購計劃、方案的編制與審定環節。這一環節可以使企業最大限度地控制採購預算,其一般管理控制程式為採購部門根據企業生產經營需要,提出物資採購的申請,倉儲或有關部門平衡庫存後由物資管理部門編制採購計劃,經財務管理部門稽核後報採購主管領導審定。採購部門根據採購計劃編制採購方案,採購方案應明確採購的原則、採購的渠道、供應商的選擇方式和範圍等內容。這一環節的管理控制重點是檢查採購方案是否經採購部門負責人稽核,是否明確採購物資的具體數量、質量要求、交貨期、採購方式等,相關審定是否符合許可權。
***二***供應商的選擇與價格確定環節。這一環節是採購管理控制工作的重點,可以使企業的採購預算資金得到有效的使用,使企業經營成本降低,並直接關係到企業的經營效益。其一般管理控制程式為採購部門應根據審定的採購方案,通過招標、競爭性談判採購或詢價採購等方式確定供應商與採購價格。這一環節的管理控制重點為採購是否經過詢比價、有無詢比價記錄,通過招標方式採購的是否符合招標管理規定,對大宗、批量、重要及特殊物資的採購是否採取招標方式,應集中採購的是否有違規自行採購的現象,相關審定是否符合許可權。
***三***合同簽訂與管理環節。這一環節可以規避採購風險,保證企業的合法利益。主要通過合同範本管理,提高合同管理工作的規範化,降低合同簽訂風險;通過資質信用管理,建立供應商誠信檔案體系,降低了履約風險;通過合同風險點管理,強化合同履行的風險意識,減少合同履行風險;通過合同會籤管理,提高合同審批效率,規範業務流程;通過合同履行管理,加強經營過程的控制能力,提升公司精細管理水平;通過合同統計分析管理,提高公司經營決策自我分析能力。這一環節內部控制管理的重點是檢查相關部門是否對合同進行稽核,簽訂的合同是否送交財會、法律等相關監管部門。
***四***物資驗收入庫環節。採購物資到貨後,物資管理部門應組織採購、質檢、倉儲等部門對到貨物資進行檢驗清點,質檢部門出具檢驗報告,倉儲部門依據檢驗合格的報告辦理入庫手續,編制入庫單,登記庫存明細帳。這一環節的管理控制重點是檢查物資入庫驗收資料是否齊全,驗收入庫是否符合不相容要求,庫存明細賬登記是否及時。
***五***採購付款與往來核對環節。財會部門應依據採購合同、入庫單、發票等及時作賬務處理。採購款的支付應由採購部門根據採購合同及到貨情況提出申請,填制付款申請單,附齊相關單據,經採購等部門負責人稽核簽字後送財會部門稽核,財會部門根據資金安排、使用計劃、預付情況及合同約定辦理款項支付手續,採購款支付應經相關領導審批後辦理。這一環節的內部控制管理重點是檢查財務入賬手續是否齊全,暫估入賬是否及時合理;檢查採購款支付的依據是否齊全,與合同約定是否相符,相關審批是否符合許可權。
***六***分析與考核環節。在“分析”環節上,企業採購部門應會同有關部門定期對計劃準確率、保證供應率、質量合格率、廠家直供率以及採購管理等情況進行分析,並向企業有關會議報告;在“考核”環節上,企業應建立與採購相關的考核辦法,定期對採購管理情況進行考核。
四、執行有效,是加強內部控制管理,提高採購管理水平的關鍵。
在建立了完善的內部控制管理制度和嚴密合理的採購程式的基礎上,是否能夠有效執行就是關鍵。一是可以通過拓寬監督管理渠道,來保證內部控制管理工作的實施,企業紀檢監察、審計等監督管理部門要切實發揮監督的職能作用,對採購業務要由事後監督向事前、事中的監督進行轉變,並要充分發揮職工群眾監督的作用,督促和約束採購部門的工作效率和工作質量,促進內部控制管理的有效執行。另外,還可以通過制定內部控制管理考核及其責任追究制度來強化執行力,明確相關部門及員工在內部控制管理工作中應承擔的責任,加大員工內部控制管理制度執行情況的考核力度,對工作責任心不強、敷衍了事、完成不力,以致造成後果的人員進行責任追究,並視情節輕重予以通報、警告處分或給予必要的處罰來增強了各級管理人員的內部控制管理意識,以此來提升管理人員的業務水平和對內部控制管理制度的履行意識。
綜上所述,通過加強內部控制管理,來提高採購管理水平,是企業改革與發展的要求,是企業提升綜合市場競爭能力的要求,需要我們在工作實踐中科學運用,不斷完善和提升。
參考資料
1、《中小企業內部控制》 上海三聯書店樓德華 傅黎瑛/編著
2、《企業內部控制管理操作手冊》中國財政經濟出版社