企業辦公費管理辦法

　　辦公費用應該做怎樣一個管理?為規範公司辦公費用的管理，在保證日常辦公需要的同時節約辦公費用的開支，特制定本辦法。下文是辦公費用管理辦法，歡迎閱讀!

　　行政辦公費用

　　1、交通費;2、通訊費;3、禮品費;4、業務招待費;5、會議費;6、服裝費;7、勞保費;8、辦公易耗品費;9、裝置易耗件費;10、辦公裝置維護費;11、固定資產購置費;12、書報費;13、資訊費;14、綠植租購費;15、辦公室清潔費;16、辦公區域改造費;17、企業形象宣傳費;18、員工培訓費;19、辦公區域支出的正常能源費;20、房租或物業

　　內容全文

　　第一章總則

　　第一條為規範公司辦公費用的管理，在保證日常辦公需要的同時節約辦公費用的開支，特制定本辦法。

　　第二條本辦法的辦公費僅適用於個人辦公或低值易耗用品、公用辦公用品等經費。

　　個人辦公或低值易耗用品：筆、筆芯、訂書針、回形針、信紙、信封、膠水、橡皮擦、N次貼、軟面抄、筆記本等。

　　公用辦公用品：列印紙、訂書機、計算器、檔案袋、憑證列印紙、三或四層列印紙、晒圖紙、各種印刷的表格、印表機、影印機零部件更換等。

　　第三條綜合辦公室負責定點供應商確定，負責辦公用品的採購、入庫、實物管理、出庫，負責辦公用品和耗材的定期盤存並向財務資產部提供盤存報告，負責辦公用品費用報銷。

　　綜合辦公室在選定供應商時，應通過多種途徑確保辦公用品優質保量。

　　第四條財務資產部負責辦公用品費用核算和賬務處理，並進行辦公用品盤點進行監盤，負責與綜合辦公室一起進行賬實核對。

　　第五條公司各部門負責在部門費用額度內提交每月辦公用品需求計劃。

　　第二章辦公用品採購及發放程式

　　第六條各部門根據辦公用品費用額度標準和員工需求於每月前填報《____年____月份辦公用品購置計劃申請》***見附件1***經部門負責人、分管領導簽字後報綜合辦公室。

　　第七條綜合辦公室對各部門計劃彙總後報公司負責人審批確定採購計劃。

　　第八條綜合辦公室採購人員根據確定的定點供應商電話聯絡進行辦公用品採購並要求對方開具增值稅專用發票或普通專用發票。原則上各部門不得自行購買辦公用品和耗材，特殊情況下需要自行採購的須經過分管領導、公司負責人的同意，否則財務資產部不予以報銷。

　　第九條辦公用品採購到位清點後，綜合辦公室通過系統列印《辦公用品入庫單》辦理入庫手續。

　　第十條各部門於辦公用品購入並辦理完成入庫手續之後，至綜合辦公室領取計劃內的辦公用品。原則上每個部門只能領取部門計劃內的辦公用品，綜合辦公室在發放辦公用品時應進行計劃核實，對於計劃外的不予發放。

　　第十一條綜合辦公室發放辦公用品之後根據實際出庫情況填寫《辦公用品出庫單》，並於次日將《辦公用品出庫單》交財務資產部作賬務處理。

　　第三章辦公用品和耗材盤存

　　第十二條綜合辦公室負責每月26～27日對辦公用品進行盤點，財務資產部派專人進行監盤。

　　第十三條盤點結束後，綜合辦公室負責將盤點結果與入庫、出庫和結存帳目進行核對, 提交辦公用品盤存報告***主要對查明賬實不符的說明原因***。

　　第十四條次月5日之前，財務資產部須將辦公用品賬表與綜合辦公室的實物帳目進行核對，並進行出入庫分析、結存差異分析，確保零庫存。

　　第十五條盤點發生盤虧情況的,經綜合辦公室與財務資產部聯合查實後,確因保管人員管理不善造成的短缺，由保管人員按採購價格承擔賠償責任;對於由客觀原因造成的盤虧，報財務總監、公司負責人批准後,作為資產損失進行帳務處理。

　　第十六條盤點發生盤盈情況的，經綜合辦公室與財務資產部聯合查實後，列印《辦公用品入庫單》辦理重新入庫手續後進行帳務調整。

　　第四章費用管理規定

　　第十七條綜合辦公室須關注市場價格，同時要定期對供應商進行評估甄選，適時變換或更換，以確保購置辦公用品質優價廉，控制費用支出。

　　第十八條各部門在制定計劃時應按人員增補需求將新增員工的辦公用品列入計劃表，新增員工的辦公用品需求費用單獨計算，不計入部門費用額度標準。

　　第十九條公用辦公用品費用採取年度總額控制的方法進行費用支出控制管理,即每年年初綜合辦公室與財務資產部對各部門辦公用品費用額度進行協商確定後，經公司負責人批准下發執行。對於各部門公用辦公用品費用支出超出年度標準，須由部門提出額度調整申請，報分管領導、公司負責人批准後方可執行，否則不得超額進行費用支出。第二十條財務資產部應根據綜合辦公室的資料每月將各部門辦公用品支出情況和進度向各部門通報,以協助各部門進行費用控制。

　　第二十一條綜合辦公室每年年初向各部門公佈一次各辦公用品的採購價格，以保證各部門按公用及個人辦公用品額度提交需求計劃。

　　第二十二條對於常用或更換頻率較高的辦公用品品種設定一至兩個常用計量單位的庫存作為安全儲備，以備不時之需。

　　第五章違規處理

　　第二十三條對於各部門未經公司負責人批准而超費用標準提報辦公用品需求計劃的,綜合辦公室有權不予採購,並要求責任部門按費用標準重新提報計劃。

　　第二十四條綜合辦公室進行辦公品發放時未按計劃發放造成費用超支的給予相關責任人經濟處罰。

　　第六章附則

　　第二十七條本辦法自下發之日起施行，由綜合辦公室、財務資產部負責解釋。