企業檔案資源管理知識

　　隨著社會的發展及網路資訊科技的廣泛應用，企業檔案資源管理的資訊化已成為必然趨勢。那麼你對企業檔案資源管理了解多少呢?以下是由小編整理關於的內容，提供給大家參考和了解，希望大家喜歡!

　　1.總體框架

　　根據系統耦合原理，檔案管理系統與知識管理系統耦合的最終結果是一個新的知識管理系統。因此，應該總體上基於知識管理，同時藉助、參考檔案管理，來設計“檔案知識管理模式”的總體框架。從邁克爾•波特的價值鏈理論來看，“檔案知識管理”的基本性價值活動由知識積累、知識組織、知識評價與知識服務等組成，支撐性價值活動包括企業文化培育、人力資源管理、組織結構設計和資訊科技應用等。

　　2.基本活動

　　第一，知識積累環節。“以知識管理為導向創新拓展檔案管理”主要體現在：不侷限於傳統檔案、檔案的歸檔、收集，而是按照知識管理的要求加強對隱性知識的記錄與收集，加強對非正式檔案及外部資訊的收集，從而極大地拓展了檔案管理的範圍。“以檔案管理為基礎簡單實現知識管理”主要體現在：以檔案、檔案作為知識庫的資源基礎;藉助檔案管理中形成必要檔案、進行檔案歸檔、實行檔案集中統一管理等傳統的、成熟的技術方法，使知識積累有了具體化的手段和制度化的保障。

　　第二，知識組織環節。“以知識管理為導向創新拓展檔案管理”主要體現在：在檔案實體分類的基礎上，進行檔案內容分類;從一維層次結構的分類體系拓展為多維層次結構的分類體系。“以檔案管理為基礎簡單實現知識管理”主要體現在：藉助檔案內容分類達到知識分類的目的;重視基於歷史主義的來源原則在知識分類中的重要意義。

　　第三，知識評價環節。“以知識管理為導向創新拓展檔案管理”主要體現在：比傳統檔案鑑定更關注檔案的情報性價值、現實價值與利用價值;更重視普通使用者在檔案鑑定中的作用;在儲存歷史的同時兼顧促進知識創新的需要。“以檔案管理為基礎簡單實現知識管理”主要體現在：借鑑檔案鑑定的二次鑑定過程進行知識入庫評價與定期評價;參考檔案鑑定的基於內容標準的直接鑑定法與基於來源標準的職能鑑定法開展知識評價。

　　第四，知識服務環節。“以知識管理為導向創新拓展檔案管理”主要體現在：按知識服務的服務理念***以使用者為中心***、服務目的***為使用者提供知識與問題解決方案***、服務主體***專家團隊***、資源基礎***整合的資訊與知識資源***、服務方式***主動服務***、服務手段***網路化與智慧化手段***、服務策略***個性化與針對性服務***、服務過程***全過程服務***、服務時效***實時與超前服務***等創新、拓展和提升檔案服務。

　　3.支撐活動

　　第一，企業文化培育方面。檔案管理人員應更具有創新精神;知識管理人員應更具有實務精神;檔案管理人員與知識管理人員及全體員工都應具有團隊合作的精神和知識共享的理念。

　　第二，人力資源管理方面。應提高檔案管理人員的素質;構建包括檔案管理專家、知識管理專家、資訊科技專家、業務活動專家和其他領域專家在內的工作團隊。

　　第三，組織機構設計方面。應整合企業的資訊資源管理機構***檔案管理機構、圖書情報機構、資訊科技部門***;應該設定CKO崗位，檔案管理人員進入CKO團隊。

　　第四，資訊科技應用方面。應大力應用各種現代資訊科技，同時正確處理好管理與技術的關係。

　　4.系統構建

　　“檔案知識管理”系統的構建應該遵循資源整合、功能整合與系統整合的原則。在對當前企業中各種型別的檔案管理系統與業務系統***以OA系統為例***關係、知識管理系統與業務系統關係的特點與優劣進行比較分析的基礎上，筆者提出，“檔案知識管理”系統的構建策略是，在基於知識管理的業務系統***如KOA系統***中實現檔案、檔案一體化管理、整合管理。這樣知識管理的思想理念自然而然地滲透、體現於檔案管理，實現了“以知識管理為導向的檔案管理”;而檔案管理也自然而然地成為知識管理的基礎、核心，實現了“以檔案管理為基礎的知識管理”。

　　相關閱讀：圖文件案在企業的作用

　　一、圖文件案是保護設計企業智慧財產權的有利武器

　　設計企業的智慧財產權主要是指設計企業擁有的專利權、商標權、著作權等，它是設計企業知識創新的成果，是設計企業重要的無形資產和核心的知識資本。保護設計企業的智慧財產權是維護設計企業合法權益、促進設計企業知識創新能力的重要保證，也是設計企業知識管理的一項重要職責。

　　圖文件案真實地記錄了設計企業進行知識創新活動的過程、內容、結果，是設計企業擁有某一智慧財產權的法律憑證。當發生智慧財產權糾紛時，它們能起到至關重要的憑證作用。例如：在產品申請發明、實用新型或外觀設計專利發生申請權糾紛時，產品檔案中的技術協議書、委託書及相關合同文件具有法律效力，是有關產品設計和生產製造的依據性檔案，一般含有明確產品專利權屬和其他權利的內容;產品設計計算檔案、產品圖樣、產品裝配試驗的技術條件等檔案是產品申請專利時證明其專利性***即新穎性、創造性、實用性***的重要特徵，主要依據這些材料而編制的說明書構成申請專利最基本的檔案，發生有關該產品的假冒、仿製等侵權糾紛時，這些檔案則是十分有利的證據;產品商標設計和註冊的有關材料既是商標的載體，更是商標權權屬的有力依據。由此可見，圖文件案在設計企業智慧財產權保護工作中，始終處於佐證的主導地位，是設計企業智慧財產權保護的有力武器。

　　二、圖文件案是尋找知識專家的關鍵線索

　　設計企業在其設計活動過程中會遇到許多十分專深的問題，這時就需要請教知識專家。當設計企業組織結構龐大、員工數量眾多時，設計企業管理者如何能知道企業內某一領域專家是誰、在哪個部門呢?此時，圖文件案就可以為尋找知識專家提供關鍵的線索。

　　例如, 在IBM Lot us 公司的知識管理軟體中,對於每一份企業檔案,知識管理系統都記錄其作者、形成時間、修改時間、主題、利用者、利用次數等相關資訊。如果某一檔案利用次數很多的話, 說明該份檔案的知識含量較高, 具有重要的價值。由此也可能推斷出, 該份檔案的作者可能是一位有關該份檔案主題的領域內的知識專家。而且, 我們搜尋某一主題的檔案時, 知識管理系統會自動顯示出所有與該主題相關的檔案, 如果我們發現這些檔案大部分是由某一位或幾位企業員工撰寫的話, 我們可以認定他們就是有關該主題領域內的知識專家。可見,圖文件案是尋找知識專家的重要線索。


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